“Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah.” (Ayat 159, Surah Al-Imran)

1. PENGURUSANPENGURUSAN
MESYUARATMESYUARAT

2. Hasil PembelajaranHasil Pembelajaran
 Mengetahui jenis-jenis mesyuarat danMengetahui jenis-jenis mesyuarat dan
serta peranan dan tanggung jawab AJKserta peranan dan tanggung jawab AJK
 Menyediakan agenda dan minit mesyuaratMenyediakan agenda dan minit mesyuarat
 Menyatakan cara pengendalian sertaMenyatakan cara pengendalian serta
tatacara mesyuarattatacara mesyuarat

3. Skop / TajukSkop / Tajuk
 Pengurusan MesyuaratPengurusan Mesyuarat
 Peranan Ahli Jawatankuasa MesyuaratPeranan Ahli Jawatankuasa Mesyuarat
 Agenda MesyuaratAgenda Mesyuarat
 Pengendalian MesyuaratPengendalian Mesyuarat
 Tatacara MesyuaratTatacara Mesyuarat
 Minit MesyuaratMinit Mesyuarat

4. Pengertian MesyuaratPengertian Mesyuarat
 Mesyuarat adalah perbincangan formal diMesyuarat adalah perbincangan formal di
antara tiga individu atau lebih untukantara tiga individu atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui prosesmencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.komunikasi.
 Mesyuarat berbeza mengikut keahlian ,Mesyuarat berbeza mengikut keahlian ,
organisasi dan objektifnya.organisasi dan objektifnya.

5. Jenis-jenis MesyuaratJenis-jenis Mesyuarat
 Mesyuarat Agong TahunanMesyuarat Agong Tahunan
 Mesyuarat TergemparMesyuarat Tergempar
 Mesyuarat Luar BiasaMesyuarat Luar Biasa
 Mesyuarat JawatankuasaMesyuarat Jawatankuasa

6. Peranan dan tanggungjawab ahli JawatankuasaPeranan dan tanggungjawab ahli Jawatankuasa
MesyuaratMesyuarat
 PengerusiPengerusi
 Memulakan mesyuarat setelah mencukupiMemulakan mesyuarat setelah mencukupi
korum dan pada waktu yang tepatkorum dan pada waktu yang tepat
 Menjelaskan segala perkaraMenjelaskan segala perkara
pentadbiran/pengurusan pada awalpentadbiran/pengurusan pada awal
mesyuaratmesyuarat

7. SetiausahaSetiausaha
 Menentukan tarikh, masa, tempat danMenentukan tarikh, masa, tempat dan
agenda bersama pengerusiagenda bersama pengerusi
 Membincangkan tujuan / objektifMembincangkan tujuan / objektif
 Membuat tempahan bilik mesyuaratMembuat tempahan bilik mesyuarat
 Menentukan kertas-kertas kerjaMenentukan kertas-kertas kerja
kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)kementerian/jabatan/unit (< 15 hari)
 Menghantar surat jemputan ( 10 hari )Menghantar surat jemputan ( 10 hari )

8.  Menyediakan kemudahan bilikMenyediakan kemudahan bilik
 Menentukan kehadiranMenentukan kehadiran
 Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari)
 Makluman mengenai etika mesyuaratMakluman mengenai etika mesyuarat
kepada ahlikepada ahli

9. Tindakan setiausaha semasa mesyuaratTindakan setiausaha semasa mesyuarat
 Mengawal perbincanganMengawal perbincangan
 Berikan penjelasan jika perluBerikan penjelasan jika perlu
 Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /Mencatat minit mesyuarat / kehadiran /
atau tindakanatau tindakan
 Merumus mesyuaratMerumus mesyuarat

10. Tindakan setiausaha selepasTindakan setiausaha selepas
mesyuaratmesyuarat
 Menyediakan draf minit ( 3 hari )Menyediakan draf minit ( 3 hari )
 Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu )
 Susunan nama kehadiran ahliSusunan nama kehadiran ahli
 Pelaksanaan keputusan mesyuarat /Pelaksanaan keputusan mesyuarat /
pengesanan maklumbalaspengesanan maklumbalas
 Laporan maklumbalas oleh urusetiaLaporan maklumbalas oleh urusetia
 Menentukan format maklumbalas dariMenentukan format maklumbalas dari
kementerian / jabatan / unitkementerian / jabatan / unit
 Mesyuarat ‘post mortem’Mesyuarat ‘post mortem’

11. Peranan AhliPeranan Ahli
 Memastikan kelancaran pelaksanaan sesuatuMemastikan kelancaran pelaksanaan sesuatu
mesyuarat.mesyuarat.

12. Agenda mesyuaratAgenda mesyuarat
 Perkara – perkara utama dalam agenda:Perkara – perkara utama dalam agenda:
- Ucapan alu aluan pengerusi- Ucapan alu aluan pengerusi
- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu- Pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- Perkara-perkara berbangkit- Perkara-perkara berbangkit
- senarai perkara-perkara baru yang hendak- senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkandibincangkan
- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada- pembentangan kertas-kertas kerja jika ada
- hal-hal lain- hal-hal lain
- penutup mesyuarat- penutup mesyuarat

13. Susun Atur Tempat MesyuaratSusun Atur Tempat Mesyuarat
Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi
perbincangan peserta tidak ramai.

14. Senarai semak tugas – bilik mesyuaratSenarai semak tugas – bilik mesyuarat
 Sesuai untuk perbincangan danSesuai untuk perbincangan dan
kompromi bagi bilangan pesertakompromi bagi bilangan peserta
yang ramai.yang ramai.

15. Senarai semak tugas – bilik mesyuaratSenarai semak tugas – bilik mesyuarat
 Bilik mesyuaratBilik mesyuarat
 Kerusi , meja mencukupiKerusi , meja mencukupi
 Lampu boleh digunakanLampu boleh digunakan
 Kipas , alat pendinginKipas , alat pendingin
 Papan putih,pen,pemadam,Papan putih,pen,pemadam,
 Alat OHP, layar perakAlat OHP, layar perak
 Alat pembesar suara,perakamAlat pembesar suara,perakam

16. ……senarai semak tugas – biliksenarai semak tugas – bilik
mesyuaratmesyuarat
 Gelas,minuman,air,jag,Gelas,minuman,air,jag,
gula – gula,kertas kosong.gula – gula,kertas kosong.
 Pensel,ball pen,kertas tulis,Pensel,ball pen,kertas tulis,
fail dan bahan – bahan jika ada.fail dan bahan – bahan jika ada.

17. Mesyuarat BerkesanMesyuarat Berkesan
 Objektif tercapaiObjektif tercapai
 Agenda yang jelasAgenda yang jelas
 Pengerusi dan setiausaha berkualiti danPengerusi dan setiausaha berkualiti dan
berkesanberkesan
 Pengurusan masa yang baikPengurusan masa yang baik
 Kemudahan fizikal yang selesaKemudahan fizikal yang selesa
 Ahli yang mempunyai kepakaranAhli yang mempunyai kepakaran
 Perbincangan secara positifPerbincangan secara positif
 Minit Mesyuarat yang tepatMinit Mesyuarat yang tepat
 Tindakan susulan dilaksanakanTindakan susulan dilaksanakan

18. Mesyuarat yang tidak berkesanMesyuarat yang tidak berkesan
6 D
DATANG DUDUK
DIAM DENGKUR
DENGAR
DUIT

19. Carta Aliran Pengurusan MesyuaratCarta Aliran Pengurusan Mesyuarat
TINDAKAN PRA-
MESYUARAT
SEMASA
MESYUARAT
SELEPAS
MESYUARAT

20. Pengendalian mesyuaratPengendalian mesyuarat
 Tatacara pengendalian mesyuaratTatacara pengendalian mesyuarat
Peringkat pra mesyuaratPeringkat pra mesyuarat
• PerancanganPerancangan
• PersediaanPersediaan
Peringkat dalam mesyuaratPeringkat dalam mesyuarat
 PermulaanPermulaan
PembukaanPembukaan
• Pengesahan minit mesyuarat yang laluPengesahan minit mesyuarat yang lalu
• Perbincangan mengikut agendaPerbincangan mengikut agenda
• Perkara berbangkitPerkara berbangkit
• Hal-hal lainHal-hal lain
• PenutupPenutup

21. Minit MesyuaratMinit Mesyuarat
 Penyediaan minit mesyuaratPenyediaan minit mesyuarat
• Butiran mesy/nama/bil kali diadakan/tarikh/masa/TempatButiran mesy/nama/bil kali diadakan/tarikh/masa/Tempat
senarai kehadiransenarai kehadiran
 Ciri-ciri minit mesyuaratCiri-ciri minit mesyuarat
• RingkasRingkas
• Mencerminkan keputusanMencerminkan keputusan
• TindakanTindakan
• Nama orang yang berkaitanNama orang yang berkaitan
• Waktu penangguhan mesyuaratWaktu penangguhan mesyuarat
• Nama pencatatNama pencatat

22. Bahan RujukanBahan Rujukan
 Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994),Ab. Alim bin Abdul Rahim, (1994), PengurusanPengurusan
KokurikulumKokurikulum, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar, Kuala Lumpur: Penerbit Fajar
Bakti Sdn. Bhd.Bakti Sdn. Bhd.
 Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ).Kementerian Pendidikan Malaysia. ( 1990 ).
Buku Panduan Gerak Kerja KokurikulumBuku Panduan Gerak Kerja Kokurikulum
Sekolah RendahSekolah Rendah. Kuala Lumpur: Pusat. Kuala Lumpur: Pusat
Perkembangan Kurikulum dan Dewan BahasaPerkembangan Kurikulum dan Dewan Bahasa
dan Pustakadan Pustaka
 Jabatan Perdana Menteri, (1991). PanduanJabatan Perdana Menteri, (1991). Panduan
Pengurusan Mesyuarat Dan UrusanPengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. KualaJawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan. Kuala
LumpurLumpur

23. RumusanRumusan
 Pengurusan mesyuarat yang berkesanPengurusan mesyuarat yang berkesan
membantu pelaksanaan aktiviti yang lebihmembantu pelaksanaan aktiviti yang lebih
teraturteratur
 Setiap ahli perlu memahami tanggungSetiap ahli perlu memahami tanggung
jawab masing-masingjawab masing-masing
 Mesyuarat dilaksanakan dalam situasiMesyuarat dilaksanakan dalam situasi
kekeluargaankekeluargaan