MENERAPKAN KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

1. KLASIFIKASI ARSIP
&
INDEKS ARSIP
Kearsipan Kelas X OTKP

2. KONSEP KLASIFIKASI ARSIP
Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun
2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi
Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip
adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang
dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi
menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan.
Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau
diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi
atau kegiatan organisasi dapat diatur atau
diterima dengan mudah sehingga
penemuan kembali (retrieval) pun dapat
dilakukan dengan tepat dan cepat.

3. UNSUR KLASIFIKASI ARSIP
Kelompok
Informasi Arsip
• Unsure Fungsi
• Unsure Struktur
Organisasi
• Unsure Masalah
Kode Arsip
• Kode Huruf
• Kode Angka

4. Menurut Chrisyanti, Indeks
adalah daftar atau label yang berisi
susunan pokok masalah (heading)
dan sub pokok masalah (sub
heading) atau sub-sub pokok
masalah (sub-sub heading) yang
disusun menurut susunan abjad
atau nomor atau gabungan abjad
dan nomor indeks.
KONSEP INDEKS ARSIP

5. Menurut Gunawan, penulisan indeks nama orang dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu
staraigth order dan indexing order.
JENIS PENULISAN INDEKS
Contoh penulisan indeks dengan cara straigth order
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Widhian Aulia,
Dr.Ade Maulana Ade Maulana
Rere Agrezta Rere Agrezta
Contoh penulisan indeks dengan cara indexing order:
Nama Asli Indeks
Dr. Widhian Aulia Aulia, Widhian, Dr.
Ade Maulana Maulana, Ade
Rere Agrezta Agrezta, Rere

6. • Mengindeks Nama Orang
1. Nama biasa, yaitu yang tidak termasuk golongan nama keluarga atau marga.
Nama seperti itu diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis.
JENIS PENULISAN INDEKS
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Sambas Ali Muhidin Sambas Ali Muhidin
2 Kamila Cynthia Inara Kamila Cynthia Inara

7. 2. Nama perorangan jika menggunakan nama keluarga, unit pertama adalah
nama keluarganya. Khusus nama orang Cina atau Korea, nama keluarga biasanya ditulis di
depan sehingga penulisan indeks sebagaimana nama itu ditulis.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 George R. Terry Terry George R.
2 Liem Swie King Liem Swie King

8. 3. Nama perorangan jika menggunakan nama marga sebagai salah satu unit nama
orang tersebut, unit pertama adalah nama nama marganya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris
2 Pierre Tendean Tendean Pierre -

9. 4. Nama perorangan jika menggunakan nama baptis, yang
digunakan adalah nama aslinya/nama jelasnya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Franciscus Sutopo Sutopo Franciscus -
2 Antonius Sukoco Sukoco Antonius -

10. 5. Nama perorangan jika disingkat, yang dipakai adalah nama jelasnya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R. Agrezta Agrezta R. -
2 Reza H. Reza H. -

11. 6. Nama wanita jika diikuti nama suaminya, yang digunakan adalah
nama suaminya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ny. Agrezta Reza Reza Agrezta (Ny)
2 Aulia Kartadipoera Kartadipoera Aulia -

12. 7. Nama perorangan jika memakai gelat adat, gelar keragaman, gelar kesarjanaan, atau
gelar yang berwujud kepangkatan, gelarnya tidak diperhatikan dan nama orang tersebut
diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 R.A Kartini Kartini (R.A) Haris
2 dr. R.M Nurrachim Nurrachim (dr. R.M) -
3 Kapten Jono Jono (Kapten)

13. 8. Nama urutan kelahiran, seperti di Bali, unit utamanya adalah nama diri,
kemudian diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Ida Bagus Putu Arsana Arsana Putu Ida Bagus
2 I Made Putu Wirawan Wirawan Putu I Made

14. 10. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof,
tanda hubung, tanda seru, tanda Tanya, tanda kutip, garis
bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks. Adapun nama-nama
yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’ Agostino DAgostino Abdul -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -

15. 10. Nama asing yang memakai awalan seperti D’, Da, De, Del, De,
La, Della, Den, Des, Di, Dos, Du, E’, El, Fitz, II, L’, La, Las, Le, Les, Lo, Los, M’, Mac,
Mc, O’, Per, Saint, San, Santa, Santo, St., Ste., Te, Ten, Ter, Van, Van de, Van der, Von,
Von der, dan sebagainya, awalan tersebut tidak dianggap sebagai unit sendiri atau
tergabung dengan nama sisanya menjadi satu unit.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Michael D’Agostino DAgostino Michael -
2 Penelope D’Cruz DCruz Penelope -

16. • Mengindeks Nama Perusahaan
1. Nama perusahaan atau organisasi diindeks sebagaimana yang tertulis dengan
kepala surat atau merk dagang yang tertulis
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Persatuan Wartawan
Indonesia
Wartawan Indonesia Persatuan
2 Ikatan Dokter Indonesia Dokter Indonesia Ikatan
3 PT Pos Indonesia Pos Indonesia PT

17. • Nama organisasi yang sering disingkat dan sudah popular dengan nama
singkatannya tidak perlu dipanjangkan dan diindeks seperti yang tertulis. Jika huruf
tunggal, dipisahkan oleh spasi indeks setiap huruf sebagai unit terpisah, seperti
MPR. Akronim (kata yang dibentuk dari pertama, atau beberap huruf pertama, dari
beberapa kata, seperti UNPAD dan UPI) diindeks sebagai satuunit tanpa tanda baca
atau spasi. Kata yang disingkat (lab, Inc.) diindeks sebagai satu unit tanpa tanda
baca atau spasi.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 MPR M P R
2 UPI UPI - -
4 UNPAD UNPAD

18. 3. Nama perusahaan, yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit,
dari nama tersebut yang dijadikan unit pertama adalah nama orangnya, dan nama orang
tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Rumah Sakit Hasan
Sadikin
Hasan Sadikin Rumah Sakit
2 Bandara Husein
Sastranegara
Sastranegara Husein Bandara
3 Ayam Goreng Suharti Suharti Ayam Goreng

19. 4. Nama perusahaan yang terdiri atas nama angka sebagai bagian dari nama
perusahaan tersebut, diindeks dengan cara mengganti angka dengan huruf sebagai satu
unit.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 7 Day Market Seven Day Market
2 Toko 711 Tujuh Sebelas Toko -
3 21 Movie Twenty One Movie -

20. 5. Nama perusahaan yang menggunakan kata-kata kecil dan symbol (article, prepositions,
conjunction, and symbols) ditulis sebagai unit terpisah dalam pengindeksnya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4
1 A & A Drilling A and A Drilling
2 A Clean House A Clean House
3 The $ Shop Dollar Shop the

21. 6. Semua tanda baca (koma, titik, tanda hubung, apostrof, tanda hubung, tanda seru,
tanda Tanya, tanda kutip, garis bawah, dan garis miring) diabaikan ketika mengindeks.
Nama-nama yang diindeks mengikuti peraturan mengindeks.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Bandara Soekarno-Hatta SoekarnoHatta Bandara -
2 Inter-Asia Services InterAsia Service -

22. • Mengindeks Nama Instansi Pemerintah
1. Nama instansi yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama
instansi tersebut, sedangkan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kementrian Pendidikan RI Pendidikan RI -
2 Departemen Sosial Sosial Departemen -

23. 2. Pada beberapa instansi pemerintahan atau nama atau wilayah yang diutamakan
adalah nama tempat atau daerah, kemudian diikuti oleh bentuk kata tingkat badannya.
Filling Segment Indexing Order of Unit
No Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3
1 Kota Bandung Bandung Kota -
2 Provinsi Jawa Barat Jawa Barar Provinsi