2. Page 2
MINIT MESYUARAT
• Menurut Siti Hajar Abdul Aziz (2011), minit
mesyuarat merupakan rekod bertulis tentang
perkara-perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat.
• Minit mesyuarat penting kerana akan
dijadikan sumber rujukan pada masa
hadapan.
• Semasa sesuatu mesyuarat diadakan, segala
keputusan yang diambil akan dicatatkan oleh
setiausaha, manakala perbincangan yang
meleret-leret tidak perlu disebutkan dalam
minit mesyuarat.
3. Page 3
• Catatan tersebut kemudiannya ditulis
semula dalam bentuk minit mesyuarat.
• Tegasnya, menulis minit mesyuarat
menjadi tugas setiausaha yang dilantik
dan beliau juga bertanggungjawab untuk
mengedarkan minit mesyuarat kepada
ahli-ahli.
• Setiausaha perlulah mempunyai
kemahiran dan penguasaan bahasa yang
baik.
4. Page 4
• Hal ini akan mengurangkan kesilapan
bahasa dalam minit mesyuarat dan
mengelakkan kekeliruan kepada ahli yang
membacanya.
• Draf minit mesyuarat yang telah ditulis oeh
setiausaha hendaklah diserahkan untuk
semakan Pengerusi dalam masa tiga hari.
Minit mesyuarat sebenar pula biasanya
diedarkan kepada ahli yang terlibat
selewat-lewatnya tujuh hari selepas
mesyuarat.
• Mesyuarat dihadiri oleh individu yang
mendapat jemputan sahaja.
5. Page 5
• Jemputan tersebut biasanya dibuat secara rasmi
melalui surat panggilan mesyuarat.
• Mesyuarat yang diadakan oleh sesuatu jabatan
mempunyai tujuan tertentu seperti bertukar-tukar
fikiran antara ahli, mendapatkan idea baharu,
memberikan dan mendapatkan maklumat
daripada beberapa pihak, mencari penyelesaian
keada masalah bersama dan mendapatkan
persetujuan untuk bertindak atau melaksanakan
sesuatu perkara.
• Dalam hal ini, minit mesyuarat merupakan
dokumen yang melaporkan perkara yang berlaku
dalam mesyuarat itu, iaitu agenda, catatan
keputusan perbincangan dan tindakan susulan
yang dipertanggungjawabkan kepada bahagian,
unit atau individu berdasarkan persetujuan ahli-
ahli mesyuarat.
6. Page 6
JENIS MINIT MESYUARAT
Mesyuarat Jawatankuasa
• Diadakan secara dalaman untuk memberikan maklumat,
mendapatkan idea, dan membuat keputusan tentang
sesuatu perkara bagi sesebuah institusi atau organisasi.
• Dihadiri oleh individu yang menjadi ahli kepada
jawtnkuasa tersebut.
• Contohnya, Mesyuarat Jawatankuasa Panitia Bahasa
Melayu yang diadakan di sekolah bagi tujuan untuk
menetapkan tugas guru-guru, membincangkan aktiviti
tahunan, peningkatan prestasi murid dan sebagainya.
• Mesyuarat seperti ini dihadiri oleh semua guru yang
mengajar matapelajaran tersebut.
7. Page 7
Mesyuarat Agung
• Diadakan setahun sekali.
• Berlaku pelantikan ahli jawatnkuasa yang baharu bagi
menggantikan jawatnkuasa yang lama.
• Segala aktiviti yang telah dijalankan dan kewangan yang telah
dibelanjakan sepanjang tahun tersebut juga dibentangkan untuk
makluman ahli.
• Dihadiri oleh kesemua ahli yang berdaftar dan mereka dijemput
melalui notis mesyuarat agung yang dikeluarkan oleh setiausaha
agung bagi sesuatu pertubuhan tersebut.
• Mesyuarat agung dikira sah jika kehadiran ahli dua per tiga daripada
keseluruhan ahli berdaftar.
• Setiap ahli yang berdaftar mempunyai hak untuk bersuara,
membuat pengundian atau tidak menyatakan sokongan terhadap
sesuatu isu.
• Melalui mesyuarat agung, perlembagaan atau peraturan yang telah
ditetapkan dalam pertubuhan boleh dipinda dengan syarat
mendapat persetujuan majority ahli.
8. Page 8
Mesyuarat Khas
• Merupakan mesyuarat yang diadakan khas untuk
sesuatu isu.
• Bertujuan untuk mendapatkan kaat putus daripada
ahli-ahli dalam satu-satu perkara tertentu sahaja.
• Sebagai contoh, mesyuarat Jawatankuasa Penduduk
bagi menyelesaikan masalah pengambilan tanah
mereka untuk satu projek mega oleh pihak swasta.
• Sekumpulan penduduk akan mengambil inisiatif
menubuhkan jawatankuasa bertindak bagi mewakili
keseluruhan penduduk yang lain.
• Perkara akan mengadakan mesyuarat khas dari
semasa ke semasa tentang perkara tersebut.
9. Page 9
Mesyuarat Khas
• Merupakan mesyuarat yang diadakan khas untuk
sesuatu isu.
• Bertujuan untuk mendapatkan kata putus daripada ahli-
ahli dalam satu-satu perkara tertentu sahaja.
• Sebagai contoh, mesyuarat Jawatankuasa Penduduk
bagi menyelesaikan masalah pengambilan tanah
mereka untuk satu projek mega oleh pihak swasta.
• Sekumpulan penduduk akan mengambil inisiatif
menubuhkan jawatankuasa bertindak bagi mewakili
keseluruhan penduduk yang lain.
• Perkara akan mengadakan mesyuarat khas dari semasa
ke semasa tentang perkara tersebut.
10. Page 10
Mesyuarat Tergempar
• Merupakan mesyuarat yang diadakan untuk membuat
keputusan tentang sesuatu perkara atau isu yang
meruncing.
• Memerlukan keputusan diperoleh dalam masa terhad
supaya masalah yang meruncing itu tidak merebak atau
tersebar menjadi lebih teruk.
• Sebagai contoh, lembaga disiplin sekolah mengadakan
satu mesyuarat tergempar bagi membincangkan dan
membuat keputusan segera tentang pergaduhan pelajar
antara kaum.
• Mereka yang menghadiri mesyurat ini tidak semestiya
ahli tetap, malah kadangkala individu yang mempunyai
kepakaran atau pengetahuan tantang hal tersebut turut
dipanggil untuk mendapatkan pandangan mereka.
• Biasanya, ahli mesyuarat dijemput melalui memo atau
surat edaran dalaman.
11. Page 11
Mesyuarat Agung Luar Biasa
• Mesyuarat yang diadakan untuk satu-satu tujuan
khusus sahaja.
• Biasanya diadakan atas desakan ahli-ahliyang
tidak berpuas hati tentang sesuatu perkara.
• Sama seperti mesyuarat yang lain, mesyuarat
agung luar biasa dikira sah sekiranya kehadiran
ahli iaalh dua per tiga dan keputusan yang
dibuat mendapat sokongan majoriti ahli.
• Mesyuarat ini dinamakan mesyuarat agung luar
biasa kerana diadakan di luar tempoh yang
sepatutnya bagi sesuatu mesyuarat agung, dan
hanya bertujuan untuk mendapatkan keputusan
majority bagi satu isu sahaja.
12. Page 12
• Misalnya, ahli-ahli yang tidak berpuas hati
dengan prestasi atau salah laku seorang ahli
lembaga pengarah dan atat sebab yang kritikal
akan membuat desakan agar diadakan
mesyuarat agung tergempar.
• Hal ini kerana ahli yang berjawatan lembaga
pengarah itu dilantik secara sah dan mendapat
mandat melalui mesyuarat agung, maka
pemecatannnya juga mestilah melalui
mesyuarat agung.
• Justeru, mesyuarat agung tergempar diadakan
bagi membolehkan majoriti ahli mengundi untuk
mengetepikan pengarah tersebut.
13. Page 13
CIRI MINIT MESYUARAT
• Tulen
- Bermaksud kandungan minit mesyuarat itu
bukan rekaan setiausaha atau idea atau
pendapat peribadi pencatat.
- Sebaliknya, kandungannya benar-benar
merupakan rekod hasil perbincaangan dan
keutusan bersama ahl mesyuarat
14. Page 14
• Lengkap
- Bermkasud semua maklumat yang penting
dan berkaitan disertakan seperti
tarikh, kehadiran, butiran, perbincangan
mengikut agenda dan sebagainya.
- Minit mesyuarat yang lengkap dapat
memahamkan seseorang yang tidak hadir
dalam mesyuart tersebut
15. Page 15
• Tepat
- Butir-butir yang dicatatkan adalah tepat
dan sama seperti perkara yang
dibincangkan dala mesyuarat.
- Tepat juga merujuk kepada fakta yang
dicatatkan itu menepati hal-hal yang
diperkatakan dan bukanlah pandangan
pencatat.
16. Page 16
• Sahih
- bermaksud minit mesyuarat itu bebas
daripada keraguan dari segi isi kandungan
dan maklumat-maklumat berkaitan.
- Oleh itu, tandatangan pencatat merupakan
satu cara menandakan kesahihan minit
mesyuarat.
- Perkara ini juga dapat dirujuk semula
kerana mempunyai catatan tarikh,
bilangan, nama dan fakta-fakta lain.
17. Page 17
• Berstruktur
- Penulisan minit mesyuarat disusun
mengikut agenda mesyuarat dan perlu
kelihatan kemas dan teratur.
- Setiap perenggan mempunyai tajuk atau
subtajuk yang bernombor dan mengikut
urutan.
18. Page 18
UNSUR MINIT MESYUARAT
1. Tindakan
• Tindakan dicatatkan pada bahagian bawah
sesuatu perkara atau agenda yang
dibincangkan.
• Tindakan ditulis di sebelah kanan perenggan
yang berkaitan dan kesemua frasa itu
dihitamkan.
• Tindakan merujuk kepada nama ahli atau
jawatan orang yang sepatutnya
bertanggungjawab terhadap perkara yang
diperkatakan itu.
19. Page 19
2. Perbicangan
• Perbincangan merujuk kepada inti sari dalam
mesyuarat yang melahirkan keputusan tentang
sesuatu perkara.
• Hal ini bermakna pencatat tidak perlu
memperincikan satu per satu kata-kata yang
kata yang dilafazkan oleh setiap ahli dalam
perbincangan tersebut.
• Hal sedemikian akan menyebabkan teks minit
mesyuarat menjadi terlalu panjang dan meleret-
leret.
20. Page 20
• Minit mesyuarat tidak bersifat peribadi
oleh itu nama individu atau kata ganti
nama diri tidak sesuai digunakan.
• Namun demikian, dalam hal
tertentu, nama penuh individu perlu
dicatatkan, terutama jika melibatkan
pemilihan jawatankuasa baharu dan isu
yang memerlukan nama pencadang dan
penyokong.
21. Page 21
3. Ketetapan
• Ketetapan bermaksud persetujuan yang
telah diterima dan dicapai oleh ahli
mesyuarat hasil daripada perbincangan.
• Ketetapan itu akan membawa kepada
tindakan yang bakal dilakukan oleh orang
yang telah dipertanggungjawabkan ke
atas keputusan minit mesyuarat itu.
