Nota berkaitan dengan Minit mesyuarat. Contoh disertakan. serta grafik yang menarik. Buka fail menggunakan Power Point 2013.

1. KUM:
Elizabeth Robert Assan
Edwin Kantumi
Ericson Albert
Irah Rusiah.

2. KONSEP
SATU CATATAN, REKOD ATAU DOKUMEN RASMI
MENGENAI SESUATU PERBINCANGAN DAN KEPUTUSAN
YANG DICAPAI DALAM PERBINCANGAN TERSEBUT.

3. FUNGSI
MINIT MESYUARAT MENJADI BAHAN RUJUKAN, TINDAKAN
SUSULAN, PELAPORAN SEMULA UNTUK MESYUARAT AKAN
DATANG DAN BERFUNGSI SEBAGAI BUKTI RASMI SALAH SATU
PUNCA KUASA ATAS SEBARANG ARAHAN KERJA DALAM
SESEBUAH ORGANISASI.

4. SIFAT
DOKUMEN INI ADALAH SULIT DAN TIDAK BOLEH DIDEDAHKAN
SEWENANG-WENANGNYA UNTUK TATAPAN UMUM. DARI SEGI
CARA PENULISANNYA, MINIT MESYUARAT PERLU DITULIS DENGAN
MENGGUNAKAN FORMAT YANG KHUSUS.

5. CIRI-CIRI
SEBAHAGIAN BESAR CIRI MINIT MESYUARAT DISENARAIKAN
DALAM PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANG 2 TAHUN
1991 (PKPA 2/1991) – PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN
JAWATAN – JAWATANKUASA KERAJAAN
MINIT MESYUARAT SEHARUSNYA MEMPUNYAI DAN MENEPATI KEHENDAK
FORMAT YANG TELAH DITETAPKAN SEPERTI BERIKUT:

6. Butiran awal mesyuarat
• Merangkumi nama mesyuarat, nombor bilangan
mesyuarat, tahun, tarikh, masa dan tempat berlangsungnya mesyuarat.

7. Kehadiran :
• Susunan nama bermula dengan nama pengerusi dan nama-nama seterusnya
mengikut kekananan ahli mesyuarat di bawah tajuk Hadir. Ahli yang tidak
hadir dicatatkan di bawah tajuk Tidak Hadir dengan menyatakan sebab
ketidakhadiran. Sekiranya ada pegawai-pegawai yang bukan ahli dijemput
khas, senarai nama mereka perlu dicatat di bawah tajuk Hadir Bersama.

8. Struktur minit mesyuarat
1) Perutusan pengerusi
2) Pengesahan minit mesyuarat
3) Perkara – perkara berbangkit / maklum balas
4) Perbincangan agenda baru / pembentangan kertas kerja
5) Hal – hal lain
6) Penutup

9. • Nama penyelia dan penyemak minit mesyuarat
• Nama penyelia dan penyemak minit boleh dimasukkan sebagai tanda
pertanggungjawaban.
• ( Catatan berkaitan nama dan tandatangan pengesah minit mesyuarat tidak perlu
dimasukkan. Minit mesyuarat akan disahkan sewaktu mesyuarat dijalankan ).
Penomboran
• Disusun berbeza dengan menggunakan nombor mengikut system perpuluhan atau
menggabungkan dengan huruf kecilb dan angka roman kecil dalam kurungan.

10. Gaya bahasa
• Catatan tindakan
• Catatan tindakan ditulis secara tebal dengan merekodkan nama
pegawai yang akan melaksanakan tindakan tersebut atau sekadarmakluman.
• Bahasa yang padat, tepat, ringkas dan jelas
• Bersifat formal dengan menggunakan bahasa tulisan. Penggunaan bahasa
lisan perlulah dielakkan.

11. • Asmah Hj. Omar (1997:8 – 11) berpandangan bahawa gaya bahasa berbentuk
ungkapan khusus mengikut keperluan dan keputusan mesyuarata seperti
berikut:
• Tindakan ke atas minit
• Tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan ke atas minit ialah
meminda, membetul atau mengesahkannya. Jika tiada
pindaan, isitilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapan tanpa sebarang
pindaan digunakan seperti contoh yang berikut:
• Minit mesyuarat disahkan tanpa sebarang pindaan.

12. • Jika ada pindaan, istilah mengesahkan atau disahkan dan ungkapandengan
pindaan digunakan. Contoh:
• Minit mesyuarat disahkan dengan pindaan berikut:
• (a) ……………………………………………………………
• Melaporkan perbincangan
• Asmah berpandangan bahawa laporan perbincangan dalam minit mesyuarat
sering kali menggunakan bentuk imbuhan meN-…-kankerana bentuk itu
menggambarkan suasana lebih formal dan tidak bersahaja selain memberi
kemungkinan menggunakan padanan pasifnya di-…-kan. Antara perkataan
yang digunakan
ialahmembincangkan, mencadangkan, mengesyorkan, mengusulkan dan lain
– lain. Contoh:
• Mesyuarat mengesyorkan Jabatan Penyelidikan dan Inovasi mengkaji perkara
ini dengan lebih teliti.

13. Ketetapan
• Ketetapan ialah keputusan yang diambil oleh mesyuarat sama
adabersetuju, menerima, memperakukan,meluluskan dan sebagainya.
Ketetapan ini boleh merupakan ketetapan positif atau ketetapan negatif.
Contoh:
• Mesyuarat bersetuju agar ………………………..
• Jika mesyuarat menolak atau tidak meluluskan sesuatu permohonan, minit
mesyuarat akan merekodkan seperti yang berikut:
• Mesyuarat bersetuju agar ………………… tidak ……………………..
• * Minit mesyuarat tidak akan merekodkan ungkapan tidak
bersetujuatau tidak memutuskan dalam merekod sesuatu ketetapan negatif.
Contoh:
• Mesyuarat tidak bersetuju agar ……………………………

14. Kelancaran Penyediaan Minit Mesyuarat
• Sebelum mesyuarat
• Penentuan agenda
• Ditentukan lebih awal agar pihak yang berkaitan dapat bersedia secara teliti.
Jika ada kertas kerja yang ingin dibentangkan, penentuan kertas kerja itu
sebagai agenda mesyuarat seharusnya dilakukan 15 hari sebelum mesyuarat.
Pihak yang berkaitan perlu menyediakan jumlah salinan kertas kerja yang
mencukupi. Setiausaha perlu memaklumkan pihak berkenaan jumlah ahli
mesyuarat.

15. Surat jemputan mesyuarat
• Seharusnya diterima oleh ahli – ahli mesyuarat sekurang – kurangnya 10 hari
sebelum mesyuarat mestilah mengandungi maklumat seperti nama
jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda dan pengerusi mesyuarat.

16. Semasa mesyuarat
• Merekodkan kehadiran, semua maklumat perbincangan, keputusan
mesyuarat dan tindakan susulan pihak – pihak yang terlibat tanpa sebarang
tambahan fakta atau mereka – reka maklumat.

17. Selepas mesyuarat
• Semakan minit
• Draf minit mesyuarat diserahkan kepada pengerusi untuk disemak dalam
tempoh 3 hari selepas mesyuarat dan minit mesyuarat diedarkan selewat –
lewatnya 7 hari selepas mesyuarat.

18. Borang maklum balas
• Setiausaha perlu mengedarkan borang maklum balas kepada pihak yang
dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan tindakan susulan hasil
keputusan mesyuarat. Tarikh penghantaran semula borang maklum balas
mesti dinyatakan. Sebagai norma kerja, setiausaha sepatutnya telah
menerima borang maklum balas 7 hari sebelum mesyuarat berikutnya. Hal ini
penting disebabkan setiausaha perlu merekodkan tindakan pihak yang
berkenaan dalam borang maklum balas untuk dijadikan sebagai lampiran
minit mesyuarat seterusnya.

19. • Contoh borang maklum balas

20. Rujukan
• Asmah Haji Omar. 1997.Bahasa Laporan. Kuala Lumpur. Dewan Bahasa dan
Pustaka.
• Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991 (PKPA 2/1991)
– Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatan – Jawatankuasa
Kerajaan.

21. Sekian………………..
ANYTHING TERPELANTING