Документ описывает процесс внедрения офиса управления проектами (ОУП) в несколько IT-компаний с акцентом на методические подходы, обучение проектных менеджеров и использование инструментов управления проектами, таких как Microsoft Project и SharePoint. Упоминаются важные аспекты, такие как поддержка топ-менеджмента, согласование видения и стратегии внедрения ОУП, а также обучение сотрудников для повышения вероятности успешного внедрения. Рассмотрены задачи, касающиеся работы с людьми и методическое обеспечение, включая разработку шаблонов документов и установление стандартов.

1. Антон ВитязьЗапуск Офиса управления проектами

2. Антон ВитязьРедактор интернет проекта для проектных менеджеров - http://project.mentoors.com

3. Запуск проектного управления в нескольких ИТ компаниях.

4. Участие в подготовке методики управления проектами ДТЭК и обучению проектных менеджеров Востокэнерго

5. Внедрение инструментов по управлению проектами – Microsoft Project, Project Server, SharePoint, Issue Tracker

6. Проведение профессиональных тренингов по проектному управлению, один из докладчиков на последнем официальном PMI PMP тренинге в Киеве по инструментам управления проектамиСостав презентацииПервые шаги – обзор подхода к внедрению Офиса Управления Проектами (ОУП)МетодикаИнструментыЛюди – вне проектного офисаЛюди – внутри проектного офиса

7. Первые шаги

8. Первые шаги в построении ОУПСогласование видения и стратегии развития ОУП с руководством компанииПостроение отношений с заинтересованными лицами - определение их потребностей, задач, подключение их на самом раннем этапе внедренияАнализ текущей практики управления проектамиОпределение видения ОУП – какие проблемы он решает, чем поможет нам, каким он будетФормирование плана внедрения ОУП – поэтапно, адекватно возможностям ОУП, уровню готовности сотрудников, доступности ресурсов

9. Что важноШаблоны документов, книги и много страниц методик – это то что как правило есть всегда но всегда мало помогает успешному запуску ОУП.Понимание людей ЗАЧЕМ это, ПОЧЕМУ это нужно, и ЧЕМ это будет полезно – дает большие шансы на успех внедрения ОУП. Важна поддержка топ-менеджмента.Донести до людей ответы на предыдущие вопросы, обучить их КАК это достичь и дальше помочь им системно управлять проектами – это во многом обеспечивает успешное внедрение ОУП.

10. Ориентировочный план первого этапа6-8 недель на пилотную группу3-4 недели на подготовку к внедрению2-3 недели на стратегию и анализ ситуацииВ результате – демонстрация успеха, обученные люди и возможность для дальнейшего продвижения ОУП

11. Методика

12. МетодикаСоздание шаблонных документов – начиная с ключевых шаблонов – концепция проекта, устав проекта, статус проекта.Адаптация стандартов PMI по управлению проектами и программами для конкретного внедрения ОУППодготовка изменений в организационные положения – для обеспечения прозрачного взаимодействия с ОУППроцедуры по практическому использованию системы управления проектами

13. Первые задачи методического обеспеченияОценка и приоритезация проектов Порядок инициации проектовПорядок планирования проектовПорядок отчетности по проектамШаблоны документов – концепция, устав, отчет о статусе проекта, отчет о статусе портфеля проектовРазные шаблоны и процедуры для разных типов проектов – для малых проектов одни, для стратегических - другие

14. Главное в методикеАдекватность размеру проектаСоответствие международным стандартамПросто и понятноНаличие примеровОбучение – живое, презентации, видео презентации, вопросы-ответыДополнительные специально подготовленные статьи с разъяснением

15. ИнструментыСистема управления проектами

16. Система управления проектамиСистема календарного планированияСистема актуализации фактических данных по ходу выполнения проектовСистема по работе с проектной документациейСистема для управления записями по процессам – риски, изменения, качество, проблемыБаза знаний – типовые проекты, описание инструментов управления проектами, шаблоны документов

17. Возможности для быстрого старта:Хороший опыт ДТЭК по использованию SharePoint для работы с документамиГотовые специалисты по развертыванию проектного сервера Microsoft ProjectВозможные альтернативные инструменты с минимальными затратами на старте (SAAS, cloud модель)

18. Люди вне ОУПРуководители проектов в функциональных подразделениях, руководство компании, руководители функциональных подразделений, сотрудники

19. Задачи по работе с людьми (1/2)От руководстваПолучить текущие стратегические задачиСогласовать видение и план внедрения ОУППолучить публичную поддержкуС руководителями проектовВыстроить win-win отношенияПомочь пилотной группе быстро и успешно влиться в ПМОС функциональными руководителямиС сотрудниками

20. Задачи по работе с людьми (2/2)С функциональными руководителямиВыстроить отношения, определить win-win стратегииПомочь им успешно реализовывать внутренние проекты функциональных подразделенийНаучиться разделять операционную и проектную работуС сотрудникамиНаучить работать в рамках проектной группыДать удобные инструменты, простые и понятные методические материалы для успешной работы

21. Руководство компанииЗнакомство со стратегией бизнес и ключевыми задачами бизнесаСогласование видения ОУП и плана проекта внедрения ОУП, включая бюджет на построение системы ОУПСогласование организации ОУП, оргструктуры, политики, функциональных обязанностейАнализ результатов аудита текущей проектной деятельностиСогласование формата отчетности ОУП перед руководством компанииСогласование методики проектного управления

22. Руководители проектовАудит перечня текущих проектов, сведение проектов в единый реестрКлассификация проектовОпределяем фактическое состояние дел по управлению проектамиСверяем текущие бизнес задачи с текущими проектамиОпределяем уровень знаний руководителей проектов, выбираем пилотную группуВыбираем проекты для этапа пилотного перехода на инструменты и методику ПМО

23. Люди в ОУПЗадачи, позиции в ОУП