Dokumen ini memberikan penjelasan tentang arsip, termasuk definisi arsip, jenis sistem penyimpanan arsip, prosedur penyimpanan arsip, daftar klasifikasi arsip, dan prosedur penemuan kembali arsip. Arsip adalah kegiatan mengelola dokumen dengan mencatat, menyimpan, dan menemukannya kembali melalui sistem tertentu. Ada beberapa sistem penyimpanan seperti sistem abjad, tanggal, subjek, angka, dan wilayah.

1. WELCOME

2. BY

4. ARSIP
kegiatan
meneliti,mencatat,me
-nyimpan,dan
menemukan kembali
surat/warkat dengan
sistem tertentu pada
suatu instansi
• Macamnya:
–Sistem ABJAD
–Sistem Tanggal
–Sistem Subjek
–Sistem Angka
–Sistem Wilayah

6. • Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
• Nama lebih mudah diingat.
• Arsip dari nama yang sama akan berkelompok di
bawah satu nama.
• cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya
belum kompleks atau masih sederhana

7. Kelemahan
• Ada kemungkinan terjadi kesalahan
penempatan berkas jika tidak mengikuti
aturan secara konsisten
• Nama yang sama mungkin membingungkan,
• Pemindahan atau penghapusan berkas yang
sudah lama amat sulit atau jarang dilakukan.
• Pemberian label pada Folder memakan tenaga
yang banyak.

8. PROSEDUR PENYIMPANAN
•
•
•
•
•
•
•
Pengumpulan Surat
Memeriksa
Mengindeks
Memberi Kode
Menyortir
Menempatkan
Pemeliharaan, perawatan, dan pemusnahan
menurut peraturan yang berlaku.

9. DAFTAR KLASIFIKASI
•
•
•
•
Nama Perorangan
Nama Perusahaan
Instansi Pemerintah
Nama Organisasi dan Perhimpunan

10. 2. Surat-surat diklasifikasikan
berdasarkan abjad mulai dari A
sampai Z.
3. Nama-nama telah diindeks
disusun dan dikelompokkan
berdasarkan abjad, maka namanama tersebut dapat diurut.
4. Dapat dibuat tabel

11. DAFTAR KLASIFIKASI
PT.Bukaka Raya
No
Kode
Sub
Caption
1
D
Du
Duta Mega
2
E
El
Elengant Paper
3
H
Ha
Harapan Bagus
4
M
Ma
Makarya Perusahaan Terbatas
Mi
Mitra Jaya

13. Filing Cabinet

14. MAP/FOLDER/SNELHECTER

15. GUIDE

16. KARTU INDEKS
Hardware
Ag (Penawaran Mesin
Fax)

17. KOTAK SORTIR

18. BON PINJAM ARSIP

19. PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI
• Telitilah arsip yang diminta atau yang akan dicari dan
ditemukan kodenya
• Isilah bon peminjaman
• Cari lah arsip ke laci filing cabinet (lemari berkas) sesuai
dengan kode arsip
• Ambillah arsip yang diminta
• Tempatkanlah out guide atau out sheet di tempat arsip
yang diambil
• Serahkan arsip kepada yang memerlukan.
• Setelah selesai, peminjam segera mengembalikan kepada
Arsiparis.