Аналитика в управлении проектами: цели, форматы, технологии, примеры. Как с помощью отчетов и аналитики обеспечить прозрачность и достоверность информации в проектной деятельности.

1. АНАЛИТИКА
В
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Цели,
форматы,
технологии,
примеры
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»

2. 2
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
О
ЧЕМ
БУДЕМ
ГОВОРИТЬ
01 Введение
02 Аналитика
при
организации
УП
03 Аналитика
при
реализации
УП
04 Заключение

3. 3
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ВВЕДЕНИЕ
В
ТЕМУ
01 Введение
02 Аналитика
при
организации
УП
03 Аналитика
при
реализации
УП
04 Заключение

4. 4
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
АНАЛИТИЧЕСКАЯ
ОТЧЕТНОСТЬ
(АНАЛИТИКА)
ПО
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ИМЕЕТ
МНОЖЕСТВО
АСПЕКТОВ
УПРАВЛЕНИЕ
НА
ОСНОВЕ
ОБЪЕКТИВНЫХ
(ОЦИФРОВАННЫХ)
ДАННЫХ
Принятие
решений
на
основе
текущей
картины
фактов
ДОЛЖНЫ
ОБЕСПЕЧИВАТЬСЯ
ПОЛНОТА
И
КАЧЕСТВО
ДАННЫХ
Для
принятия
решений
необходимо
на
уровне
процедур
обеспечить
полноту
информации
и
ее
качество
ИСПОЛЬЗУЮТСЯ
СРЕДСТВА
ВИЗУАЛИЗАЦИИ
ДАННЫХ
Способ
представления
информации,
облегчающий
восприятие.
Аналитика
должна
экономить
время
для
принятия
решений.
ВЫЯВЛЕНИЕ
СКРЫТЫХ
СВЯЗЕЙ
НА
ОСНОВАНИИ
КОМБИНАЦИЙ
ДАННЫХ
Анализ
различных
комбинаций
показателей
и
срезов
позволяет
получать
новые
«смыслы»
для
принятия
решений
ПРИВЛЕКАЮТСЯ
КОМПЕТЕНТНЫЕ
СПЕЦИАЛИСТЫ
При
подготовке
качественной
аналитики
нужны
специалисты,
позволяющие
провести
сбор
и
анализ
информации:
проектный
офис,
аналитики
ФОРМИРУЕТСЯ
НА
ПЕРИОДИЧЕСКОЙ
ОСНОВЕ
Анализ
проекта
в
динамике.
Периодичность
зависит
от
горизонтов
планирования.
ВАЖНЫЙ
КОМПОНЕНТ
ПРИНЯТИЯ
РЕШЕНИЙ
КЛЮЧЕВОЙ
АСПЕКТ
АНАЛИТИКИ
В
УП
Источник:
Deloitte
Survey,
Опыт
ГК
ПП
на
основе
объективной
регулярной
своевременной
информации
о
проекте

5. 5
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРОБЛЕМЫ
В
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.
МНЕНИЕ
ЗАКАЗЧИКОВ
Источник:
Анализ
практик
использования
аналитики
в
УП
58%
не
удовлетворены
сроками
подготовки
планов
и
бюджетов
Планирование
и
контроль
60%
не
удовлетворены
реализацией
проектов
в
связи
с
плохой
отчетностью
Отчетность
и
аналитика
Ключевые
показатели
(KPI)
52%
не
удовлетворены
точностью
прогнозов
ключевых
показателей
IT-­‐поддержка
57%
получают
преимущества
от
использования
ИТ-­‐решений
при
формировании
аналитики
Большое
количество
проблем
в
проектной
деятельности
вызвано
в
том
числе
слабой
аналитической
поддержкой
492
Организаций
опрошено:
30%
24%
27%
19%
Энергетика
Финансы
и
Банки
Строительные
организации
Госорганы

6. 6
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ЦЕЛИ
АНАЛИТИЧЕСКОЙ
ПОДДЕРЖКИ
ВАРЬИРУЮТСЯ
В
ЗАВИСИМОСТИ
ОТ
УРОВНЯ
УПРАВЛЕНИЯ
ЗАКАЗЧИК,
КУРАТОР
РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРОЕКТА
ИСПОЛНИТЕЛИ
Организация
проектной
деятельности
Реализация
проектной
деятельности
Форматы
представления
аналитики
§ Панели
Мониторинга
Ключевых
Показателей;
§ Агрегированная
Отчетность;
§ Статус-­‐отчеты
по
Проекту;
§ Мониторинг
показателей
в
разрезе
областей;
§ Отчетность
По
Конкретным
Показателям
(Зона
Ответственности);
Обеспечить
уверенность
в
системе
управления
проектами
Сможем
ли
мы
реализовать
проект
в
текущей
среде?
Получать
актуальную
и
информацию
о
статусе
получения
продукта
Сможем
ли
мы
поставить
продукт
в
заданных
ограничениях?
Понимать
ту
среду,
в
которой
будет
реализовываться
проект
Какова
текущая
система
управления
проектами?
Какие
роли
на
проекте
необходимы?
Какой
порядок
управления
проектом
сложился
и
какие
роли
играет
исполнитель?
Вырабатывать
и
реализовывать
решения
на
операционном
уровне
Как
текущий
темп
исполнения
проекта
повлияет
на
сроки,
бюджет?
Мотивировать
себя
на
четкое
исполнение
задач
проекта
Какие
задачи
зависят
от
моего
текущего
исполнения?
Уровни
управления
в
проектной
деятельности
Источник:
опыт
ГК
ПП

7. Завершение
Реализация
7
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
НАЗНАЧЕНИЕ
И
СОДЕРЖАНИЕ
АНАЛИТИКИ
ВАРЬИРУЕТСЯ
В
ЗАВИСИМОСТИ
ОТ
ЭТАПА
ЖЦ
Разработка
Концепция
Источник:
анализ
практики
выполнения
проектов
от
ГК
ПП
ОТЧЕТЫ
ПО
ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ
ДИСЦИПЛИНЕ:
• План,
факт
и
прогноз
по
исполнению
ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
• Процедуры
и
роли;
• Рабочие
документы;
СТАТУС-­‐ОТЧЕТЫ:
• Регулярная
отчетность
о
ходе
исполнения;
• Проблемы
и
вопросы;
ОТЧЕТЫ
ПО
МОНИТОРИНГУ:
• Плановые
и
фактические
значения
показателей;
• Прогнозы;
ИТОГОВЫЙ
ОТЧЕТ
ПО
ПРОЕКТУ:
• Обзор
проекта
и
результатов;
• Извлеченные
уроки
/
рекомендации;
• Формируется
один
раз
за
проект;
Задачи
и
работы
проекта
активно
исполняются,
генерируются
данные
о
ходе
выполнения
Снижается
уровень
неопределенности,
проект
активно
планируется
Завершено
более
95%
работ
проекта,
подведение
итогов
Кол-­‐во
отчетной
информации
Время

8. 8
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
АНАЛИТИКА
ПРИ
ОРГАНИЗАЦИИ
УП
01 Введение
02 Аналитика
при
организации
УП
03 Аналитика
при
реализации
УП
04 Заключение

9. Завершение
Реализация
9
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
Разработка
Концепция
Источник:
анализ
практики
выполнения
проектов
от
ГК
ПП
ОТЧЕТЫ
ПО
ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ
ДИСЦИПЛИНЕ:
• План,
факт
и
прогноз
по
исполнению
ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
• Процедуры
и
роли;
• Рабочие
документы;
СТАТУС-­‐ОТЧЕТЫ:
• Регулярная
отчетность
о
ходе
исполнения;
• Проблемы
и
вопросы;
ОТЧЕТЫ
ПО
МОНИТОРИНГУ:
• Плановые
и
фактические
значения
показателей;
• Прогнозы;
ИТОГОВЫЙ
ОТЧЕТ
ПО
ПРОЕКТУ:
• Обзор
проекта
и
результатов;
• Извлеченные
уроки
/
рекомендации;
• Формируется
один
раз
за
проект;
Задачи
и
работы
проекта
активно
исполняются,
генерируются
данные
о
ходе
выполнения
Снижается
уровень
неопределенности,
проект
активно
планируется
Завершено
более
95%
работ
проекта,
подведение
итогов
Кол-­‐во
отчетной
информации
Время
НА
ПЕРВЫХ
ЭТАПАХ
ПРОЕКТА
РЕШАЕТСЯ
БОЛЬШЕ
ОРГАНИЗАЦИОННЫХ
ЗАДАЧ

10. Пользователь:
Руководитель
проектного
офиса,
Кураторы
проектов
Данные:
Статус
подготовки
паспортов
проектов,
кол-­‐во
Цель/Потребность:
Мониторинг
хода
организации
системной
работы
по
проектам
в
ответственности
ПрОф
Формат/Период:
Диаграмма
«сгорания»,
еженедельное
обновление
10
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
ПАСПОРТИЗАЦИЯ
ПРОЕКТОВ.
СТАТУС
24#
18# 19# 17#
11# 11# 11# 11# 11# 11#
48#
39# 39# 38# 34#
18#
17# 17# 15#
17#
18#
12#
1#
16#
21#
14#
15#
12#
7#
4#
11#
12#
7# 7# 5# 5# 4# 5#
6#
8#
14# 14#
14#
9#
8#
5#
3#
4# 4# 6# 4# 4# 4#
3# 6#
11#
24#
27#
29#
31#
33# 33# 34# 37# 38# 38#
0#
10#
20#
30#
40#
50#
60#
70#
80#
07.03.14# 21.03.14# 04.04.14# 21.04.14# 30.04.14# 15.05.14# 29.05.14# 23.06.14# 03.07.14# 17.07.14# 31.07.14# 14.08.14# 28.08.14# 11.09.14# 19.09.14#
2-я#неделя#4-я#неделя#6-я#неделя#8-я#неделя# 10-я#
неделя#
12-я#
неделя#
14-я#
неделя#
16-я#
неделя#
18-я#
неделя#
20-я#
неделя#
22-я#
неделя#
24-я#
неделя#
26-я#
неделя#
28-я#
неделя#
30-я#
неделя#
Ход$выполнения$работ$по$паспортизации$проектов$по$состоянию$на$02.10.2014$
Утверждены# Готовы#к#утверждению# Согласованы#с#ответственным#
В#процессе#оформления# Неоформленные# Перспективные#проекты#
ОТЧЕТ
ПО
ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ
ДИСЦИПЛИНЕ.
А
B
C
Бумажный
отчет
+
Excel

11. Пользователь:
Руководитель
проектного
офиса
Данные:
Статус
подготовки
документов,
%
от
0
до
100
Цель/Потребность:
Мониторинг
хода
организации
системной
работы
по
проектам
в
ответственности
ПрОф
Формат/Период:
Таблица
/
Еженедельная
рассылка
11
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
СТАТУС
ПОДГОТОВКИ
РАБОЧЕЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ
ПРОЕКТОВ
Названия(строк
(1(Паспорта(
проектов(
(2013(год)
2(Календарный(
план
3(Статус?отчеты(
за(месяц
4(Сопроводительные(
письма
5(Реестр(
показателей(по(
проекту
6(Протоколы(
совещаний(за(
месяц
7(Реестр(
проектных(
решений(за(месяц
8(Реестр(рисков(
за(месяц
9(ТЗ(и(ТЭО
(Среднее(
численное((
значение(по(
контракту
Бражников(Сергей 70% 87% 55% 82% 91% 85% 86% 56% 90% 73%
Карпова'Надежда 100% 100% 67% 100% 100% 67% 67% 0% 100% 92%
Ладисов'Юрий 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Мазур'Наталия 0% 0% 0% 42% 0% 0% 0% 0% 100% 45%
Сивков'Александр 29% 100% 10% 100% 100% 100% 100% 0% 78% 48%
Цыганков'Владимир 100% 100% 100% 70% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Шестопалов'Артем 90% 71% 71% 79% 90% 25% 12% 90% 90% 83%
Мастрюков(Борис 74% 48% 64% 33% 72% 60% 64% 100% 98% 65%
Ахметжанова'Альфия 100% 56% 50% 36% 100% 0% 0% 100% 100% 81%
Бойко'Александр 100% 29% 29% 33% 100% 100% 100% 12% 100% 68%
Дедов'Евгений 100% 100% 67% 50% 100% 50% 50% 0% 100% 77%
Журавлева'Юлия 100% 100% 100% 45% 0% 0% 0% 0% 100% 73%
Нисилевич'Александр 100% 0% 100% 33% 100% 100% 100% 100% 100% 75%
Шумский'Даниил 0% 100% 67% 22% 100% 67% 44% 0% 100% 62%
Чистяков(Илья 53% 61% 44% 63% 42% 45% 52% 23% 86% 42%
Башмакова'Алена 0% 100% 100% 67% 0% 33% 67% 0% 100% 52%
Демьянюк'Антон 100% 67% 0% 67% 0% 0% 50% 0% 100% 43%
Кассеньева'Юлия 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Томсинова'Ирина 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 80% 85%
Хоменчук'Людмила 0% 17% 0% 8% 0% 0% 17% 0% 0% 1%
Шелядова'Ольга 17% 28% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 100% 16%
Общий(итог 64% 62% 53% 54% 67% 56% 62% 49% 92% 58%
ОТЧЕТ
ПО
ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ
ДИСЦИПЛИНЕ.
ИСПОЛНЕНИЕ
ПРОЦЕССОВ
А
B
C
Портал
проектного
офиса

12. Пользователь:
Руководитель
проектного
офиса
ИТ-­‐блока,
Руководство
филиала
Данные:
Работоспособность
элементов
СУП
в
баллах
Цель/Потребность:
Выявить
отклонения
в
требованиях
к
текущему
уровню
зрелости
СУП
Формат/Период:
Ежегодный
аудит,
бумажный
отчет
КЛЮЧЕВЫЕ
КОМПОНЕНТЫ
СИСТЕМЫ
УП
Культура
организации
в
сфере
УП
Организационная
структура
Обучение
по
УП
Сертификация
и
подтверждение
Управление
знаниями
по
УП
Управление
проектами
Управление
программами
проектов
Управление
портфелями
проектов
и
программ
Стратегия
и
интеграция
3П
в
организации
IT
поддержка
12
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
АНАЛИЗ
СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ
ПРОЕКТАМИ
0"
10"
20"
30"
40"
50"
60"
70"
Культура"
организации"в"
сфере"УП"
Обучение"по"УП"
Сертификация"и"
подтверждение"
Управление"
знаниями"по"УП"и"
инновации"
Управление"
проектами"
Управление"
программами"
Управление"
портфелями"
Стратегия"и"
интеграция"3П"в"
организации"
IT"поддержка"
Общая"организация"
Текущее&значение& Целевое&значение&
ТВЕРДАЯ
КОПИЯ

13. 13
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ФОРМАТЫ
ПРЕПОДНЕСЕНИЯ
АНАЛИТИКИ
ЗАВИСЯТ
ОТ
УРОВНЯ
ПРИНЯТИЯ
РЕШЕНИЙ
КУРАТОР,
ЗАКАЗЧИК
РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРОЕКТА,
РУКОВОДИТЕЛЬ
РГ
ИСПОЛНИТЕЛИ
ТВЕРДЫЕ
КОПИИ
ЭЛЕКТРОННЫЕ
РАССЫЛКИ
ИСУП
(DASHBOARD)
Рассмотрение
твердых
копий
отчетов
на
совещаниях
Выгодны
для
ведения
предметных
диалогов
с
Куратором,
Заказчиком
Перегруженность
ключевых
лиц
принимающих
решения
Электронные
письма
и
рассылки
не
самый
удобный
способ
Панели
управления
содержат
необходимую
информацию
IT-­‐технологии
помогают
осветить
значимые
факты?
Твердые
копии
затруднительно
использовать
РП
эффективнее
примет
решение,
если
уточнит
данные
электронной
почтой
или
напрямую
Электронные
письма
и
рассылки
–
ключевой
способ
коммуникации
Выгодно
использовать
основной
формат
коммуникации
РП
Панели
управления
могут
помогать
оперативно
управлять
проектом
В
том
случае,
если
данные
актуализируются
часто
Исполнителей
много,
строить
панели
управления
не
выгодно
Исполнители
отвечают
за
данные
панелей,
но
не
могут
их
использовать
Соответствие
формы,
ситуации
и
уровня
Электронные
письма
и
рассылки
–
ключевой
способ
коммуникации
Исполнители
получают
задачи
и
отчитываются
в
основном
через
почту
Твердые
копии
затруднительно
использовать
Исполнителю
проще
доложить
о
фактах
/
проблемах
используя
электронные
каналы

14. Пользователь:
Куратор
проекта
Данные:
Статус
по
объектам,
аналитика
по
количеству
проблем/превышений
Цель/Потребность:
Мониторинг
хода
организации
системной
работы
по
проектам
в
ответственности
ПрОф
Формат/Период:
Таблица
/
Еженедельная
рассылка
14
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
МОНИТОРИНГ
ПРОЕКТОВ
ПО
ТИПОВЫМ
ЭТАПАМ
ЖИЗНЕННОГО
ЦИКЛА
-­‐1
-­‐3
-­‐1
-­‐1
-­‐1
-­‐2
А
ОТЧЕТ
ПО
ИСПОЛНЕНИЮ
ПРОЕКТА.
ВЫЯВЛЕНИЕ
ПРОБЛЕМНЫХ
ЗОН.

15. 15
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТНОЙ
ИНФОРМАЦИИ.
ОБЩАЯ
КАРТИНА
И
ДЕТАЛИЗАЦИЯ
ПО
ПРОЕКТУ
ОТЧЕТ
ПО
ИСПОЛНЕНИЮ
ПРОЕКТА.
МНОГОУРОВНЕВЫЙ
ОТЧЕТ
А3
-­‐
ОТЧЕТ
КУРАТОРУ
ДЕТАЛЬНАЯ
АНАЛИТИКА

16. 16
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
ПАНЕЛЬ
РУКОВОДИТЕЛЯ
ПРОЕКТНОГО
ДЕПАРТАМЕНТА
ИНФОРМАЦИОННАЯ
СИСТЕМА
PPMPLUS

17. 17
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
УРОВЕНЬ
ЧИТАТЕЛЯ
ВЛИЯЕТ
НА
ПРЕДОСТАВЛЯЕМУЮ
ИНФОРМАЦИЮ
Агрегированные
показатели,
общая
информация.
При
поддержке
IT,
с
возможностью
просмотреть
детали
Единичные
факты
по
исполнению
Прогнозные
данные
по
завершению
Слежение
в
рамках
своей
зоны
ответственности
Агрегированная
информация
для
оперативного
управления
Агрегированные
факты
по
исполнению
На
каждый
уровень
управления
поступает
информация,
необходимая
для
принятия
решения,
соответствующего
уровню
управления
КУРАТОР,
ЗАКАЗЧИК
РУКОВОДИТЕЛЬ
ПРОЕКТА,
РУКОВОДИТЕЛЬ
РГ
ИСПОЛНИТЕЛИ

18. 18
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
Аналитика
при
реализации
УП
01 Введение
02 Аналитика
при
организации
УП
03 Аналитика
при
реализации
УП
04 Заключение

19. Завершение
Реализация
19
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
Разработка
Концепция
Источник:
анализ
практики
выполнения
проектов
от
ГК
ПП
ОТЧЕТЫ
ПО
ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ
ДИСЦИПЛИНЕ:
• План,
факт
и
прогноз
по
исполнению
ОРГАНИЗАЦИЯ
ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ:
• Процедуры
и
роли;
• Рабочие
документы;
СТАТУС-­‐ОТЧЕТЫ:
• Регулярная
отчетность
о
ходе
исполнения;
• Проблемы
и
вопросы;
ОТЧЕТЫ
ПО
МОНИТОРИНГУ:
• Плановые
и
фактические
значения
показателей;
• Прогнозы;
ИТОГОВЫЙ
ОТЧЕТ
ПО
ПРОЕКТУ:
• Обзор
проекта
и
результатов;
• Извлеченные
уроки
/
рекомендации;
• Формируется
один
раз
за
проект;
Задачи
и
работы
проекта
активно
исполняются,
генерируются
данные
о
ходе
выполнения
Снижается
уровень
неопределенности,
проект
активно
планируется
Завершено
более
95%
работ
проекта,
подведение
итогов
Кол-­‐во
отчетной
информации
Время
НА
ПОСЛЕДУЮЩИХ
ЭТАПАХ
ПРОЕКТА
РЕШАЮТСЯ
ЗАДАЧИ
МОНИТОРИНГА

20. Пользователь:
Куратор
проекта,
Руководитель
проекта
Данные:
Факт
исполнения
задач
плана,
поручений,
прогноз
по
завершению
Цель/Потребность:
Комплексный
мониторинг
направлений
проекта
–
работы,
риски,
поручения,
бюджет
Формат/Период:
Таблица
и
виджеты
/
Еженедельная
рассылка
Механизмы,
заложенные
в
основу
отчета:
Ø Анализ
План-­‐Факт
Ø Анализ
План-­‐
Прогноз
Ø Сбор
данных
с
исполнителей:
o Факт
исполнения;
o Прогноз
по
завершению;
20
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
РП
ОМ
АДМ
ГИП
№ КП Работа/веха План. дата Факт. дата Ответств-ый Организация
1.3.1.2
Проведение экспертизы результатов по первому
этапу
Вт 10.09.13 Вт 10.09.13
Департамент
информационных
технологий города
Москвы
№ КП Работа/веха План. дата Прогноз. дата Ответств-ый Организация
1.3.1.14.2
Согласование комплекта документов для закрытия
первого этапа
Пт 04.10.13
Департамент
информационных
технологий города
Москвы
№ КП Работа/веха План. дата Прогноз. дата Ответств-ый Организация
Статус Содержание проектного решения План. дата Факт. дата Ответств-ый Организация
Выполнено(в(
срок(
Прислать списки людей с ролевыми функциями по
соответствующим префектурам и управам города
Москвы
18.09.13 18.09.13 Префектура
Статус Содержание проектного решения План. дата Прогноз. дата Ответств-ый Организация
Статус Содержание проектного решения План. дата Прогноз. дата Ответств-ый Организация
ВопросРиск Комментарии
2. Статус выполнения работ календарного плана за отчетный период
Сводный отчет по проекту
Период отчетности c 02.09.2013 по 30.09.2013
Общее состояние проекта
Прохождение контрольных точек
Статус проекта
Достижение KPI
Полное наименование проекта Роли
Автоматизация процессов предоставления государственных услуг и контроля
исполнения государственных функций
3.2. Проектные решения, планируемые к исполнению в следующем отчетном периоде
3.3. Просроченные проектные решения
Комментарии
2.1. Выполненные работы (включая выполненные с превышением срока базового плана)
Комментарии
2.2. Работы, планируемые к исполнению в следующем отчетном периоде
Комментарии
2.3. Просроченные работы (отклонение от сроков базового плана)
Комментарии
Комментарии
3. Статус выполнения проектных решений за отчетный период
3.1. Выполненные проектные решения (включая выполненные с опозданием)
Комментарии
1. Горячие вопросыРиски
0%#
33%#
67%#
Работы#календарного#плана#за#
отчетный#период#
Просрочено( Выполнено(( Предстоящие(
0(
1#
0(
0(
1(
Проектные#решения#за#
отчетный#период##
Просрочено( Выполнено(в(срок(
Выполнено(с(опозданием( Выполняется(
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
МОНИТОРИНГ
КЛЮЧЕВЫХ
АСПЕКТОВ
ПРОЕКТА
ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЕ
ОТЧЕТЫ
ДЛЯ
РП.
ПЛАН
–
ФАКТ
–
ПРОГНОЗ
АНАЛИЗ

21. Пользователь:
Руководитель
проекта,
руководитель
рабочей
группы
Данные:
Статус
подготовки
документов,
%
от
0
до
100
Цель/Потребность:
Мониторинг
хода
организации
системной
работы
по
проектам
в
ответственности
ПрОф
Формат/Период:
Таблица
/
Еженедельная
рассылка
21
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
ОТЧЕТ
ПО
ТИПОВЫМ
РАБОТАМ
/
СТАТУСАМ
Наглядный
мониторинг
типовых
объектов
с
типовыми
этапами
работ
(пилотная
зона,
10
объектов,
выделенное
внимание
куратора)
Анализ
100+
объектов
по
типовым
статусам

22. 22
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
Пользователь:
Руководитель
проекта,
руководитель
рабочей
группы
Данные:
Статус
подготовки
документов,
%
от
0
до
100
Цель/Потребность:
Мониторинг
хода
организации
системной
работы
по
проектам
в
ответственности
ПрОф
Формат/Период:
Таблица
/
Еженедельная
рассылка
Отслеживание
влияния
мероприятий
на
достижение
целевых
показателей
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
МОНИТОРИНГ
ВНЕДРЕНИЯ
ИНФОРМАЦИОННОЙ
СИСТЕМЫ

23. Пользователь:
Куратор
проекта,
Руководитель
проекта
Данные:
Экспертные
оценки
Сроков,
Бюджета,
Рисков,
Качества
Цель/Потребность:
Актуальный
статус
проекта
на
дату,
сводная
картина
статусов
по
портфелю
Формат/
Период:
Реестр
Статус-­‐отчетов
в
ИС,
сводный
отчет
в
центре
аналитики
23
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
СТАТУС-­‐ОТЧЕТ.
ОПЕРАТИВНАЯ
ИНФОРМАЦИЯ
ИНФОРМАЦИОННАЯ
СИСТЕМА
PPMPLUS

24. 2
5
4
1
24
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
МЕХАНИЗМЫ
НАВИГАЦИИ
ПО
ИНФОРМАЦИИ.
ДЕТАЛИЗАЦИЯ
ДАННЫХ
АНАЛИТИЧЕСКОГО
ОТЧЕТА
КОЛИЧЕСТВО,
СТАТУС
DRILL-­‐DOWN:
ТИП
ПРОЕКТА
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ
ДЕПАРТАМЕНТА
ПО
СТАТУСАМ
НАВИГАЦИЯ
DRILL-­‐THROUGH:
ПОЛНАЯ
ИНФОРМАЦИЯ
DRILL-­‐ASIDE:
ПРОЕКТЫ
В
СТАТУСЕ
Комментарий
• Детализация
по
проектам
выбранного
статуса;
• Исходные
данные
по
количеству
проектов,
находящихся
в
различных
статусах;
• Позволяет
увидеть
все
данные,
которые
сформировали
отчет;
• Статус
проекта
–
основной
фильтр;
• Просматриваем
все
проекты
в
данном
статусе
с
доп.
аналитикой;
Тип$проекта$1$ Тип$проекта$2$ Тип$проекта$3$
ФЖЦ$1$ ФЖЦ$2$ ФЖЦ$3$ ФЖЦ$1$ ФЖЦ$2$ ФЖЦ$3$ ФЖЦ$1$ ФЖЦ$2$ ФЖЦ$3$
Деп$1$ 1$ 1$ 0$ 1$ 2$ 0$ 0$ 1$ 1$
Деп$2$ 3$ 2$ 0$ 1$ 2$ 0$ 1$ 0$ 1$
Деп$3$ 2$ 1$ 1$ 1$ 0$ 2$ 2$ 1$ 1$
Деп$4$ 1$ 0$ 0$ 3$ 2$ 1$ 3$ 0$ 1$
12
Проект'1'
Исполнение)без)
отклонений)
Проект'2'
Исполнение)без)
отклонений)
Проект'3'
Исполнение)без)
отклонений)
Проект'4'
Исполнение)без)
отклонений)
Цель%1% Цель%3% Цель%6%
Проект%1% ✔!
Проект%2% ✔! ✔!
Проект%3% ✔!
Проект%4% ✔! ✔!

25. 25
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
До
После
Лидеры
Отстающие
ПРИМЕР
ОТЧЕТА.
МЕХАНИЗМ
ДЕТАЛИЗАЦИИ
ИНФОРМАЦИИ

26. Пользователь:
Заинтересованные
стороны
проекта
Данные:
Текущий
статус
проекта,
ключевые
показатели
продукта
Цель/Потребность:
PR
проекта
перед
заинтересованными
сторонами,
вовлечение
Формат/Период:
Инфографика,
дайджест,
рассылка
раз
в
месяц
26
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПРИМЕР
АНАЛИТИЧЕСКОГО
ДАЙДЖЕСТА.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ДЛЯ
PR
ПРОЕКТА

27. 27
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
Подводим
итоги
01 Введение
02 Аналитика
при
организации
УП
03 Аналитика
при
реализации
УП
04 Заключение

28. 28
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ПОДВОДИМ
ИТОГИ.
КАКИЕ
АСПЕКТЫ
АНАЛИТИКИ
МЫ
ОСВЕТИЛИ
Источник:
CFO
Survey
Deloitte,
Опыт
ГК
ПП
УПРАВЛЕНИЕ
НА
ОСНОВЕ
ОБЪЕКТИВНЫХ
(ОЦИФРОВАННЫХ)
ДАННЫХ
Принятие
решений
на
основе
текущей
картины
фактов
ДОЛЖНЫ
ОБЕСПЕЧИВАТЬСЯ
ПОЛНОТА
И
КАЧЕСТВО
ДАННЫХ
Для
принятия
решений
необходимо
на
уровне
процедур
обеспечить
полноту
информации
и
ее
качество
ИСПОЛЬЗУЮТСЯ
СРЕДСТВА
ВИЗУАЛИЗАЦИИ
ДАННЫХ
Способ
представления
информации,
облегчающий
восприятие.
Аналитика
должна
экономить
время
для
принятия
решений.
ВЫЯВЛЕНИЕ
СКРЫТЫХ
СВЯЗЕЙ
НА
ОСНОВАНИИ
КОМБИНАЦИЙ
ДАННЫХ
Анализ
различных
комбинаций
показателей
и
срезов
позволяет
получать
новые
«смыслы»
для
принятия
решений
ПРИВЛЕКАЮТСЯ
КОМПЕТЕНТНЫЕ
СПЕЦИАЛИСТЫ
При
подготовке
качественной
аналитики
нужны
специалисты,
позволяющие
провести
сбор
и
анализ
информации:
проектный
офис,
аналитики
ФОРМИРУЕТСЯ
НА
ПЕРИОДИЧЕСКОЙ
ОСНОВЕ
Анализ
проекта
в
динамике.
Периодичность
зависит
от
горизонтов
планирования.
ВАЖНЫЙ
КОМПОНЕНТ
ПРИНЯТИЯ
РЕШЕНИЙ
КЛЮЧЕВОЙ
АСПЕКТ
АНАЛИТИКИ
В
УП
на
основе
объективной
регулярной
своевременной
информации
о
проекте

29. Аналитика
по
реализации
проектной
деятельности
29
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»
|
ИТОГИ
И
ВЫВОДЫ
ПО
ТЕМЕ
ВЕБИНАРА
Удостовериться,
что
проект
может
быть
реализован
в
текущей
среде;
С
целью
корректировки
управленческих
механизмов
и
процедур;
Аналитика
по
организации
проектной
деятельности
Назначение
и
цели
Варианты
использования
Представляемые
данные
(информация)
Принимаемые
решения
Форматы
представления
Ключевые
вопросы
1
2
В
самом
начале
проекта,
на
тех
этапах,
где
выстраивается
Система
управления
проектами
Параметры
Системы
управления
проектами;
Исполнительская
дисциплина;
Корректировка
управленческих
процедур
и
механизмов;
Расстановка
сотрудников
на
роли;
Отчеты
по
итогам
диагностики
СУП,
бумажные
отчеты
по
исполнительской
дисциплине,
Отчетность
в
ИСУП
Удостовериться,
что
продукт
проекта
может
быть
получен
в
рамках
текущих
ограничений;
С
целью
принятия
решений
о
корректировке
исполнения/плана
проекта;
В
ходе
реализации
проекта,
при
непосредственном
исполнении
задач/
мероприятий
проекта
Параметры
проекта
по
функциональным
областям
(сроки,
стоимость,
качество,
человеческие
ресурсы)
Внесение
изменений
в
план
(содержание,
сроки
–
Календарный
план,
Бюджет);
Бумажные
отчеты,
рассылки,
Электронные
панели
отчетности
(Dashboard)

30. ГК
Проектная
ПРАКТИКА
Добиться
результат
.
Вместе.
www.pmpractice.ru
115419,
г.
Москва,
ул.
Шаболовка,
д.
34,
стр.
2
+7
(495)
258-­‐06-­‐68
info@pmpractice.ru
Ким
Юрий
|
ykim@pmpractice.ru
|
Руководитель
направления
Проектные
офисы
Филимонов
Антон
|
a…ilimonov@pmpractice.ru
|
Ведущий
консультант
по
УП
Группа
компаний
«Проектная
ПРАКТИКА»