audit internal puskesmas

2.  Nama : dr. C. Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH
 Jabatan:
 Konsultan akreditasi FKTP KemKes RI
 Direktur Utama RS. Ken Saras, Kab. Semarang
 Surveior Pembimbing KARS
 Pendidikan:
 Dokter, FK UGM tahun 1980
 Master of Public Health, Univ. of Hawaii 1989
 Doctor of Public Health, Univ. of Hawaii 1996
 Riwayat Pekerjaan:
 Dirketur Utama RS Ken Saras: 2014 - …….
 Direktur Umum, SDM RS Ken Saras: 2010 - 2014
 Kabid K2PK Din Kes Prov Jateng: 2009 – 2010
 Ka Bapelkes Gombong: 1993 – 2009
 Widyaiswara Bapelkes Salaman: 1987 - 1993
 Kepala Puskesmas Kutoarjo II: 1982 – 1987
 Kepala Puskesmas Banyuurip 1980 - 1982
 HP: 0811282500 Email:kuntjahjono@gmail.com

3. Pokok Bahasan
 Pengertian audit
 Jenis audit
 Pengertian audit internal
 Manfaat audit internal
 Tahapan audit internal
 Kompetensi dan peran auditor internal
 Menyusun rencana audit (audit plan)
 Menyusun instrument audit
 Menyusun laporan audit
 Tindak lanjut audit

4. Apa yang dimaksud
dengan
“audit”
Diskusikan

5. Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi

6. Beberapa istilah yang harus
dipahami

7. Kriteria audit
Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang
dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit

8. Bukti audit
Rekaman, pernyataan fakta atau informasi lain yang
relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi

9. Temuan audit
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.

10. Jenis audit

11. Jenis audit
 Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri.
 Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga
sebagai: audit pihak pertama
 Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
 Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar
organisasi,
 Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
 Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi, audit Bawas)

12. 10 ESENSI AUDIT

13. 10 Esensi dari audit:
 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak
yang diaudit)
 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
 Dilakukan dengan azas manfaat
 Dilakukan secara objektif
 Berpijak pada fakta dan kebenaran
 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
 Bermuara pada pengambilan keputusan
 Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
 Merupakan kegiatan berulang
 Menghasilkan laporan

14. Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan

15. Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan
organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi

16. Dasar penetapan tujuan audit
internal
 Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
 Rencana pengembangan pelayanan
 Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang digunakan
sebagai acuan
 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
 Evaluasi terhadap rekanan
 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

17. Dasar penetapan tujuan audit
internal
Contoh tujuan audit internal
Permasalahan prioritas yang
dihadapi organisasi
Menganalisis banyak terjadi complain
pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan
pelayanan
Mengidentifikasi peluang inovasi pada
pelayanan laboratorium
Persyaratan suatu system
manajemen yang diacu
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan
laboratorium dengan standar pelayanan
lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau
persyaratan kontrak
Mengetahui kesesuaian sumber daya
farmasi dengan permenkes No 75/2014
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra
Potensi risiko kegiatan
pelayanan
Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan imunisasi

18. Aktifitas audit
Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)
Menilai (mengevaluasi dan mengukur)
Merekomendasi (memberikan saran/masukan)

19. Kegiatan yang biasa dilakukan auditor
 Telaah dokumen
 Observasi
 Meminta penjelasan dari auditee
 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
 Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
 Pemeriksaan silang (cross-check)
 Mengakses catatan yang disimpan auditee
 Mewawancarai auditee
 Menyampaikan angket survey
 Menganalisis data

20. Apa manfaat audit
internal

21. Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang

22. Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada
dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil
langkah langkah perbaikan

23. Bagi unit pengelola
mutu
Membatu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik
pada tahap input, proses, maupun hasil

24. Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta
pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya
taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis

25. Manfaat bagi auditor
Proses pembelajaran dan pertumbuhan

26. Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan
(dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai

27. Bagi rekanan
Memberi umpan balik terhadap kinerja
rekanan

28. TERIMA KASIH

29. PERAN DAN
KOMPETENSI
AUDITOR INTERNAL

30. Audit internal merupakan proses
audit

31. 10 Esensi dari
audit:
 Interaktif
 Sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
 Azas manfaat
 Objektif
 Fakta dan kebenaran
 Proses penilaian/pengujian,
evaluasi, analisis
 Pengambilan keputusan
 Standar/kriteria tertentu
 Berulang
 Laporan

32. Peran Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
 Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
 Memberdayakan sistem mutu
 Memperbaiki sistem pelayanan
 Meningkatkan kinerja pelayanan

33.  Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi
untuk berperan sebagai agen perubahan
 Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap
tidak berbobot

34. Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
 Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
 Melaksanakan audit internal:
 Menyusun audit plan.
 Menyusun instrumen audit
 Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
 Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
 Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
 Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
 Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
 Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit

35. Kompetensi apa
yang perlu
dimiliki seorang
auditor internal ?

36. Paham dan mampu menerapkan
prosedur audit, metoda, dan instrumen
audit

37. Melaksanakan audit tepat waktu

38. Fokus audit pada masalah prioritas

39. Mengumpulkan informasi/fakta
Mengumpulkan informasi melalui: interview,
mendengarkan, observasi, meninjau ulang
dokumen termasuk pengelolaan arsip

40. Verifikasi atas informasi yang
dikumpulkan

41. Membuat kesimpulan thd
temuan
Menyimpulkan tingkat kecukupan/kesesuaian thd
bukti-bukti objektif
Penilaian thd potensi kerugian

42. Tehnik sampling

43. Mencatat/mendokumentasikan

44. Menyusun laporan

45. Komunikasi

46. Menjaga kerahasiaan

47. Terimakasih

48. Menyusun rencana
audit

49. Tahapan audit internal

50. Tahap I : penyusunan rencana audit:
menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit,
tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan
instrumen audit

51. Tahap II: pengumpulan data dengan
menggunakan instrumen audit yang disusun
berdasar standar/kriteria tertentu

52. Tahap III: analisis data audit, perumusan
masalah, prioritas masalah dan rencana
tindak lanjut audit

53. Tahap IV: Pelaporan dan
diseminasi hasil

54. Menyusun rencana
audit

55. Menetapkan tujuan audit

56. Menetapkan lingkup audit

57. Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)

58. Menetapkan kriteria yang akan
digunakan

59. Standar/kriteria audit yang
digunakan
 Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,
kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
 Peraturan perundangan yang berlaku
 Indikator kinerja dan target kinerja
 Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
 Puskesmas
 Klinik Pratama
 Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

60. Alokasi waktu

61. Memilih metoda audit

62.  Wawancara
 Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan
 Periksa dokumen
 Telusur rekam kegiatan
 Inspeksi kondisi fasilitas
 Meminta peragaan
 Mengukur (compliance rate)

63. Persiapan untuk melaksanakan audit
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria
audit, penyusunan instrumen audit

64. Pelaporan hasil audit:
perhatikan format laporan

65. Perencanaan audit internal
 Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
 Menetapkan kriteria yang akan digunakan
 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
 Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

66. Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Jadual Audit Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Tahun:

67. Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran
audit
Auditor Kegiatan
/proses
yang
diaudit
Standar/
kriteria
yang
digunaka
n
Tanggal
audit I
Tanggal
audit II

68. Tugas diskusi
 Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP)
 Susun rencana audit untuk salah satu unit
pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit

69. Pelaksanaan audit
Pengumpulan data
Analisis data

70. Bukti-bukti yang dilihat pada
kegiatan audit
 Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
 Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi

71. Temuan
 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan
terhadap standar/kriteria yang digunakan
 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.

72. Pengumpulan data
 Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
 Meminta peragaan oleh auditee
 Memeriksa dan menelaah dokumen
 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
 Mencari bukti-bukti
 Melakukan pemeriksaan silang
 Mencari informasi dari sumber luar
 Menganalisis data dan informasi
 Menarik kesimpulan
 Memberikan rekomendasi
 Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data

73. Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri
audit yang diacu
Daftar
pertanyaan
/observasi
Fakta Temuan
audit
Rekomend
asi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2
SOP penyimpanan
B3

74. Tugas diskusi
 Susun satu buah instrument audit : bisa berupa
check list, pedoman wawancara, pedoman
pengamatan.

75. Menyusun
laporan audit

76. Analisis data
 Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan

77. Laporan audit mutu internal
 Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
 Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
 Hasil audit
 Tindak lanjut yang telah dilakukan
 Kendala pada waktu perbaikan

78. Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee

79. No Uraian Ketidak
sesuaian
Bukti
bukti
objektif
Ketdk
sesuaian
thd
standar/ins
tr
Standar /
Kriteria
yang
digunaka
n
Analisis Tindakan
perbaikan
Tindakan
pencegah
an
Target
Waktu
penyelesa
ian
Form Ringkasan Temuan Audit
dan
Rencana Tindak Lanjut
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee
-------------------------------- -------------------------------

80. Studi kasus

81. Tindak lanjut audit
 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
 Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

82. Terimakasih