Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Majlis rasmi protokol

40,566 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

Majlis rasmi protokol

  1. 1. 1
  2. 2. Konsep ProtokolBerasal daripada perkataan Yunani ‘protos’ & ‘kolla’ – satu tanda taraf / status Takrifan Protokol : Peraturan-peraturan dalam adat istiadat rasmi seperti sambutan tetamu Peraturan upacara di istana atau sambutan tetamu negara Satu sistem yang telah ditetapkan atau tingkah laku yang telah diterima oleh wakil-wakil kerajaan dalam upacara rasmi. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 2
  3. 3. Terbahagi kepada dua III.Persediaan Pra majlis V.Ketika majlis UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 3
  4. 4. Pra Majlis Persediaan Majlis  Tubuh Jawatankuasa tetap Senarai tanggungjawab senarai semak  Jenis majlis  Tempat  Kenal pasti tetamu  Penyediaan senarai jemputan  Atur cara UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 4
  5. 5. PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTANMAJLIS FORMALJENIS-JENIS SENARAI JEMPUTAN YANGPERLU DISEDIAKAN: 1. SENARAI RINGKAS 2. SENARAI NAMA 3. SENARAI KEUTAMAAN 4. SENARAI JAWAPAN 5. SENARAI KEHADIRAN UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 5
  6. 6. CONTOH SENARAI RINGKAS BAGIMAJLISa Menteri Kabinet 1b Timbalan Menteri 1c Pegawai-pegawai Kementerian 5d Ketua-ketua Jabatan Negeri 15e Ahli Parlimen 5f Ahli Dewan Undangan Negeri 5g Pengetua-pengetua Maktab 10h Orang kenamaan daerah 8i Pensyarah-pensyarah 20j Ahli Jawatankuasa 10 Jumlah UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 80 6
  7. 7. SENARAI NAMAA. Butir-butir dalam senarai nama 1. Nama penuh dan gelaran dan darjah kebesarannya 2. Nama isteri (jika ada) 3. Jawatan atau pangkat 4. Alamat pejabat 5. Nombor telefon pejabat 6. Alamat rumah 7. Nombor telefon rumah 8. Nama setiausaha sulitnya dan nombor telefonnya 9. Butir-butir lain (jika ada) UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 7
  8. 8. CONTOH SENARAI NAMAA Menteri Kabinet 1. YB Tan Sri Datuk …. P.S.K, S.P.D.K., P.G.D.K (Puan Sri Datin) Menteri Di Jabatan Perdana Menteri Jabatan Perdana Menteri Aras 4, Blok Barat, Bangunan Perdana Putra, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62519, Putrajaya... Tel: 03-88864001 samb. 201 Alamat Rumah : …. Tel Rumah :UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL ….. 8
  9. 9. Timbalan MenteriB 2. YB Dato’ …. D.M.S.M. (Datin) Timbalan Menteri Sumber Manusia, Kementerian Sumber Manusia, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867474 samb. 134 Alamat Rumah : …. Tel Rumah : ….. Timbalan Menteri 3. YB Dato’ Dr. …. S.I.M.P, D.J.M.K, J.S.M. (Nama Suami) Timbalan Menteri Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Kementerian Kemajuan Luar Bandar & Wilayah, Aras 9, Blok D3, Parcel D, Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan, 62502, Putrajaya. Tel: 03-88867421 samb. 262 Alamat Rumah : …. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 9 Tel Rumah : …..
  10. 10. SENARAI KEUTAMAAN1. YB Tan Sri………………………….Menteri2. YB Dato’……………………………Menteri3. YB. Datuk…………………………..Menteri4. YB Tuan Haji………………..Timb. Menteri5. Y. Bhg Datuk Ahmad bin Ali………….KSU6. Y. Bhg Dato’ Mohd Nor bin Hashim.....KSU7. Y. Bhg Dato’ Abdul Rahim bin Kasim..KSU8. Encik Mohd Alias bin Abu Bakar……TKSU9. Encik Yusuf bin Zaid…………………….KP10. Puan Rahimah bt. Aziz ………………...KP UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 10
  11. 11. CONTOH SENARAI JAWAPAN Jawapan Kehadiran TidakBil Nama Seorang Berdua Hadir1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X2 Dato Bujang Senang (TKSU) X3 Encik Amir Hamzah X4 Encik Mohd Abu X5 Encik Yusof bin Zaid X6 Puan Rahimah bt. Aziz KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL UNIT X 11
  12. 12. CONTOH SENARAI KEHADIRAN HadirBIL Nama (1) Hadir (2)1 Datuk Ali Ahmad (KSU) X2 Dato Bujang Senang (TKSU) X3 Encik Amir Hamzah X4 Encik Mohd Abu5 Encik Yusof bin Zaid X UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 12
  13. 13. Susunan KeutamaanSusunan keutamaan persekutuan ialah satu senarai yang disusun mengikut kedudukan keutamaan kekananan di antara pegawai kerajaan, bukan kerajaan dan orang awam. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 13
  14. 14. Kepentingan Senarai Keutamaaniii.Dapat menyusun tempat duduk bagi pelbagaimajlis rasmiiv.menyusun atur cara majlisv.Menyusun bendera-bendera negeri di Malaysiavi. Tertib ketibaan tetamu kenamaan dalam majlisformalvii.Tertib kepulangan tetamu kenamaanviii.Penyampaian cenderamata UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 14
  15. 15. Bagaimana menentukan kekananan / keutamaan pegawai kerajaan ? perkara yang perlu diambil kira ialah “jawatan”, “gred disandang”, berpandukan kepada “ anugerah darjah kebesaran yang disandangnya” UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 15
  16. 16. Susunan Tempat Duduk* Susunan tempat duduk isu yang sensitifSusunan menggambarkan taraf, susunan keutamaan, kekananan serta pentingnya seseorang itu dalam majlis tersebut. Dif yang paling kanan dengan tetamu kehormat merupakan pegawai yang paling kanan sekali. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 16
  17. 17. Penentuan susunan tempat duduk Bentuk-bentuk susunan tempat duduk. Susunan Keutamaan Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan. Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas. Susunan tempat duduk di pentas dan dif- dif hendaklah mengikut kekananan. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 17
  18. 18.  Pentas utama – acara perasmian dsb. Majlis jamuan rasmi Jumlah ganjil atau genap Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 8 Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali. Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 18
  19. 19. 4 PrinsipPrinsip 1 SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN 1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 19
  20. 20. 2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli. 3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 20
  21. 21. Prinsip 2JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD 1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9. 2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12 UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 21
  22. 22. Prinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 22
  23. 23. Prinsip 3 TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMAT Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 23
  24. 24. Prinsip 4 ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI 1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri. 2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan tertentu keadaan-keadaan tertentu UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL
  25. 25. 1. KEKANANAN BAGI TIGA ORANG 2 1 3 PENTAS KHAS UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 25
  26. 26. KEKANANAN BAGI LIMA ORANG 4 2 1 3 5 PENTAS KHAS UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 26
  27. 27. KEKANANAN BAGI TUJUH ORANG 6 4 2 1 3 5 7 PENTAS KHAS UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 27
  28. 28. Susunan Tempat Duduk Majlis Jamuan MakanSusunan meja makan untuk dua pasang suami isteriJika jemputan di mana suami isteri dan status tetamu sama taraf maka tetamu kehormat ituhendaklah duduk di sebelah kanan tuan rumah dan diapit isteri masing-masing. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 28
  29. 29. 3 Prinsip SusunanPrinsip 1 Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 29
  30. 30. Prinsip 2 Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaanPrinsip 3 Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diraja. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 30
  31. 31. Prinsip Am Meja Jamuan • Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf • Wanita tidak duduk di hujung meja diraja/ khas • Wanita tidak duduk mengetuai meja- meja panjang UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 31
  32. 32. • Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utama UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 32
  33. 33. KEKANANAN BAGI EMPAT ORANG BERSAMA ISTERI 3 1 2 4 PENTAS KHAS UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 33
  34. 34. KEKANANAN BAGI ENAM ORANGBERSAMA ISTERI 5 3 1 2 4 6 PENTAS KHAS UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 34
  35. 35. Susunan BenderaPengibaran bendera negeri, peraturannya ialah mengikut susunan keutamaan negeri-negeri dan susunan keutamaannegeri-negeri mengikut keutamaan DYMM Raja-Raja dan TYT Di Pertua Negeri. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 35
  36. 36. Pemasangan Bendera Malaysia &Bendera Tetamu Di Dinding Jika ada tetamu datang ke negara kita,dua bendera hendak dipasang di dinding, maka hendaklah memberi keutamaan kepada bendera tetamu.  Bendera tetamu di sebelah kiri dan bendera Malaysia di sebelah kanan UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 36
  37. 37. Dua Bendera di Majlis Peringkat NegeriJika sebuah negeri menganjurkan majlis peringkat negeri, maka bendera negeri tersebut hendaklah diberi keutamaan.Jika dilihat di sebelah hadapan, maka bendera negeri berada di sebelah kanan bendera persekutuan. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 37
  38. 38. Dua Bendera di Majlis PeringkatPersekutuan Dalam Negeri Di dalam majlis persekutuan yang dianjurkan di sesebuah negeri, makabendera Malaysia hendaklah mengambil keutamaan iaitu dikibarkan di sebelah kanan bendera negeri jika dilihat dari hadapan. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 38
  39. 39. PENGACARAAN MAJLIS FORMAL Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acara majlis. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 39
  40. 40.  Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:- UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 40
  41. 41. 1. MASA (anggaran)2. CUE (panduan bagi juruacara)3. ANN (teks pengumuman)Gaya dan isi teks juruacara adalahtertakluk kepada tahap atau taraf majlisyang berkenaan. Setiap majlis mestidisediakan dua juruacara (seorangsebagai simpanan). Teks juruacarahendaklah disediakan oleh pihakpenganjur. 41
  42. 42. Peranan Pengerusi MajlisAmnya ada tiga tugas utama pengacara majlis. i. mengawal majlis ii. membuat pengumuman iii. memberi panduan UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 42
  43. 43. Ciri-Ciri Pengacara Majlis Yang BaikI. Mempunyai intonasi suara yang baik dan lunak didengarII. Fasih berbahasa & berkomunikasiIII. Cepat & cergas dalam pergerakanIV. Tidak gugup dalam percakapanV. Sentiasa sabarVI. Ada asas tentang adat istiadat UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 43
  44. 44. Penyediaan Teks Ucapanl Dalam majlis rasmi, pengacara mesti menyediakan teks ucapan.l Dipatuhi sepenuhnyal Teks berukuran setengah A4 kertas taipl Satu muka surat bagi satu pengumumanl Selak dari kanan ke kiri jika menggunakan ‘rim binding’ atau ke atas jika ‘di stapler’ UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 44
  45. 45. Tujuan• sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 45
  46. 46. • untuk mengawal masa• untuk menjadi panduan masa akan datang• sebagai rekod UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 46
  47. 47. FORMAT TEKSMASA + TAJUK MAJLIS MUKA SURAT (1)===== CUE ANN(1)===== ===== ===== ===== ===== MUKA SURAT (2)MASA + CUE ANN(2)===== ===== ========== ===== ===== UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 47
  48. 48. CONTOH TEKSMajlis Rasmi1 CUE: (± 2035) (1) ANN: Apabila Naib Canselor Tiba di Mengumumkan ketibaan tangga/pintu ……….. MS: (2)2 CUE: (± 2045) (2) ANN: Setelah selesai lagu “Negara Hadirin dipohon duduk…. Ku” dan “Lagu Bertekad Yang Berbahagia Prof Datuk Cemerlang” ………… UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 48
  49. 49. Peranan penyambut tetamu1. Maklumat Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan. 2. Atur cara Keraian Yang Berkenaan Penyambut mestilah mengetahui atur cara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 49 sampai dan balik.
  50. 50. 3. Susunan Tempat Duduk Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.4. Kawasan Yang Diuntukkan Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 50
  51. 51. 5. Tempat- Tempat Penting Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.6. Senarai Tetamu Yang Dijemput Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 51
  52. 52. 7. Senarai Tetamu Khas Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.8. Pakaian Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 52
  53. 53. 9. Cara Menyambut Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku atur cara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat. 10. Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.
  54. 54. 11. Ketibaan Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamu dijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 54
  55. 55. 12. Pertanyaan dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kali bertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendiri kurang pasti. UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 55
  56. 56. 13. Kesulitan Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu. 14. Mudah Senyum Penyambut hendaklah mudah senyum UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 56
  57. 57. Pakaian Majlis rasmiPakaian mencerminkan imej seseorang. Kita boleh menilai individu dengan pakaian yang dipakai dari segi :c) kedudukan ekonomid) tahap pelajarane)Kejayaannyaf) kedudukan sosialg)imej dirih)masa hadapannya UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 57
  58. 58. Kriteria Menggayakan PakaianDalam menggayakan pakaian, peraturan berikut hendaklah dipatuhi :III.mengenali bentuk badanIV.potongan dan warna pakaianV.kesesuaian pakaianVI.kesesuaian dengan umurVII.kesesuaian dengan badan UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 58
  59. 59. SEKIANTERIMA KASIH UNIT KOKU/IPRM/3/09/CAPITOL 59

×