Perubahan mandat Kemenpan dan RB menuntut transformasi mereka menjadi lembaga penggerak reformasi birokrasi. Hal ini memerlukan perubahan struktur, kebijakan, budaya, dan kapasitas SDM. Manajemen perubahan yang efektif perlu meyakinkan dukungan, membuat roadmap jelas, serta mengalokasikan sumber daya memadai untuk melembagakan perubahan secara komprehensif.

1. +
Manajemen perubahan:Transformasi Kemenpan
dan RB sebagai Engine of Reform
Agus Dwiyanto
UGM

2. +
Materi pembahasan
n Sumber perubahan
n Perubahan mandat Kemen PAN dan RB
n Apa saja perlu dirubah?
n Apa yang harus dilakukan untuk mengelola
perubahan

3. +
Mengapa manajemen perubahan
Penting bagi Kemen PAN dan RB?
§ Tidak ada sesuatu yang pasti kecuali perubahan.
Kemen PAN dan RB dituntut untuk berubah, dan
selalu mengalami tekanan untuk berubah karena
dinamika internal dan eksternalnya.
§ Misi Kemen PAN dan RB sebagai agen perubahan
dan engine of bureucracy reform menuntut Kemen
PAN dan RB untuk memiliki kapasitas mengelola
perubahan.
§ Perubahan harus dikelola dengan baik agar
implementasi perubahan dan hasilnya seperti
yang diharapkan

4. +
Sumber perubahan…?
n Perubahan mandat, misi, dan visi:
n Pemerintah memperluas mandat Kemen PAN dengan
menjadikannya sebagai engine of bureaucrcy reform,
n Misi berubah karena penggabungan misi atau karena
sebagian misi diserahkan kepada instansi lain atau
swasta, misal: Kementrian Pariwisata dan Diknas
n Visi berubah, visi pemerintah tentang birokrasi dan
aparaturnya berubah, misal tentang integritas
aparatur, daya saing birokrasi dan aparaturnya?
Misal, ekspektasi pemerintah dan publik terhadap
integritas, kapasitas daya saing semakin tinggi.

5. +
Sumber perubahan..?
n Perubahan lingkungan strategis
n Eksternal; globalisasi dan demokratisasi;
n Globalisasi menuntut efisiensi nasional dan daya saing
bangsa. Daya saing banga amat dipengaruhi oleh efisiensi
birokrasi. Indeks daya saing?
n Demokratisasi memaksa birokrasi dan aparaturnya
berubah. Hubungan antara negara dan warga berbeda.
Manajemen publik berbeda, lebih kolaboratif daripada
direktif.
n Internal: kapasitas internal, aspirasi, dan perubahan
regulasi dan struktur. Misal, perubahan dari cara
pandang dari inward ke outward looking, akses
terhadap IT.

6. +Perubahan mandat Kemen PAN dan RB (1)
n Sebagai motor penggerak reformasi birokrasi di
K/L dan daerah Kemenpan dan RB harus dapat
mentrasformasi diri menjadi “reformed minded
institution and driving force dari gerakan RB di K/
L dan daerah.
n Pertanyaannya adalah bagaimana melakukan
transformasi dari Kemenpan dan RB yang sekarang
menuju pada “reformed minded institution dan
driving force atau engine of reform” Apa yang
harus dirubah?
n Struktur, people, policy, process…?

7. +
Perubahan mandat: Perubahan
struktur (2)
n Meredefinisi Visi dan Misi Kementrian: Cek visi, apa masih
relevan? Cek misi atau jati diri dari Kemen PAN dan RB?
Alasan kehadiran? Apakah sesuai dengan mandat baru?
n Mainstreaming reform dalam kementrian PAN dan RB.
Reformasi sebagai core value/ core business dari Kemen
PAN dan RB. Kalau reform sebagai core value dari
kementrian maka penguatan kapasitas internal menjadi
mutlak, bagian dari misi, dan melekat dalam struktur Kemen
PAN dan RB
n Struktur Kemenpan dan RB harus mencerminkan mandat
dan misi. Struktur yang ada sekarang belum mencerminkan
misi sebagai engine of bureuacracy reform.
n Reformasi birokrasi hanya menjadi salah satu kegiatan bukan
core business dari Kemen PAN dan RB?

8. +
Perubahan mandat: Perubahan
Struktur (3)
¡ Fungsi dan aktivitas Kemenpan dan RB
harus memberi kontribusi pada
percepatan pelaksanaan RB di K/L dan
daerah.
¡ Apakah sudah tercermin dalam struktur di
Kemen PAN dan RB
¡ Apakah mekanisme, proses dan prosedur, dsb
sudah diciptakan
¡ Apakah kapasitas SDM sudah dipersiapkan
¡ dsb

9. +
Perubahan mandat: Perubahan
kebijakan (4)
n Meninjau kembali kebijakan yang ada; cek apakah kebijakan yang
dibuat selama ini sesuai dengan core value yang baru?
n Jika ada yang tidak lagi sesuai dengan core value, cek apakah
pelaksanaan kebijakan tersebut berakibat pada gangguan dan
kendala pelembagaan core value. Jika ya, maka upaya untuk
merubah kebijakan tersebut perlu segera dilakukan.
n Semua kebijakan dan regulasi harus memberi kontribusi pada
pelembagaan nilai dan misi baru dari Kemen PAN dan RB
n Meninjau kembali business processes yang ada apa mencerminkan
dan memberi kontribusi terhadap pelaksanaan misi dan mandat
baru. Jika tidak, maka upaya untuk memperbaiki business
processes harus dilakukan

10. +
Perubahan mandat: Perubahan
Budaya (5)
n Cek sikap, mindset, dan perilaku staf dan aparatur: apa ada sikap,
mindset, dan perilaku yang dinilai bertentangan dengan nilai-nilai dan
mandat baru. Jika ya, berarti ada yang salah dengan budaya birokrasi
yang ada, perubahan budaya perlu dilakukan
n Perubahan budaya dapat dilakukan melalui perubahan sistim nilai,
simbol, dan perilaku
n Cek persepsi staf dan karyawan tentang apa yang mereka anggap
sebagai hal baik dan buruk. Jangan-jangan ada yang salah
n Cek simbol-simbol baik fisik ataupun non-fisik, apakah ada simbol yang
salah. Ciptakan simbol yang baru
n Rubah kebiasaan dan tradisi dengan yang sesuai dengan mandat dan
misi baru

11. +
Apa yang perlu dilakukan?
Meyakinkan perlunya perubahan
n Meyakinkan para staf tentang perubahan yang diinginkan dan
mengapa perubahan harus dilakukan. Ciptakan satu situasi
dimana dimana staf daan aparat di Kemen PAN dan RB sampai
pada satu keyakinan bahwa perubahan memang harus
dilakukan.
n Buat visi baru yang mampu menjadi driving force untuk
perubahan. Kemen PAN dan RB harus dapat menciptakan
mimpi bersama tentang Kemen PAN dan RB yang dapat
menjadi sumber inspirasi
n Mendorong adanya partisipasi aktif untuk
mengkomunikasikan perubahan. Libatkan semakin banyak
pihak yang dapat mengkomunikasikan perubahan yang
diinginkan. Gunakan semua peluang dan kesempatan yang
ada untuk mengkomunikasikan perubahan.

12. +
Apa yang perlu dilakukan? Membuat
roadmap
n Membuat road map dan strategi untuk
perubahan
n Perubahan tidak seperti membalik telapak tangan.
n Perubahan mungkin butuh proses perjalanan yang
panjang dengan kemungkinan ketidakpastian. Proses
perjalanan perlu dipetakan dan milestone perlu dibuat
sebaga pegangan dalam mengelola proses perubahan
n Strategi harus jelas dan spesifik menghindari
kekaburan, dan inkonsistensi.
n Jelaskan apa saja yang akan dilakukan untuk
merumuskan atau meninjau kembali jati diri, kebijakan
dan regulasi, dan sikap dan perilaku staf dan aparatur.

13. +Apa yang perlu dilakukan? Membangun
dukungan dan mengatasi resistensi
• Analisis stakeholders: identifikasi kelompok pro
dan kontra
• Maksimalkan dukungan dari kelompok pro dan
kurangi resistensi dari kelompok kontra
• Mendorong adanya partisipasi dan diskusi
terbuka untuk mengurangi resistensi
• Menhindari adanya kritik,ancaman, dan paksaan
untuk mengurangi resistensi. Ancaman dan
paksaan harus menjadi pilihan terakhir.
• Alokasikan cukup waktu, usaha, dan sumberdaya
untuk mengelola partisipasi secara efektif

14. +
Apa yang harus dilakukan? Mencari
dukungan dan komitmen pimpinan
n Perlu ada champion atau koalisi untuk memimpin proses
transformasi
n Orang-orang yang menjadi champion mesti memiliki
keyakinan bahwa perubahan penting dan akan berhasil,
memiliki kecakapan dan kapasitas untuk mengerahkan
sumberdaya, memelihara momentum, mengatasi kesulitan,
dan tahan banting
n Memperoleh dukungan dari political appointees dan
pimpinan puncak dari birokrasi. Peran pimpinan sangat
penting, semakin strategis dan menyeluruh semakin besar
peran dari dukungan pimpinan.

15. +Apa yang perlu dilakukan? Mengalokasikan
risorsis yang memadai
n Memberi dukungan SDM, finansial, dan teknologi yang
memadai. Perubahan sering membutuhkan SDM dengan
kecakapan yang berbeda, dukungan anggaran yang lebih
besar.
n Menghindari beban yang berlebihan kepada para anggota
organisasi. Pada awal proses perubahan banyak hal dalam
waktu bersamaan perlu dilakukan. Harus dikelola jangan
sampai over burden
n Kapitalisasi energi dalam sumberdaya jika perubahan
terjadi dalam banyak hal secara simultan

16. +
Apa yang perlu dilakukan?
Melembagakan perubahan
n Lakukan banyak hal untuk mengganti pola
prilaku (mindset yang lama) dengan yang baru
n Monitor implementasi perubahan
n Lembagakan perubahan sebelum terjadi
perubahan pimpinan politik yang menyebabkan
terjadinya penurunan komitment. Dalam
lingkungan yang sangat dinamis, perubahan
pimpinan sangat mungkin terjadi. Upaya
dukungan dari pimpinan yang ada, jangan
sampai kehilangan momentum karena pimpinan
secara mendadak berganti.

17. +
Apa yang perlu dilakukan? Lakukan
perubahan yang komprehensif
n Komprehensif, konsistten perubahan pada berbagai
bagian dari institusi
n Analisis dan pahami interkoneksi antar subsistim
sebelum mencapai kesesuaian subsistim. Perubahan
dalam satu subsistim memiliki implikasi pada
subsistim yang lain.
n Perubahan dapat dilakukan secara inkremental asal
konsisten
n Cakupan dan intensitas perubahan disesuaikan
dengan besaran dukungan dan kapasitas mengelola
konflik yang mungkin terjadi sebagai akibat dari
perubahan.