Dokumen ini membahas manajemen kearsipan, mencakup peralatan dan perlengkapan yang digunakan dalam penyimpanan arsip, serta sistem pengarsipan digital. Berbagai jenis peralatan kearsipan seperti filling cabinet, rotary, dan map arsip dijelaskan, termasuk cara kerja dan tata cara pengarsipan digital. Informasi ini penting untuk mempercepat dan mempermudah proses kearsipan serta menjaga keamanan arsip.

1. MANAJEMEN
KEARSIPAN
III
Dosen : Natta Sanjaya,S.Sos.,M.Si

2. Pokok Bahasan:
1. Peralatan Dan Perlengkapan Kearsipan
2. Jenis-jenis Peralatan Kearsipan
3. Contoh – Contoh Peralatan Kearsipan
4. Alat Dan Perlengkapan Peralatan Kearsipan
5. Sistem Pengarsipan Digital

3. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
 Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang
digunakan dalam bidang kearsipan.
 Fungsi peralatan kearsipan antara lain :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan,
dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan
sehingga arsip tahan lama

4. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
KEARSIPAN
• Dalam menentukan peralatan dan perlengkapan sistem
pengarsipan perlu diperhatikan hal-hal berikut:
• Bentuk fisik arsip/dokumen (dimensi)
• Frekuensi penggunaan arsip (jangkauan)
• Umur arsip (kapasitas daya tampung)
• Lokasi / fasilitas penyimpanan (sistem)
• Ukuran Ruangan
• Bentuk Organisasi
• Aspek keamanan dan proteksi

5. TIPE PERALATAN
PENYIMPANAN ARSIP
01
Pengarsipan horizontal
penempatan atau penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara mendatar (horizontal),
dimana arsip atau dokumen saling
bertumpuk pada rak atau laci yang
tidak terlalu dalam

6. 02
Pengarsipan vertikal
penempatan atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertikal) di
mana arsip disusun berderet
kebelakang
TIPE PERALATAN
PENYIMPANAN ARSIP

7. TIPE PERALATAN
PENYIMPANAN ARSIP
03
Pengarsipan lateral
penempatan atau
penyimpanan
arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) di mana
arsip disusun berderet
menyamping

8. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
1. Filling Cabinet
Filling cabinet adalah lemari arsip yang terdiri dari
beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak
digunakan adalah 4 dan 5 laci.
Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip yang
masih bersifat aktif. Filling cabinet terbuat dari plastik
atau logam

9. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
arsip dilakukan secara berputar
Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak
banyak memakan tenaga

10. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
3. Lemari Arsip
Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip
dalam berbagai bentuk arsip
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan
arsip yang disusun secara lateral

11. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari
karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat
Macam-macam map:
a. Stopmap folio
b. Map snelhecter
c. Folder
d. Hanging folder

12. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
6. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang
digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah
dalam penyimpanan arsip
7. Ordner
Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung
sekitar 5cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.
Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator

13. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
8. Stapler
9. Perforator
Jenis-jenis perforator :
a. Perforator satu pelubang, digunakan untuk melubangi
kartu perpustakaan
b. Perforator dua pelubang, digunakan untuk melubangi
kertas yang akan disimpan dalam snelhecter atau
ordner
c. Perforator tiga pelubang, digunakan untuk melubangi
kertas yang akan disimpan dalam ordner

14. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
10. Numerator
11. Kotak/Box (untuk arsip in aktif)
12. Alat Sortir
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk
memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-
masing
13. Label

15. JENIS-JENIS PERALATAN
KEARSIPAN
14. Tickler File
Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat
dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran kecil
15. Cardex Cabinet
Cardex (Card Index) cabinet adalah alat yang
digunakan untuk menyimpan kartu indeks

16. CONTOH – CONTOH
ALAT DAN PERLENGKAPAN
 Vertikal
 Open face
 Specialized
 Lateral
 Mobile

17. CARA KERJA SISTEM
PENGARSIPAN DIGITAL
Proses perubahan dari dokumen cetakmenjadi dokumen
elektronik disebut dengan proses digitalisasi dokumen.
dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) --- diproses
dengan sebuah alat (scanner) untuk menghasilkan --- dokumen
elektronik.

18. CARA KERJA SISTEM PENGARSIPAN DIGITAL
Prosedur dan proses pengolahan arsip manual ke
pengarsipan digital:
– Arsip dikumpulkan dan ditransfer menjadi file digital
dengan mesin scanner
– Data yang diperolah berupa file digital disimpan ke
dalam komputer sebagai sebuah database arsip

19. • Pengelolaan sistem pengarsipan digital akan lebih
optimum&efektif dalam sebuah sistem jaringan komputer
• Database dapat ditempatkan di server, sementara masing-
masing user dapat mengolah file sesuai kebutuhannya
• Masalah keamanan file dan hak akses diatur dan dikelola
oleh unit IT perusahaan, walaupun dalam skala kecil dapat
juga diserahkan kepada user tertentu di tiap-tiap unit
• Khusus arsip otentik/orisinal yang mengandung unsur
legalitas tetap disimpan dalam wujud aslinya (kertas)

20. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

21. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

22. KONSEP PENGARSIPAN DIGITAL

23. TERIMA KASIH