Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0877 5871 1905 e-mail : kanaidi63@gmail.com ---------------------------------------

1. Menyusun Pengukuran
Kinerja (KPI) Departemen
Pengukuran Kinerja dengan

2. Hierarki KPI di Perusahaan

3. Penyusunan KPI Divisi/Departemen
• Setiap Divis/Depertemen dan Unit/Bagian yang
ada di dalam suatu organisasi harus berkontribusi
terhadap capaian kinerja (visi, misi, sasaran dan
tujuan) utama organisasi.
• Umumnya, perusahaan menyusun KPI setahun
sekali, namun ada juga yang setengah tahun
sekali.
• KPI dibuat berdasarkan target perusahaan yang
dinamakan Company Objective, kemudian
diturunkan menjadi KPI Departemen atau Divisi
atau Team, dan terakhir adalah KPI Individu atau
perorangan karyawan.

4. Penyusunan KPI ... Divisi/Departemen
Identifikasi untuk menentukan KPI bisa dilakukan dengan
menyusun beberapa pertanyaan yang relevan untuk
menggali informasi lebih detil.
Contoh :
• Hasil apa yang ingin Anda dapatkan?
• Mengapa hasil ini penting?
• Bagaimana cara mengukur peningkatan?
• Bagaimana Anda mempengaruhi hasil?
• Siapa yang akan bertanggung jawab atas hasilnya?
• Bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan?
• Bagaimana Anda akan melakukan ulasan atas
hasilnya?

5. Contoh pertanyaan diatas kita terapkan pada KPI Bagian Sales
yang bertujuan meningkatkan pendapatan penjualan (Sales
Growth).
Maka pertanyaan di atas menghasilkan jawaban :
• Target peningkatan penjualan sebesar 25% selama tahun ini.
• Jika tercapai, maka laba bisnis perusahaan akan meningkatkan
sehingga jumlah bonus akhir tahun bagi karyawan.
• Peningkatan diukur dari kenaikan pendapatan dikurangi dengan
pengeluaran selama setahun.
• Metodenya dengan cara menambah promosi secara digital.
• Head of Sales adalah yang bertanggung jawab atas hasilnya.
• Pendapatan seharusnya meningkat sebesar 15%.
• Diadakan meeting review KPI per bulan
Penyusunan KPI ... Divisi/Departemen

6. • Key Indicator (Indikator Utama) dari KPI Sales
tersebut di atas adalah : perubahan penjualan selama
periode waktu tertentu, apakah megalami kenaikan
atau stabil atau menurun.
• Komponen utamanya adalah penjualan tahun ini
dibandingkan dengan periode sebelumnya.
• Hasil dari KPI yang tidak memenuhi target dinamakan
dengan penyimpangan KPI, penilaiannya dilihat dari
seberapa jauh seseorang atau suatu tim tidak
memenuhi target KPI yang disepakati.
• Jika penyimpangan tidak jauh, maka biasanya
dilakukan wawancara oleh atasan terhadap tim atau
orang yang tidak memenuhi target tersebut mengenai
alasannya.
Penyusunan KPI ... Divisi/Departemen

10. Tipe Pengukuran Kinerja
• Ada 2 tipe pengukuran kinerja (yang
sejalan dengan 4Dx Implementation), yaitu
indikator lag dan lead, biasa disebut
dengan :
 Lag Measure Indicator, dan
 Lead Measure Indicator.

11. • Penekanan pada perlunya disiplin diri,
untuk berfokus pada Lag Measure dan
Lead Measure Indicators
4Dx Implementation

12. Lag Measure Indicator
• adalah progres / tingkat pencapaian
dan keberhasilan target dari indikator,
yang bergerak mengikuti trend dan
menunjukkan seberapa sukses
Divisi/Departemen di organisasi
dalam mencapai hasil dari waktu ke
waktu.
• Jika tanpa adanya indikator lag, maka
informasi hasil atau tujuan yang akan
dicapai tidak akan bisa diketahui.

13. Contohnya dalam Praktik
Aktivitas Marketing/Selling
• Misalkan telah ditetapkan
target/Outcome dalam KPI adalah
“Peningkatan penjualan 15% dalam
tahun 2021”, maka oleh Divisi/Tim
Sales itu perlu dibreakdown ke dalam
outcome semesteran, triwulan, bulanan
mingguan, bahkan harian.
4Dx Implementation

14. Lead Measure Indicator
• adalah indikator yang dapat
menjelaskan kemungkinan hasil
yang akan datang atau pemicu
utama dari kesuksesan di masa
depan.
• Jika tanpa adanya indikator lead,
maka tidak bisa mengetahui proses
apa saja yang akan dilakukan oleh
Divisi/Tim dalam perusahaan.

15. Contohnya dalam Praktik
Aktivitas Marketing/Selling …
• Dari target/outcome pada Lag tersebut, maka
diperlukan disiplin diri untuk mencapai hasil
peningkatan penjualan (misalnya = sebesar
1,5% per bulan).
• Ini bearti Tim Sales harus melakukan:
 Presentasi pemasaran/kunjungan kepada
calon konsumen (misalnya minimal
kepada 45 orang) per bulan, dan
ditambah dengan
 Follow-up (minimal kepada 35 orang) per
bulan, sehingga terjadi
 Closing (Peningkatan Penjualan =1-2%)
per bulan.
4Dx Implementation

16. Karakteristik KPI yang Tepat
Karakteristik KPI yang tepat ditandai oleh:
• Peningkatan pencapaian target disertai dengan bukti
yang objektif.
• Mengukur hal esensial yang harus diukur dalam
memberikan informasi penting untuk membuat
keputusan.
• Memberikan data pembanding yang dapat
mengidentifikasi perubahan atau progres yang sedang
berjalan.
• Dapat melacak efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan
waktu, tata kelola, kepatuhan, perilaku, ekonomi, kinerja
proyek, kinerja personel, dan pemanfaatan sumber
daya.
• lagging dan Leading indicators yang berimbang sesuai
dengan target yang ingin dicapai.

17. KPI Beberapa
Departemen / Bagian

18. KPI Financial / Keuangan
1. Profit atau Keuntungan
• Biasanya semakin besar dari target nilai KPI
yang dihasilkan akan semakin baik.
• Misalkan target keuntungan perusahaan selama
tahun 2020 adalah 10 milyar, namun tercapai
hingga 11 milyar.
• Artinya ada surplus sebesar 1 milyar,
perhitungan capaian KPI nya adalah :
KPI = (Pencapaian /Target) *100%
= (11M/10M) *100% = 110%
Capaian KPI = 10% lebih besar dari target.

19. 1. Profit atau Keuntungan ...
• Karena capaian KPI 10% lebih besar dari
target, maka hal ini biasanya akan dijadikan
perhitungan oleh manajemen dalam
menghitung bonus.
• Misalkan bonus untuk pencapaian adalah 1
kali gaji dari 100% tercapainya KPI, dengan
tercapai 110%, maka dapat menjadikan
perolehan bonus sebesar 1,1 kali gaji.

20. 2. Cost atau biaya
• Perhitungan KPI untuk cost atau biaya yang
dikeluarkan perusahaan adalah kebalikan dari
profit, semakin kecil cost maka akan semakin baik.
3. Penjualan per Wilayah
• Tujuan KPI ini untuk membandingkan pencapaian
dari hasil penjualan di banyak wilayah, sehingga
dapat dianalisis wilayah mana saja yang memenuhi
target penjualan dari perusahaan.
• Kemudian dapat dilakukan ide perbaikan atau
improvisasi baru yang lebih baik untuk wilayah
yang kinerjanya kurang baik, dapat dilihat dari
pencapaian KPI yang rendah.
4. Biaya Inovasi atau Innovation Spending
• Perbaikan yang dilakukan sebagaimana KPI
sebelumnya di atas memerlukan biaya tambahan,
inilah yang disebut biaya inovasi.

21. KPI Departemen SDM
• Daftar KPI yang sering digunakan untuk mengukur
kinerja departemen SDM:
1. Jumlah sales revenue per karyawan (baik karyawan
permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk
mengukur produktivitas karyawan.
2. Jumlah profit per karyawan (baik karyawan
permanen ataupun kontrak). Digunakan untuk
mengukur produktivitas karyawan.
3. Jumlah biaya pegawai sebagai persentase dari total
biaya operasi.
4. Persentase karyawan yang melakukan proses
developmental coaching pasca kegiatan pelatihan.
5. Jumlah on the job training yang diselenggarakan
dalam kurun waktu tertentu.
6. .........>

22. KPI Departemen SDM ...
6. Jumlah modul pelatihan yang diselesaikan.
7. Persentase karyawan yang telah menyusun
Rencana Pengembangan Individual sesuai dengan
pedoman.
8. Persentase usulan manajemen yang disepakati
dalam perumusan KKB.
9. Frekuensi keluhan karyawan terhadap pelayanan
yang diberikan oleh departemen HRD.
10. GETO atau Good Employee Turn Over atau jumlah
“karyawan yang berkinerja baik” yang keluar dalam
setahun. Jika yang keluar karyawan yang memble
kinerjanya ya tidak apa-apa, malah justru lebih baik.
11. .......>

23. 11. Rata-rata level kompetensi karyawan
(dilakukan melalui proses asessmen
kompetensi).
12. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan proses rekrutmen guna mengisi
posisi yang kosong (vacant).
13. Indeks kepuasan karyawan (employee
satisfaction level).
14. Jumlah jam pelatihan per karyawan per tahun.
15. Return on Investment Kegiatan Pelatihan.
KPI Departemen SDM ...

24. KPI Depatemen IT
• Beberapa KPI yang dapat digunakan
untuk mengukur kinerja departemen IT:
1. Mengukur proses dan solusi
2. Mengukur metrik finansial
3. Kepuasan dan keterlibatan karyawan

25. 1. Mengukur proses dan solusi
– Lama waktu pengerjaan proyek. Hitung berapa lama
waktu departemen IT menyelesaikan proyek.
Perbandingan semua proyek dengan proyek yang
terselesaikan tepat waktu juga harus diukur.
– Server Downtime. Ukur berapa lama server downtime.
Tentukan persentase perbandingan lama server terhenti
dan lama server bekerja.
– Quality Assurance (QA). Ukur berapa banyak masalah
yang ditemui dalam sebuah proyek untuk mengetahui apa
saja masalah yang biasa muncul dan penyelesaiannya
sehingga kualitas pekerjaan bisa maksimal.
– Service Level Agreements (SLAs). Angka yang
ditargetkan disetujui dan diukur secara berkala untuk
menunjukkan apakah tingkat pelayanan yang disetujui sudah
tercapai.
– Mengukur seberapa cepat dan efektif departemen IT
bereaksi pada perubahan sesuai kebutuhan organisasi.

26. 2. Mengukur metrik finansial
• Mengukur anggaran. Secara tepat mengukur dan
memantau anggaran selama proses pengerjaan
proyek sangatlah penting.
• Showback (Chargeback). Mengukur dan melaporkan
sumber daya yang dialokasikan di setiap departemen
dalam perusahaan dan memantau pemakaiannya bisa
membantu departemen IT mengidentifikasi area
kelemahan atau kekurangan dalam perusahaan.
• Total biaya aplikasi dan pelayanan. Metrik ini
membantu untuk memahami berapa biaya yang harus
dikeluarkan untuk setiap penawaran dan pelayanan
departemen IT.
• Net Promoter Score (NPS). Metrik ini mengukur
kepuasan seluruh orang yang menggunakan jasa
departemen IT.

27. 3. Kepuasan dan keterlibatan karyawan
• Inisiatif tim. Tim yang sangat terlibat lebih
cenderung menghasilkan inisiatif atau cara baru
untuk menghadapi tantangan yang bisa
memperlihatkan seberapa siap dan tangkas
departemen IT anda.
• Employee Turnover Rate (ETR). Jumlah
karyawan IT yang meninggalkan perusahaan
dapat menunjukkan tingkat kepuasan dan
keterlibatan karyawan.

28. SUBSCRIBE, LIKE & Share

29. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training