PMexpo 2019 | Marco Caressa, Progetti agili a norma iso 21500

MARCO CARESSA
Progetti Agili a norma ISO 21500

CHI SONO
www.linkedin.com/in/marcocaressa
Papà e Marito
Ingegnere nucleare
Manager IT in "perpetual beta"
Divulgatore di Project Management e Agile
UNI 11648, UNI 11506, PMP, PMI-ACP, PRINCE2
Practitioner 2017, SMC

RISPONDETE CON SINCERITA' BRUTALE

IL MITO PRINCIPALE DA SFATARE
Standard e framework consolidati di Project
Management, centrati sui processi,
sarebbero intrinsecamente Waterfall e non
adatti ad una gestione Agile di progetto

COME CI SIAMO ARRIVATI
The bandwagon effect : as more people come to believe in something, others also
"hop on the bandwagon" regardless of the underlying evidence.
(Source: Wikipedia)
C'è un "effetto
farfalla" che vedremo
tra poco

PRIMA ITERAZIONE: WATERFALL VS. AGILE

CICLO DI VITA WATERFALL: ESEMPLIFICAZIONE
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Fine Progetto
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Se il progetto dura 6 mesi, tempo per completare una funzionalità = 6 mesi...
CICLO DI FEEDBACK LUNGO E RILASCIO DI VALORE ALLA FINE
Design Sviluppo Test RilascioAnalisi Requisiti

Iterazione 1
6 mesi
CICLO DI VITA AGILE: ESEMPLIFICAZIONE
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Requisiti
Design
Sviluppo
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Iterazione 1
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Requisiti
Design
Sviluppo
Test
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Iterazione 1
6 mesi
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Iterazione 2 Iterazione 3 Iterazione ... Iterazione N
Requisiti
Design
Sviluppo
Test
Rilascio

Iterazione 1
6 mesi
Iterazione 2 Iterazione 3 Iterazione ... Iterazione N
Se il progetto dura 6 mesi, tempo per completare una
funzionalità = 5 settimane
CICLO DI FEEDBACK BREVE E RILASCIO DI VALORE ANTICIPATO
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Requisiti
Design
Sviluppo
Test
Rilascio

SECONDA ITERAZIONE: PROCESSI VS PRINCIPI

ELEMENTI DELLO STANDARD
PROCESSI
Capitolo 4 (23 pag.)
Linee guida "process oriented"

ISO21500:2012 - MATRICE DEI PROCESSI (ESTRATTO)
Initiating Planning Implementing Controlling Closing
Integration
Stakeholder
Scope
Resource
Time
Cost
Risk
Quality
Procurement
Communications
Develop Project Charter Develop Project Plans Direct Project Work
Control Project Work
Control Changes
Close Project Phase or Project
Collect Lessons Learned
Identify Stakeholders Manage Stakeholders
Define Scope
Create WBS
Define Activities
Control Scope
Establish Project Team
Estimate Resources
Define Prj Organization
Develop Project Team
Control Resources
Manage Project Team
... ... ... ...
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... ... ... ...... ...
... ... ... ...... ...
... ... ... ...... ...
... ... ... ...... ...
39 Processi

ISO21500:2012 - MATRICE DEI PROCESSI (ESTRATTO)
Integration
Stakeholder
Scope
Resource
Time
Cost
Risk
Quality
Procurement
Communications
Develop Project Charter Develop Project Plans Direct Project Work
Control Project Work
Control Changes
Close Project Phase or Project
Collect Lessons Learned
Identify Stakeholders Manage Stakeholders
Define Scope
Create WBS
Define Activities
Control Scope
Establish Project Team
Estimate Resources
Define Prj Organization
Develop Project Team
Control Resources
Manage Project Team
... ... ... ...
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Subject Groups
Process
Groups

DIFFERENZE (OLTRE A CICLO DI FEEDBACK E RILASCIO DI VALORE)
... ...
Frame lunghi (mesi) di durata diversa
In ogni frame attività di un solo tipo
Coinvolta solo una parte del team
Coinvolgimento stakeholder diradato
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... ...
Frame lunghi (mesi) di durata diversa
In ogni frame attività di un solo tipo
Coinvolta solo una parte del team
Frame brevi (settimane) di durata costante
In ogni frame tutte le tipologie di attività
Coinvolto tutto il team
Coinvolgimento stakeholder diradato Coinvolgimento stakeholder continuo
DIFFERENZE (OLTRE A CICLO DI FEEDBACK E RILASCIO DI VALORE)

PRINCIPI
Capitoli da 1 a 3 (8 pag.)
PROCESSI
Capitolo 4 (23 pag.)
Linee guida "process oriented"
...ma anche...
ELEMENTI DELLO STANDARD

ISO21500:2012 - ALCUNI PRINCIPI FONDAMENTALI
Each project is unique. Project differences may occur in [omissis...] the way processes are tailored to
provide the deliverables.
(Source: ISO21500:2012, §3.2, pag. 3 )
#1 Tailoring dei processi

#2 Strutturare il progetto in fasi
Projects are usually organized into phases that are determined by governance and control needs. These
phases should follow a logical sequence, with a start and an end, and should use resources to provide
deliverables. In order to manage the project efficiently during the entire project life cycle, a set of activities
should be performed in each phase. Project phases are collectively known as the project life cycle.
(Source: ISO21500:2012, §3.10, pag. 8 )
(Source: ISO21500:2012, §3.2, pag. 3 )

#3 Applicazione dei processi
#2 Strutturare il progetto in fasi
Projects are usually organized into phases that are determined by governance and control needs. These
phases should follow a logical sequence, with a start and an end, and should use resources to provide
deliverables. In order to manage the project efficiently during the entire project life cycle, a set of activities
should be performed in each phase. Project phases are collectively known as the project life cycle.
(Source: ISO21500:2012, §3.10, pag. 8 )
(Source: ISO21500:2012, §3.2, pag. 3 )
Project Management processes should be used for the project as a whole or for individual phases
(Source: ISO21500:2012, §3.10, pag. 8 )

COSA HANNO IN COMUNE QUELLE SCATOLE TEMPORALI?
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...
Si susseguono una dopo l'altra senza sovrapporsi
Hanno una sequenza logica interna, con un inizio e una fine
Usano risorse per produrre deliverable (di prodotto o di progetto)
Al loro interno vengono svolte specifiche attività
Tutte assieme costituiscono il ciclo di vita del progetto
Il confine tra una e l'altra definisce un "punto di decisione"
...
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Si susseguono una dopo l'altra senza sovrapporsi
Hanno una sequenza logica interna, con un inizio e una fine
Usano risorse per produrre deliverable (di prodotto o di progetto)
Al loro interno vengono svolte specifiche attività
Tutte assieme costituiscono il ciclo di vita del progetto
Il confine tra una e l'altra definisce un "punto di decisione"
...
... Sono "fasi di progetto"
secondo la ISO21500
COSA HANNO IN COMUNE QUELLE SCATOLE TEMPORALI?

TERZA ITERAZIONE: ORIGINE DEL PROBLEMA (EFFETTO FARFALLA)

Initiating
Planning
Implementing
Controlling
Closing
Gruppi di processi
(aspetto metodologico)
Fase (stage) 1
Fase (stage ) 2
Fase (stage) 3
Fase (stage) N
Fasi
(timeline di progetto)
... ...
ACCADEVA A TOKYO...

ACCADEVA A TOKYO...

QUALCHE TEMPO DOPO A BROOKLYN...

About 242,000,000 results (0.81 seconds)
Secondo alcuni il ciclo di vita di progetto ha
4 fasi:
• Initiation
• Planning
• Execution
• Closure
Anche questi qui sono d'accordo (a parte
ribattezzare "closure" in "closing")...

About 242,000,000 results (0.81 seconds)
Secondo alcuni il ciclo di vita di progetto ha
4 fasi:
• Initiation
• Planning
• Execution
• Closure
Anche questi qui sono d'accordo (a parte
ribattezzare "closure" in "closing")...
Contrordine, le fasi di progetto sono 5...

Initiating
Planning
Implementing
Controlling
Closing
Gruppi di processi
(aspetto metodologico)
Fase (stage) 1
Fase (stage ) 2
Fase (stage) 3
Fase (stage) N
Fasi
(timeline di progetto)
... ...
IL PUNTO NODALE DI TUTTO

MODALITA' DI ESECUZIONE DEI PROCESSI
Initiating Planning
Implementing
Controlling
Closing
PLAN
DO
CHECK, ACT

Initiating Planning
Implementing
Controlling
Closing
PLAN
DO
CHECK, ACT
Per l'intero progetto
o sua fase...
MODALITA' DI ESECUZIONE DEI PROCESSI

ESEMPIO: ORGANIZZARE PMEXPO
PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTO
Predisposizione contenuti
Data, orario, location
Ingaggio ospiti
Marketing e promozione
Sponsorship
... ... ...
Accoglienza
Attrezzature
Svolgimento
Catering
Spazi networking
... ... ...
Follow up su social
Accreditamento PDU e CFU
Survey partecipanti
Post produzione contenuti
... ... ...

CICLO DI VITA: 3 FASI
PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTOPMEXPO LIFE CYCLE
tempo

CICLO DI VITA: 3 FASI
PRE-EVENTO EVENTO POST-EVENTOPMEXPO LIFE CYCLE
tempo
tempo
BUTTERFLY'S LIFE CYCLE

COSA ACCADE ALL'INTERNO DI UNA FASE DI PROGETTO
PRE-EVENTO
Predisposizione contenuti
Data, orario, location
Ingaggio ospiti
Marketing e promozione
Sponsorship
... ... ...
Incarico un responsabile e raccolgo spunti (INITIATING)
Organizzo contribuzione e scadenze (PLANNING)
Produco i contenuti (IMPLEMENTING)
Verifico ed eventualmente modifico (CONTROLLING)
Completo e consolido (CLOSING)

METTIAMO INSIEME LE COSE
tempo
Initiating
Planning
Implementing
Controlling
Closing
Attività Attività Attività

tempo
Initiating
Planning
Implementing
Controlling
Closing
Pianifico lungo
tutto il progetto
e così per gli
altri processi

tempo
Initiating
Planning
Implementing
Controlling
Closing
Pianifico lungo
tutto il progetto
e così per gli
altri processi
Una fase contiene
tutti i processi di
Project Management

PRE-EVENTO
RIEPILOGANDO
EVENTO
POST-EVENTO

QUARTA ITERAZIONE: APPROCCIO AL PROGETTO

Immagine tratta dall’articolo di Antonietta Fiorentino “Project Management e Agile, l’integrazione possibile”
Pubblicato sul numero di settembre 2018 della rivista Il Project Manager . Editore Franco Angeli
COME AFFRONTARE IL PROGETTO O UNA SUA FASE

IL MANIFESTO AGILE FRAINTESO
Individual and interactions Processes and tools
Working software Comprehensive documentation
Customer collaboration Contract negotiation
Responding to change Following a plan
instead of
instead of
instead of
instead of
APPROCCIO ADATTIVO APPROCCIO PREDITTIVO

IL MANIFESTO AGILE BEN COMPRESO
Individual and interactions Processes and tools
Working software Comprehensive documentation
Customer collaboration Contract negotiation
Responding to change Following a plan
over
over
over
over
APPROCCIO ADATTIVO APPROCCIO PREDITTIVO

QUALE DEI DUE? ANCHE TUTTI E DUE...

IN REALTA' UNO SPETTRO CONTINUO SU CUI POSIZIONARSI...
Predittivo/Deterministico Adattivo/AgileIbrido
Progetto 1 Progetto 2

IN REALTA' UNO SPETTRO CONTINUO SU CUI POSIZIONARSI...
Predittivo/Deterministico Adattivo/AgileIbrido
Progetto 1 Progetto 2
Boehm e Turner (2003)
Approccio Ibrido: in funzione del posizionamento si
combinano tecniche e strumenti diversi:
Barlow, Keith, Giboney, Wilson (2011)
Conforto e Amaral (2016)

INSTABILITA' DELLO SCOPE DI
PROGETTO (Change rate atteso)
POSSIBILITA' DI COINVOLGIMENTO
ATTIVO DEGLI STAKEHOLDER
COME VALUTARE IL POSIZIONAMENTO (LIGHT VERSION)

Adattivo / Agile

Adattivo / Agile
Predittivo / Waterfall

COME VALUTARE IL POSIZIONAMENTO (FULL VERSION)

QUINTA ITERAZIONE: LINEE GUIDA PRATICHE...

Closing
Initiating
Planning
Implementing
Controlling
ADATTAMENTO DEI PROCESS GROUPS ISO 21500
ISO 21500

Closing
Initiating
Planning
Implementing
Controlling
ADATTAMENTO DEI PROCESS GROUPS ISO 21500
Closure
Release
Planning &
System
Architecture
Planning Develop
ReviewRetrospect
SPRINT
ISO 21500
SCRUM (ADATTATO)

ClosingInitiating
PROGETTO ISO 21500 "AGILE": N + 3 FASI
High
Level
Planning
N ITERAZIONI
Detailed Planning
Implementing
Controlling

ClosingInitiating
PROGETTO ISO 21500 "AGILE": N + 3 FASI
High
Level
Planning
N ITERAZIONI
Detailed Planning
Implementing
Controlling
I processi di Controllo agiscono
anche ad alto livello sugli elementi
del progetto e le dipendenze tra i
risultati prodotti dalle varie iterazioni

FASE INIZIALE
Project Charter: ottiene l'approvazione per un
approccio a fasi e iterativo. Durata e numero delle fasi-
iterazioni dipendono dal grado di ambiguità e
innovazione del progetto.
Identificazione degli stakeholder e definizione del Team di progetto seguono i principi agili
di collaborazione giornaliera tra stakeholder tecnici e di business, di precedenza alla
colocation (comunicazione face-to-face), di favorire le condizioni di ingaggio nel team di
persone motivate e con buona capacità di auto-organizzazione.

FASE DI PIANIFICAZIONE DI ALTO LIVELLO
Scope: viene definito un perimetro di alto livello
attraverso un Product Backlog che sostituisce la WBS
e definisce i requisiti e caratteristiche chiave dei
deliverable. Consolidamento e attualizzazione del
Backlog hanno luogo nella successiva fase iterativa.
Time e Cost: Si fissano durata e budget compatibili con lo scope di massima definito.
Rispetto ad un approccio predittivo, tempi e costi sono vincolati mentre lo scope è libero di
variare, col solo vincolo di garantire i requisiti chiave individuati nel planning di alto livello.
La schedulazione in questa fase è realizzata con un Agile Release Planning, che definisce il
piano dei rilasci (in corrispondenza di quali iterazioni verranno rilasciati quali deliverable o
incrementi significativi di risultato).

FASE ITERATIVA
I processi di planning (dei vari Subject Groups)
vengono ripresi e dettagliati secondo i principi agili
di rilascio anticipato di valore, di recepimento di
modifiche ai requisiti in qualsiasi momento e di
possibilità di rilasciare incrementi di risultato
effettivamente usabili al termine di ogni iterazione.
In pratica, all'inizio di ogni iterazione si pianifica in dettaglio "cosa" fare, accogliendo
eventuali change allo scope, il team deciderà autonomamente "come" farlo, controllando
giornalmente l'avanzamento. Al termine dell'iterazione viene rilasciato un deliverable o
incremento di esso, immediatamente utilizzabile dal cliente/utente e vengono raccolte le
lesson learned a chiusura dell'iterazione (retrospective). Per alcune iterazioni, il termine di
esse coincide con una specifica release di prodotto secondo l'Agile Release Planning di alto
livello effettuata nella fase precedente.

FASE DI CHIUSURA
Include le attività di formalizzazione della chiusura di
progetto (report di chiusura). Il completamento dei
deliverable è avvenuto durante la fase iterativa, così
come la raccolta delle lesson learned.

TAKE AWAYS
#1 La ISO 21500 ci dice che possiamo strutturare un progetto in fasi
#2 Le fasi di progetto non sono 4 o 5 ma quelle che servono e della durata che
occorre
#3 Le fasi di progetto non sono Initiating, Planning, Implementing, Controlling
e Closing. Quelli sono i gruppi di processi della ISO 21500
#4 L'insieme delle fasi definisce il ciclo di vita del progetto e ogni fase può
essere approcciata in modo predittivo o adattivo in funzione del contesto

#5 In realtà possiamo valutare il posizionamento del progetto su uno spettro
continuo attraverso un assessment di rischio iniziale
#6 Un posizionamento intermedio giustifica un approccio ibrido che integri
pratiche e tecniche del mondo predittivo e di quello adattivo
#7 Abbiamo mostrato un esempio di ciclo di vita di progetto agile conforme
alla norma ISO 21500
#8 Non esiste un metodo "one size fits all". Si amplia la cassetta degli attrezzi
a disposizione del Project Manager, che deve studiare ed aggiornarsi
continuamente per capire come approcciare l'unicità di qualsiasi progetto.
TAKE AWAYS

RISPONDETE DI NUOVO CON SINCERITA' BRUTALE

DISCLAIMER: Nessun processo ISO21500 o pratica Agile sono stati
maltrattati durante la preparazione di queste slide

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