2. 2
Suatu upacara, perjumpaan,
keramaian atau perhimpunan yang
dianjurkan secara rasmi atau tidak
rasmi oleh sesuatu pihak untuk
tujuan atau matlamat tertentu yang
dirancangkan, dengan penglibatan
dan penyertaan oleh pelbagai pihak
yang lain dan peserta yang ramai.
(RAMLAN ABDUL WAHAB, 2004)
DEFINISI
4. DEFINISI
• MAJLIS PERSEKUTUAN
- Dibiayai Kerajaan
Persekutuan
• MAJLIS NEGERI
- Dibiayai kerajaan negeri
• MAJLIS BERSAMA
PERSEKUTUAN
DAN NEGERI
- Dianjur mengguna kewangan
5. MAJLIS PERSEKUTUAN
Dibiayai Kerajaan Persekutuan
• Pelancaran Bulan Kebangsaan &
Kempen Kibar Jalur Gemilang.
• Sambutan Hari Kebangsaan / Hari
Malaysia.
• Sambutan Maulidur Rasul Peringkat
Kebangsaan.
• Sambutan Hari Keputeraan SPB
Yang Dipertuan Agong.
• Sambutan Hari Terbuka Malaysia
Hari Raya / Krismas / Tahun baru
Cina / Deepavali DSB.
6. MAJLIS NEGERI
Dibiayai kerajaan negeri
• Sambutan Hari
Kebangsaan
Peringkat Negeri.
• Sambutan Maulidur
Rasul Peringkat
Negeri.
• Sambutan Hari
Keputeraan Sultan.
7. MAJLIS BERSAMA PERSEKUTUAN DAN NEGERI
Dianjur mengguna kewangan bersama
• Pelancaran Bulan
Kebangsaan & Kempen
Kibar Jalur Gemilang.
• Sambutan Hari Malaysia.
• Sambutan Hari Terbuka
Malaysia Hari Raya /
Krismas / Tahun baru Cina /
Deepavali DSB.
10. 10
PERINGKAT AWAL
(8 MINGGU SEBELUM MAJLIS ATAU LEBIH AWAL)
•Mesyuarat
•Menyediakan pembahagian tugas
•Senarai jemputan (senarai ringkas dan penuh)
•Cetak kad jemputan
•Menulis atau mencetak sampul surat
PERINGKAT PERTENGAHAN
•Menulis kad jemputan (5 minggu sebelum tarikh
majlis)
•Pos kad (4 minggu sebelum tarikh)
•Sediakan buku atrucara
•Sediakan ucapan
•Telefon untuk dapatkan jawapan kehadiran
11. 11
PERINGKAT AKHIR
• Raptai rangka
• Raptai penuh
• Persiapan tempat
• Senarai penuh kehadiran tetamu
• Menulis nama kad tetamu yang hadir
• Pengesahan kehadiran VVIP
• Taklimat bagi penyambut tetamu
HARI SEBENAR
• Ketibaan petugas (3 jam sebelum tetamu)
• Ketibaan penyambut tetamu (3 jam sebelum
jemputan)
• Ketibaan pegawai (1 jam sebelum jemputan)
POST-MORTEM
12. PERKARA-PERKARA PENTING
Nama majlis atau program
Tarikh
Tempat
VVIP / Perasmi
Mesyuarat jawatankuasa induk
Penubuhan jawatankuasa
Pengisian majlis/aturcara
Bajet
Publisiti
Post-mortem
13. TARIKH
SEMAK KALENDAR - lihat tarikh-tarikh
penting. Contohnya - pastikan tidak jatuh pada
CUTI UMUM, MALAM NESFU SYAABAN, MALAM
JUMAAT dan lain-lain.
Elakkan HARI ISNIN PAGI ATAU RABU ATAU
JUMAAT pagi jika melibatkan menteri.
Lihat diari vip Kementerian – Menteri, Timbalan
Menteri dan KSU
Jika boleh tarikh yang dipilih hendaklah cukup
masa untuk persediaan - sekurang-kurangnya
sebulan.
14. TEMPAT
PASTIKAN TERDAPAT KEMUDAHAN-KEMUDAHAN
YANG DIPERLUKAN SEPERTI:
Dewan perasmian atau persidangan
Bilik-bilik mesyuarat dan perbincangan
Bilik urusetia, kesihatan, keselamatan
Pentas
Berhawa dingin
Peralatan kerusi atau meja
Dewan makan
Pusat media
Penginapan
Pengangkutan
Tempat-tempat rekreasi atau lawatan
Kemudahan bersukan
Alat siaraya dan lighting
15. VVIP ATAU PERASMI
Dapatkan cadangan nama daripada YB Menteri
atau KSU atau jawatankuasa induk
Semak diari - tentative booking
Draf surat jemputan kepada VVIP untuk YB
Menteri atau KSU tandatangan
Pastikan mendapat jawapan bertulis daripada
VVIP berkaitan
Hantar final program, aturcara dan deraf teks
ucapan
Dapatkan nombor kereta atau jadual penerbangan
dan lain- lain
16. MESYUARAT JAWATANKUASA INDUK
Tentukan urusetia/setiausaha
Pengerusi jawatankuasa induk
keahlian
Agenda mesyuarat
Taklimat ringkas tentang majlis
yang akan diadakan
Penentuan tema, logo, tentatif
program
17. 17
PENUBUHAN JAWATANKUASA KECIL
Urusetia
Jawatankuasa kerja
Jawatankuasa kecil cenderahati & kewangan
Jawatankuasa kecil jemputan, sambutan dan
protokol
Jawatankuasa kecil logistik
Jawatankuasa kecil perasmian dan penutup
Jawatankuasa publisiti/seranta
Fungsi setiap jawatankuasa kecil
18. PENGISIAN MAJLIS / ATURCARA
ATURCARA
Majlis perasmian
Acara keseluruhan
Majlis penutup
SENARAI SEMAK
Aturcara pentadbiran
Buku program
Pengacara Majlis (MC) dan skrip
Gimik
persembahan – Raptai / Floor @ Stage manager /
pembantu
Cenderahati/door gifts
20. 20
PUBLISITI / SERANTA
i) Hubungan Media
ii) TV / Radio
iii) Sisipan
iv) Program tv/radio
v) Siaran Akhbar/Sidang Akhbar
vi) Promo tv/radio
vii) Press kit
viii) Banner/bunting
ix) Pelan media
21. 21
BAJET
Mendapatkan cadangan bajet daripada
semua jawatankuasa
Membentangkan cadangan bajet dalam
jawatankuasa induk
Mendapatkan kelulusan pihak kabinet
atau pihak pengurusan kementerian atau
jabatan/agensi
Pastikan semua pembelian mengikut
prosedur kewangan
23. 23
PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN
BAGI PELBAGAI MAJLIS
LIMA LANGKAH (5) SENARAI JEMPUTAN
SENARAI RINGKAS
- Ikut kategori contoh Menteri, Pegawai kerajaan dan lain-
lain
SENARAI NAMA PENUH DAN LENGKAP
-Nama dan gelaran kebesarannya (jika ada)
-Nama isteri
-Jawatan atau pangkat
-Alamat pejabat
-No tel pejabat atau hp
-Alamat rumah
-Nama setiausaha
-Butir lain jika ada
24. 24
SENARAI KEUTAMAAN (PROTOKOL)
•Peringkat persekutuan disusun oleh bahagian
istiadat JPM
•Negeri disusun oleh unit protokol pejabat
Setiausaha Kerajaan Negeri
•Lain-lain sila rujuk agensi
SENARAI JAWAPAN
•Hadir atau tidak
•Seorang atau berdua
SENARAI KEHADIRAN
•Untuk kegunaan penyambut tetamu
•Kehadiran yang disahkan
29. YANG BERHORMAT
•Menteri / Timbalan Menteri
•Ahli Dewan Rakyat (Ahli Parlimen)
•Ahli Dewan Negara (Senator)
•Ahli Dewan Undangan Negeri
•Setiausaha Kerajaan Negeri
•Pegawai Kewangan Negeri
•Penasihat Undang-undang Negeri
30. YANG AMAT BERBAHAGIA
•Isteri PM, Isteri TPM, Tun, Toh Puan, Isteri
MB/KM
YANG AMAT ARIF
•Ketua Hakim Negara
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negara,
•Ketua Turus Angkatan Tentera
YANG ARIF
•Hakim Mahkamah
YANG BERBAHAGIA
•Ketua Polis Negeri
33. 33
PERANAN PEGAWAI PROTOKOL
•Seorang yang tahu protokol
•Di istana negara Datuk Paduka Maharaja lela
dan pembantu istana
•Bahagian istiadat JPM
•Di negeri – di bawah Setiausaha Kerajaan
Negeri
•Kementerian Luar Negeri (bahagian protokol)
34. 34
PERANAN PEGAWAI PENGIRING
•Seorang yang tahu protokol dan etiket
•Mengetahui perjalanan majlis keseluruhannya
•Mengenali tetamu yang disangkutkan
kepadanya.
•Lebih muda, pergerakan pantas, gaya menarik,
tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik
35. 35
PERANAN PENYAMBUT TETAMU
•Mempunyai kriteria pemyambut tetamu yang
baik (perwatakan menarik, pakaian kemas dan
lain-lain)
•Mengetahui keseluruhan majlis
•Mengingati aturcara majlis
•Tahu susunan tempat duduk
•Kawasan yang diperuntukan
•Senarai tetamu
•Elak dari bermusuh dengan tetamu
36. 36
PERANAN PEGAWAI PERHUBUNGAN
•Tugas untuk sekumpulan orang
•Mengetahui perjalanan majlis
keseluruhannya.
•Mengenali tetamu jemputan
keseluruhannya.
•Lebih muda, pergerakan pantas,
gaya menarik, tertib, sopan, cekap
•Mempunyai kualiti diri yang baik
39. 39
POST-MORTEM
Jawatankuasa induk
Mengenal pasti kelemahan/masalah
Cadangan pembaikan
Bukan mencari kesalahan individu
Penghargaan kepada semua AJK : Jamuan
makan/sijil/cenderahati
Memastikan semua perkhidmatan dibayar pada
waktu yang ditetapkan
Penyediaan laporan kepada pengurusan
40. 40
SEDIAKAN PERSIAPAN & PELAKSANAAN UNTUK
MAJLIS PENUTUP KURSUS ASAS PENOLONG
PEGAWAI PENERANGAN GRED S27,
BERDASARKAN KEPERLUAN BERIKUT :
• Aturcara Majlis & Aturcara Pentadbiran
• Pengacara Majlis & Skrip Pengacara
Majlis
• Teks Ucapan Aluan & Teks Ucapan
Perasmi
• Susunan Kerusi VIP (Tetamu Kehormat :
Ketua Pengarah, Pegawai Penerangan
Daerah & Penghulu Kursus)
LATIHAN KUMPULAN