2. Definasi:Definasi:
Mengadakan satuMengadakan satu
perhimpunan yangperhimpunan yang
bertujuan menyatukanbertujuan menyatukan
buah fikiran untukbuah fikiran untuk
membuat keputusan.membuat keputusan.
Ia mempunyai agendaIa mempunyai agenda
yang ditetapkanyang ditetapkan
3. Tujuan:Tujuan:
Mewujudkan perhubungan, perbincangan,Mewujudkan perhubungan, perbincangan,
kata sepakat dan kerjasama bagikata sepakat dan kerjasama bagi
melicinkan aktiviti yang dirancangmelicinkan aktiviti yang dirancang
Menyelesaikan tugas yang banyak atauMenyelesaikan tugas yang banyak atau
tertangguh dan masalah organisasitertangguh dan masalah organisasi
persatuanpersatuan
Menilai dan mengawal aktiviti danMenilai dan mengawal aktiviti dan
kewangan organisasikewangan organisasi
Menyelaras dan membincang tugas-tugasMenyelaras dan membincang tugas-tugas
jawatankuasa dan pegawai untukjawatankuasa dan pegawai untuk
melaksana aktiviti yang dirancangmelaksana aktiviti yang dirancang
Menyebarkan maklumat dan rancanganMenyebarkan maklumat dan rancangan
baru kepada ahlibaru kepada ahli
Untuk mengubah perlembagaanUntuk mengubah perlembagaan
Mendapat idea-idea baru bagi melaksananMendapat idea-idea baru bagi melaksanan
aktiviti organisasiaktiviti organisasi
4. Jenis-jenis Mesyuarat:Jenis-jenis Mesyuarat:
Mesyuarat Agung TahunanMesyuarat Agung Tahunan
Mesyuarat Agung Luar BiasaMesyuarat Agung Luar Biasa
atau Tergemparatau Tergempar
Mesyuarat Jawatankuasa KerjaMesyuarat Jawatankuasa Kerja
Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat Jawatankuasa
Kecil/BiroKecil/Biro
Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat Jawatankuasa
Sementara (ad hock)Sementara (ad hock)
5. Mesyuarat Agung
Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar
Pertubuhan
Dihadiri oleh semua ahli
Membincangkan hal persatuan secara
menyeluruh, memilih ahlijawatankuasa kerja yang
baru
Tempoh mesyuarat sama ada setahun sekali atau
dua tahun sekali.
Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha
dan diedarkan dalam tempoh 14 hari sebelum
mesyuarat
Kehadiran : ½ atau 2/3 daripada jumlah ahli
6. Agenda Mesyuarat Agung :
Ucapan Pengerusi
Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat agung yang lepas
Membentang dan menerima penyata
tahunan tahun lalu
Memilih jawatankuasa kerja yang
baru
Membincang dan meluluskan usul
Ucapan penangguhan
7. Mesyuarat Tergempar :
Membincangkan satu agenda sahaja
Dihadiri oleh semua ahli
Dikenali juga dengan Mesyuarat
Agung Luar Biasa atau Mesyuarat
Khas
8. Mesyuarat Tergempar :
Perlu diadakan apabila:
1. Pengerusi menganggapnya perlu
2. Permintaan lebih daripada lapan orang
jawatankuasa kerja secara bertulis
3. Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau
mana-mana yang kurang
Agenda:
1. Penerangan ketua atau setiausaha akan
latarbelakang isu
2. Membincang isu dan membuat keputusan
9. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:
Merupakan mesyuarat biasa bagi
menggerakkan persatuan
Dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja yang
dilantik dalam Mesyuarat Agung
Dijalankan beberapa kali dalam setahun atau
ditetapkan bilangannya
Notis dikeluarkan oleh setiausaha
Korum mesyuarat bergantung kepada
ketetapan persatuan
10. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja:
Agenda :
1. Ucapan Pengerusi
2. Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu
3. Perkara-perkara berbangkit
4. Agenda yang ingin dibincangkan atau laporan
dari Pengerusi Jawatankuasa Kecil
5. Hal-hal lain.
11. Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat:
Peranan PengerusiPeranan Pengerusi
1.1. Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khasSemasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas
jika ada.jika ada.
2.2. Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-
agendanya.agendanya.
3.3. Tujukan semua pendapat kepada pengerusiTujukan semua pendapat kepada pengerusi
4.4. Perbincangan mengikut urutan agendaPerbincangan mengikut urutan agenda
5.5. Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan denganMenyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan dengan
jelas dan lengkapjelas dan lengkap
6.6. Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahamiBercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami
7.7. Menjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagaiMenjadi orang yang aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai
fasilitatorfasilitator
8.8. Mengawal suasana mesyuaratMengawal suasana mesyuarat
9.9. Seorang pendengar yang baikSeorang pendengar yang baik
10.10. Dapat merumuskan agenda dengan tepatDapat merumuskan agenda dengan tepat
11.11. Tidak memperkecilkan pendapat ahliTidak memperkecilkan pendapat ahli
12.12. Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masaPastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa
13.13. Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat.Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat.
12. Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat:
Peranan SetiausahaPeranan Setiausaha
1.1. Sebelum mesyuaratSebelum mesyuarat
1.1. Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusiMenyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi
2.2. Menghantar surat jemputan mesyuaratMenghantar surat jemputan mesyuarat
3.3. Memastikan tempat mesyuaratMemastikan tempat mesyuarat
4.4. Menyediakan peralatan mesyuaratMenyediakan peralatan mesyuarat
5.5. Menyediakan minit mesyuaratMenyediakan minit mesyuarat
2.2. Semasa mesyuaratSemasa mesyuarat
1.1. Datang awal, pastikan kelengkapan dan peralatanDatang awal, pastikan kelengkapan dan peralatan
mesyuarat lengkapmesyuarat lengkap
2.2. Mencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepatMencatat butiran perbincangan dengan ringkas, tepat
dan padatdan padat
3.3. Mengedar dan mencatat kehadiran mesyuaratMengedar dan mencatat kehadiran mesyuarat
3.3. Selepas mesyuaratSelepas mesyuarat
1.1. Menyiapkan minit mesyuaratMenyiapkan minit mesyuarat
2.2. Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untukMengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk
tindakan mereka yang berkenaantindakan mereka yang berkenaan
13. Pengendalian Mesyuarat:Pengendalian Mesyuarat:
Peranan Ahli MesyuaratPeranan Ahli Mesyuarat
Review agenda mesyuarat dan bersediaReview agenda mesyuarat dan bersedia
Kumpul idea-idea/informasi untukKumpul idea-idea/informasi untuk
dibentangkan dalam mesyuaratdibentangkan dalam mesyuarat
Ambil tindakan segera tanpa menungguAmbil tindakan segera tanpa menunggu
mesyuarat yang akan datangmesyuarat yang akan datang
Laporkan status tindakan kepada setiausahaLaporkan status tindakan kepada setiausaha
atau pengerusiatau pengerusi
14. Minit MesyuaratMinit Mesyuarat
Definasi:Definasi:
Perkara yang diputuskanPerkara yang diputuskan
dalam sesuatu mesyuarat. Iadalam sesuatu mesyuarat. Ia
perlu ditulis dengan lengkapperlu ditulis dengan lengkap
sebagai rujukan untuk tindakansebagai rujukan untuk tindakan
selanjutnya.selanjutnya.
15. Minit MesyuaratMinit Mesyuarat
Kaedah menulisKaedah menulis
Perkara yang perlu ada dalam minit mesyuaratPerkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat
1.1. Bilangan minit mesyuaratBilangan minit mesyuarat
2.2. Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turutSenarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut
hadirhadir
3.3. TarikhTarikh
4.4. TempatTempat
5.5. Minit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agendaMinit dicatat seberapa ringkas, dan mengikut agenda
6.6. Tandatangan pencatat atau setiausaha danTandatangan pencatat atau setiausaha dan
pengesahan pengerusi.pengesahan pengerusi.
16. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT……………………MINIT MESYUARAT……………………
(catatkan nama mesyuarat)(catatkan nama mesyuarat)
Bil ……….. Tahun……………Bil ……….. Tahun……………
(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun(catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun
TarikhTarikh ::
MasaMasa ::
TempatTempat ::
17. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
Kehadiran:Kehadiran:
(Senaraikan nama ahli mesyuarat yang menghadiri mesyuarat(Senaraikan nama ahli mesyuarat yang menghadiri mesyuarat
berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunanberkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan
nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikutnama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut
kekananan)kekananan)
Hadir Bersama:Hadir Bersama:
(senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli,(senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli,
tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turuttetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut
sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklahsama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah
mengikut kekananan)mengikut kekananan)
18. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
BilBil AgendaAgenda TindakanTindakan
11 Perutusan Ybhg. PengerusiPerutusan Ybhg. Pengerusi
(Ruangan ini mengandungi catatan mengenai(Ruangan ini mengandungi catatan mengenai
perkara-perkara penting yang telahperkara-perkara penting yang telah
dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat)dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat)
22 Pengesahan Minit MesyuaratPengesahan Minit Mesyuarat
(Catatan keputusan minit mesyuarat yang(Catatan keputusan minit mesyuarat yang
lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaanlepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan
atau disahkan tertakluk kepada pindaan-atau disahkan tertakluk kepada pindaan-
pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakanpindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan
pindaan tersebut)pindaan tersebut)
19. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
BilBil AgendaAgenda TindakanTindakan
33 Perkara-Perkara BerbangkitPerkara-Perkara Berbangkit
1.1. Ruangan ini mengandungi catatanRuangan ini mengandungi catatan
mengenai perkara-perkara yangmengenai perkara-perkara yang
dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepasdibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas
2.2. Tajuk utama perkara berbangkit yangTajuk utama perkara berbangkit yang
dibincangkan hendaklah dicatatkan.dibincangkan hendaklah dicatatkan.
Untuk memudahkan rujukan dibuat,Untuk memudahkan rujukan dibuat,
m/surat dan perenggan minit mesyuaratm/surat dan perenggan minit mesyuarat
yang lepas yang membincangkan perkarayang lepas yang membincangkan perkara
yang sama hendaklah dicatatkan.yang sama hendaklah dicatatkan.
3.3. Jika perkara berbangkit itu masihJika perkara berbangkit itu masih
memerlukan tindakan, catatkan jugamemerlukan tindakan, catatkan juga
agensi atau pegawai yang perluagensi atau pegawai yang perlu
mengambil tindakan.mengambil tindakan.
20. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
BilBil AgendaAgenda TindakanTindakan
44 Membincangkan Kertas KerjaMembincangkan Kertas Kerja
Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertasBagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas
kerja dibentangkan untuk perbincangan.kerja dibentangkan untuk perbincangan.
Perkara yang perlu direkodkan di dalamPerkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:-ruangan ini ialah:-
1.1. Tajuk kertas kerja berkenaanTajuk kertas kerja berkenaan
2.2. Agensi yang menyediakan kertas kerjaAgensi yang menyediakan kertas kerja
berkenaanberkenaan
3.3. Tajuk utama kertas kerja berkenaanTajuk utama kertas kerja berkenaan
4.4. Tujuan utama kertas kerja disediakanTujuan utama kertas kerja disediakan
5.5. Isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertasIsu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas
kerja berkenaankerja berkenaan
6.6. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuaratPandangan/komen ahli-ahli mesyuarat
7.7. Keputusan mesyuarat dan tindakan susulanKeputusan mesyuarat dan tindakan susulan
yang perlu diambilyang perlu diambil
21. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
BilBil AgendaAgenda TindakanTindakan
55 Hal-Hal lainHal-Hal lain
Ruangan ini merekodkan perkara-perkaraRuangan ini merekodkan perkara-perkara
lain yang dibincangkan di dalamlain yang dibincangkan di dalam
mesyuarat, yang pada mulanya tidakmesyuarat, yang pada mulanya tidak
termasuk di dalam agenda mesyuarat.termasuk di dalam agenda mesyuarat.
66 PenutupPenutup
Ruangan ini merekodkan perkara seperti:-Ruangan ini merekodkan perkara seperti:-
1.1. Ucapan terima kasih daripada PengerusiUcapan terima kasih daripada Pengerusi
mesyuaratmesyuarat
2.2. Bila mesyuarat itu tamat/ditangguhkanBila mesyuarat itu tamat/ditangguhkan
3.3. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yangCatatan mengenai tarikh mesyuarat yang
akan datang jika tarikhnya telahakan datang jika tarikhnya telah
ditentukan.ditentukan.
22. FORMAT MINIT MESYUARATFORMAT MINIT MESYUARAT
UrusetiaUrusetia
(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab
dalam menguruskan mesyuarat)dalam menguruskan mesyuarat)
Pencatat Minit dan PengesahanPencatat Minit dan Pengesahan
(Catatkan nama pencatat mesyuarat dan tandatangan. Pengesahan(Catatkan nama pencatat mesyuarat dan tandatangan. Pengesahan
minit mesyuarat dibuat oleh Pengerusi mesyuarat. Catatkan jugaminit mesyuarat dibuat oleh Pengerusi mesyuarat. Catatkan juga
tarikh minit mesyuarat tersebut disediakan)tarikh minit mesyuarat tersebut disediakan)
