Dokumen tersebut membahas tentang pengertian dan tipe-tipe pengawasan serta tahapan proses pengawasan yang efektif. Pengawasan adalah fungsi manajemen untuk mengukur dan mengkoreksi kegiatan organisasi agar tujuan dan rencana tercapai. Terdapat 3 tipe pengawasan yaitu pendahuluan, bersamaan, dan umpan balik. Proses pengawasan meliputi penetapan standar, pengukuran, perbandingan, dan tindakan k
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya
Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya
Perbedaan mendasar antara pengawasan dan pengendalian adalah pengawasan dapat dilakukan secara periodik (berkala) sedang pengendalian harus dilakukan setiap saat dan melakukan tindak lanjut
2. Pengertian pengawasan
Adalah: fungsi manajemen yang mengukur dan mengkoreksi
semua kegiatan dan memastikan bahwa tujuan dan rencana
organisasi tercapai. Berkenaan dg cara-cara membuat
kegiatan sesuai dengan rencana. Menunjukkan adanya
hubungan yang erat antara perencanaan dan pengawasan.
Juga dengan fungsi lainnya (penggorganisasian dan
pengarahan / penggerakan).
3. Tipe-tipe pengawasan :
1.
Pengawasan pendahuluan (feedforward control): Dirancang
untuk mengantisipasi masalah/ penyimpangan dari
standar /tujuan dan memungkinkan untuk dilakukan koreksi
sebelum tahapan kegiatan tertentu diselesaikan.
Mendeteksi masalah sehingga dpt mengantisipasi untuk
mengambil tindakan sebelum terjadi.
4. 2. Pengawasan bersamaan kegiatan (concurrent
control): dilakukan selama kegiatan masih
berlangsung. Karenanya diperlukan kesepakatan
syarat dan prosedur yang harus dipenuhi sebelum
melanjutkan kegiatan.
3. Pengawasan umpan balik (feedback control):
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah
diselesaikan. Sebab-sebab terjadinya
penyimpangan dari rencana / standar yang telah
ditetapkan guna mendptkan tindakan koreksi
untuk kegiatan serupa pada masa akan datang.
Bersifat historis
5. Tahap-tahap dalam proses
pengawasan :
1. Penetapan standar pelaksanaan:
Standar: Suatu pengukuran yang digunakan
sebagai ukuran untuk penilaian hasil.
a. Standar fisik: kuantitas dan kualitas
b. Standar moneter: dlm rupiah (biaya, laba)
c. Standar waktu: batas waktu pekerjaan.
Standar kuantitas: memungkinkan untuk dpt
dikomunikasikan dgn anggota organisai.
Standar kualitas: lebih sulit dicapai tetapi
penting untuk diawasi (standar-standar yang
berkaitan dg personalia)
6. 2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan:
Beberapa pertanyaan penting yang dapat
digunakan: berapa kali (how often); dalam bentuk
apa (what form) dan siapa (who) yang akan terlibat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan:
Beberapa cara pengukuran: pengamatan; laporanlaporan; metoda-metoda otomatis; inspeksi,
pengujian.
4. Perbandingan pelaksanaan dengan standar dan
analisa penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi melalui:
• Mengubah standar mula-mula
• Mengubah pengukuran pelaksanaan
• Mengubah cara dalam menganalisa penyimpangan
7. Pentingnya pengawasan
1. Perubahan lingkungan organisasi : adanya
PP, tehnologi & inovasi baru dsb
2. Peningkatan kompleksitas organisasi:
Semakin besar organisasi perlu pengawasan yg
lebih
3. Kesalahan-kesalahan: yang dilakukan
bawahan
4. Kebutuhan manajer mendelegasikan
wewenang:diperlukan untuk memeriksa
pelaksanaan tugas bawahan
8. Karakteristik-karakteristik pengawasan
efektif :
1. Akurat : Data tidak akurat, sistim pengawasan
dpt keliru mengambil tindakan koreksi bahkan
dpt menciptakan masalah baru
2. Tepat-waktu: Evaluasi dan perbaikan harus
dilakukan secepatnya
3. Obyektif dan menyeluruh: Informasi mudah
dipahami dan bersifat obyektif
4. Terpusat pada titik-titik penugasan strategik:
harus terpusat pada bidang-bidang yang paling
sering terjadi penyimpangan yang berakibat
kerusakan fatal.
9. 5. Realistik secara ekonomi: menyangkut biaya
pengawasan yang lebih rendah.
6. Realistik secara organisasional:
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi:
informasi pengawasan harus sampai pada seluruh
personalia yang memerlukan
8. Fleksibel : harus fleksibel untuk memberikan
tanggapan/reaksi thd ancaman atau kesempatan
yang ada
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional:
pengawasan efektif harus menunjukkan deteksi
& tindakan koreksi yang harus diambil
10. Diterima anggota organisasi: mampu
mengarahkan pelaksanaan kerja dan mendorong
tanggung-jawab.
10. Metoda Pengawasan :
1. Pengawasan Non-kuantitatif: Mengawasi
keseluruhan (overall) organisasi. Tehnik-tehnik
yang digunakan :
•
•
•
•
•
Pengamatan
Inspeksi teratur dan langsung
Pelaporan lisan dan tertulis
Evaluasi pelaksanaan
Diskusi antara pimpinan dan bawahan
11. 2. Tehnik pengawasan kuantitatif :
•
•
•
•
•
Anggaran (budget)
Audit
Analisa Break-even
Analisa Rasio: likuiditas; profitabilitas; aktifitas
Bagan / teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan
seperti PERT (Program Review Technique); CPM (Critical Path Method)