2. Materi Pembahasan
1.Pendahuluan
2.Daftar Klasifikasi
3.Perlengkapan Penyimpanan
4.Prosedur Penyimpanan Arsip
Nomor Seri
5.Prosedur Penemuan Arsip
Nomor Seri
3. 1. Pendahuluan
Sistem ini dapat di lakukan jika jumlah
1. Pendahuluan
Sistem ini dapat di lakukan jika jumlah
arsip yang disimpan berkisar 1000 –
10.000 arsip . Penomoran arsip dimulai
dari no 1,2,3,dst. Pada sistem ini
setiap koresponden di beri nomor kode
sesuai dengan urutan yang berada pada
buku nomor.
arsip yang disimpan berkisar 1000 –
10.000 arsip . Penomoran arsip dimulai
dari no 1,2,3,dst. Pada sistem ini
setiap koresponden di beri nomor kode
sesuai dengan urutan yang berada pada
buku nomor.
Buku nomor adalah buku yang berisi
Buku nomor adalah buku yang berisi
nomor-nomor ang sudah di gunakan
sebagai nomor koresponden (nama)
dalam file sistem nomor. Nama
koresponden yang dapat di beri kode
nomor adalah jika surat atas nama
tersebut sudah lebih dari 5 surat.
Tetapi jika belum mencapai 5 surat
maka tidak di beri penomoran tetapi di
beri kode C ( campuran ).
nomor-nomor ang sudah di gunakan
sebagai nomor koresponden (nama)
dalam file sistem nomor. Nama
koresponden yang dapat di beri kode
nomor adalah jika surat atas nama
tersebut sudah lebih dari 5 surat.
Tetapi jika belum mencapai 5 surat
maka tidak di beri penomoran tetapi di
beri kode C ( campuran ).
5. 3. Perlengkapan
Penyimpanan
Perlengkapan
yang di perlukan
dalam mengarsip
dokumen /surat
dari kelima
sistem
penyimpanan itu
sebagian besar
sama, hanya
beberapa yang
berbeda.
6. Secara garis besar
langkah-langkah
untuk penyimpanan
arsip adalah sama.
Untuk memahami
perbedaannya anda
dapat Melihatnya
di sini.
Memeriksa surat/berkas
Mengindeks
Mengode
Menyortir
Menempatkan
7. Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui . Jika belum, dapat
dilihat pada kartu indeks beberapa nomor kode yang dimaksud
Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan
kode nomor arsip tersebut.
Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip lembar 1.
Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip
(Lembar 2)
Simpan lembar pinjam arsip (Lembar 3) pada ticler file
