Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Pengurusan fail

Related Audiobooks

Free with a 30 day trial from Scribd

See all
  • Be the first to comment

Pengurusan fail

  1. 1. AHMAD BIN YUSUPPENOLONG PPD KLUANG( PENGURUSAN KUALITI) Email : ahmad.yusup@moe.gov.my 1
  2. 2. PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 5 TAHUN 2007 BERKUATKUASA 30 April, 2007 PANDUANPENGURUSAN PEJABAT 2
  3. 3. 10 BAHAGIAN PANDUAN PENGURUSAN PEJABATBHG. I - Pengurusan Am PejabatBHG. II - Pentadbiran Sumber ManusiaBHG. III - Keperbadian Dan KeterampilanBHG. IV - Pengurusan Perhubungan PelangganBHG. V - Sistem Penyampaian PerkhidmatanBHG. VI - Urusan Surat KerajaanBHG. VII - Pengurusan FailBHG. VIII - Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam.BHG. IX - Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi MaklumatBHG. X - Inventori dan Bekalan Pejabat. 3
  4. 4. BAHAGIAN VIIPENGURUSAN FAIL 4
  5. 5. BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUMSEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMENSUPAYA TIDAK TERCICIR.SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATANDISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKANMENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUKMENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALATTERSEBUT. 5
  6. 6. DEFINISI SISTEM FAILProses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhirSatu proses Klasifikasi, Penyusunan, Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod supaya mudah diperolehi dengan cepat bila dikehendaki; 6
  7. 7. DEFINISI Mengandungi dokumen, suratFAIL dan catatan minit Meliputi pembukaan,SPF pendaftaran, pergerakan, penyimpanan, pemindahan dan pelupusan 7
  8. 8. TUJUANMembantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesanMemperkemaskan Arahan Perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan panduan kepada agensi awam 8
  9. 9. TUJUAN•Mewujudkan sistem pengurusanrekod yang sistematik, cekap danberkesan di jabatan•Membantu pegawai atau staff yangterlibat dengan fail dan surat dalamkerja-kerja mereka•Mendapat pengiktirafan kerajaandalam Anugerah MS ISO 9
  10. 10. Digubal berasaskan ArahanPerkhidmatan dan ditambah baik dengan mengambil kirakemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan / agensi yang kecil 10
  11. 11. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturanlain yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan Pejabat 11
  12. 12. KENAPA FAIL DIPERLUKAN ALAT PERHUBUNGAN MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN MENGAMBIL TINDAKAN MENGEKALKAN INGATAN BAHAN RUJUKAN UTAMA BAHAN BUKTI 12 BAHAN PENYELIDIKAN
  13. 13. REKA BENTUK KULIT FAIL• TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)• SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)• TERHAD (TANDA TERHAD)• SULIT (Am 436) HIJAU• RAHSIA (Am 437)• RAHSIA BESAR (Am 438) 13
  14. 14. Sistem yang mempunyai protokolnya tersendiri dan beberapa pengawalPeruntukan Undang-Undang Bhg. ‘A’ (PU.A)Akta Arkib NegaraAkta Rahsia Rasmi 1972Peraturan PentadbiranArahan Perkhidmatan – BAB 4 -Sistem FailPekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 – PPP Bhg. VII 14
  15. 15. Kepentingan Pengurusan FailPenggunaan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara. 15
  16. 16. Prinsip-prinsip Sistem FailFail manila kad tidak banyak menggunakan ruang;Mudah disedia dan mudah disimpan;Murah dan mudah diperolehi;Cara mudah diperluas dan dipakai berterusan;Rekod mudah dicari bila diperlukan;Cross reference –maklumat berkaitan dimasukkan dalam fail berkenaan. 16
  17. 17. KATEGORI FAIL Pentadbiran dalaman sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan yangHousekeeping meliputi perkara-perkara seperti pentadbiran, perkhidmatan, kewangan, perolehan dan pembangunan Diwujudkan oleh sesebuahFunctional Jabatan / Agensi Kerajaan untuk melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya 17
  18. 18. PENGKELASAN FAIL Fail Urusan Am (house keeping file )mengandungi surat dan dokumenlampiran berkaitan hal pentadbiran,bangunan dan harta, kelengkapandan bekalan, kewangan danpersonel. 18
  19. 19. PENGKELASAN FAILKategori 1: - Fail Urusan Am (house keeping files) - Pentadbiran Am : 100 - Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200 - Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) : 300 - Kewangan : 400 - Personel : 500 19
  20. 20. PENGKELASAN FAIL ….Kategori 2 - Fail Urusan Fungsian (function file) - Pengurusan Kurikulum : 600 - Pengurusan Kokurikulum : 700 20
  21. 21. PENGKELASAN FAIL ….Fail Urusan Fungsian (function file )- mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan fungsi dan aktiviti asas jabatan. 21
  22. 22. KLASIFIKASI FAILTaraf Keselamatan1. Terbuka2. Terperingkat: Dikelaskan mengikut peringkatkeselamatan selaras denganArahan Keselamatan - Rahsia Besar - Rahsia - Sulit - Terhad 22
  23. 23. Fail Terperingkat …Rahsia Besar: Boleh menyebabkan kerosakan besar kepada negaraRahsia: Boleh membahayakan keselamatan negaraSulit: Boleh memudaratkan kepentingan atau martabat negaraTerhad: Boleh menghalang kelicinan proses pentadbiran 23
  24. 24. Pengenalan FailRahsia Besar - Kuning dan Berpalang Merah serta tercatat ‘RAHSIA BESAR’Rahsia - Merah Jambu Berpalang Merah dan tercatat ‘RAHSIA’Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’Terhad - Putih tercatat perkataan ‘TERHAD’Terbuka - Putih 24
  25. 25. MAKSUD CIRI -CIRI KESELAMATANTERBUKA- Tiada hadTERHAD - Pegawai yang menjalankan tugasSULIT - IndividuRAHSIA - Maruah NegaraRAHSIA BESAR - Keselamatan Negara 25
  26. 26. 26
  27. 27. PENGKELASAN FAIL1. Rahsia Besar: Maklumat tentang urusan kerajaan yang masih dalam proses perancangan adalah merupakan antara rahsia besar kerajaan. Maklumat ini dimuatkan di dalam fail berwarna kuning dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 27
  28. 28. 53(a): RAHSIA BESAR Dokumen ini ialah hak milikkerajaan Malaysia/negeri…dandimaksudkan bagimakluman…….sendiri dan lain-lain pegawai yang perlumengetahui kandunganya dalammasa menjalankan tugas-tugasrasmi mereka. Maklumat yangterkandung dalam dokumen initidak boleh diberitahu secaralangsung atau tidak langsungkepada akhbar atau sesiapa yang
  29. 29. 29
  30. 30. PENGKELASAN FAIL2. Rahsia:Urusan berkaitan dengan program pembangunan kerajaan dianggap sebagai maklumat berkelas “Rahsia”.Fail yang menyimpan maklumat pengelasan rahsia berwarna merah jambu dan berpalang (X) merah memenuhi kulit hadapan fail 30
  31. 31. Perkara 53 (b): Rahsia atau SulitDokumen ini ialah hak milikKerajaaqn Malaysia/Negeri….dandimaksudkan bagi maklumanorang-orang yang perlumengetahui kandungannya dalammasa menjalankan tugas-tugasrasmi mereka. Maklumat yangterkandung dalam dokumen initidak boleh diberitahu secaralansung atau tidak kepada akhbar
  32. 32. 32
  33. 33. PENGKELASAN FAIL3. Sulit: Urusan yang berkaitan dengan sesuatu keputusan kerajaan dianggap sulit walaupun telah diumumkan oleh Menteri begitu juga urusan tatakelakuan pegawai awam. Maklumat berkenaan disimpan dalam fail warna hijau muda dan dicatat sebagai ‘SULIT’ 33
  34. 34. 34
  35. 35. PENGKELASAN FAIL4. Terhad: Biasanya sesebuah jabatan mempunyai fail yang edarannya terhad disebabkan maklumat yang terkandong di dalamnya. Maklumat seperti butiran peribadi staf dianggap sebagai maklumat terhad. Fail jenis ini berwarna putih. 35
  36. 36. TERHAD TERHAD 36
  37. 37. PENGKELASAN FAIL5. Terbuka: Kebanyakan fail di sesebuah jabatan adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail berkaitan dengan pengurusan harian sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran adalah tergulung dalam kategori ini. Fail jenis ini berwarna putih. 37
  38. 38. Perkara 53 © :FAIL TERBUKA-PUTIH Maklumat yang terkandung dalamdokumen ini tidak boleh diberitahusecara lansung atau tidak lansungatau tidak kepada akhbar atausesiapa yang tidak dibenarkan
  39. 39. 39
  40. 40. PENGKELASAN FAIL6. Sampul Kecil: Sampul kecil ialah fail sementara diwujudkan berlandaskan fail utamanya. Warna fail ialah kuning atau coklat. 40
  41. 41. Am 435A-Pin. 1/82 SAMPUL KECILNO. KERTAS AM TAJUK NO. KANDUNGAN PERKARA: MINIT-MINIT 41
  42. 42. PENGKELASAN FAIL7. Fail Timbul: Fail timbul mengandungi bahan-bahan yang belum diedarkan kepada pegawai- pegawai atau untuk perhatian pegawai atasan. 42
  43. 43. PEMBUKAAN FAIL LANGKAH-LANGKAH SEBELUM MEMBUKA FAIL• Semak setiap “memo” yang diterima• Semak perkara utama dalam surat• Semak panduan-panduan/doket abjad/senarai fail/buku daftar• Pastikan fail belum dibuka atas perkara tersebut 43
  44. 44. PROSEDUR PEMBUKAAN FAILTINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAILPASTIKAN SURAT / LAPORAN / PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAILJIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL MENGENAI PERKARA SAMA TELAH DIDAFTARKANJIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN MEMBERI NOMBOR RUJUKAN 44
  45. 45.  ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK. JELAS, RINGKAS DAN PADAT. TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTIBPR, ANM,PPR , MNI, BMW DLL. ELAK GUNA PERKATAAN/EJAANSAMA YANG MEMPUNYAI MAKNABERLAINAN (OMOGRAPHS) CONTOHNYAKABINET, BAHAGIAN KABINET DLL. BERDASARKAN FUNGSI JABATAN / 45
  46. 46. MEMBUKA FAIL BARU…. KECUAIAN BOLEH MENYEBABKAN:• Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama• Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor yang berlainan• Wujud dua fail degan tajuk yang berlainan tetapi nombor yang sama 46
  47. 47. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU…• Tajuk, nombor rujukan dan tarikh pembukaan dicatat di atas kulit fail• Tajuk: - Jelas - Ringkas - Padat - Menggambarkan kandungan 47
  48. 48. MEMBUKA FAIL BARU…. MEMBUKA FAIL BARU…Daftarkan fail baru ke dalam rekod pendaftaran fail.Setelah menerima surat, hendaklah dikandungkan ke dalam fail berkenaanKandungkan surat mengikut taraf terperingkat 48
  49. 49. PENDAFTARAN FAIL BARU• Sediakan Kertas Doket: Doket Faharasat Nombor ( Am 89 ) Doket Faharasat Abjad ( Am 89 a)• Taipkan Butiran: Kod huruf dan nombor Rujukan fail Tajuk Fail 49
  50. 50. SUSUN DOKET DALAM BINDER1 . Faharasat Nombor / Bilangan  Untuk mencatatkan pergerakan fail  Masukkan tarikh fail dibuka 50
  51. 51. SUSUN DOKET DALAM BINDER … SUSUN DOKET DALAM BINDER2 . Faharasat Abjad /Alphabetical  Susun dalam binder ikut perkataan yang dipilih  Untuk rekod dan pengesanan fail 51
  52. 52. Doket Faharasat Bilangan(Borang Am 89) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 52
  53. 53. Doket Faharasat Abjad(Borang Am 89A) Nombor-nombor Fail No. Fail : JBA:8011/100-09/09 yang berkaitan Faharasat di bawah Pengisian Jawatan Perkeranian Perkara Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian 53
  54. 54. JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Taraf -L4 Tajuk keselamatan Utama (L 2 ) Sub Tajuk Utama (Aktiviti) Kod Kumpulan (L 3) sekolah Utama (L 1)NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT) 54
  55. 55. JBA8011 / 100-09 / 10 / 004 Sub-sub Tajuk Utama (Sub-Aktiviti) Tajuk Kumpulan -L4 Utama (L 1) UtamaKod (L 2) Sub Tajuksekolah Utama (Aktiviti) -L3 55
  56. 56. Contoh fail peribadiJBA8011/FP: A-42644 Nombor Fail Peribadi DiKod Sekolah Jabatan Nama Ringkas Bagi Fail Peribadi 56
  57. 57. ail lit fKu Perkara dan Nombor fail Isi surat menentukan perkara/tajuk Jelas, ringkas dan padat Tidak guna singkatan Elak guna perkataan/ejaan sama yang mempunyai makna berlainan Berdasarkan fungsi jabatan/unit Nombor fail ikut sistem fail sedia ada Didaftarkan di bawah perkara 57
  58. 58. ail lit fKu Kertas-kertas Yang Berhubung Fail yang berkaitan. Sekiranya fail baru dibuka, catatkan nombor fail sebelumnya Jika sistem klasifikasi baru diamalkan, catatkan sistem klasifikasi sebelumnya Kandungan diasingkan ke folder lain Rujukan silang (cross reference) 58
  59. 59. Rujukan agensi / klasifikasi Rujukan daftar nombor Tajuk / daftar abjad 59
  60. 60. 150100-1 / 01 JBA8011 / 100-1 / 01 NO. PENDAFTAR FAIL No. Rujukan Fail PEKELILING IKHTISAS 02/10/2008 Tajuk Fail 60
  61. 61. Fail Peribadi No. Pendaftaran 61
  62. 62. failKulit Tarikh kandungan pertama Tarikh kandungan akhir Pertama: Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan ke dalam fail Akhir: Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat sebelum fail ditutup # Bukan tarikh terima surat atau tarikh surat atau tarikh tutup fail 62
  63. 63. KERTAS MINIT Setiap fail perlu ada kertas minit •Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan•Surat-surat masuk dicatat dengan dengan isi dakwat merah surat-surat berkenaan. kandungan• Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam 63
  64. 64. CONTOH MINITSurat MasukSurat bertarikh …………. daripada …………….. ………………………… dikandung pada ..………Surat KeluarSurat bertarikh …………. kepada …..………….. ………………………… dihantar pada ..………… 64
  65. 65. PROSEDUR PENGURUSAN FAIL1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN 65
  66. 66. 1.PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT1.1 SURAT-SURAT TERPERINGKAT1.2 SURAT UMUM KEPADA KETUA JABATAN1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN1.4 SURAT DIMINITKAN1.5 PINDAH SURAT 66
  67. 67. 1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN KEPADA KETUA JABATAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Pengarah, Timbalan Ketua Pengarah, Pengarah Negeri, PPD, Ketua Institusi dan tidak ada untuk perhatian mana-mana pegawai 67
  68. 68. 1.3 SURAT UNTUK PERHATIAN Semua surat yang dialamatkan kepada Ketua Jabatan dan dicatatkan untuk perhatian pegawai berkenaan 68
  69. 69. 1.4 SURAT DIMINITKANSemua surat yang diterima dan surat keluar perlu diminitkanSurat masuk diminitkan dakwat merahSurat keluar diminitkan dakwat biru @ hitamSurat hendaklah diminitkan dalam kertas minit Am 6 69
  70. 70. 1.5 Pindah SuratSurat-surat tersalah masuk failPindaan surat mengandungi Tajuk Surat, No.Rujukan Surat, Daripada, Dipindah ke Dalam Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh 70
  71. 71. KERTAS PINDAAN SURATTajuk Surat: .….……………………………..…............. …. ………………………………………….No.Rujukan Surat: ..…..………………..……….………Daripada: ……………………………..………………… …..…..…………………………….…………Dipindah ke dalam Fail: ……………………………….Dipindah oleh: ………………………………………….Tarikh: ………….…………………………………….... 71
  72. 72. 1.6 SURAT-SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA• Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelumdiedarkan• Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul Kecil(Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara• Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail asaldan minitkan sebagai satu kandungan• Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu tindakansegera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul• Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawaiboleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli suratrasmi 72
  73. 73. 1.7 TINDAKAN YANG PERLU DIAMBILBuka surat dan capkan tarikh terimaDaftar surat dalam Buku Daftar PenerimaanSurat (Am 10)Serah surat kepada Ketua Jabatan untukdiminitkan kecuali surat untuk perhatianSerah surat kepada pegawai berkenaan untuktindakanDapatkan fail dan kandungkan surat dalamfail berkenaan 73
  74. 74. CARA MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAILCATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURATNOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN DALAM BULATANSURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAHSURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU ATAU HITAM 74
  75. 75. Minit tindakan…Minit yang panjang hendaklah ditaip ke dalam kertas berasingan sebagai minit bebas dan hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan atau lampiran ke dalam failPegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan tanda tangan penuh 75
  76. 76. Kertas Minit m.s.No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Surat Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP 20 Memo J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Pekelling dimasukkan bertarikh 22.8.2008 pada 30.8.2008Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan.2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh 76
  77. 77. Minit tindakanSemua perenggan dalam sesuatu minit, melainkan perenggan pertama hendaklah diberi nomborMinit dengan tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas 77
  78. 78. Kertas Minit m.s. No: Fail: JBA8011/100-01/01/002 Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2008. t.t.Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP 2008 78
  79. 79. SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)Membuka Sampul Kecil sebagaiTindakan Fail Sementara- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka sampul kecil- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan apabila fail berkenaan dijumpai- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru perlu dibuka 79
  80. 80. Digunakan sebagai fail sementaraUntuk tindakan segera apabilafail induk tidak diperolehi dan iadimasukkan ke dalam fail induksebagai satu kandungan. 80
  81. 81. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL Fail perlu ditutup sekiranya telah mengandungi 100 kandungan atau ketebalannya 4sentimeter, mana yang terdahulu. 81
  82. 82. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKADi atas kulit fail yang telah ditutup itu hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatatkan perkataan ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru atau hitam menggunakan dakwat kekal. 82
  83. 83. JBA8011 / 100-1 / 01 K A U D IB 2 ILID J U P U TDIT 83
  84. 84. PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL PROSEDUR TUTUP/BUKA FAILDi atas kulit fail yang baru pula hendaklah dicatatkan tajuk dan nombor rujukan yang sama beserta dengan catatan ‘Jilid 2’ (Jld. 2). 84
  85. 85. PERGERAKAN FAILFAIL KELUAR MASUK MELALUI KERANI PENDAFTARANPENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI PERLU ADA SLIP TRANSAKSIPERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN 85
  86. 86. SLIP TRANSAKSIKepada:Unit Fail dan RekodFail No. :Telah saya serahkanKepada ............................ Nama PagawaiUnit / Bahagian : .....................................Hari IniSekian.Tandatangan: ........................................Nama : ........................................Unit : ........................................ 86
  87. 87. PENGEDARAN FAIL-FAIL1. Catatan Pengedaran Fail-Fail- Bahagian pendafaran fail hendaklah merekodkan dalam rekod nombor- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan pegawai dan tarikh- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada pegawai- Memudahkan pergerakan fail- Tindakan yang sama apabila fail dipindah ke Arkib 87
  88. 88. • DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.• DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.• DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.• KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.• BUKTI 88
  89. 89. PENGEDARAN FAIL-FAIL2. Tanggungjawab Pegawai Dalam Pergerakan Fail:Mengelakan daripada fail ‘hilang’Pergerakan fail dari seorang pegawai kepada pegawai lain hendaklah melalui pendaftaran fail, atauBahagian pendaftaran hendaklah menyediakan borang perjalanan fail. Borang akan dihantar kepada Bahagian Pendaftaran 89
  90. 90. SIMPANAN DALAM PERHATIANBuku SDP (Simpan Dalam Perhatian)- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut- Tindakan akan diambil dalam jangka masa tertentu- Susun ditempat atau di rak-rak khas- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.- Rekod dalam doket/pendaftaran failBuku SDP diperiksa Setiap Hari- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai 90
  91. 91. KETUA JABATANBertanggungjawab - PENGWUJUDAN - PEMELIHARAAN dan - PELUPUSAN 91
  92. 92. 92
  93. 93. BAHAGIAN VIIIPenyelenggaraan, Pemuliharaan dan Pelupusan Rekod Awam. 93
  94. 94. PEMELIHARAAN- mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian dan Prosedur- Pengurusan Rekod Awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;- mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan dan- peralatan yang bersesuaian;- melaksanakan pelupusan rekod awam 94
  95. 95. MEMELIHARA DAN MENYIMPAN REKOD KERAJAAN* Rekod-rekod Kerajaan :surat, dokumen, rekod, daftar bahanbercetak, buku, peta,pelan, lukisan,gambar, mikrofilem, filem wayanggambar dan rakaman suara yangditerima atau dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam apajua bentuk untuk tujuan menjalankandan menunaikan urusan rasmimereka. 95
  96. 96. * Rekod-rekod boleh digunakan: - sebagai bahan sejarah - proses pentadbiran - sebagai bukti - sebagai rujukan - membuat penyelidikan / kajian 96
  97. 97. PEMELIHARAAN REKOD- REKOD- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan baik- Bilik simpan rekod mestilah sesuai, tidak lembab, atap tidak bocor,dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.- Disimpan atas rak-rak- Rekod-rekod yang basah dianginkan supaya kering dan dibersihkan dari 97
  98. 98. - Terhindar dari bahaya banjir dan bahang matahari- Awasi dari anai-anai, semut dan lain- lain seranga.- Rekod-rekod yang koyak hendaklah dibaiki/ditampal- Sediakan alat pemadam api, dan- Jangan digunakan sebagai tempat makan minum, merokok atau menyimpan asid, cat, dakwat dan minyak spirit. 98
  99. 99. PELUPUSAN- melaksanakan pelupusan rekod awam,secara pemusnahan/ pemindahan- mengikut tatacara dari Akta Arkib Negara Malaysia 2003. – (Jadual Pelupusan Rekod Am) 99
  100. 100. FAIL-FAIL YANG TELAH DITUTUP/MENUNGGUKELULUSAN ARKIB NEGARA HENDAKLAH DISIMPAN BERASINGAN DENGAN FAIL-FAIL LAIN 100
  101. 101. PENYIMPANANBilik Rekod - digunakan untuk penyimpanan rekod awam sahaja dan dilarang digunakan sebagai stor penyimpanan barang-barang ain. - hendaklah sentiasa bersih, tidak berhabuk, mempunyai peredaran udara yang baik. 101
  102. 102. Bilik Rekod- Hanya pegawai dan kakitangan yang mengendalikan rekod dibenarkan keluar masuk bilik rekod.- Makan dan minum, serta merokok adalah dilarang sama sekali di bilik rekod. 102
  103. 103. Program Rekod Penting (Vital- Kenal pasti Rekod Penting Records) - rancang untuk memelihara rekod tersebut. - Salinan keselamatan (backup copies) dan disimpan di lokasi berasingan.- Pelan Tindakan Bencana - menyediakan aspek-aspek menghadapi 103
  104. 104. PENYIMPANAN FAILBAGI : - Fail-Fail TEBUKA disimpan di rak- rak fail - Fail-Fail TERHAD disimpan di kabinet keluli atau kabinet keluli yg berkunci dan berasingan dari fail bukan terperingkat 104
  105. 105. BAGI :Fail-Fail - RAHSIA BESAR - RAHSIA dan - SULIT Sediakan BUKU pendaftaran berasingan / indeks berasingan bagi pengawalan pergerakan fail 105
  106. 106. Disimpan di dalam kabinet keluli atau almari keluli yang berkunci dan berasingan dari tempat fail tidak terperingkat. 106
  107. 107. 107
  108. 108. SABDA NABI : ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI KEPADA HAMBANYA 108
  109. 109. SEKIAN……TERIMA KASIH SEMOGA DALAM MAKLUMAN DAN BERSEDIA UNTUK BERTINDAK…ahmad.yusup@moe.gov.my

×