Sistem penyimpanan wilayah iadalah klasifikasi kearsipan berdasarkan lokasi surat yang diterima, seperti nama negara, provinsi, kota. Ada tiga tingkatan pembagian wilayahnya yaitu menurut nama negara, wilayah administrasi negara, dan wilayah administrasi khusus lembaga. Surat disusun dalam map berlapis sesuai jumlah dan lokasinya.

1. Pengertian
• Menurut agus sugiharto sistem peyimpanan wilayah ialah klasifikasi
kearsipan yang diselenggarakan berdasarkan wilayah dengan berpedoman
kepada daerah atau alamat surat yang diterima.
• Menurut Zulkifli, sistem goegrafis adalah penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat.

2. Penggunaan sistem geografis
• Organisasi atau perusahaan yang memiliki tempat usaha di berbagai tempat
• Organisasi atau perusahaan yang memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.
• Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan kewilayahan.

3. Pembagian sistem geografis
• Menurut nama negara
• Menurut wilayah administrasi negara
• Menurut wilayah administrasi khusus

4. Menurut nama negara
• Surat dan dokumen yang diterima dari berbagai negara di dalam
sistem geografis akan dimasukkan di dalam map dengan label nama
negara yang bersangkutan. Map-map nama negara tersebut dapat
disebut sebagai map campuran. Map campuran adalah map yang
berisikan surat-surat dari berbagai nama ang dicampur menjadi satu
karena jumlah surat dari masing-masing nama belum mencapai
jumlah 5 (lima).
• Map-map negara disusun berurutan menurut abjad nama negara.
Label map tersebut terletak di posisi kiri sebagai penunjuk (guide)
utama. Bilamana jumlah surat sesuatu nama yang berada di dalam
map campuran (map nama negara) mencapai jumlah 5 (lima), maka
surat-surat tersebut akan dikeluarkan dan ditempatkan di dalam
map individu yang diberi label di bawah nama koresponden
bersangkutan. Posisi label map individu adalah posisi kanan.

5. Cont.nama negara
• Gambar ada di makalah hal 6 dan 7

6. Wilayah administrasi negara
• Yang dimaksud dengan pembagian wilayah administrasi negara adalah pembagian
nam-nama tempat atau wilayah yang berdasarkan kepadang u pembagian wilayah
yang umum dipergunakan sebagai bagian dari administrasi suatu negara.
• Pada sistem geografis ini mula-mula surat dimasukkan di dalam map dengan label
nama provinsi atau negara bagian. Label tersebut diletakkan pada posisi pertama
dari map.
• Bilamana surat pada kelompok kota atau kabupaten sudah berjumlah lima,maka
surat-surat tersebut dikeluarkan dari map propinsi.surat-surat ini disimpan di
dalam map kota atau kabupaten. Map kota atau kabupaten dapat disebut sebagai
map campuran kota atau kabupaten. Label mapnya terletak pada posisi tengah.
• Seandainya msih diperlukan rincian lebihlanjut,misalnya sesuatu nama
koresponden mempunyai surat yang mencapai jumlah lima,maka dapat dibuatkan
lagi map-map dibelakang map kota atau kabupaten dengan label nama
koresponden yang diletakkan pada posisi kanan map dan map – map tersebut
disusun alfabetis

7. Cont.menurut wilayah administrasi
negara
• Gambar ada di makalah halaman 9

8. Menurut wilayah administrasi khusus
• Yang dimaksud dengan pembagian wilayah administrasi instansi khusus adalah
pembagian wilayah administrasi yang berdasarkan pembagian wilayah untuk
kepentingan administrasi instansi – instansi tertentu.
• surat-surat yang disimpan mula-mula ditempatkan di dalam map yang sesuai
dengan wilayah masing-masing.map-map disusun berdasarkan abjad dari nama
wilayah. Nama wilayah dituliskan pada label dan labelnya ditempatkan pada posisi
pertama atau kiri.
• Bilamana surat pada sesuatu kota atau kabupaten sudah berjumlah lima,surat –
surat tersebut akan dikeluarkan dan disimpan di dalam map dengan label nama
kota atau kabupaten. Map-mapnya disusun di belakang map wilayah. Map – map
ini disebut map campuran kota atau kabupaten dengan label ditempatkan di posisi
tengah map.
• Seandainya surat dari sesuatu nama sudah mencapai lima,maka surat-suratnya
dikeluarkan dari mao kota atau kabupaten. Surat-surat ini dimasukkan dalam map
dengan nama masing-masing sebagai label pada posisi kanan,dan disusun alfabetis
di belakang map wilayah.map ini dapat disebut map individu.

9. Cont.menurut wilayah administrasi
khusus
• Gambar ada di makalah halaman 13 dan 14

10. Alat dan bahan
• Drawer Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar
dan kedalam.
• Lateral Filling Cabinet yaitu lemari arsip yang berpintu-pintu yang mempunyai
papan alas untuk menaruh arsip.
• Guide adalah Sekat penunjuk atau tanda.
• Folder yaitu map map tempat surat atau warkat.
• Pelubang Kertas
• Paper Clip
• Lem
• Gunting
• Penggaris
• Alat Tulis

11. Perlengkapan
• Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet,
disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-
masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.
• Guide. Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang berkaitan dengan
surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.
• Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.
• Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan

12. Prosedur penyimpanan
memeriksa
mengindeks
mengkode
menyortir
menempatkan

13. KELEBIHAN VS KELEMAHAN

14. THANK YOU