Одним из ключевых элементов корпоративной системы управления проектами все чаще выступает проектный офис, который решает ряд управленческих задач и обеспечивает работоспособность всей системы управления. Как оценить качество сервисов, предоставляемых проектным офисом? Как улучшить работу Проектного офиса?

1. СИСТЕМА ОЦЕНКИ
СЕРВИСОВ
ПРОЕКТНОГО ОФИСА
Мастрюков Борис Михайлович,
Руководитель проектного офиса

2. 2
Офис Управления Проектами
ПРОЕКТНЫЙ ОФИС
… организационная структура, стандартизирующая процессы
руководства проектами, программами и способствующая
обмену ресурсами, методологиями, инструментами и
методами.
Сфера ответственности ОУП варьируется от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления
одним или более проектами.
 играет консультативную роль,
предоставляя шаблоны,
лучшие практики, обучение,
доступ к информации и уроки,
извлеченные из других
проектов.
 служит в качестве хранилища
проекта.
Поддерживающий
 предоставляет поддержку и
требует соответствия требованиям
с помощью различных средств.
 соответствие может предполагать
адаптацию структур или
методологий управления
проектами, использование
специфических шаблонов, форм и
инструментов или соответствие
требованиям руководства.
Контролирующий Руководящий
 контролируют проекты путем
непосредственного управления
данными проектами.
Степень контроля высокая.
степень контроля - низкая
степень контроля - средняя
степень контроля -высокая
Проектный офис – это…

3. Заказчик
3
Проект 1 Проект 2 Проект 3 Проект 4 Проект 5
Программа
Проектный офис по сервисной модели

4. Заказчик
Исполнители
4
Проект 1 Проект 2
РПРП
Проект 3 Проект 4
И2 И3 И4 И5
Проект 5
РПРПРП
РП РП РП РП
И1
РП
Программа
Проектный офис по сервисной модели

5. Заказчик
Исполнители
5
Проект 1 Проект 2
РПРП
Проект 3 Проект 4
И2 И3 И4 И5
Проект 5
РПРПРП
РП РП РП РП
И1
РП
ПрограммаПроектный офис
РПО
АПО АПО АПО
МПО
IT поддержка
Проектный офис по сервисной модели
Сервисы
1. Календарное планирование 4. Отчетность 7. Документооборот
2. Совещания 5. Показатели 8. Методология
3. Контроль исполнения поручений 6. Риски 9. Поддержка контрактации

6. 6
Функции/сервисы проектного офиса
7. Проектный документооборот
Организация процедур согласования проектных документов.
Ведение структурированного хранения документов . Обеспечение
своевременного выполнения процедур, связанных с контрактным
документооборотом.
2. Совещания
Организация подготовки и проведение совещаний
(участники, повестка, помещения, материалы к
совещанию). Подготовка и согласование протоколов.
3. Поручения (КИПР)
Ведение реестра поручений. Контроль исполнения
поручений/проектных решений (КИПР). Формирование
аналитики по исполнению поручению.
1. Календарное планирование
Организация разработки и актуализация
(сопровождение) рабочих и Директивно-
координацинонных планов проектов.
4. Отчетность
Сбор отчетности с участников проекта, консолидация и
формирование сводных отчетов. Формирование
аналитических отчетов о ходе реализации проекта.
Взгляд на проект глазами Заказчика.
8. Методология, обеспечение/контроль
качества процессов управления проектом
Разработка и поддержка в актуальном состоянии базовых
управленческих документов (с учетом принятых у Заказчика
правил управления проектами). Определение метрик для оценки
качества процессов управления . Консультации участников
управления проектом, контроль качества и выработка
мероприятий для повышения качества процессов управления.
10. Содержательная работа по проекту
(опционально)
Решение содержательных задач по проекту.
5. Показатели
Участие в определении показателей. Мониторинг
достижения показателей проекта (целевые
показатели, контрольные показатели, индикаторы
реализации проекта)
6. Риски
Выявление и оценка рисков. Ведение реестра рисков.
Анализ влияния рисков на реализацию проекта.
Выработка мероприятий реагирования.
9. Поддержка контрактной работы
Организация и обеспечение поддержки процессов
контрактации/приемки результатов, закрытия этапов и ГК.

7. Система оценки сервисов проектного
офиса
Цель - повышение качества работы Проектного офиса.
1. Регулярная оценка
качества сервисов
2. Оценка
удовлетворенности РП
3. Оценка трудовой и
исполнительской
дисциплины
4. Оценка «особых заслуг»
Система оценки
7

8. 1. Регулярная оценка качества
сервисов
Наименование сервиса
Критерии качества оказания сервисов Шкала оценки
Наличие КП, подготовленного по шаблону и
утвержденного куратором
0 - нет
0,5 - есть КП, не утвержденный куратором
1 - есть по шаблону и утвержден
Наличие в ИСУП актуального календарного
плана и рассылка его участникам проекта.
0 - нет
0,5 - есть не актуальные КП, рассылка
участникам не регулярна
1 - есть актуальные
Использование данных КП участниками
данного проекта и связанных проектов.
0 - не используется
0,5 - используется в других сервисах
1 - используется в текущей деятельности
всех участников проекта
Критерии качества сервиса календарного планирования
8

9. 1. Регулярная оценка качества сервисов
Критерии сложности сервиса календарного планирования
1
Число участников (организаций, персоналий), работы которых должны
быть учтены при разработке плана
2
Сложность коммуникаций при разработке и мониторинге КП (число
источников, число согласующих)
3
Степень полноты - близость плана к шаблонному, отражающему полный
ЖЦ и набор тем, выходящих за рамки конкретного контракта,
наполненность разделов КП, уровень детализации
4 Частота актуализации КП
5
Внимание/вовлеченность высшего руководства к КП (уровень управления,
число руководителей)
6 Инструмент работы с КП - в MSProject Pro/в MSProject Server
7 Требуется переработка КП под отчетность
8
КП ведется по мультипроекту и/или есть много связей с другими
проектами
9

10. Критерии нагрузки
1. Регулярная оценка качества сервисов
10
критерии
кол-во
проектов
коэф-т
среднее кол-во проектов, по которым оказывается
сервис
<5 0,8
= 5 1
от 5 до 10 1,1
>10 1,2
количество сопровождаемых РП
1 РП 1
2 РП 1,1
3 РП 1,2
4 РП 1,3

11. 2. Оценка удовлетворенности РП (Анкета)
1. Общая удовлетворенность.
2. Проявление компетенций по отдельным видам сервисов.
2.1. Ведение календарных планов
2.2. Организация проектных совещаний
2.3. Протоколы совещаний и контроль исполнения поручений
2.4. Мониторинг показателей проектов
2.5. Ведение проектного документооборота
2.6. Владение специализированным ПО
3. Уровень психологического комфорта работы с
администратором.
11

12. 2. Оценка удовлетворенности РП (Анкета)
12

13. 2. Оценка удовлетворенности РП (Анкета)
13

14. 3. Оценка трудовой и исполнительской
дисциплины
3.1 Оценка исполнительской дисциплины
 Своевременное выполнение поручений руководителя.
3.2 Оценка трудовой дисциплины
 Соблюдение норм и правил, установленных в организации
 Стиль одежды, опрятность, корректировка по указанию
руководителя
 Присутствие на координационных встречах Проектного офиса
3.3 Оценка отношения к работе
 Проактивность
 Готовность к повышенным нагрузкам и/или задачам за рамками
своих обязанностей
 Клиентоориентированность
14

15. 4. Особые заслуги
«Подвиг» «Залет»
15

16. 4. Особые заслуги
(«подвиги»,
«залеты»)
Компоненты системы оценки
16
2. Оценка
удовлетворенности
РП
1. Оценка качества
оказываемых
сервисов
3. Оценка
дисциплины

17. подвиг 0…20%
залет -50…0%
4. Особые заслуги
(«подвиги»,
«залеты»)
Компоненты системы оценки
17
сервис Календарное планирование
сервис Совещания
сервис КИПР и Статус-отчет
сервис Показатели
сервис Отчетность 0…100%
сервис Риски
сервис ИСУП
сервис Документооборот
общая удовлетворенность
Ведение календарных планов
Организация проектных совещаний
Протоколы совещаний и КИПР
Мониторинг показателей проектов
Ведение проектного документооборота
Владение специализированным ПО
исполнительская
трудовая
отношение к работе
2. Оценка
удовлетворенности
РП
1. Оценка качества
оказываемых
сервисов
3. Оценка
дисциплины

18. подвиг 0…20%
залет -50…0%
4. Особые заслуги
(«подвиги»,
«залеты»)
0…38%
0…32%
0…30%
-50%...20%
Компоненты системы оценки
18
сервис Календарное планирование
сервис Совещания
сервис КИПР и Статус-отчет
сервис Показатели
сервис Отчетность 0…100%
сервис Риски
сервис ИСУП
сервис Документооборот
общая удовлетворенность
Ведение календарных планов
Организация проектных совещаний
Протоколы совещаний и КИПР
Мониторинг показателей проектов
Ведение проектного документооборота
Владение специализированным ПО
исполнительская
трудовая
отношение к работе
2. Оценка
удовлетворенности
РП
1. Оценка качества
оказываемых
сервисов
3. Оценка
дисциплины

19. подвиг 0…20%
залет -50…0%
4. Особые заслуги
(«подвиги»,
«залеты»)
0…38%
0…32%
0…30%
-50%...20%
0…100%
Компоненты системы оценки
19
сервис Календарное планирование
сервис Совещания
сервис КИПР и Статус-отчет
сервис Показатели
сервис Отчетность 0…100%
сервис Риски
сервис ИСУП
сервис Документооборот
общая удовлетворенность
Ведение календарных планов
Организация проектных совещаний
Протоколы совещаний и КИПР
Мониторинг показателей проектов
Ведение проектного документооборота
Владение специализированным ПО
исполнительская
трудовая
отношение к работе
2. Оценка
удовлетворенности
РП
1. Оценка качества
оказываемых
сервисов
3. Оценка
дисциплины

20. Пример оценки администратора с
использованием системы.
1. Определение оценки качества сервисов.
Администратор заполняет таблицу оценки качества сервисов (ОКС)
Методолог согласовывает оценки администратора, вводит коэффициенты сложности
сервисов
Методолог вводит коэффициенты сложности сервисов
Методолог вводит коэффициенты нагрузки
Методолог формирует Сводную оценку администратора по всем сервисам
20
ШАГ 1
ШАГ 1
ШАГ 1
ШАГ 1
ШАГ 1

21. Пример оценки администратора с
использованием системы
Средняя оценка с учетом коэффициентов нагрузки составила 69,62%. Сводная
оценка по сервисам - 26,46% из 38% возможных.
РАСЧЕТ
1 2 3 4 5 6 7 8
Среднее по
всем
сервисам
Результат
оценки
качества
сервисов
Календарное
планирование
Организация
проектных
совещаний
КИПР и
подготов
ка
регулярн
ой
отчетнос
ти об
исполнен
ии
проекта
Целевые
показатели
проектов
Подготовка
отчетности
по
госконтракту
Риски
ИСУП
Дирекции
Проектный
документоо
борот
Сиротин С. 58,33% 54,17% 23,33% 25,00% 100,00% 78,57% 100,00% 78,57%
коэффициент нагрузки 0,96 1,2 0,88 0,96 0,96 1,32 0,88 1,32
Оценка с учетом
коэффициента нагрузки
56,00% 65,00% 20,53% 24,00% 96,00% 103,71% 88,00% 103,71% 69,62% 26,46
1. Определение оценки качества сервисов
21

22. 2. Оценка удовлетворенности РП (Анкета)
22

23. 23
2. Оценка удовлетворенности РП (Анкета)

24. Пример оценки администратора с
использованием системы
Определение оценки РП.
На основании Анкеты, заполненной представителем РП, средний балл
администратора 4, что соответствует 24% из 32% возможных.
Определение оценки дисциплины.
Администратор получил по совокупности факторов 28% из 30% возможных.
Определение оценки особых заслуг.
За оцениваемый период у администратора не было особых заслуг.
Подводим итог: 26,46% + 24% + 28% = 78,46% - совокупная оценка работы
администратора за рассматриваемый период.
24

25. Применение системы позволяет:
1. проанализировать динамику работы Проектного офиса в
целом за период
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
80,00%
90,00%
01.07.13
01.09.13
01.11.13
01.01.14
01.03.14
01.05.14
01.07.14
01.09.14
01.11.14
Средняя оценка по
контрактам
Дата отчета
Календарно
е
планирован
ие
Организаци
я проектных
совещаний
КИПР и
подготовка
регулярной
отчетности
об
исполнении
проекта
Целевые
показатели
проектов
Подготовка
отчетности
по
госконтракт
у
ИС УП
Заказчика
ИСУП
Дирекции
Документообо
рот
Средняя
оценка по
контрактам
2013
01.07.13 20,33% 29,25% 27,52% 6,05% 30,51% 45,78% 28,38% 53,92% 31,04%
18.07.13 27,68% 43,97% 38,81% 9,32% 39,18% 62,31% 43,00% 75,62% 43,37%
05.08.13 29,49% 48,99% 43,21% 13,03% 25,15% 68,64% 48,36% 81,52% 44,88%
2014
01.09.14 38,07% 59,04% 46,47% 27,78% 83,88% 94,29% 27,60% 105,14% 65,64%
31.10.14 47,35% 70,38% 74,76% 58,62% 93,19% 78,95% 102,47% 80,39%
28.11.14 56,40% 67,34% 68,69% 66,67% 72,22% 93,47% 90,00% 105,06% 83,98%
19.12.14 60,13% 59,50% 72,11% 63,33% 83,66% 99,47% 100,00% 103,58% 85,64%
25

26. Дата отчета
Календарно
е
планирован
ие
Организаци
я проектных
совещаний
КИПР и
подготовка
регулярной
отчетности
об
исполнении
проекта
Целевые
показатели
проектов
Подготовка
отчетности
по
госконтракт
у
ИС УП
Заказчика
ИСУП
Дирекции
Документообо
рот
Средняя
оценка по
контрактам
2013
01.07.13 20,33% 29,25% 27,52% 6,05% 30,51% 45,78% 28,38% 53,92% 31,04%
18.07.13 27,68% 43,97% 38,81% 9,32% 39,18% 62,31% 43,00% 75,62% 43,37%
05.08.13 29,49% 48,99% 43,21% 13,03% 25,15% 68,64% 48,36% 81,52% 44,88%
2014
01.09.14 38,07% 59,04% 46,47% 27,78% 83,88% 94,29% 27,60% 105,14% 65,64%
31.10.14 47,35% 70,38% 74,76% 58,62% 93,19% 78,95% 102,47% 80,39%
28.11.14 56,40% 67,34% 68,69% 66,67% 72,22% 93,47% 90,00% 105,06% 83,98%
19.12.14 60,13% 59,50% 72,11% 63,33% 83,66% 99,47% 100,00% 103,58% 85,64%
Система оценки сервисов проектного
офиса
2. проанализировать динамику работы Проектного офиса
по сервису
0,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
70,00%
01.07.13
01.09.13
01.11.13
01.01.14
01.03.14
01.05.14
01.07.14
01.09.14
01.11.14
Календарное планирование
26

27. 3. Проанализировать динамику работы Проектного офиса
по администратору
Дата
отчета
Администр
атор ПО
Методолог
-
консульта
нт ПО
Кален
дарное
планир
ование
Орган
изаци
я
проект
ных
совещ
аний
КИПР и
подготов
ка
регулярн
ой
отчетнос
ти об
исполне
нии
проекта
Целевые
показате
ли
проектов
Подгото
вка
отчетнос
ти по
госконтр
акту
ИС УП
Заказчик
а
ИСУП
Дирекци
и
Докумен
тооборот
Средняя
оценка
по
контракт
ам
31.10.14Сиротин С.
Мастрюков
Борис
54,17% 70,83% 70,00% 54,17% 71,43% 100,00% 100,00% 75,37%
28.11.14Сиротин С.
Мастрюков
Борис
50,00% 54,17% 23,33% 20,83% 100,00% 50,00% 50,00% 78,57% 55,46%
19.12.14Сиротин С.
Мастрюков
Борис
58,33% 54,17% 23,33% 25,00% 100,00% 78,57% 100,00% 78,57% 63,50%
Общий итог 54,17% 59,72% 38,89% 33,33% 100,00% 66,67% 83,33% 85,71% 64,78%
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
Календарное планирование
Организация проектных совещаний
КИПР и подготовка регулярной отчетности об исполнении проекта
Целевые показатели проектов
Подготовка отчетности по госконтракту ПП - ДИТ
АСУ ПРИЗ
ИСУП Дирекции
Документооборот
Средняя оценка по контрактам
27

28. Оценка сервисов проектного офиса
Сильные стороны:
1. Снижение уровня субъективизма в оценке работы Проектного
офиса.
2. Правила оценки известны всем заранее.
3. В проведении оценки участвуют все заинтересованные стороны
(не только те, кто оценивает, но и оцениваемые).
4. Позволяет оперативно корректировать работу с Заказчиком.
Слабые стороны:
1. Дополнительные трудозатраты.
2. Сложность сбора подтверждающей информации по оценкам.
28

29.  Разный набор сервисов Проектного офиса.
 Изменение критериев по сервисам.
 Изменение критериев сложности сервисов и
коэффициентов нагрузки.
 Настройка шкалы оценок критериев (как
самих сервисов, так и сложности каждого
сервиса), коэффициентов.
 Изменение процентного соотношения
компонент системы.
Возможности настройки
29

30. Перспективы развития
1. Распространить на все сервисы Проектного офиса (такие, как
методологическая проработка, глубина содержательного
включения в сопровождаемые проекты).
2. Адаптировать к требованиям SLA* (критерии и веса, заложенные
в модель, определяются требованиями SLA).
* SLA - Соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement) —
термин методологии ITIL, обозначающий формальный договор между заказчиком (в
рекомендациях ITIL заказчик и потребитель — разные понятия) услуги и еѐ поставщиком,
содержащий описание услуги, права и обязанности сторон и, самое главное, согласованный
уровень качества предоставления данной услуги.
30

31. 31
ГК «Проектная ПРАКТИКА»
Добиться результата. Вместе.
www.pmpractice.ru
https://www.facebook.com/pmpractice
info@pmpractice.ru
115419, г. Москва, ул. Шаболовка, д. 34, стр. 2
+7 (495) 258-06-68