Pengelolaan Arsip Aktif KLHK

1. PENGELOLAAN
PENGELOLAAN ARSIP
AKTIF

2. Definisi Arsip
Arsip Adalah Rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik , organisasi kemasyarakatan,
dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 ttg Kearsipan)

3. PENGELOLAAN ARSIP
ARSIP
ARSIP
DINAMIS
AKTIF INAKTIF
ARSIP
VITAL
ARSIP
STATIS

4. ARSIP DINAMIS
 ARSIP VITAL
 ARSIP AKTIF
 ARSIP INAKTIF
(menurut UU No.43 Tahun 2009 ttg
Kearsipan)

5. ARSIP VITAL
 ARSIP YANG KEBERADAANNYA
MERUPAKAN PERSYARATAN DASAR BAGI
KELANGSUNGAN OPERASIONAL
PENCIPTA ARSIP, TIDAK DAPAT
DIPERBAHARUI, DAN TIDAK TERGANTIKAN

6. ARSIP AKTIF
 ARSIP YANG FREKUENSI
PENGGUNAANNYA TINGGI DAN/ATAU
TERUS MENERUS

7. ARSIP INAKTIF
 ARSIP YANG FREKUENSI
PENGGUNAANNYA TELAH MENURUN

8. PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI
KEGIATAN :
 PENCIPTAAN ARSIP
 PENGGUNAAN ARSIP
 PEMELIHARAAN ARSIP
 PENYUSUTAN ARSIP
(menurut PP No.28 Tahun 2012 ttg Pelaksanaan UU
No43 Tahun 2009 ttg Kearsipan)

9. PENCIPTAAN ARSIP :
 PEMBUATAN ARSIP
 PENERIMAAN ARSIP

10. PENGGUNAAN ARSIP :
 Penggunaan Arsip dinamis diperuntukan bagi
kepentingan pemerintahan dan masyarakat
 Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi
tanggung jawab pencipta arsip
 Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip Vital dan
Arsip aktif
 Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap
ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif
untuk kepentingan penggunaan internal dan
kepentingan publik
 Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan
akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media

11. PEMELIHARAAN ARSIP :
Pemberkasan arsip aktif;
Penataan arsip inaktif;
Penyimpanan Arsip;
Alih Media Arsip.

12. Pemberkasan Arsip
 Pemberkasan arsip aktif dilakukan terhadap
yang dibuat dan diterima
 Dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip
 Menghasilkan tertatanya fisik dan informasi
arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif
 Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan
daftar isi berkas

13. PEMBERKASAN ARSIP:
Dasar Hukum :
 Peraturan Menhut No.
P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 ttg Pedoman
Tata Kearsipan KemenLHK
 Peraturan Sekjen Kemenhut No.P.5/II-Kum/2013
ttg Juklak Penataan Berkas Lingkup Kemenhut

14. AZAS :
 Azas Desentralisasi digunakan dalam hal
penataan dan penyimpanan fisik arsip yang
berada di masing-masing satuan kerja
 Azas Sentralisasi digunakan dalam hal
kebijakan penerapan sistem, kelembagaan,
SDM, Standar sarana dan prasarana

15. Definisi:
 Berkas : Himpunan arsip yg disusun berdasarkan
kesamaan jenis (seri), kesamaan masalah
(rubrik), dan kesamaan urusan/kegiatan (dosir)
 Penataan Berkas/Pemberkasan : Suatu teknik
atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip
secara logis dan sistematis untuk memudahkan
penemuan kembali arsip secara mudah, cepat
dan tepat, yg dilakukan berdasarkan sistem
subyek, dimana arsip-arsip ditata berdasarkan
kelompok masalahdengan menggunakan
klasifikasi arsip Kementerian Kehutanan sebagai
panduan pengelompokan

16. Sarana Penataan Berkas :
 Perangkat Keras
(Hardware)
- Folder
- Map Gantung/Lato Map
- Ordner
- Sekat/Guide
- Label Guide
- Out Indicator
- Kartu Tunjuk Silang
- Meja Pilah (Pigeon Hole)
- Filing Cabinet
- Daftar Berkas
- Daftar Isi Berkas
 Perangkat Lunak
(Software)
- Pola Klasifikasi
- Kode Klasifikasi
- Indeks
- Aplikasi Sistem Informasi
Kearsipan

17. Prasarana Penataan Berkas :
Penyediaan ruangan yang memadai baik dari
sisi kebersihan maupun keamanan maupun
luas ruangan untuk penempatan sarana
penyimpanan arsip

18. Prosedur Pemberkasan Arsip
Aktif
 Memeriksa dan Mengelompokan Arsip
 Pengkodean
 Penentuan Indeks
 Pemberian Tunjuk Silang
 Menempatkan Arsip Dalam Folder atau Map
Gantung/Lato Map
 Penataan Sekat/Guide Primer, Sekunder, dan
Tersier
 Menuliskan Kode Klasifikasi pada Label Guide

19.  Penataan Folder atau Map Gantung/lato Map
pada Susunan Sekat
 Penempatan pada Filing Cabinet
 Membuat Daftar Berkas/Daftar Arsip Aktif
 Membuat Daftar Isi Berkas Yang Disimpan
 Menyerahkan Daftar Berkas/Daftar Arsip aktif
 Memindahkan Arsip Inaktif disertai Berita
Acara dan Daftar Arsip Inaktif ke Unit
Kearsipan

20. Memeriksa dan Mengelompokan
Arsip
 Kegiatan memeriksa terhadap kelengkapan
berkas yang hendak di-file dan memeriksa
keterangan siap “simpan”, “file”, atau
“arsipkan” yang ada pada lembar disposisi
kemudian dikelompokan sesuai dengan
kesamaan masalah

21. Pengkodean
 Menulis kode klasifikasi dengan pensil di
sudut kanan atas. (kode klasifikasi terdapat di
lampiran II Peraturan Menteri LHK No.
P.44/Menlhk/Setjen/Kum.1/5/2016 ttg
Pedoman Tata Kearsipan Kementerian LHK)

22. Contoh Kode Klasifikasi
 PEG KEPEGAWAIAN

 PEG.0 PERENCANAAN PEGAWAI

 PEG.0.0 Formasi Pegawai
 Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan kebutuhan pegawai dari Unit Kerja,
usulan
 permintaan formasi kepada Menpan dan Kepala BKN, persetujuan Menpan, penetapan
formasi, sampai
 dengan penetapan formasi khusus.

 PEG.0.1 Pengadaan Pegawai
 Naskah dinas yang berkenaan dengan proses penerimaan pegawai antara lain
pengumuman,
 seleksi administrasi, pemanggilan peserta tes,
 pelaksanaan ujian tertulis, wawancara, penetapan pengumuman kelulusan, berkas lamaran yang
tidak diterima, nota usul pengangkatan, Surat Keputusan Calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai
Negeri Sipil.


23.  PEG.3 ADMINISTRASI PEGAWAI
 PEG.3.0 Surat Perintah Tugas
 Naskah dinas yang berkenaan dengan Surat Perintah
 Tugas.

 PEG.3.1 Cuti Besar
 Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan sampai dengan penetapan cuti
besar.

 PEG.3.2 Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan
 Naskah dinas yang berkenaan dengan usulan sampai dengan penetapan cuti
sakit, cuti bersalin, cuti
 tahunan.

25. Penentuan Indeks
 Kegiatan menentukan kata tangkap (caption)
terhadap isi informasi yang akan disimpan
sebagai judul berkas
 Indeks dari informasi berkas sebagai subyek
pokok dicantumkan pada tab folder
 Indeks dapat berupa nama orang,
lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah
dan kurun waktu

27. Pemberian Tunjuk Silang
 Penggunaan kartu tunjuk silang untuk satu
arsip dua kode
 Penggunaan kartu tunjuk silang karena
keterkaitan masalah
 Penggunaan kartu tunjuk silang untuk arsip
yang berbeda media

28. Penggunaan kartu tunjuk silang
untuk satu arsip dua kode

29. Penggunaan kartu tunjuk silang
karena keterkaitan masalah

30. Penggunaan kartu tunjuk silang
untuk arsip yang berbeda media

31. Menempatkan Arsip Dalam
Folder atau Map Gantung/Lato
Map

33. Penataan Sekat/Guide Primer,
Sekunder, dan Tersier

34. Menuliskan Kode Klasifikasi
pada Label Guide

36. Penataan Folder atau Map
Gantung/lato Map pada Susunan
Sekat

37. Penempatan pada Filing Cabinet
Penataan Folder Dalam Filing Cabinet

38. Penempatan Pada Filing
Cabinet

40. Membuat Daftar Berkas/Daftar Arsip
Aktif

41. Membuat Daftar Isi Berkas Yang
Disimpan

43. Menyerahkan Daftar
Berkas/Daftar Arsip Aktif
 Unit Pengolah menyerahkan daftar
berkas/daftar arsip aktif yang disimpan ke Unit
Kearsipan setiap enam bulan sekali.
 Daftar berkas/daftar arsip aktif sebagai sarana
monitoring bagi Unit Kearsipan terhadap arsip
yang disimpan di Unit Pengolah
 Daftar dibuat rangkap dua, satu disimpan di
Unit Pengolah, satu disimpan di Unit
Kearsipan

44. Memindahkan Arsip Inaktif disertai Berita
Acara dan Daftar Arsip Inaktif ke Unit
Kearsipan
 Jika sudah habis masa retensinya di Unit
Pengolah maka arsip inaktif dipindahkan ke
Unit Kearsipan disertai berita acara dan daftar
arsip inaktif

45. Peminjaman Arsip
 Peminjaman arsip dilakukan dengan mengajukan
permohonan tertulis kepada Unit Pengolah/Unit
Kearsipan/Unit Pusat Kearsipan dan mengisi
lembar peminjaman arsip
 Peminjam mengisi tanda bukti peminjaman arsip
rangkap 3 (tiga) dengan peruntukan :
a. lembar ke-1 disimpan dalam file sebagai
pengganti arsip yg disimpan
b. Lembar ke-2 disertakan pada arsip yang
dipinjam
c. Lembar ke-3 disimpan sebagai sarana kontrol

46.  Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh
peminjam, petugas yang melayani
peminjaman dan diketahui oleh Kepala Unit
Pengolah/Unit Kearsipan/Unit Pusat Kearsipan
 Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai
batas waktu yang ditentukan dan dapat
diperpanjang lagi apabila arsip tersebut masih
diperlukan
 Petugas wajib meminta kembali arsip yang
belum dikembalikan dalam batas waktu yang
ditentukan

48. TERIMA KASIH