Downloaded 808 times
Uploaded byArieska D. Saputri Carrotist
Filling sistem subjek
Dokumen ini membahas tentang sistem pengarsipan dengan pengklasifikasian arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan, serta menjelaskan kelebihan dan kekurangan dari sistem tersebut. Kelebihan termasuk kemudahan menemukan warkat, sementara kekurangan meliputi kesulitan dalam klasifikasi dan kurangnya kesesuaian untuk berbagai jenis surat. Selain itu, dokumen ini menguraikan langkah-langkah untuk menyusun, menyimpan, dan menemukan kembali arsip secara efektif.
Filling sistem subjek
- 1. FILLING SISTEM SUBJEK ARIESKA D. S 07 / XI AP1
- 2. PENGERTIAN FILLING SISTEM SUBJEK
- 3. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN • Mudah mencari warkat kembali bila perihalnya sudah diketahui Kelebihan • Judul dan susunannya dapat dikembangkan secara tidak terbatas sesuai kebutuhan • Sulit mengklasifikasikan surat Kekurangan • Kurang cocok untuk bermacam jenis surat
- 4. CARA MENYUSUN DAFTARKLASIFIKASI Klasifikasi arsip berdasarkan fungsi atau kegiatan pelaksanaan tugas. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan menggunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus dan dibagi menjadi 3 perincian. Untuk membedakan perincian pertama, kedua, dan ketiga digunakan kode huruf dan angka.
- 5. CARA MENGGUNAKAN KLASIFIKASI • Untuk memahami pola klasifikasi harus memahami perincian pertama, kedua, dan ketiga serta memahami 1 hubungan antara masalah dengan sub masalah dan sub- sub masalah. • Tiap kode merupakan bagian atau sub ordinat dari kode 2 di atasnya. • Untuk dapat menentukan kode klasifikasi suatu naskah secara tepat harus dipahami masalah yang terkandung 3 dari sudut pandang nama masalah itu disajikan. • Naskah yang mempunyai lebih dari satu masalah, harus dipilah masalah yang paling menonjol dan dikaitkan 4 dengan tugas dan fungsi pemilik arsip.
- 6. BAGAN DAFTAR KLASIFIKASI Sub Pokok Sub-sub Pokok Masalah Utama Masalah Utama Pokok Masalah Sub Pokok Sub-sub Pokok Utama Masalah Utama Masalah Utama Sub Pokok Sub-sub Pokok Masalah Utama Masalah Utama LACI GUIDE FOLDER
- 7. Contoh Penyusunan DaftarKlasifikasi Masalah Utama Sub Masalah Sub-sub Masalah KP : Kepegawaian KP.01 Pengadaan KP.01.01 Formasi KP.01.02 Lamaran Kerja KP.01.03 Test/Ujian KP.01.04 Penenmpatan KP.02 Pengangkatan KP.02.01 Mutasi KP.02.02 Kenaikan Pangkat KP.02.03 Pindah KU : Keuangan KU.01 Upah dan Gaji KU.01.01 Upah/Gaji Harian KU.01.02 Upah/Gaji Mingguan KU.01.03 Upah/Gaji Bulanan KU.02 Kredit KU.02.01 Kredit bank KU.02.02 Kredit Usaha Kecil KU.02.03 Kredit Investasi
- 8. PERLENGKAPAN Filling cabinet Guide Folder Rak sortir Kartu indeks
- 9.
- 10. Dicatat dalam buku agendaatau kartu kendali Dicatat dalam kartu/buku klaper
- 11. LANGKAH-LANGKAH PENYIMPANAN SURAT Periksa tanda siap simpan surat Tentukan indeks dan kodenya Mengisi kartu indeks Menyortir surat Menyimpan surat
- 12. PENEMUAN KEMBALI ARSIP Kenali arsip yang diminta Indeks arsip yang akan dipinjam, tentukan judul, lihat daftar klasifikasi, tentukan kode, lalu lihat bon pinjam arsip Telusuri menggunakan kartu indeks Menuju tempat penyimpanan Mengisi bon pinjam arsip Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan