Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
ASAS PROTOKOL DAN ETIKET                           MAJLIS RASMIPENDAHULUANEtiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku...
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan7. Pemilihan Menu8. Susunan keutamaan9. Panggila...
•   Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk                menerima perkenalan.            •   Sebut nama deng...
•     Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka                  dan tidak berminat.            •     Geng...
Kepentingan TatahiasPakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau tarafmajlis tersebut. Penampilan seseor...
•   Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang.              •   Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan    ...
Majlis                   Perempuan                   Lelaki1) Bankuet   Negara Baju     Kurung     Atau      Mess Kit/Whit...
Baju    Kurung    atau    Rasmi                              Kebaya          Labuh,     13) Cocktails dan        berselend...
b)    Selendang dan Skaf           i)    dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti                 di majli...
•   Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit-                 gigit.             •   Kulit di lengan,...
iii). Mempunyai ruang legar yang luas      iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi      v). Sesuai dengan jenis majli...
iv)    Senarai Jawapan Kehadiran             Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambahdengan dua ruang...
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakalasampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis...
semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan KeutamaanNegeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalka...
37.Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.38.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.39.Ketua Audit Negara.40.Gabenor Bank Negara....
PANGGILAN HORMAT  Panggilan         Lelaki/Suami        Perempuan/Iste     Panggilan                                      ...
Yang Arif      Hakim Besar/Hakim        Isteri         YBhg     (YA)         Mahkamah Agung/                   Mahkamah Ti...
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhisusunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan d...
Prinsip 3TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMATTuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menj...
Kekananan Bagi Lima Orang          4                2             1            3              5                           ...
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah    sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih ti...
•   sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut•   sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja y...
Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai      tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya   mengenali    t...
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebutmerupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendakla...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Protokol dan-etiket-majlis-rasmi

19,548 views

Published on

  • Be the first to comment

Protokol dan-etiket-majlis-rasmi

  1. 1. ASAS PROTOKOL DAN ETIKET MAJLIS RASMIPENDAHULUANEtiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santunsamada dalam kehidupan harian, dalam perhubungan antara satu sama lainatau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa jua perilakuyang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan ataunorma-norma yang diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepadatimbang rasa adalah dianggap sebagai mempunyai nilai etiket yang tinggiyang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatanyang diberikan kepada seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, disamping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan dipatuhi olehpenganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akanmencerminkan atau melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaansesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.Jenis-jenis Majlis Rasmi1. Majlis Penuh Istiadat Istiadat pertabalan, penganugerahan darjah kebesaran,menyampaikan surat tauliah dan mengangkat sumpah oleh menteri.2. Majlis Rasmi dan Formal Majlis jamuan makan malam yang diberi oleh Perdana Menteri untukseseorang ketua negara asing. 3. Majlis Rasmi tetapi Tidak Formal Majlis yang tidak banyak mematuhi protokol seperti majlis jamuan tehsempena hari kebangsaan.4. Majlis Tidak Rasmi tetapi Formal Dianjurkan oleh pihak swasta yang memerlukan protokol sepertiperasmian sesebuah bangunan oleh Perdana Menteri atau Menteri.5. Majlis Tidak Rasmi dan Tidak Formal Seperti hari keluarga sesebuah agensi kerajaan atau swasta.ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL1. Jawatankuasa2. Tempat majlis3. Penyediaan senarai jemputan4. Aturcara majlis 1
  2. 2. 5. Kesesuaian pakaian dalam majlis6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan7. Pemilihan Menu8. Susunan keutamaan9. Panggilan hormat10.Susunan tempat duduk11.Pengacaraan Majlis Formal12.Penyediaan aturcara pentadbiran13.Peranan penyambut tetamu14.Raptai15.Nilai-nilai Islam16.Post-MortemELEMEN PENTING ETIKET1. Cita Rasa Berpakaian2. Kesesuaian Pakaian dalam Pelbagai Situasi3. Penampilan dan Pengayaan Diri4. Kesopanan dalam Pertemuan dan Perkenalan5. Kesopanan dalam Perbualan Sosial6. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Berdiri7. Kesopanan Menghadiri Majlis Jamuan Ringan Secara Duduk8. Kesopanan dalam Majlis Buffet9. Adab Makan Pelbagai Kaum di Malaysia10.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Rumah)11.Kesopanan Tuan Rumah dan Kesopanan Tetamu (Majlis di Luar Rumah)12.Menghadiri Pelbagai Majlis Formal13.Mengenali Peralatan Jamuan14.Cara Menghidang15.Tertib di Meja MakanANTARA ELEMEN PENTING ETIKET1. TERTIB PERKENALAN a) Prinsip Perkenalan • Perkenalkan lelaki kepada wanita. • Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting. • Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi pangkatnya. • Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua. b) Keberkesanan dalam perkenalan 2
  3. 3. • Kedua pihak bersedia untuk memperkenalkan dan untuk menerima perkenalan. • Sebut nama dengan jelas dan betul. • Perlakuan yang tertib. • Pandang ke arah mata orang yang akan diperkenalkan. • Jika terlupa nama orang yang akan diperkenalkan, sebaik- baiknya akui. • Perkenalkan diri sendiri terlebih dahulu. • Elakkan perbuatan seperti menepuk bahu dengan kuat atau menggenggam dengan kuat. • Bercakaplah dengan perlahan tetapi jelas. b.) Tertib Memperkenalkan i) Izinkan saya memperkenalkan ............... ii) Puan..........inilah Encik.............. iii) Boleh saya memperkenalkan ................... c.) Cara Menjawab Yang Sopan i) Apa Khabar ? ii) Bertuah dapat berkenalan! iii) Hello! d.) Larangan Semasa Menjawab Perkenalan i) Elakkan bertanya tentang asal usul tempat / daerah / bangsa / agama. ii) Elakkan bertanya tentang pangkat atau kursus. iii) Elakkan bercakap kasar dan meninggikan suara. iv) Elakkan menjeling dan menoleh ke tempat lain. v) Elakkan memandang jijik kepada orang yang diperkenalkan. vi) Elakkan memberi senyuman sinis / tidak ikhlas.2. BERJABAT TANGAN (BERSALAM) a. Pelbagai cara • Kasar dan agresif • Mengawal • Hujung jari sahaja • Tarik • Sejuk • Erat dan mesra b. Perkara-perkara negatif semasa bersalam • Pengangan yang longgar menunjukkan kurang minat atau sambil lewa. • Hujung jari menunjukkan dingin, separuh berminat dan kurang penting. 3
  4. 4. • Tiada kontak mata menunjukkan tidak penting / kurang suka dan tidak berminat. • Genggam dengan kuat menunjukkan dendam dan perasaan marah. • Enggan bersalam menunjukkan rasa tidak menerima atau membenci. Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti tudung / sapu tangan untuk bersalam.3. PERBUALAN SOSIAL a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-  Hobi.  Sukan.  Muzik.  Rancangan Televisyen.  Pakaian.  Menanam bunga (Gardening).  Makanan.  Pengembaraan.  Kesenian.  Cuaca. b.) Contoh tajuk perbualan sosial yang tidak sesuai • Perbualan peribadi. • Fahaman politik. • Keagamaan. • Peperangan. c) Tertib perbualan sosial  Kedua-kedua pihak berminat.  Pandang ke arah orang yang bercakap.  Dengar dengan teliti.  Bercakap dengan nada yang biasa.  Tempoh bercakap berpadan (tidak terlalu lama).  Bercakap secara bersahaja.  Beri laluan kepada yang mendengar untuk bercakap.  Berbual dengan seberapa ramai yang boleh dalam sesuatu kumpulan.4. TATAHIAS PAKAIAN DAN GAYA 4
  5. 5. Kepentingan TatahiasPakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau tarafmajlis tersebut. Penampilan seseorang individu dalam sesuatu urusanrasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-i. Imej organisasi di mana ianya berkhidmat .ii.Imej peribadi. a) Kesesuaian pakaian wanita Perkara seperti berikut harus diberi perhatian :- • Elakkan daripada memakai kain berkilat / berkilau pada siang hari. • Elakkan daripada memakai satu warna sahaja. • Jangan melebihi empat warna pada satu masa • Pilihan warna kain hendaklah berasaskan kepada warna kulit dan bentuk badan. • Jangan terikut-ikut fesyen yang mungkin tidak sesuai. • Gunakan kain jenis nipis, lembut dan serap tetapi tidak jarang. • Bila menggunakan alat solek, jangan keterlaluan. • Gunakan bedak yang tidak mempunyai bau yang kuat. • Rambut hendaklah tersisir rapi. • Semua bahagian rambut tertutup dan diikat kemas jika memakai tudung. • Jika memakai mini telengkong, warna tudung hendaklah bertentangan dengan warna baju. • Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’ • Corak fabrik tidak lebih dari empat warna. • Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan yang berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan. • Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun berbunga besar. • Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok mata. • Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan ditangan yang sama. b) Kesesuaian Pakaian Lelaki • Kurang sesuai berbaju lengan pendek jika bertali leher. • Sematkan semua butang baju jika tidak bertali leher (kecuali butang kolar). 5
  6. 6. • Jangan lipat bahagian lengan kemeja lengan panjang. • Memakai tali leher hanya dengan kemeja lengan panjang • Bahagian hujung tali leher mestilah sampai ke bahagian kepala tali pinggang. • Sesuaikan warna tali leher dengan baju. • Tali leher berjalur sesuai dengan baju tanpa corak. • Badan kurus dan gempal hendaklah memakai singlet • Sesuaikan warna stoking dengan seluar. • Kasut hendaklah bersih dan berkilat. • Stoking putih tidak sesuai dalam majlis. • Gunakan ‘cologne’ dan deodoron yang kembut. Jika bergaul dengan orang ramai sapukan ‘cologne’ di kedua belah bahu. • Pakai singlet jika memakai bush-jacket tetapi jangan sampai kelihatan singlet tersebut. • Seluar dan bush-jacket hendaklah sama warna dan bahan (material) • Baju berwarna putih sebagai pilihan pertama.Lain-lain warna tanpa corak (light and plain) sebagai pilihan kedua. • Baju hendaklah sentiasa dimasukkan dalam seluar. • Elakkan dari memakai baju ketat yang boleh menyulitkan pergerakan badan dan tangan. • Jangan memakai baju, seluar dan stoking corak/jenis berjalur keseluruhannya. • Seluar jangan terlalu labuh hingga memecah lantai ataupun singkat hingga kelihatan tergantung. Jangan memakai seluar yang ketat (drainpipe). • Stokin berwarna putih tidak sesuai dengan pakaian pejabat melainkan berpakaian putih / berpakaian sukan. • Kasut bersukan walaupun mahal, tidak ada tempat dalam urusan rasmi.5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTIBERIKUT :- 6
  7. 7. Majlis Perempuan Lelaki1) Bankuet Negara Baju Kurung Atau Mess Kit/White Tie/Baju atau Negeri Kebaya Labuh, Kebangsaan Rasmi berselendang dan tidak dengan Darjah2) Jamuan Makan sedondon Kebesaran Malam Rasmi oleh Ketua Negara a) Baju Kurung a) Baju Kebangsaan atau Ketua berselendang Hitam Kerajaan b) Baju Kebaya b) Black Tie Labuh3) Jamuan Makan Berselendang a) Baju Kebangsaan Malam Formal b) Lounge Suit a) Baju Kurung b) Baju Kebaya Labuh4) Jamuan Makan Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan Malam Tidak Panjang Formal a) Baju Kebaya5) Jamuan Makan b) Baju Kurung a) Baju Batik Lengan Tengahari Rasmi Panjang b) Lounge Suit Baju Melayu Moden c) Pakaian Kerja6) Jamuan Makan Tengahari Tidak Baju Batik Lengan Rasmi a) Baju Kurung Panjang b) Baju Kebaya Labuh7) Jamuan Teh Rasmi a) Baju Batik Lengan Baju Kurung atau Panjang Kebaya Labuh, b) Lounge Suit8) Pengumiaan berselendang dan tidak c) Pakaian Kerja Darjah Kebesaran sedondon a) Baju Batik Lengan Panjang9) Istiadat Baju Kurung atau b) Lounge Suit Pertabalan Kebaya Labuh, c) Pakaian Kerja berselendang dan tidak sedondon a) Pakaian Istiadat10) Hari Ulang Tahun b) Baju Kebangsaan Kemerdekaan a) Baju Kebaya Rasmi b) Baju Kurung a) Baju Batik Lengan11) Pembukaan Panjang Persidangan Baju Kurung atau b) Bush-Jacket Parlimen Kebaya Labuh, c) Pakaian Kerja berselendang dan tidak12) Mengadap Tuanku sedondon a) Pakaian Istiadat b) Baju Kebangsaan 7
  8. 8. Baju Kurung atau Rasmi Kebaya Labuh, 13) Cocktails dan berselendang dan tidak a) Lounge Suit Gelap Receptions sedondon dan bersongkok b) Baju Kebangsaan a) Baju Kebaya a) Baju Batik Lengan 14) Musabaqah b) Baju Kurung Panjang b) Lounge Suit Baju Kurung atau Kebaya Labuh, a) Baju Kebangsaan berselendang dan tidak b) Baju Batik Lengan sedondon Panjang 15) Pengebumian c) Lain-lain Pakaian yang sesuai 16) Majlis Anjuran Agensi (siang) Baju Kurung atau Baju Kebangsaan 17) Majlis di Luar Kebaya Labuh, Dewan seperti berselendang dan tidak Perasmian Sukan sedondon Pakaian Kerja 18) Anugerah Sastera Pakaian Kerja Negara dan Baju Batik Lengan Anugerah Seni Panjang Baju Kurung a) Baju Kebangsaan Baju Kurung atau Hitam Kebaya Labuh, b) Lounge Suit warna berselendang dan tidak gelap senonoh6. HIASAN Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam, cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan. a) Tali Pinggang i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai 8
  9. 9. b) Selendang dan Skaf i) dipakai dengan pakaian kurang formal atau formal seperti di majlis rasmi dengan cara disangkutkan di bahu. ii) Dipakai di majlis keagamaan dan dalam menziarahi kematian-selendang menutupi seluruh kepala. c) Beg Tangan Beg yang sesuai mengikut keadaan seperti :- i) Kegunaan harian di pejabat. ii) Kegunaan pelbagai. iii) Kegunaan majlis rasmi.7. MINYAK WANGI Pilihan yang lembut, supaya ia tidak melemaskan atau memeningkan a) Minyak wangi tulen i) Adalah pekat dan hendaklah dipakai sedikit sahaja. b) Eau de toilette i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali sehari kerana baunya tidak pekat. c) Semburan badan i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.8. KESIHATAN, KEBERSIHAN, DAN KEKEMASAN Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu memberi keutamaan kepada pengurusan dirinya. Antara perkara-perkara yang dimaksudkan ialah : a) Bahagian kepala dan muka • Rambut perlu diurus kemas dan kelihatan terjaga. • Misai dan janggut diurus dengan baik. • Bulu hidung tidak kelihatan liar. • Gigi sentisa bersih. • Pernafasan tidak berbau. b) Bahagian badan dan tangan • Badan tidak berbau. • Baju tidak ada tanda tercarik. • Baju tidak kelihatan berdaki di bahagian lengan, poket dan kolar. • Baju kelihatan tidak bergosok (iron). 9
  10. 10. • Kuku jari dipotong tidak kelihatan panjang atau tanda digigit- gigit. • Kulit di lengan, siku, muka dan leher tidak terdapat tanda- tanda berpenyakit atau bersisik. c) Bahagian punggung dan kaki • Seluar tidak kelihatan tidak bergosok (iron) • Seluar tidak kelihatan tercarik. • Tidak berstokin. • Memakai stokin lebih daripada hadnya harinya. • Bagi wanita, jangan pakai stokin berwarna perang atau berbunga. • Kasut kelihatan kelabu. • Kasut coklat kelihatan hitam. • Tumit kasut hendaklah diperbaiki sekiranya sudah “worn- out”.ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMALJAWATANKUASADalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting.Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yangditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkansecara adhoc, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yangterhad bilangannya dan mempunyai tugas dan tanggungjawab yangditetapkan.Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan olehsebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atauOfficial Functions Committee . Di peringkat agensi maka adalah perlumempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akanmerancang dan melaksanakan semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan.Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiridaripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.TEMPAT MAJLISPenentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis adakaitannya dengan bilangan tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut: i). Diketahui umum dan mudah dituju ii). Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi 10
  11. 11. iii). Mempunyai ruang legar yang luas iv). Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi v). Sesuai dengan jenis majlis yang hendak diadakanAda majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan diluar dewan yang lebih terbuka. Penggunaan protokol adalah tertakluk kepadajenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya majlis yangdiadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaanprotokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai.PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTANBagi setiap majlis. hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i) Ringkasan Senarai Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannyaadalah supaya dapat diketahui kategori tetamu,bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu. ii) Senarai Nama Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikannama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategorimenteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama inibukanlah setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungibutir lain yang lengkap seperti: • Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada) • Nama isteri (jika diketahui) • Jawatan atau pangkat • Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod) • Nombor Telefon Pejabat • Alamat Rumah (lengkap dengan poskod) • Nombor Telefon Rumah • Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada) iii) Senarai Mengikut Keutamaan Senarai tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikutsusunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut panduandan Susunan Keutamaan Persekutuan atau negeri, atau agensi mana yang berkenaan. Dalam menyediakan senarai ini tidakperlu ditulis secara terperinci dan memadai namanyasahaja serta ringkasan jawatan. 11
  12. 12. iv) Senarai Jawapan Kehadiran Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambahdengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadirdan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta ditandakan,sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir. v) Senarai Hadir Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamuyang menjawab hadir sahaja. Senarai ini adalah diambil darisenarai keempat dengan mengeluarkan nama- namatetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanyatercatit dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perluada senarai ini.ATURCARA MAJLISAturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir.Majlis rasmi kerajaan yang diadakan pada sebelah malam hendaklahdimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya jam 11.30malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklahditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelahpetang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45 petang.Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranyamengjkut urutannya. Lepas itu letakkan masa akhirnya dan kemudian dariwaktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu hendaklahditentukan jangka masa bagi setiap acara.PENULISAN DAN PENGEDARAN KAD JEMPUT ANKad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: 1. Nama majlis 2. Penganjur atau yang menjemput 3. Logo agensi 4. Tempat majlis 5. Ruang nama jemputan 6. Tarikh majlis diadakan 7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir 8. Masa ketibaan tetamu 9. Panduan pakaian 10.Nama dan nombor telefon rujukan 11.Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan) 12.Kad jawapan (mengikut keperluan) 13.Plan Lokasi (mengikut keperluan) 12
  13. 13. Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakalasampulnya ditaip dan diedarkan 4 minggu sebelum majlis diadakan dantarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika masalewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantardengan tangan.PEMILIHAN MENUTerdapat tiga kategori jamuan iaitu:- a) Jamuan ringan dalam sesuatu majlis Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakandi pertengahan majlis ataupun di penghujung majlis.Biasanya diadakan di penghujung majlis. Jika majlis mengambil masa yang lama maka diadakan jamuan ringan dipertengahan majlis iaitu masa rehat. Menu bagi jamuan initidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itudiadakan samada buffet berdiri, buffet duduk atau duduk. Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yangsenang dimakan. Makan yang berbungkus tidak sesuai. Carabuffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang susahsedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makandan berasa selesa. b) Majlis khas jamuan ringan Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dandengan itu boleh disediakan menu yang lebih berat dan jenisbuffet. Walau bagaimanapun kombinasi kuih muih hendaklahmengikut prinsip; manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras- lembut dan sebagainya. c) Jamuan makan Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaituMenu Biasa dan Menu Barat. Makanan China atau "Chinesefood" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal sebab caramenghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalahsesuai untuk majlis yang tetamunya ialah orang-orangtempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakanuntuk tetamu luar negeri.SUSUNAN KEUTAMAANDari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi danformal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan KeutamaanPersekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari semasa ke 13
  14. 14. semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan KeutamaanNegeri yang berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlisformal seperti aturan ketibaan dan balik, tempat duduk, teks juruacara, teksucapan clan lain-lainnya.1. Yang di-Pertuan Agong.2. Raja Permaisuri Agong.3. Raja-raja dan Pemangku-Pemangku Raja4. Yang di-Pertua Negeri-Negeri.5. Bekas-bekas Raja Permaisuri Agong yang menerima saraan DiRaja daripada Kerajaan Persekutuan.6. Perdana Menteri.7. Timbalan Perdana Menteri Kehormat- 7A. Bakal-bakal Raja (Tengku Mahkota atau Raja Muda)8. Ahli-ahli Darjah Utama Seri Mahkota Negara (D.M.N.).9. Ahli-ahli Seri Maharaja Mangku Negara (S.M.N.).10.Ahli-ahli Seri Setia Mahkota (S.S.M.). Kehormat-10A. Dato-Dato Undang Yang Empat Negeri Sembilan danTengku Besar Tampin, Negeri Sembilan.11.Ketua Hakim Negara Mahkamah Persekutuan.12.Yang di-Pertua Dewan Negara.13.Yang di-Pertua Dewan Rakyat.14.Bekas-bekas Perdana Menteri.15.Bekas-bekas Timbalan Perdana Menteri.16.Ahli-ahli Jemaah Menteri.17.Setiausaha Jemaah Menteri/Ketua Setiausaha Negara. Kehormat-17 A. Menteri-Menteri Besar dan Ketua-Ketua Menteri.18.Peguam Negara.19.Panglima Angkatan Tentera.20.Ketua Polis Negara.21.Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.22.Timbalan- Timbalan Menteri.23.Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara dan Timbalan Yang di-Pertua Dewan Rakyat.24. Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Tinggi, Duta-Duta Besar, Menteri-Menteri Yang Mutlak, Pemangku- Pemangku Pesuruhjaya Tinggi dan Kuasa-Kuasa Usaha.25.Presiden Mahkamah Rayuan.26.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Malaya.27.Hakim Besar Mahkamah Tinggi di Sabah dan Sarawak28.Ketua Pembangkang di Parlimen.29.Hakim-Hakim Mahkamah Persekutuan30.Hakim-Hakim Mahkamah Rayuan.31.Setiausaha-Setiausaha Parlimen.32.Bekas Ketua Setiausaha Negara.33. Pegawai-pegawai Gred Utama Turus I, II den III.34.Bekas Peguam Negara, Bekas Panglima Angkatan Tentera den Bekas Ketua Polis Negara.35.Pengerusi-Pengerusi Suruhanjaya yang ditubuhkan di bawah Perlembagaan Persekutuan.36.Hakim-Hakim Mahkamah Tinggi. 14
  15. 15. 37.Pengerusi Tribunal Perkhidmatan Awam.38.Pesuruhjaya-Pesuruhjaya Kehakiman.39.Ketua Audit Negara.40.Gabenor Bank Negara.41.Datuk Bandar Kuala Lumpur.42.Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.43.Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.44.Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.45.Datuk Paduka Maharaja Lela.46.Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).47.Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).48.Profesor-Profesor Diraja.49.Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)50.Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.). Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- TimbalanKetua Menteri. Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.51.Ahli-ahli Dewan Negara.52.Ahli-ahli Dewan Rakyat.53. Pegawai-pegawai Gred Utama A dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.54.Panglima Tentera Darat.55.Panglima Tentera Laut.56.Panglima Tentera Udara.57.Timbalan Ketua Polis Negara.58.Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.59.Naib-Naib Canselor Universiti. Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteriNegeri di Sabah/Sarawak.60. Pegawai-pegawai Gred Utama B dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf dengannya.61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua BadanBerkanun Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama B dan ke atas. Kehormat-61 A. Penerima Anugerah Fellow Negara.62.Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.63. Pegawai-pegawai Gred Utama C, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya. Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.64.Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).65.Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).66.Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua- Ketua Badan Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.68.Setiausaha-Setiausaha Politik.69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang setaraf dengannya.70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia. 15
  16. 16. PANGGILAN HORMAT Panggilan Lelaki/Suami Perempuan/Iste Panggilan ri Seri Paduka Yang di-Pertuan Raja Permaisuri SPB Baginda (SPB) Agong Agong DYMMDuli Yang Maha Sultan/ Sultanah/ Tengku Mulia (DYMM) YangDipertuan Ampuan/ Tuanku Besar/Raja Negeri- Ampuan Negeri YAMYang Amat Mulia Anak-Anak Anak-anak Raja Yang Raja Yang Yang Amat Tuan Yang Memerintah Memerintah BerbahagiaTerutama (TYT) (YABhg) Yang Dipertua Isteri Yang Negeri Dipertua Negeri Yang Amat Yang AmatBerhormat (YAB) Berbahagia (YABhg) Perdana Menteri / Isteri Timbalan PerdanaYang Berhormat Menteri / Menteri (YB) Besar / Ketua YBhg. Menteri IsteriYang Behormat Menteri / YBhg (YB) Timbalan Menteri / Setiausaha Isteri Parlimen Yg Dipertua Dewan Negara dan Rakyat/ YBhg Timbalan YgYang Amat Arif Dipertua Dewan / Isteri (YAA) Ahli Dewan Negara / Ahli Dewan Rakyat / Ahli Dewan Undangan Negeri Ketua Hakim Negara 16
  17. 17. Yang Arif Hakim Besar/Hakim Isteri YBhg (YA) Mahkamah Agung/ Mahkamah Tinggi Peguam Negara Isteri YBhgYang Berbahagia (YBhg) Tun Toh Puan YABhg. Yang Amat Berbahagia Tan Sri Puan Sri YBhg. (YABhg.) Dato’/Datuk Datin YBhgYang Berbahagia (YBhg.) Tengku/Raja/ Tengku/Raja/ YM Ungku/ Ungku/Yang Berbahagia Tunku/Ku Tunku/Ku (YBhg.) Puan / Cik Syed/Sheikh/ Syarifah/Siti/ Haji Hajjah Yang Mulia - (YM) Mufti - Tuan - Kadi Besar / Kadi - - Sahibul - Samahah Profesor - - Prof. Madya / Sahibul Pegawai tiada - Fadilah gelaran - MahasiswaYang Berbahagia (YBhg)Yang BerusahaYang DihormatiSUSUNAN TEMPAT DUDUK 17
  18. 18. Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhisusunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dantetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan negeri maka satupersetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan ProtokolNegeri mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecualiMajlis Konvokesyen Universiti dan jamuan makan tetamu yang duduk dipentas atau meja khas hendaklah dihadkan.Penentuan Susunan Tempat Duduk1. Bentuk-bentuk susunan tempat duduk.2. Susunan Keutamaan3. Dif-dif paling hampir sekali dengan Tetamu Khas ialah dif terkanan. Kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas.4. Susunan tempat duduk di pentas dan dif-dif hendaklah mengikut kekananan.5. Pentas utama – acara perasmian dsb.6. Majlis jamuan rasmi7. Jumlah ganjil atau genap8. Hadkan 3 , 5 , 7 | 4 , 6 , 89. Perhatian berpusat ke Tetamu Kehormat10.Dif yang paling hampir dengan Tetamu Khas ialah dif yang paling utama sekali.11.Keutamaan bermula dari kanan tetamu kehormat.4 Prinsip SusunanPrinsip 1SUSUNAN HENDAKLAH MENGIKUT KEUTAMAAN1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)Prinsip 2JUMLAH DIF DI PENTAS KHAS HENDAKLAH TERHAD1. Jemputan seorang – jumlahnya angka ganjil 5, 7 dan 9.2. Jemputan dengan isteri – jumlahnya angka genap 6, 8, 10 dan 12Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dantumpuan kepada mereka yang berkenaan/berkaitan sahaja 18
  19. 19. Prinsip 3TUAN RUMAH ATAU ‘HOST’ DUDUK DI SEBELAH KANAN TETAMU KEHORMATTuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput ataubertanggungjawab menganjurkan sesuatu majlis atau upacara.Prinsip 4ISTERI DUDUK DI SEBELAH KIRI SUAMI1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama isteri.2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.Kekananan Bagi Empat Orang 3 1 2 4 PENTASKekananan Bagi Empat Orang Dengan Isteri 3 1 2 4 PENTAS 19
  20. 20. Kekananan Bagi Lima Orang 4 2 1 3 5 PENTASKekananan Bagi Enam Orang Dengan Isteri 5 3 1 2 4 6 PENTASBentuk Susunan Meja Majlis JamuanTerbahagi kepada 4: 1. Susunan Meja Panjang 2. Susunan Meja Bulat 3. Susunan Meja Gabungan Meja Panjang dan Meja Bulat 4. Susunan Meja Gabungan Meja Bulat dan Meja Panjang• 3 Prinsip Susunan Prinsip 1 20
  21. 21. Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah Prinsip 2 Susunan dif-dif meja utama / khas hendaklah mengikut susunan keutamaan Prinsip 3 Wanita tidak duduk di hujung meja khas / diRaja.Prinsip Am Meja Jamuan• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi tetamu utamaPENGACARAAN MAJLIS FORMALTerdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semuaorang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialahmemaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku mengikut urutan acaramajlis.Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis bolehmenjadi juruacara. Teks juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakankertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumumansahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-1. MASA (anggaran)2. CUE (panduan bagi juruacara)3. ANN (teks pengumuman)Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlisyang berkenaan. Setiap majlis mesti disediakan dua juruacara (seorangsebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh pihakpenganjur.PENYEDlAAN ATURCARA PENTADBIRANAturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secaraterperinci dengan tujuan:- 21
  22. 22. • sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut• sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut• untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima• untuk mengawal masa• untuk menjadi panduan masa akan datang• sebagai rekodAturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut; 1. Masa 2. Tempat 3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti) 4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)Selain daripada aturcara pentadbiran, Check List hendaklah juga disediakanbagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan.PERANAN PENYAMBUT TETAMUBerikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis :-1. Maklumat Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.2. Aturcara Keraian Yang Berkenaan Penyambut mestilah mengetahui aturcara keraian yang berkenaan terutamanya waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.3. Susunan Tempat Duduk Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.4. Kawasan Yang Diuntukkan Penyambut hendaklah mahir dengan tempat dan kawasan yang diuntukkan baginya menyambut.5. Tempat- Tempat Penting Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.6. Senarai Tetamu Yang Dijemput 22
  23. 23. Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.7. Senarai Tetamu Khas Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.8. Pakaian Penyambut Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.9. Cara Menyambut Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat duduk secara hormat.10.Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut hendaklah kenal dengan tetamu yang disambut. Jika tidak kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.11. Ketibaan Penyambut Penyambut hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada masa tetamudijangka tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada PegawaiBertugas dan mengambil senarai tetamu. Ia hendaklah memeriksa semuatempat duduk dan bandingkan dengan senarai tetamu yang dikhaskanuntuknya.12. Pertanyaan dan Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan dimajukan, jawablah dengan sopan. Jikaada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklahmendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. Jangan sekali-kalibertengkar dengan tetamu atau memberi maklumat yang penyambut sendirikurang pasti.13. Kesulitan Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujukkepada Pegawai Bertugas. Dengan itu penyambut tetamu mestilahmengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.14. Mudah Senyum Penyambut hendaklah mudah senyum.RAPTAI 23
  24. 24. Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebutmerupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakanbeberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah: i) Supaya mereka yang terlibat tahu akan tugas dan tanggungjawabnya. ii) Untuk menentukan urutan majlis. iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat. iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada. v) Untuk penyelarasan acara. vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.NILAI-NILAI ISLAMMajlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenaiDasar Penerapan Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agamarasmi negara.POST-MORTEMPost-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahapkejayaan majlis. Post-Mortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahanserta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-Mortemtidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainyadigunakan untuk mencari kesalahan seseorang. 24

×