Bahan Ajar Mata Kuliah Pengantar Manajemen

1. Dr. SATYA PRANATA ASMARA, MBA
DOSEN PENGAMPU
PENGAWASAN DAN
PENGENDALIAN ORGANISASI
UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945
Mata Kuliah Pengantar Manajemen

2. PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN ORGANISASI
BAB XIV
1. Mengetahui konsep dasar fungsi pengawasan dan pengendalian.
2. Mengetahui langkah-langkah dalam fungsi pengawasan dan
pengendalian.
3. Mengetahui fungsi pengawasan dan pengendalian dalam praktek
4. Mengetahui beberapa pendekatan untuk mempertahankan
konsistensi dalam menjalankan fungsi pengawasan
T U J U A N

3. Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah proses dalam
menetapkan ukuran kinerja dan
pengambilan tindakan yang dapat
mendukung pencapaian hasil yang
diharapkan sesuai dengan kinerja
yang telah ditetapkan tersebut.
Controlling is the process of
measuring performance and taking
action to ensure desired results.
(Schermerhorn, 2002)
Pengawasan adalah proses untuk
memastikan bahwa segala aktifitas
yang terlaksana sesuai dengan apa
yang telah direncanakan . the
process of ensuring that actual
activities conform the planned
activities.
(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

4. Beberapa Istilah Asing Mengenai Pengawasan

5. Tujuan dari Fungsi Pengawasan
Mengantisipasi kompleksitas dari
organisasi
Adaptasi lingkungan
Meminimalkan kegagalan
Meminimumkan biaya

6. Proses Pengawasan
Tidak
Ya
Penilaian
Kinerja
Pengambilan
Tindakan Koreksi
dan Melakukan
evaluasi ulang atas
Standar yang telah
ditetapkan
Apakah
Kinerja yang
dicapai sesuai
dengan
Standar ?
Penentuan
Standard dan
Metode
Penilaian
Kinerja
Tujuan
Tercapai
Umpan Balik

7. Beberapa Gejala yang Memerlukan
Pengawasan
• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak
begitu jelas faktor penyebabnya
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari
adanya keluhan pelanggan)
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya
keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan
lain sebagainya)
• Berkurangnya kas perusahaan
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik
• Biaya yang melebihi anggaran
• Adanya penghamburan dan inefisiensi

8. Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan
Feedforward Controls
Memastikan bahwa
petunjuk yang jelas dan
faktor input yang
ditetapkan telah tersedia
Concurrent Controls
Memastikan bahwa segala
proses dan perangkat
penunjang berjalan
sebagaimana mestinya
Postaction Controls
Memastikan bahwa output
yang dihasilkan sesuai
dengan standar yang telah
ditetapkan
Awal Proses Akhir

9. Beberapa faktor yang terkait dengan
Pengawasan dalam Bidang SDM
Pemahaman Manajer atas Motivasi, Kepuasan,
serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan, Hal ini
berkaiatan dengan komunikasi antara atasan kepada
bawahannya
Penerapan Employee Discipline
System, hal ini berkaiatan dengan
penerapan prosedur disiplin yang
berlaku pada organisasi dan
sanksi/hukuman yang akan diterima
Adanya Career Path, Hal ini
berkaiatan dengan prosedur
perubahan dan pengembangan
karir karyawan kearah yang
lebih baik

10. Pengawasan di Bagian Informasi
Penerapan Sistem
Informasi Manajemen
Penggunaan Teknologi
Komputer dan Teknologi
Informasi

11. Pengawasan di Bagian Keuangan
Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement
Analysis)
Merupakan Metode yang dipakai oleh pihak yang
berkepentingan seperti investor, kreditur, dan manajemen
untuk menilai keadaan yang telah lalu, saat ini, dan
proyeksi masa datang serta kinerja perusahaan
Manajemen Kas (Cash Management),
Sistem pada pengaturan keuangan perusahaan yang
khusus dalam arus kas. Sistem ini mencoba untuk
mempertahankan likuiditas dari aset perusahaan.
Pengelolaan Biaya (Cost Control),
Proses atau usaha yang sistimatis dalam penetapan
standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, sistem
informasi umpan balik, membandingkan pelaksanaan n
yata dengan perencanaan menentukan dan mengatur
penyimpangan-penyimpangan serta melakukan koreksi
perbaikan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
sehingga tujuan tercapai secara efektif dan efisien dalam

12. Pengawasan di Bagian Pemasaran
Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial
• Pasar Sasaran adalah melakukan evaluasi setiap segmen pasar dan
memutuskan yang mana dan berapa banyak yang akan dilayani.
• Pasar Potensial merupakan Sekumpulan orang (konsumen) yang
mempunyai tingkatan minat tertentu terhadap penawaran pasar tertentu.
Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang
terkait dengan Konsumen
• Perilaku konsumen merupakan suatu proses yang berkaitan erat dengan
proses pembelian, pada saat itu konsumen melakukan aktifitas-aktifitas
seperti melakukan pencarian, penelitian, dan pengevaluasian produk.
Perilaku konsumen merupakan hal-hal yang mendasari konsumen untuk
membuat keputusan pembelian, misalnya kualitas dan harga produk.
Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang
dilakukan
• Strategi Pemasaran merupakan logika pemasaran, dan berdasarkan itu,
unit bisnis diharapkan untuk mencapai sasaran-sasaran pemasarannya.
• Bauran pemasaran adalah suatu strategi penjualan atau promosi serta
penentuan harga yang bersifat unik serta dirancang untuk menghasilkan
pertukaran yang saling menguntungkan untuk pasar yang dituju.

13. Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi
• Evaluasi atas Plant Location
Letak geografis bangunan, mesin-mesin, dan
peralatan-peralatan yang dimiliki perusahaan
yang digunakan untuk mengolah barang-
barang dan/atau jasa-jasa.
• Evaluasi atas Plant Lay-out
Tata letak (layout) dari fasilitas produksi dan
area kerja
• Evaluasi atas Production Process and
Schedule
Dasar untuk mengalokasikan sumber daya
pabrik seperti mesin dan peralatan produksi,
merencanakan sumber daya manusia yang
akan digunakan, pembelian material dan
merencanakan proses produksi.
• Evaluasi atas Product Distribution
Bagian dari kegiatan perusahaan yang mana
pada tahap ini merupakan kesempatan bagi
perusahaan untuk menjual produknya secara

14. Mempertahankan (Memelihara) Fungsi Pengawasan
• Sistem pengawasan tradisional (traditional control
system)
Sistem pengawasan tradisional melibatkan kegiatan monitoring yang
bersifat eksternal. Kinerja pegawai akan diawasi oleh atasan para
pegawai. Kinerja keuangan akan diawasi oleh orang-orang yang
berada di luar bagian keuangan yang bertugas untuk melakukan
pengawasan dan penilaian terhadap kinerja keuangan.
• Sistem pengawasan yang berdasarkan komitmen
(commitment-based control system)
Pendekatan yang berdasarkan komitmen lebih menekankan fungsi
pengawasan dari sisi internal dari pada eksternal. Pengawasan lebih
ditekankan pada faktor internal dari seiap individu pekerja.
Introspeksi diri dalam hal ini lebih dominan dalam menjalankan fungsi
pengawasan daripada pengawasan eksternal. Diantaranya mungkin
dengan memberikan kepercayaan dan kewenangan dalam berbagai jenis
aktivitas yang diberikan kepada para pegawai.