Dokumen tersebut membahas tentang pengawasan dalam manajemen, meliputi definisi pengawasan, bentuk-bentuknya, tahapan proses pengawasan, pelaku pengawasan, metode pengawasan, perancangan proses pengawasan, syarat pengawasan yang baik, dan tujuan pengawasan.

1. Azza Aunillah
Careza Rizky
Fahmi Anggriawan
Haunan Damar International Business Management
State Polytechnic of Semarang
2011

2. Proses Pengawasan dalam
Manajemen
Definisi Jenis Tahapan
Pengawasan proses
pengawasan
Bentuk- Pelaku Metode
bentuk Pengawasan Pengawasan
pengawasan
Perancangan Syarat Tujuan
Proses Pengawasan Pengawasan
Pengawasan

3. Manajemen Umum
PENGAWASAN (CONTROLING)
Definisi pengawasan:
 Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha
sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan
tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan
balik, membandingkan kegiatan nyata dengan
standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan
mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa
semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan
dengan efektif dan efisien.

4.  Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz
(1984) memberikan rumusan tentang pengawasan
sebagai : “the process by which manager determine
whether actual operation are consistent with plans”.
 Proses dimana seorang manajer memastikan bahwa
operasi yang sebenarnya konsisten dengan rencana.

5. BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan
memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus
memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna
mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan
standar.

6. KEGIATAN KEGIATAN KEGIATAN
BELUM SEDANG TELAH
DILAKSANAKAN DILAKSANAKAN DILAKSANAKAN
FEEDFORWARD CONCURRENT FEEDBACK
CONTROL CONTROL CONTROL

7. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko
bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d)pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar
dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi ini berjalan saling berinteraksi
dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya,
sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses
manajemen.

8. Jenis-Jenis Pengawasan
Jenis-jenis pengawasan dapat ditinjau dari 3 segi
a. Waktu: Pengawasan dari segi waktu dapat dilakukan secara
preventif dan secara reprensif. Pengawasan prefentif contohnya
ialah perencanaan budget, sedangkan pengawasan secara
repensif misalnya alat budget dan laporan.
b. Objektif: Pengawasan dari segi obyektif ialah pengawasan
terhadap produksi dan sebagainya.
c. Subjektif: Pengawasan dari segi subyek terdiri dari
pengawasan intern dan pengawasan ekstern.

9. TAHAPAN-TAHAPAN PROSES
PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan
dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum
yaitu :
a. standar fisik
b.standar moneter
c.standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan secara tepat

10. 3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang
berupa atas, pengamatan
laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan
Analisa Penyimpangan.
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya
penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi
demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan
keputusan bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam
pelaksanaan.

11. PELAKU ATAU PELAKSANA
PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
Pengawasan dan Pengendalian dilakuakan oleh :
a) Pihak manajemen pada masing – masing fungsi
organisasi.
b) Pihak luar manajemen ( Auditor )

12. METODE-METODE PENGAWASAN
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian:
1. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan
dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara
keseluruhan. Teknik-teknik yang sering digunakan adalah:
a) Pengamatan (pengendalian dengan observasi)
b) Inspeksi teratur dan langsung
c) Laporan lisan dan tertulis
d) Evaluasi pelaksanaan
e) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan
suatu kegiatan
f) Management by Exception (MBE); dilakukan dengan
memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan
realisasi

13. 2. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka
untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang
dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
a) Anggaran
b) Audit
c) Analisis break-even
d) Analisis rasio

14. Perancangan Proses Pengawasan
William H. Newman menetapkan prosedur sistem pengawasan, dimana
dikemukakan lima jenis pendekatan, yaitu :
1. Merumuskan hasil diinginkan, yang dihubungkan dengan individu
yang melaksanakan.
2. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan
memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu
dengan :
a. pengukuran input
b. hasil pada tahap awal
c. gejala yang dihadapi
d. kondisi perubahan yang diasumsikan
3. Menetapkan standar petunjuk dan hasil, dihubungkan dengan kondisi
yang dihadapi.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik, dimana komunikasi
pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by exception yaitu
atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan dari standar.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, bila perlu suatu
tindakan diganti

15. Syarat-syarat untuk menjalankan pengawasan
yang baik
1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan
kegiatan.
2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan
yang terjadi dengan segera.
3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan
standard yang digunakan.
5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
7. Pengawasan harus ekonomis.
8. Pengawasan harus mudah dimengerti.
9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

16. Tujuan dilaksanakan pengawasan adalah :
a. Untuk menjadikan pelaksanaan dan hasil kegiatan
sesuai dengan rencana dan tujuan.
b. Untuk memecahkan masalah
c. Untuk mengurangui resiko kegagalan suatu rencana
d. Untuk membuat perubahan – perubahan maupun
perbaikan – perbaikan.
e. Untuk mengetahui kelemahan – kelemahan
pelaksaannya