Semoga bermanfaat buat teman2 yang ngajar mata diklat kearsipan. Mohon maaf kl photonya bikin gak nyaman. Hehehe..

1. Bagaimana Cara Menyimpan Arsip
Dengan Menggunakan Sistem Abjad?
Oleh:
Sihabudin, S.Pd.

2.  Alat dan Bahan Kearsipan
 Tata cara Mengindeks
 Contoh surat
 Ilustrasi

3. A. Peralatan Yang perlu dipersiapkan
Peralatan yang perlu dipersiapkan dalam
sistem abjad, meliputi:
1.Lemari arsip/filling cabinet yang berlaci
26 (menurut aturan)
2.Guide disesuaikan kebutuhan
3.Folder 26 x 26 = 676 buah (menurut
aturan
4.Kartu indeks

4. B. Mengindeks Nama Orang Atau
Nama Instansi
Dalam mengindeks nama orang perlu
memahami aturan-aturannya agar tidak
mengalami kesalahan dalam menentukan
kodenya.
Untuk itu, perlu dibuatkan daftar indeks
seperti yang ditunjukkan pada gambar
berikut ini!
Caption/
nama Lengkap
Unit I Unit II Unit III Kode

5. Berikut ini merupakan tata cara mengindeks
nama-nama orang dan nama instansi
Caption/
nama Lengkap
Unit I Unit II Unit III Kode
1. Sihabudin
2. Sudin
3. Suratno
4. Sanwani
Sihabudin
Sudin
Suratno
Sanwani
-
-
-
-
-
-
-
-
Si
Su
Su
Sa
1. Nama orang Indonesia yang hanya terdiri
dari satu kata, maka cara mengindeksnya
tetap seperti biasa, yaitu nama tersebut
diindeks pada unit I

6. 2. Nama orang Indonesia yang memakai
lebih dari satu kata, baik yang memakai
nama marga / orang tua / suami, maka
nama dari kata yang terakhir diindeks
pada unit I untuk menentukan kode.
Caption/
nama Lengkap
Unit I Unit II Unit III Kode
1. Sihabudin Perkasa
2. Sudin Amir
3. Tuti Ulyah
4. Citra Ayu Nurdin
Perkasa
Amir
Ulyah
Nurdin
Sihabudin
Sudin
Tuti
Citra
-
-
-
Ayu
Pe
Am
Ul
Nu

7. 3. Gelar apapun bentuknya yang diperoleh
tidak akan mempengaruhi pengindeksan.
Dan tetap mempergunakan cara 1 dan 2.
Gelar-gelar tersebut cukup diindeks pada
unit terakhir, disatukan dan digunakan
tanda kurung ( ).
Caption/
nama Lengkap
Unit I Unit II Unit III Kd
1. Sihabudin S.Pd.
2. Ari Prakoso, S.E.
3. Jenderal Kepoy
4. Drs. H.M. Ishaq, S.H.
Sihabudin
Prakoso
Kepoy
Ishaq
S.Pd.
Ari
Jenderal
Muhamad
-
(S.E.)
-
(Drs/H/S.H.)
Si
Pr
Ke
Is

8. 4. Untuk nama orang asing (Eropa) urutan
nama julukan (given name), nama tengah
(middle name), dan nama keluarga
(surname).
Cara mengindeks nama Eropa pada
umumnya adalah surname, given name,
dan middle name. Sedangkan cara
mengindeks nama Eropa yang
menggunakan tanda penghubung adalah
nama dengan tanda penghubung
dianggap satu unit.

9. Cara mengindeks nama Eropa yang
menggunakan prefiks sebagai ciri nama
keluarga adalah prefiks merupakan satu
kesatuan dengan nama berikutnya dan
dianggap satu unit nama keluarga.
Prefiks yang menunjukkan nama keluarga
adalah d’, D’, Da, Des, Di, du, Fitz, L’, la, Le,
M’, Mac, Mc, O’, St, Von, Van der.

10. Caption/nama Lengkap Unit I Unit II Unit III Kd
1. Sihabudin de Houtman
2. Ronald Reagan
3. Liem Swie King
4. Tan Ce Bok
5. William John Fulton
6. Sylvia Loper-Tiana
de Houtman
Reagan
Liem
Tan
Fulton
Loper-Tiana
Sihabudin
Ronald
Swie
Ce
William
Sylvia
-
-
King
Bok
John
-
Ho
Re
Li
Ta
Fu
Lo

11. 5. Nama suatu instansi, cara
pengideksannya yaitu nama dari
organisasi itu didahulukan
pengindeksannya secara urut, baru
diikuti nama badan usahanya.
Apabila perusahaan menggunakan
singkatan adalah memanjangkan dahulu
singkatan, kemudian baru diindeks. Cth:
GIA

12. Nama perusahaan yang menggunakan
huruf bukan singkatan adalah huruf-huruf
tersebut dianggap satu unit yang berdiri
sendiri. Cth: Firma ABC
Nama perusahaan yang menggunakan
dan, of, and adalah kata itu dijadikan satu
unit dengan kata di depannya dan
diberikan tanda kurung. Cth: John and Co.
Nama perusahaan yang menggunakan
kata sandang “The”, maka kata The
disimpan pada unit yang paling belakang
dan diberikan tanda kurung. Cth: The
Smith Bakery Co.

13. Caption/
nama Lengkap
Unit I Unit II Unit III Kd
1. PT SHIHAB MAKMUR
2. CV. KENCANA
3. BCA
4. Biro Pusat Statistik
5. Toko Henry
6. CV Sugeng & Co.
7. PT FAUZAN
8. GIA
9. John and Co.
10.The Smith Bakery Co.
SHIHAB
KENCANA
CENTRAL
Statistik
Henry
Sugeng &
FAUZAN
Garuda
John (and)
Smith
MAKMUR
CV
ASIA
Pusat
Toko
Company
PT
Indonesia
Company
Bakery
PT
-
BANK
Biro
-
CV
-
Airways
-
Company
(the)
Sh
Ke
Ce
St
He
Su
Fa
Ga
Jo
Sm

14. Jadi, setelah pengindeksan selesai dan
sudah dapat diketahui kodenya, maka
pekerjaan selanjutnya adalah menyusun
arsip-arsip tersebut pada folder dan
disimpan pada laci arsip. Misalnya :
Caption : PT FAUZAN
Diindeks : Fauzan, PT
Kodenya : Fa
Laci : F (Apabila laci hanya digunakan untuk
menyimpan arsip F saja)
Folder : Fa atau F. 01 (urutan arsip pertama)

15. Perhatikan
contoh surat
berikut ini!

17. Semoga Bermanfaat
&
Terima Kasih