Dokumen tersebut membahas tentang proses audit internal di puskesmas yang mencakup 10 esensi audit, peran auditor internal, tugas dan fungsi auditor, kompetensi auditor, tahapan audit internal, dan tindak lanjut hasil audit.

1. Proses Audit-6
Dosen Pengampuh : Sofyan Helmi Purba, SE, M.Ak
Mata Kuliah : Auditing

2. Internal Audit

3. 10 Esensi dari
audit:
 Interaktif
 Sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
 Azas manfaat
 Objektif
 Fakta dan kebenaran
 Proses penilaian/pengujian,
evaluasi, analisis
 Pengambilan keputusan
 Standar/kriteria tertentu
 Berulang
 Laporan

4. Peran Auditor internal
 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistem pelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan

5. Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di
Puskesmas, dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor
mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria
secara objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim
Mutu dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit

6. Kompetensi apa
yang perlu dimiliki
seorang auditor
internal ?

7. • Paham dan mampu menerapkan prosedur audit, metoda,
dan instrumen
• Melaksanakan audit tepat waktu
• Fokus Audit pada Masalah Prioritas
• Mampu mengumpulkan Bukti dan Fakta
• Mampu melakukan verifikasi atas informasi yang di peroleh
• Mampu membuat kesimpulan terhadap temuan audit
• Mencatat dan Mendokumentasikan
• Menjaga Kerahasian Perusahaan
• Mampu Menyusun rencana audit

8. Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip

9. Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan

10. Tahapan
audit
internal

11. Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan
diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan
menyiapkan instrumen audit
Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu

12. Tahap III: analisis data audit,
perumusan masalah, prioritas
masalah dan rencana tindak lanjut
audit
Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil

13. Menetapkan tujuan audit

14. Contoh tujuan audit internal
Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada
pelayanan farmasi
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan
laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan
laboratorium dengan standar pelayanan lab
puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi
dengan permenkes No 75/2014
Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan
laboratorium mitra
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

15. Menetapkan lingkup audit
Tetapkan:
Unit kerja/program/kegiatan yang akan diaudit

16. Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)
Dati unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit

17. Menetapkan kriteria yang
akan digunakan
Tetapkan kriteria yang akan digunakan:
standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?

18. Standar/kriteria audit yang
digunakan
 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,
kerangka acuan yang ditetapkan oleh
FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama
 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

19. Teknik Audit Internal
 Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan
kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)

20. Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian
kinerja dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung,
metoda survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria
audit, penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

21. SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN
PROGRAM / KERANGKA ACUAN KEGIATAN
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang (dan ruang lingkup)
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran (audit)
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

22. Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Jadual Audit Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Tahun:

23. Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran
audit
Auditor Kegiata
n/prose
s yang
diaudit
Standar/
kriteria
yang
digunak
an
Tanggal
audit I
Tanggal
audit II

24. Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik
manajerial, UKM maupun UKP)
 Susun rencana audit untuk salah satu unit
pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit

25. Menyusun instrumen audit
untuk mengumpulkan
data/fakta

26. Pengertian
Assessment:
 evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
Tool:
 sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan

27. Instrumen audit
 Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta untuk
memperoleh bukti-bukti audit
 Disusun memperhatikan:
 Kriteria yang digunakan
 Metoda pengumpulan data

28. Assessment tools
 Instrumen audit (alat melakukan asesmen):
 Alat bantu untuk melakukan asesmen
 Alat bantu untuk mendapatkan evidens (bukti audit)
 Termasuk alat audit adalah kriteria/persyaratan yang
digunakan untuk melakukan asesmen
 Termasuk daftar pertanyaan yang akan digunakan oleh
auditor untuk melakukan wawancara atau berdiskusi
dengan auditee
 Termasuk panduan untuk melakukan observasi atau
meminta peragaan
 Perhatikan kapan perlu menggunakan pertanyaan “Ya”
dan “tidak”

29. Mempersiapkan instrumen
pengumpulan data/informasi
 Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau
kuantitatif)
 Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk
mengukur (kinerja/kesesuaian thd kriteria)
 Sumber data/informasi
 Metoda pengumpulan data/informasi
 Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan
data/informasi
 Pengumpulan data/informasi secara retrospektif,
prospektif, atau konkuren

30. Metoda pengumpulan data
 Observasi langsung
 Meminta peragaan
 Wawancara
 Menelusur dokumen-dokumen bukti
pelaksanaan pekerjaan/kegiatan
 (Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)

31.  Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
 Berapa lama waktu dibutuhkan
untuk mengumpulkan
data/informasi
 Kualitas data/informasi

32. Proses pengumpulan data
 Retrospective
 Prospective/conccurent

33. Jenis data yang dikumpulkan
 Data primer
 Data sekunder

34. Data primer
 Survei
 Diskusi
 Kuesioner
 Interview
 Observasi langsung pelaksanaan kegiatan

35. Data sekunder
 Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan
rekam kegiatan
 Hasil-hasil survei
 Rekam medis pasien
 Melihat Laporan
 Melihat data Kohort

36. Instrumen yang biasa
digunakanuntuk
pengumpulan data
pd audit internal
 Panduan wawancara dengan
daftar pertanyaan
 Check list
 Panduan observasi
 Check list pemeriksaan fasilitas

37. Perhatikan dalam menyusun alat
pengumpulan data/informasi

38. Penugasan
 Susun Rencana Program Audit Internal tahun 2018
 Dari sekian banyak kegiatan yang direncanakan, susun satu
Kerangka Acuan untuk salah satu kegiatan audit , lengkapi
dengan instrumennya

39. Pelaksanaan
audit
Pengumpulan data
Analisis data

40. Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan
audit
 Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
 Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi

41. Temuan
 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan
terhadap standar/kriteria yang digunakan
 Temuan audit dapat menunjukkan
kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan
standar/kriteria yang digunakan, atau
peluang perbaikan.

42. Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan
dengan berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu
disusun instrument pengumpulan data

43. Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri
audit yang
diacu
Daftar
pertanya
an/obser
vasi
Fakta Temuan
audit
Rekomen
dasi
Lampiran PMK
75/2015 ttg
tenaga
puskesmas
(khususnya
tenaga
kefarmasian)
Standar
akreditasi Bab
8.2
SOP
penyimpanan
B3

44. Tugas diskusi
 Susun satu buah instrument audit : bisa
berupa check list, pedoman wawancara,
pedoman pengamatan.

45. Menyusun
laporan audit

46. Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data
dibandingkan dengan kriteria audit yang
digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap
antara fakta dengan kriteria), maka auditor
bersama auditee melakukan analisis lebih
lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya
kesenjangan, dan menyusun rencana
perbaikan

47. Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang
diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan
 Kendala pada waktu perbaikan

48. Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu
penyelesaian yang disepakati bersama
dengan auditee

49. No Uraian Ketidak
sesuaian
Bukti
bukti
objektif
Ketdk
sesuaian
thd
standar/ins
tr
Standar /
Kriteria
yang
digunaka
n
Analisis Tindakan
perbaikan
Tindakan
pencegah
an
Target
Waktu
penyelesa
ian
Form Ringkasan Temuan Audit
dan
Rencana Tindak Lanjut
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee
-------------------------------- -------------------------------

50. Studi kasus

51. Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus
mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana
perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat
melakukan monitoring
 Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor
internal