Bagaimana menguruskan sesuatu mesyuarat

1. BAB 10
PENGURUSAN MESYUARAT

2. TOPIK UTAMA
• DEFINISI KONSEP
• TUJUAN MESYUARAT
• PROSES PENGENDALIAN MESYUARAT
• JENIS-JENIS MESYUARAT
• PERANAN DAN BIDANG TUGAS
• PENULISAN MINIT MESYUARAT
• BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT

3. DEFINISI KONSEP
• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
dalam mencapai keputusan dan
membolehkan urusan lain berjalan lancar.
• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah
pertubuhan yang menggabungkan idea untuk
mencapai sesuatu matlamat.

4. Omardin Haji Ashaari (2001)
• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah
pertubuhan yang menggabungkan idea untuk
mencapai sesuatu matlamat.
Sulaiman Masri (1997)
• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
dalam mencapai keputusan dan membolehkan
urusan lain berjalan lancar.

5. Kamus Dewan (2005)
• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
atau untuk mencapai sesuatu keputusan.
Cambridge International Dictionary of English
(1999)
• Satu acara yang menemukan orang sama ada
secara sengaja atau tidak sengaja

6. TUJUAN MESYUARAT
• Tujuan utama mengadakan sesuatu
mesyuarat ialah:
1. Menjimatkan masa dan mempercepat
persiapan kerja
Sesuatu masalah dapat diselesaikan
dalam satu masa yang sama walaupun
melibatkan ahli yang ramai.

7. 2. Menyelaraskan pembahagian tugas dengan
lebih sistematik
Tidak berlaku pertindihan tugas kerana tugas
telah diagihkan mengikut keperluan.
3. Menyampaikan informasi terkini kepada
kakitangan
Informasi dan maklumat terkini dapat
disampaikan kepada ahli dengan kadar yang
pantas dan mengelakkan kekeliruan maklumat.

8. 4. Menggalakkan percambahan idea
Jika membincangkan sesuatu isu, input
atau idea akan diperoleh bukan sahaja dari
pihak atasan, malah boleh juga diperoleh
dari pihak bawahan.
5. Menyelesaikan konflik dalam sesebuah
organisasi
Konflik dapat diselesaikan dengan cara
yang paling baik dan profesional tanpa
melibatkan unsur emosi dan peribadi.

9. PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT
• Terdapat tiga proses untuk mengendalikan
mesyuarat iaitu:
1. pramesyuarat
2. pelaksanaan mesyuarat
3. pasca mesyuarat

10. Pramesyuarat
• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa
proses pramesyuarat:
1. menetapkan agenda mesyuarat
2. Menentukan tarikh, masa, tempat
berlangsungnya mesyuarat
3. memastikan persediaan kemudahan yang
akan digunakan dalam mesyuarat
4. mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat

11. Pelaksanaan Mesyuarat
• Setiap individu yang menghadiri sesuatu mesyuarat
terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan
mesyuarat.
• Mereka memainkan peranan penting untuk
menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat.
• Individu yang terlibat dalam pelaksanaan mesyuarat
ialah
1. pengerusi
2. setiausaha
3. ahli mesyuarat

12. Pasca Mesyuarat
• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses
pasca mesyuarat:
1. Setiausaha bertugas menyediakan draf minit
mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu
dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat)
2. Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah
diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh
seminggu selepas mesyuarat.
3. Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas
sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat

13. CARA PENGENDALIAN MESYUARAT
• Tidak begitu formal dan memberikan pendapat.
• Reaksi spontan dibenarkan untuk
mengembangkan idea.
• Menentukan had waktu perbincangan sesuatu
idea jika terlalu banyak.
• Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh
pengerusi.
• Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.

14. • Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada
ahli mesyuarat yang hadir.
• Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.
• Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah-masalah
terlebih dahulu.
• Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan
pandangan terbuka.
• Hadkan waktu bagi satu-satu masalah.
• Rumuskan pandangan-pandangan dan buat
keputusan.
• Teliti semua cadangan tindakan.
• Dengar pendapat secara bebas.

15. MERUMUSKAN MESYUARAT
• Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu
perkara yang dibangkitkan.
• Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas
sesuatu tindakan.
• Tetapkan idea yang dominan untuk jadi rumusan.
• Utamakan reaksi-reaksi penting kepada maklumat-
maklumat yang diberikan.

16. • Pastikan maklumat-maklumat yang diberi adalah
lengkap dan objektif.
• Data atau maklumat yang tidak diberi semasa
mesyuarat perlu diminta kemudian.
• Catatkan semua alternatif tindakan dan yang dipilih
atas dasar-dasar tertentu bagi menyelesaikan sesuatu
masalah.
• Pastikan jentera pentadbiran yang dicadangkan untuk
mengatasi sesuatu masalah.
• Catatkan pendirian semua pihak ( menyokong /
menentang) dan asas-asas pendirian itu.
• Pastikan tindak balas yang diterima jika ada.

17. PERANAN DAN BIDANG TUGAS
• Setiap individu yang menghadiri mesyuarat
memainkan peranan penting mengikut
bidang tugas.
• Peranan dan bidang tugas yang akan
dibincangkan ialah:
1. Pengerusi
2. Setiausaha
3. Ahli mesyuarat

18. Pengerusi
• Mengendali dan mengawal mesyuarat
• Mempunyai kebolehan membuat perubahan dan
bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah
• Mempengerusikan semua jenis mesyuarat
• Memastikan kesempurnaan, tatatertib, dan
perjalanan semua jenis mesyuarat
• Mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya tidak
mencapai kata sepakat

19. Setiausaha
• Berbincang dengan pengerusi tentang agenda
sesuatu mesyuarat
• Bertanggungjawab mengedar dan menyimpan surat,
mengendalikan sistem fail
• Berkemahiran dan peka terhadap persekitaran,
mahir mencatat dan cepat bertindak.
• Menyiapkan minit mesyuarat

20. Ahli Mesyuarat
• Ahli mesyuarat memainkan peranan paling penting
dalam sesebuah mesyuarat kerana ahli yang
menentukan keputusan mesyuarat
• Memberi pandangan dan pendapat secara ringkas dan
relevan
• Mencatat idea-idea penting apabila ahli lain memberi
pendapat
• Menghormati masa yang diperuntukkan oleh
pengerusi
• Menghormati ahli mesyuarat lain (tidak mencelah
atau memonopoli perbincangan)

21. A. JENIS-JENIS MESYUARAT
• Sulaiman Masri (1997) mengemukakan 5 jenis
mesyuarat iaitu:
1. Mesyuarat arahan
2. Mesyuarat penasihat
3. Mesyuarat campuran
4. Mesyuarat demokratik
5. Mesyuarat penerangan

22. • Mesyuarat arahan
Memberi kuasa sepenuhnya kepada seorang
ketua untuk mengagihkan sesuatu tugas
kepada ahli mesyuarat (ketua
bertanggungjawab dalam setiap perancangan
pengurusan)
• Mesyuarat penasihat
Memberi kuasa kepada sesebuah badan bebas
untuk membuat keputusan. Jika tidak
bersetuju, keputusan diambil daripada
kumpulan majoriti

23. • Mesyuarat demokratik
Keputusan mesyuarat dibuat secara kolektif.
Persetujuan mengambil kira keputusan majoriti dan
akan diumumkan oleh pengerusi
• Mesyuarat penerangan
Berasaskan keputusan yang dibuat secara peribadi atau
tiada sebarang keputusan.
• Mesyuarat campuran
Mesyuarat yang mempunyai lebih dari satu agenda.
Biasanya berbentuk taklimat dan keputusan
berdasarkan undian

24. B. JENIS-JENIS MESYUARAT
• Cragan dan Wright (1999) mengemukakan
4 jenis mesyuarat iaitu:
1. Mesyuarat pagi Isnin / Ahad
2. Mesyuarat bulanan
3. Mesyuarat menetap keputusan
4. Mesyuarat perancangan

25. • Mesyuarat Pagi Isnin / Ahad
Mesyuarat untuk memberikan arahan kerja,
dimulakan dengan mengulas kejadian atau
peristiwa yang berlaku sepanjang minggu, dan
seterusnya memberikan jadual kerja baru
• Mesyuarat Bulanan
Mesyuarat rasmi sesebuah organisasi.
Dijalankan untuk mendengar pembentangan
laporan setiap bahagian dalam sesebuah
organisasi

26. • Mesyuarat Penetapan Keputusan
Diadakan untuk membuat keputusan bagi
sesebuah organisasi atau jabatan
• Mesyuarat Perancangan
Diadakan untuk merancang aktiviti
sesebuah jabatan atau organisasi.

27. PENULISAN MINIT MESYUARAT
• Tajuk
• Keterangan tajuk
• Kehadiran
• Aluan pengerusi
• Pengesahan minit mesyuarat
• Agenda yang dibincangkan
• Hal-hal lain
• Penyataan penangguhan mesyuarat
• Lampiran (jika ada)

28. CIRI-CIRI MINIT MESYUARAT
YANG BAIK
• Semua fakta yang dicatatkan mestilah benar dan
tepat.
• Fakta dan keterangan sama dengan keputusan
mesyuarat.
• Tiada bahan atau perkara yang tertinggal atau
ditokok tambah.
• Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti.
• Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan
tindakan lanjut.

29. BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT
• Minit mesyuarat menggunakan laras bahasa
yang ditandai oleh struktur ayat dan ungkapan
khusus serta gaya bahasa tersendiri.
• Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh
dikelaskan kepada 3 bahagian iaitu
1. Tindakan terhadap minit mesyuarat
2. Perbincangan
3. Ketetapan

30. Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat
• Meminda atau membetulkan dan kemudian
mengesahkan.
• Perkataan yang digunakan ialah
1. meminda
2. mengesahkan
3. membetulkan

31. Perbincangan
• Ungkapan khusus waktu perbincangan ialah
mengesyorkan, mengusulkan, dan
mempertimbangkan.
• Contoh :
Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan
mengambil tindakan dengan kadar yang
segera.

32. Ketetapan
• Bermaksud sesuatu tindakan yang diambil oleh
ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara
setelah selesai perbincangan.
• Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif
dan negatif
• Positif : bersetuju, memperakukan, menerima
• Negatif: menolak

33. ASPEK UTAMA DALAM PENGURUSAN
MESYUARAT
• Terdapat 5 aspek utama dalam pengurusan
mesyuarat iaitu:
1. Penguasaan masa.
2. Memahami tradisi.
3. Produktiviti.
4. Kepuasan hati ahli-ahli mesyuarat.
5. Kata sepakat

34. Penguasaan Masa
• Hal-hal berkaitan penguasaan / pengurusan masa
sangat penting dalam sesebuah mesyuarat seperti:
1. Pemberitahuan agenda mesyuarat awal.
2. Adakan mesyuarat pada masa yang sesuai.
3. Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada
waktunya.
4. Pastikan kerja-kerja yang dirancang boleh
diselesaikan dalam masa yang ditetapkan.

35. Memahami Tradisi
• Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri
berkaitan dengan pengurusan mesyuarat. Setiap
individu terikat kepada tradisi sesebuah organisasi.
• Contoh tradisi mesyuarat ialah seperti:
1. Adanya jamuan sebelum, semasa atau selepas
mesyuarat.
2. Pengamalan ritual tertentu seperti bacaan doa.
3. Pengamalan masa mesyuarat terhad (cth:
mesyuarat 1 jam sahaja).

36. Produktiviti
• Perlu diingat, perkara paling penting yang
menentukan kejayaan sesebuah pengurusan
mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat itu
sendiri.
• Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti
produktif semasa mesyuarat dan selepas
mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).

37. Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat
• Adalah mustahil kita dapat memuaskan hati
semua orang.
• Walau bagaimanapun, dalam pengurusan
mesyuarat, kita boleh merapatkan jurang
kepuasan hati setiap ahli mesyuarat dengan
memastikan semua ahli mesyuarat mendapat
peluang yang seadilnya untuk
1. menyuarakan pendapat
2. menentukan keputusan (secara demokratik)

38. Kata Sepakat
• Kata sepakat / persetujuan setiap ahli
mesyuarat sangat penting.
• Sekiranya terdapat percanggahan idea,
keputusan boleh dilakukan dengan cara
undian (demokratik).
• Undi majoriti adalah muktamad.

39. RUJUKAN UTAMA
• ASMAH HAJI OMAR (1997)
• CRAGAN, & WRIGHT (1999)
• OMARDIN HAJI SHAARI (2002)
• SULAIMAN MASRI (1997)