Hye, all.. Hope this information used for benefit.. :) I'm so sad today... bye. (9/2/2015) am'fa

1. Abdul Muhaimin bin Ibrahim (BPP304)
<
Kolej Vokasional Sungai Petani 2
08000 Sungai Petani, Kedah.
TAJUK : MENYEDIAKAN KEPERLUAN MESYUARAT
TUJUAN
Pelajar-pelajar akan dapat :
∼ Mengenalpasti bilangan ahli mesyuarat
∼ Menyediakan salinan minit mesyuarat
∼ Mengurus bilik mesyuarat
PENERANGAN
Rajah 1 : Mesyuarat sedang dijalankan

2. 1. PENGENALAN
1.1. Definisi Mesyuarat
Mesyuarat ialah sebentuk komunikasi formal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang
bertujuan untuk membuat sesuatu keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit.
Mesyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli pertubuhan berkenaan seperti mana
diperuntukan dalam tataurusan persatuannya yang berkenaan. Pada lazimnya, kebanyakan
pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai kuorum untuk
mengesahkan mesyuarat. Mesyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana ditentukan
oleh tataurusan persatuan, dianggap tidak sah dan sebarang keputusan yang dicapai tidak boleh
dianggap sebagai keputusan yang mewakili pertubuhan berkenaan.
Sebagai satu bentuk komunikasi yang formal, mesyuarat mempunyai tatacaranya yang tertentu.
Setiap pertubuhan mempunyai tatacara mesyuaratnya yang tersendiri, tetapi pada umumnya,
tatacara mesyuarat adalah seperti di bawah:
1.1.1. Tatacara peringkat Pra-Mesyuarat
1.1.1.1. Perancangan: Pengerusi merupakan orang yang merancang mesyuarat. Beliau
akan menentukan apa yang harus dibincangkan dalam mesyuarat, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat diadakan.
1.1.1.2. Pengumuman: Selepas perancangan mesyuarat telah siap maka pengumuman
akan disiarkan kepada mereka yang terlibat. Pada lazimnya, pengumuman ini
akan dilakukan melalui notis yang mengandungi butiran mengenai, tempat, masa
dan tarikh mesyuarat, serta agenda mesyuarat (perkara yang akan dibincangkan).
1.1.1.3. Persediaan: Selepas menerima notis, ahli terlibat harus bersedia untuk
mesyuarat. Mereka harus menyediakan semua dokument yang diperlukan. Selain
itu memikirkan apa yang harus dikemukan dalam mesyuarat.

3. BILIK MESYUARAT
1.1.2. Tatacara peringkat dalam mesyuarat
1.1.2.1. Permulaan: Mesyuarat boleh bermula sekiranya masa yang ditetapkan sudah
sampai dan kehadiran ahli sudah mencapai bilangan yang ditetapkan oleh
peraturan yang ditetapkan dalam sebuah institusi (biasanya 2/3 daripada jumlah
ahli). Sekiranya, ahli yang hadir tidak cukup semasa waktu mesyuarat sudah
sampai, pengerusi boleh menangguhkan mesyuarat untuk setengah jam.
Sekiranya masih tidak sampai, maka mesyuarat terpaksa dibatalkan.
1.1.2.2. Pembukaan: Mesyuarat akan dimulakan oleh pengucapan pengerusi. Pengerusi
akan mengenalkan tujuan mesyuarat kepada ahlinya.
1.1.2.3. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas: Minit mengenai mesyuarat yang ditulis oleh
setiausaha harus disemak dan disahkan oleh ahli sebelum ahli mesyuarat
membincangkan perkara lain. Ini adalah kerana minit mesyuarat ini mewakili apa
yang dibincangkan oleh ahli pada mesyuarat yang lepas dan ini adalah
tanggungjawab mereka untuk mengesahkan kebenaran minit mesyuarat ini.
1.1.2.4. Perbincangan Menurut Agenda: Agenda merupakan tajuk yang menjadi topik
perbincangan dalam sesuatu mesyuarat. Ahli mesyuarat harus berbincang
dengan menuruti agenda yang ditentukan oleh pengerusi. Pada peringkat ini,

4. pengundian akan dilakukan sekiranya keputusan perlu dibuat dalam sesuatu
pertubuhan.
1.1.2.5. Pembangkitan Perkara Berbangkit: Perkara berbangkit ialah tajuk perbincangan
di luar agenda yang dibangkitkan semasa mesyuarat dijalankan. Ahli mesyuarat
akan diberi peluang untuk membangkitkan perkara berbangkit selepas melalui ke
semua agenda. Perkara berbangkit ini akan diterima sekiranya tidak menerima
bantahan daripada pengerusi dan juga ahli-ahli yang lain.
1.1.2.6. Penutup: Mesyuarat boleh ditamatkan oleh pengerusi sekirannya kesemua
perkara harus dibincangan telah dibincangkan, ataupun apabila pengerusi berasa
bahawa meneruskan mesyuarat itu tidak akan mendatangkan hasil. Bagi
menutup mesyuarat itu, pengerusi mungkin berkata, "Dengan ini, saya
menangguhkan mesyuarat dengan rasminya"
1.1.3. Langkah-langkah mengenal pasti bilangan ahli mesyuarat
 Melihat senarai AJK
 Kenalpasti pihak terlibat yang perlu dijemput
 Mengenalpasti ahli mesyuarat yang memaklumkan tidak akan hadir

5. 1.2. Definisi Dan Konsep Minit Mesyuarat
1.1.1. Suatu catatan ringkas, gambaran satu kesatuan idea, peringatan atau laporan
tentang sesuatu perkara atau agenda yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
1.1.2. Setiap mesyuarat yang dikendalikan mestiada minitnya.
1.1.3. Dicatat dengan baik dan mengikut prosedur tertentu serta format yang telah
ditetapkan.
1.1.4. Menjadi rujukan dan tindakan susulan ajk tertentu selepas mesyuarat.
1.1.5. Sebagai maklum balas dan rujukan pada mesyuarat berikutnya.
1.1.6. Minit mesyuarat dicatat dan disediakanoleh setiausaha mesyuarat serta diedarkan
kepada semua ahli sebelum mesyuarat seterusnya agar tindakan-tindakan yang
perlu, dapat diambil.
1.1.7. Kandungan minit mesyuarat:
 Nama mesyuarat, bilangan dan tahun.
 Tarikh, masa dan tempat
 Senarai kehadiran
 Senarai hadir bersama
 Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan
nama hendaklah mengikut ke kanan
 Perutusan Pengerusi
 Perkara-perkara Berbangkit
 Perbincangan perkara baru – susunan tajukadalah mengikut agenda mesyuarat.
 Perbincangan kertas kerja
 Hal-hal lain
 Penutup / penangguhan mesyuarat
 Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit
 Tarikh

7. Jenis setup bilik mesyuarat dalam kapasiti 70 – 400 orang
1.3. Apakah Bilik Mesyuarat?
2. MENGENALPASTI BILANGAN AHLI MESYUARAT.
2.1. Siapakah Ahli Mesyuarat?
2.2. Apakah Bahan Edaran Mesyuarat?
2.3. Mengenal Pasti Bilangan Ahli Dan Bahan Edaran Mengikut Keperluan Secara
Profesional.
3. MENYEDIAKAN SALINAN MINIT MESYUARAT.
3.1. Menyediakan Notis Panggilan Mesyuarat
3.1.1. Cara menyediakan notis panggilan mesyuarat
3.1.2. Cara mengedarkan notis panggilan mesyuarat
3.2. Menyediakan Salinan Minit Mesyuarat.
3.3. Menyediakan Dokumen Sokongan Mesyuarat Yang Lepas.
3.3.1. Apakah dokumen sokongan mesyuarat yang lepas?
4. MENGURUS BILIK MESYUARAT.

8. 4.1. Menyediakan Kemudahan Dan Peralatan Bilik Mesyuarat.

9. 4.1.1. Apakah kemudahan bilik mesyuarat?
Kemudahan bilik mesyuarat merangkumi:
 Kemudahan Peralatan Logistik
 Kemudahan Peralatan Visual
 Kemudahan Peralatan Pencahayaan
 Kemudahan Peralatan Kelengkapan Siaraya
4.1.2. Senarai peralatan bilik mesyuarat ialah:
 Meja dan kerusi
 Label
 Penghawa dingin / kipas
 Lampu
 White board dan marker
 LCD Screen
 Wifi /Internet
 Table Microphone, Standing Microphone & Sound System
 Komputer, mouse
 LCD Projector / Overhead Projector / Slides Projector / Film Projector
 Plasma/LCD Monitor
 Remote control for projectors
 Flip Chart
 Video equipment: VHS, DVD, teleconferencing
 Laser pointer
 Kertas dan pensil

10. 5. RUMUSAN / PENUTUP
5.1. 8 Perkara PRA-MESYUARAT:
5.1.1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi
jawatankuasa
5.1.2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
 Tempahan secara bertulis
 Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai,
peralatan dan minuman ringan
5.1.3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan
 Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat
 Tentukan bilangan salinan kertas kerja
 Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat
5.1.4. Menghantar surat jemputan mesyuarat
 Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat
 Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama pengerusi dan jenis
pakaian
5.1.5. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat
 Bilik bersih dan kemas
 Tempat duduk mencukupi
 Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara
5.1.6. Menentukan kehadiran
 Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir
 Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat
5.1.7. Perbincangan pra mesyuarat
 Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan
masalah
5.1.8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat

11.  Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi
 Tepati masa
 Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat
5.2. Tindakan Semasa Mesyuarat
Mencatat Minit Mesyuarat
• Senarai kehadiran mesyuarat
• Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat
• Keputusan yang dibuat
• Tindakan susulan yang perlu diambil
5.3. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT
• Penyediaan Minit
 Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diearkan kepada ahli mesyuarat.
 Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.
• Format Minit Mesyuarat – disusun mengikut agenda mesyuarat
• Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat – mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir
• Catatan Perbincangan
 direkodkan secara padat, tepat dan jelas
 Catatan yang dibincangkan diikutu dengan nota yang menunjukkan samada tindakan
lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.
• Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat
• Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
• Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan
• Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

12. A
Set Objektif
B
Buat Agenda
C
Edar Agenda
D
Adakan
Mesyuarat
F
Ikuti Perkembangan
E
Tangguh
Mesyuarat
5.4. Gambarajah yang menunjukkan aliran proses yang terlibat dalam mengadakan
mesyuarat :
A Set Objektif
Setiap mesyuarat harus ditetapkan objektif terlebih dahulu sebelum membuat
keptusan bahawa mesyuarat perlu diadakan . Jika tiada keperluan untuk mesyuarat
maka ia tidak wajib diadakan
B Buat Agenda
Setiap mesyuarat harus ada agenda untuk memastikan mesyuarat berjalan
mengikut objektif
C Edar Agenda
Semua hadirin mesyuarat perlu
Mendapatkan agenda sebelum mesyuarat dijalankan.
D
Adakan
Mesyuarat
Mesyuarat diadakan di tempat yang sesuai dengan jenis mesyuarat dan
bilangan hadirin
E
Tangguh
Mesyuarat
Mesyuarat ditangguhkan ( ditamatkan )
oleh Pengerusi
F
Ikuti
Perkembangan
Perkara yang telah diusulkan dan diarahkan di dalam mesyuarat perlu diikuti
perkembangannya dalam persekitaran kerja

13. 6. LAMPIRAN
Contoh Agenda :-

18. RUJUKAN/REFERENCE:
1. http://ms.wikipedia.org/wiki/Mesyuarat
2. Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
3. http://www.scribd.com/doc/19239609/Mesyuarat
4. PENGURUSAN MESYUARAT – Microsoft PowerPoint – Zulkifli Yahya
5. http://www.slideshare.net/saranidollah/pengurusan-mesyuarat-berkualiti#