2. Nama : dr. C. Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH
Jabatan:
Konsultan akreditasi FKTP KemKes RI
Direktur Utama RS. Ken Saras, Kab. Semarang
Surveior Pembimbing KARS
Pendidikan:
Dokter, FK UGM tahun 1980
Master of Public Health, Univ. of Hawaii 1989
Doctor of Public Health, Univ. of Hawaii 1996
Riwayat Pekerjaan:
Dirketur Utama RS Ken Saras: 2014 - …….
Direktur Umum, SDM RS Ken Saras: 2010 - 2014
Kabid K2PK Din Kes Prov Jateng: 2009 – 2010
Ka Bapelkes Gombong: 1993 – 2009
Widyaiswara Bapelkes Salaman: 1987 - 1993
Kepala Puskesmas Kutoarjo II: 1982 – 1987
Kepala Puskesmas Banyuurip 1980 - 1982
HP: 0811282500 Email:kuntjahjono@gmail.com
5. Pengertian audit
Kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
(dapat dipertanggung jawabkan) melalui interaksi
(pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan
kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat
Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk
membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi
7. Kriteria audit
Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang
dipakai sebagai acuan
Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding
terhadap bukti audit
9. Temuan audit
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.
11. Jenis audit
Audit internal: dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor
internal yang juga karyawan organisasi sendiri, untuk kepentingan
internal organisasi sendiri.
Auditor internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas
apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan, dsebut juga
sebagai: audit pihak pertama
Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia
Audit eksternal: audit yang dilakukan oleh pihak di luar
organisasi,
Audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang
dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra
kerja sama BPJS) dan
Audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei
akreditasi, audit Bawas)
13. 10 Esensi dari audit:
Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (poihak
yang diaudit)
Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan,
dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien
Dilakukan dengan azas manfaat
Dilakukan secara objektif
Berpijak pada fakta dan kebenaran
Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi,
analisis
Bermuara pada pengambilan keputusan
Dilaksanakan berdasar standar/kriteria tertentu
Merupakan kegiatan berulang
Menghasilkan laporan
14. Tujuan audit
Mendapatkan data dan informasi faktual dan
signifikan berupa data , hasil analisa, hasil
penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian
manajemen, perbaikan dan atau perubahan
15. Tujuan audit internal
Membantu menyelesaikan permasalahan
organisasi, dalam rangka meningkatkan
mutu dan kinerja organisasi
16. Dasar penetapan tujuan audit
internal
Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi
Rencana pengembangan pelayanan
Persyaratan suatu sistem manajemen (misal:
standar akreditasi, standar ISO) yang digunakan
sebagai acuan
Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak
Evaluasi terhadap rekanan
Adanya potensi risiko kegiatan organisasi
17. Dasar penetapan tujuan audit
internal
Contoh tujuan audit internal
Permasalahan prioritas yang
dihadapi organisasi
Menganalisis banyak terjadi complain
pasien pada pelayanan farmasi
Rencana pengembangan
pelayanan
Mengidentifikasi peluang inovasi pada
pelayanan laboratorium
Persyaratan suatu system
manajemen yang diacu
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan
laboratorium dengan standar pelayanan
lab puskesmas
Persyaratan regulasi atau
persyaratan kontrak
Mengetahui kesesuaian sumber daya
farmasi dengan permenkes No 75/2014
Evaluasi terhadap rekanan Mengevaluasi perjanjian kerjasama
dengan laboratorium mitra
Potensi risiko kegiatan
pelayanan
Mengidentifikasi potensi risiko
pelayanan imunisasi
19. Kegiatan yang biasa dilakukan auditor
Telaah dokumen
Observasi
Meminta penjelasan dari auditee
Meminta peragaan dilakukan oleh auditee
Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria
Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi
Pemeriksaan fisik terhadap fasilitas
Pemeriksaan silang (cross-check)
Mengakses catatan yang disimpan auditee
Mewawancarai auditee
Menyampaikan angket survey
Menganalisis data
21. Bagi pucuk pimpinan
Referensi dalam membuat keputusan:
mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai
dengan perencanaan organisasi jangka panjang
22. Bagi unit operasional
Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada
dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara
spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil
langkah langkah perbaikan
24. Bagi karyawan
Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta
pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya
taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis
26. Bagi pelanggan
Audit internal merupakan proses pendeteksian segala
kemungkinan yang dapat menciptakan ketidak puasan pelanggan
(dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan
pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan
keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai
31. 10 Esensi dari
audit:
Interaktif
Sistematis: direncanakan,
dikoordinasikan,
dilaksanakan dan
dikendalikan secara efisien
Azas manfaat
Objektif
Fakta dan kebenaran
Proses penilaian/pengujian,
evaluasi, analisis
Pengambilan keputusan
Standar/kriteria tertentu
Berulang
Laporan
32. Peran Auditor internal
Katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:
Memastikan kebijakan mutu dilaksanakan
Memberdayakan sistem mutu
Memperbaiki sistem pelayanan
Meningkatkan kinerja pelayanan
33. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi
untuk berperan sebagai agen perubahan
Jangan sampai bekerja semrawut dan temuan dianggap
tidak berbobot
34. Tugas dan fungsi auditor internal
Auditor mempunyai fungsi melakukan audit internal di Puskesmas,
dalam melaksanakan fungsi tersebut, auditor mempunyai tugas:
Memahami Standar/kriteria/instrumen yang digunakan untuk
melaksanakan audit intnerl
Melaksanakan audit internal:
Menyusun audit plan.
Menyusun instrumen audit
Menginformasikan rencana audit pada unit yang akan diaudit.
Melakukan audit sesuai jadual yang ditetapkan.
Mengukur tingkat kesesuaian terhadap standara/kriteria secara
objektif.
Menyepakati tindak lanjut dengan auditee
Menyampaikan laporan hasil audit internal kepada Ketua Tim Mutu
dan kepada Kepala Puskesmas.
Melakukan evaluasi keseluruhan kegiatan audit
43. Sample size calculation utk survei
pada populasi yang besar
N = jumlah sampel
Z = 1,96
P = proporsi (diisi dengan 0,5, jika
proporsi tidak diketahui)
D = tingkat kesalahan diisi dengan 0,05
44. Rumus jumlah sampel dengan confidence
level 95 %, dan tingkat kesalahan 5 %
n = jumlah sampel
N = populasi
e = tingkat kesalahan : 0,05
59. Contoh tujuan audit internal
Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada
pelayanan farmasi
Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan
laboratorium
Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium
dengan standar pelayanan lab puskesmas
Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan
permenkes No 75/2014
Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium
mitra
Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi
61. Menetapkan apa yang akan
diaudit (objek audit)
Dati unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit
62. Menetapkan kriteria yang akan
digunakan
Tetapkan kriteria yang akan digunakan:
standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?
63. Standar/kriteria audit yang digunakan
Kebijakan, standar, prosedur, pedoman,
kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP
Peraturan perundangan yang berlaku
Indikator kinerja dan target kinerja
Standar dan instrumen akreditasi FKTP:
Puskesmas
Klinik Pratama
Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi
69. Perencanaan audit internal
Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja
dibandingkan strandar kinerja
Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit
Objek audit: apa saja yang perlu diaudit
Menetapkan kriteria yang akan digunakan
Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan
Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda
survei, dsb
Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit,
penyusunan instrumen audit
Laporan hasil audit: perhatikan format laporan
70. SISTEMATIKA / FORMAT PERENCANAAN
PROGRAM / KERANGKA ACUAN KEGIATAN
1. Pendahuluan
2. Latar Belakang (dan ruang lingkup)
3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus.
4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan.
5. Cara melaksanakan kegiatan.
6. Sasaran (audit)
7. Jadwal pelaksanaan kegiatan
8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
71. Unit yang diaudit Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des
Jadual Audit Internal
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Tahun:
72. Contoh form: Rencana audit
No Unit/sasaran
audit
Auditor Kegiatan
/proses
yang
diaudit
Standar/
kriteria
yang
digunaka
n
Tanggal
audit I
Tanggal
audit II
73. Tugas diskusi
Susun jadual audit satu tahun (baik manajerial,
UKM maupun UKP)
Susun rencana audit untuk salah satu unit
pelayanan/kegiatan program UKM yang akan
diaudit
75. Pengertian
Assessment:
evaluasi kepatuhan (suatu sistem) terhadap standar
Tool:
sesuatu yang digunakan untuk melakukan suatu
pekerjaan/kegiatan
76. Instrumen audit
Perangkat pengumpulkan data/informasi/fakta untuk
memperoleh bukti-bukti audit
Disusun memperhatikan:
Kriteria yang digunakan
Metoda pengumpulan data
77. Assessment tools
Instrumen audit (alat melakukan asesmen):
Alat bantu untuk melakukan asesmen
Alat bantu untuk mendapatkan evidens
(bukti audit)
Termasuk alat audit adalah
kriteria/persyaratan yang digunakan
untuk melakukan asesmen
Termasuk daftar pertanyaan yang akan
digunakan oleh auditor untuk melakukan
wawancara atau berdiskusi dengan
auditee
Termasuk panduan untuk melakukan
observasi atau meminta peragaan
Perhatikan kapan perlu menggunakan
pertanyaan “Ya” dan “tidak”
78. Mempersiapkan instrumen
pengumpulan data/informasi
Jenis data/informasi yang dikumpulkan (kualitatif atau kuantitatif)
Data/informasi apa saja yang akan dikumpulkan untuk mengukur
(kinerja/kesesuaian thd kriteria)
Sumber data/informasi
Metoda pengumpulan data/informasi
Perlukah mendisain Instrumen (alat) pengumpulan data/informasi
Pengumpulan data/informasi secara retrospektif, prospektif, atau
konkuren
79. Metoda pengumpulan data
Observasi langsung
Meminta peragaan
Wawancara
Menelusur dokumen-dokumen
bukti pelaksanaan
pekerjaan/kegiatan
(Hasil asesmen yang dilakukan
pihak lain)
80. Sampel untuk pengumpulan
data/informasi
Berapa lama waktu
dibutuhkan untuk
mengumpulkan
data/informasi
Kualitas data/informasi
83. Data primer
Survei
Diskusi
Kuesioner
Interview
Observasi langsung pelaksanaan kegiatan
84. Data sekunder
Melihat dan menelusur dokumen dokumen regulasi dan rekam
kegiatan
Hasil-hasil survei
Rekam medis pasien
Melihat Laporan
Melihat data Kohort
87. Penugasan
Susun Rencana Program Audit Internal tahun 2018
Dari sekian banyak kegiatan yang direncanakan,
susun satu Kerangka Acuan untuk salah satu
kegiatan audit , lengkapi dengan instrumennya
89. Bukti-bukti yang dilihat pada kegiatan
audit
Dokumen-dokumen yang merupakan
regulasi internal pada unit kerja yang
diaudit
Bukti-bukti telusur, rekaman, pernyataan,
hasil observasi, fakta atau informasi lain
yang relevan dengan standar/kriteria dan
dapat diverifikasi
90. Temuan
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan
terhadap standar/kriteria yang digunakan
Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian
atau ketidaksesuaian dengan standar/kriteria
yang digunakan, atau peluang perbaikan.
91. Pengumpulan data
Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan
berbagai metoda:
Mengamati proses pelaksanaan kegiatan
Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee
Meminta peragaan oleh auditee
Memeriksa dan menelaah dokumen
Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik
Mencari bukti-bukti
Melakukan pemeriksaan silang
Mencari informasi dari sumber luar
Menganalisis data dan informasi
Menarik kesimpulan
Memberikan rekomendasi
Untuk bisa mengumpulkan data dengan baik, maka perlu disusun
instrument pengumpulan data
92. Contoh form instrumen audit
No Standar/Kriteri
audit yang diacu
Daftar
pertanyaan
/observasi
Fakta Temuan
audit
Rekomend
asi
Lampiran PMK
75/2015 ttg tenaga
puskesmas
(khususnya tenaga
kefarmasian)
Standar akreditasi
Bab 8.2
SOP penyimpanan
B3
93. Tugas diskusi
Susun satu buah instrument audit : bisa berupa
check list, pedoman wawancara, pedoman
pengamatan.
95. Analisis data
Membandingkan fakta yang diperoleh pada
waktu proses pengumpulan data dibandingkan
dengan kriteria audit yang digunakan
Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara
fakta dengan kriteria), maka auditor bersama
auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk
mengenal penyebab timbulnya kesenjangan, dan
menyusun rencana perbaikan
96. Laporan audit mutu internal
Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala
Puskesmas/FKTP dan kepada unit yang diaudit.
Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat
tinjauan manajemen:
Hasil audit
Tindak lanjut yang telah dilakukan
Kendala pada waktu perbaikan
97. Laporan audit
I. Latar belakang
II. Tujuan audit
III. Lingkup audit
IV. Objek audit
V. Standar/kriteria yang digunakan
VI. Auditor
VII. Proses audit
VIII. Hasil dan analisis hasil audit
IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati
bersama dengan auditee
98. No Uraian Ketidak
sesuaian
Bukti
bukti
objektif
Ketdk
sesuaian
thd
standar/ins
tr
Standar /
Kriteria
yang
digunaka
n
Analisis Tindakan
perbaikan
Tindakan
pencegah
an
Target
Waktu
penyelesa
ian
Form Ringkasan Temuan Audit
dan
Rencana Tindak Lanjut
No dok::
Status revisi:
Tgl berlaku:
Halaman:
Unit Yang Diperiksa:
Tanggal pemeriksaan:
Disiapkan oleh Auditor Disetujui oleh Auditee
-------------------------------- -------------------------------
100. Tindak lanjut audit
Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan
audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan
Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari
laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan
Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas
Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan
monitoring
Auditor internal wajib menyampaikan hasil-hasil audit pada saat
pertemuan tinjauan manajemen
Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/FKTP
dan disampaikan tembusan kepada auditor internal