Downloaded 79 times
More Related Content
Kearsipan 2.ppt
- 1. MANAJEMEN KEARSIPAN 2 NattaSanjaya,S.Sos.,M.Si STIA Banten
- 2. DEFINISI ARSIP Arsipadalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
- 3. Arsip dinamisyang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
- 4. Arsip statis,yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi negara dan ini merupakan pertanggung jawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang
- 5. MANAJEMEN ARSIP MenurutUndang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.
- 7. Manajemen kearsipanadalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien
- 8. Pengelolaan arsipdinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.
- 9. Manajemen kearsipanadalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).
- 10.
- 11. Pencatatan Memproduksi suratkeluar /masuk dengan tepat (format surat dinas) Kop Nomor Isi Tandatangan Cap/stempel Mencatat surat keluar / masuk Memberi penomoran surat Mencatat inventaris organisasi Memberi penomoran inventaris organisasi
- 12. Pengendalian Membuat kartukendali Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu kendali
- 13. Pendistribusian Distribusi kepadapihak berwenang tepat sasaran dan tepat waktu Penjagaan / pengamanan
- 14. Penyimpanan /pemeliharaan Disimpandi tempat khusus Katalogisasi/ folder
- 15. memisah-misahkan (segregating), meneliti (examining), memadukan (assembling), mengklasifikasi (classification), mengindeks (indexing), mempersiapkan tunjuk silang (cross reference), menyusun dan memfile.
- 16. Pengawasan/pemindahan Memantau suratkeluar masuk Memantau penerima surat Memantau waktu peneriimaan surat Pengamanan pemindahan surat
- 17. Pemusnahan Penyusutan /pemusnahansurat/inventaris yang sudah dianggap tidak berhubungan langsung dengan kegiatan organisasi Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan
- 18. Organisasi arsip Strukturorganisasi pengelola Menyiapkan SDM Menyiapkan Jobdesk Menyiapkan Sumber Dana Menyiapkan infrastruktur
- 19.
- 20.
- 21.
- 22.
- 24.
- 25.
- 26. Asas-asas kearsipan pedomandalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi
- 27. Asas Sentralisasi pengurusansurat maupun arsip lainnya yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri.
- 28. Lanjutan asas sentralisasi Kelemahan: a. Asas sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil. b. Unit kerja yang besar akan mengalami hambatan dan lambat memperoleh arsip yang dibutuhkan c. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dalam satu sistem penyimpanan Keuntungan : a. efisiensi alat, alat dan biaya, maksudnya dapat menghemat alat, ruangan dan biaya b. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel c. Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan d. Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan Keuntungan dan kelemahan sistem sentralisasi Lanjutan asas sentralisasi
- 29. Contoh struktur organisasidengan asas sentralisasi Direktur Sekretariat Man. Umum Man. Arsip Man.Humas M. keuangan M. pemasaran M. produksi As.Man M. kepegawaian As.Ma n As.Ma n As.Ma n As.Ma n As.Ma n As.Ma n As.Ma n
- 30. Lanjutan asas desentralisasi segalakegiatan yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing- masing pekerjaan ang diperlukan oleh lingkungannya asas desentralisasi
- 31. Lanjutan asas desentralisasi •Keuntungan dan kelemahan asas desentralisasi Keuntungan: Dapat menjaga kerahasiaan kantor Penyimpanan arsip tersebar di setiap unit kerja Kelemahahan: Pekerjaan dapat dikerjakan oleh karyawan yang paling sesuai Perencanaan dan pensssgawasan pekerjaan dilakukan secara efektif memperoleh arsip mudah terpenuhi Pengolahan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan Pengurutan arsip mudah dikerjakan Pemusnahan arsip harus dilakukan pada setiap unit kerja Pengawasan juga dapat dilakukan oleh kantor pusat, Pendidikan dan latihan kearsipan perlu diselenggarakan oleh kantor pusat
- 32. Contoh struktur organisasidengan asas desentralisasi Direktur Sekretariat Man. Arsip Man.Humas Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Kepegawaian TUP TUP TUP TUP Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man
- 33. Asas Gabungan penyelenggaraan arsipdengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan-kelemahan dari kedua asas tersebut dapat diperkecil.
- 34. Contoh Sturtur organisasidengan menggunakan asas gabungan Direktur Sekretariat Man. Arsip Man. Umum Man. Humas Manajer produksi Manajer pemasaran Manajer keuangan Manajer kepegawaian TUP TUP TUP TUP Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man Ass. Man
- 35. Terimakasih PPT ini dapatdi download di www.kel10offhadp16.wordpress.com