Dokumen ini menjelaskan manajemen kearsipan dengan sistem terminal digit, termasuk peralatan seperti buku arsip dan kartu indeks. Terdapat prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan pengindeksan berdasarkan nomor kode. Beberapa contoh surat dan transaksinya disertakan untuk ilustrasi sistem pengarsipan.

1. MANAJEMEN
KEARSIPAN
Sistem Terminal Digit

2.  Buku Arsip atau Buku Agenda
 Filling Cabinet
 Guide
 Map atau Folder
 Kartu Indeks
 Kotak Kartu Indeks
 Rak Sortir

3. 00-09 50-59
10-19 60-69
20-29 70-79
30-39 80-89
40-49 90-99

4. Nomor Verbal Tanggal Tanggal Dikirim kepada Verbal Ket
Urut Nomor Surat Kirim Pokok
Nama Alamat
Surat
Instansi

5. Nomor Tanggal Surat Pengiri Perihal Diteruskan Ket Kode
Urut Diterima m Isi Ke Lampir Arsip
Tanggal Nomor Ringkas an
PT.
1247 29/11/12 27/11/12 221/Pnw Penawaran 001247
Mandira Bag. -
/XI/2012 Kendaraan
Prima Pembelian
Bermotor
Perkasa
Bag. Faktur 00128
1248 29/11/12 27/11/12 533/F- PT. Tagihan
Faktur Keuangan No. 231
231/XI/12 Olympus
Jaya No. 231
611/Pmb/ PT. Pembelian Bag. PO No. 002261
2261 21/12/12 19/12/12
Keraton Furniture Pembelian 342
XII/2012

6. INDEKS : Mandira Prima Perkasa, Tanggal 29/11/2012 KODE: 001247
PT No: 1247 M/K
Isi Ringkas : Penawaran Kendaraan Bermotor
Lampiran : -
Dari : PT. Mandira Prima Perkasa Kepada :
Tanggal : 27 November 2012 Nomor : 221/Pnw/XI/2012
Pengelola : Bagian Pembelian Paraf :
Catatan :

7. Kartu Indeks
M
Judul Surat : PT. Mandira Prima Perkasa
Nomor Surat : 221/Pnw/XI/2012
Hal Surat : Penawaran Kendaraan
Bermotor
Tanggal Surat : 27 November 2012
Kode Surat : 001247

8. Kartu Indeks
O
Judul Surat : PT. Olympus Jaya
Nomor Surat : 533/F-231/XI/12
Hal Surat : Tagihan Faktur No. 231
Tanggal Surat : 27 November 2012
Kode Surat : 001248

9. Kartu Indeks
K
Judul Surat : PT. Keraton
Nomor Surat : 611/Pmb/XII/2012
Hal Surat : Pembelian Furniture
Tanggal Surat : 19 Desember 2012
Kode Surat : 002261

10. Cara Mengindeks
Nomor Kode Unit III (Laci) Unit II(Guide) Unit I (Folder)
001247 40-49 47 2
001248 40-49 48 2
002261 60-69 61 2

11. Urutan
 Pengertian sistem terminal digit
 Peralatan dan perlengkapan
 Prosedur penyimpanan
 Prosedur penemuan kembali
 kesimpulan