Modul ini menjelaskan tentang ruang lingkup kepegawaian

1. 101
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian

2. Ruang Lingkup Kepegawaian
102
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Ruang Lingkup Kepegawaian
Berbicara tentang kepegawaian berarti kita tidak terlepas dari masalah
yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, karena pegawai pada dasarnya adalah
tenaga kerja. Pengunaan istilah pegawai dan pekerja, kepegawaian dan
ketenagakerjaan pada hakikatnya tidaklah perbedaan satu sama lain dalam
kaitannya dengan keberadaannya dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintah. Administrasi kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber
daya manusia dalam suatu organisasi.
Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang
berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai
tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan
seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun
menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan
organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya.
Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi
diantaranya fungsi manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan
dengan menggunakan pikiran, misalnya seperti: perencanaan, peng-organisasian,
pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan
berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti:
pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun
pemensiunan.
A. PENDAHULUAN
1. Deskripsi Singkat

3. 103
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
Mengingat arti pentingnya administrasi kepegawaian khususnya pada
instansi pemerintah karena yang mengelola administrasi adalah Aparatur Sipil
Negara (ASN) yang sebelumnya disebut Pegawai Negeri Sipil (PNS) selaku
pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah. Sehingga
administrasi sangat berperan penting dalam hal pencapaian tujuan organisasi.
Ada beberapa pendapat tentang pengertian administrasi kepegawaian yang
dikemukakan oleh para ahli, namu demikian pada dasarnya administrasi
kepegawaian adalah seni dan ilmu tentang perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya. Atau dapat dikatakan bahwa administrasi kepegawaian adalah suatu
tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan mengelola orang
yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-masing mendapatkan hasil
yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi memperoleh efisiensi yang
maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.
Pada umumnya Administrasi Kepegawaian mempunyai sasaran yang sama
yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja maksimum dari anggota organisasi
yang sekaligus juga berarti mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan itu
sendiri dengan baik.
Modul ini berjudul “Administrasi Kepegawaian” yang isinya membahas
seluk beluk administrasi kepegawaian mulai dari Konsep Dasar Administrasi
Kepegawaian, Regulasi Kepegawaian, Perancanaan Kebutuhan Pegawai,
Pengadaan Pegawai, Penilaian Kinerja Pegawai.
Oleh karena itu, untuk dapat menyelenggarakan pemerintahan yang efektif
dan efisien, dibutuhkan administrasi kepegawaian agar Pegawai dapat bekerja
secara profesional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme yang diharapkan
belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya karena terjadi ketidaksesuaian
antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya.
Sebagai salah satu sumber belajar diharapkan modul ini memberi
pengayaan secara substansial maupun pedagogik kepada guru-guru peserta PPG,
sehingga selesai mengikuti program pelatihan kompetensi guru meningkat dan

4. Ruang Lingkup Kepegawaian
104
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
memungkinkan guru dapat mengubah paradigmanya dalam pembelajaran di kelas
yang dalam jangka tertentu dapat meingkatkan mutu pendidikan di Indonesia.
A. Peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan wawasan yang luas
mengenai Konsep Dasar Administrasi Kepegawaian.
B. Peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang Regulasi
Kepegawaian.
C. Peserta diharapkan memiliki pengetahuan, pemahaman, dan wawasan yang
luas tentang Perancanaan Kebutuhan Pegawai
D. Peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang
Pengadaan Pegawai
E. Peserta diharapkan memiliki pengetahuan dan pemahaman tentang Penilaian
Kinerja Pegawai.
Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya agar
mudah dalam menggunakan modul ini dalam proses pembelajaran. Adapun
Langkah-langkah yang harus tempuh dalah menggunakan modul:
A. Modul ini digunakan sebagai referensi belajar secara pribadi atau dengan
teman sejawat dalam kegiatan belajar peserta Pendidikan Profesi Guru
(PPG) dalam jabatan.
B. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.
Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan, dan
kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang
akan dicapai bahan ajar ini.
C. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada
pada modul ini sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai
dalam modul ini. Lakukan ini pada awal dan akhir kalian mempelajari
2. Relevansi
3. Petunjuk Belajar

5. 105
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
modul untuk mengetahui penguasaan kalian terhadap kompetensi
sebagai pencapaian hasil belajar.
D. Diskusikan dengan sesama rekan yang telah kalian cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar. Bila masih ragu, maka
bertanyalah pada dosen sampai kalian paham.
E. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat, dan
pengertian dari istilah-istilah sulit dan penting dalam bahan ajar.
F. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencanakan
kegiatan belajar, kerjakan tugasnya, dan jawablah pertanyaan tes,
kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai
tuntas menguasai hasil yang diharapkan.
G. Bila dalam proses memahami materi kalian mendapatkan kesulitan, maka
diskusikan dengan teman-teman kalian atau konsultasikan dengan dosen
pengampu materi ini.
H. Setelah menuntaskan semua kegiatan belajar dalam bahan ajar ini,
pelajarilah bahan ajar selanjutnya.
I. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kepada kegiatan belajar berikutnya,
bila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya.

6. Ruang Lingkup Kepegawaian
106
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Mengembangkan dan menganalisis manajemen sumber daya manusia meliputi
aspek kepimpinan dan perilaku organisasi
A. Konsep Dasar Administrasi Kepegawaian
B. Regulasi Kepegawaian
C. Perancanaan Kebutuhan Pegawai
D. Pengadaan Pegawai
E. Penilaian Kinerja Pegawai
A. Konsep Dasar Administrasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian selalu dikaitkan dengan pegawai atau
karyawan. Dalam proses administrasi kepegawaian membahas segala
sesuatu yang berhubungan dengan pegawai. Menurut Slamet Saksono
(1995) “administrasi kepegawaian merupakan cabang ilmu administrasi
yang paling menentukan bagi kehidupan suatu organisasi. Administrasi
kepegawaian pada hakikatnya adalah manusia yang sekaligus juga objek
atau tujuan kegiatan dari organisasi itu sendiri”.
B. INTI
1. Capaian Pembelajaran Mata Kegiatan
2. Pokok pokok Materi
3. Uraian Materi

7. 107
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
Gambar 9. Ilustrasi Kegiatan Administrasi
Sumber : https://sarjanaekonomi.co.id
Pengertian administrasi kepegawaian menurut Widjaja (1986) dapat
dirumuskan sebagai berikut:
1. Sebagai “ILMU” Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga
manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
2. Sebagai “PROSES” Proses penyelenggaraan politik kepegawaian
(kebijaksanaan politik kepegawaian= personnel policy) atau program
kerja/ tujuan berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakaan
dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Sebagai “FUNGSI” Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerjasama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan.
4. Sebagai “SENI” Seni memilih pegawai baru serta menggunakan
pegawaipegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari
segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal
baik mengenai jumlah maupun mutunya.
Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di
Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan
personnel management dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia,
ada kecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian

8. Ruang Lingkup Kepegawaian
108
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
(personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun bidang
bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration
is the art of selecting new employees and making use of old ones in such
manner that the maximum quality and quantity of output and service are
obtained from the working force. Pendapat di atas memberikan gambaran
bahwa administrasi kepegawaian merupakan seni dalam memilih pegawai
baru dan mengelola pegawai lama sehingga hasil kerja dan dapat
memberikan pelayanan yang maksimum.
Kegiatan administrasi kepegawaian, menurut Felix A. Nigro,
meliputi:
1. Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program
kepegawaian termasuk tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai
yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil
dengan mempertimbangkan saingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan tenaga kerja yang baik.
4. Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai
yang cakap dan penempatannya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan dengan maksud menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk
kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan
meningkatkan hasil kerjanya dan menentukan pegawai-pegawai yang
cakap.
7. Perencanaan kenaikan pangkat yang didasarkan atas kecakapan pegawai
dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-pegawai yang baik ditempatkan
pada jabatan-jabatan yang sesuai dengan kecakapannya sehingga mereka
dapat mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.

9. 109
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
8. Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.
9. Kegiatan-kegiatan untuk memelihara dan mempertahankan moril serta
disiplin pegawai.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari
administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai
pegawai-pegawai negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian
negara meliputi:
1. Analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
2. Rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
3. Training;
4. Penggajian;
5. employee counselling;
6. personnel relations;
7. disiplin dan moral;
8. catatan kepegawaian.
Paul Pigors dan Charles A. Myers (1974) dalam Personnel
Administration memberikan definisi administrasi kepegawaian sebagai
seni memperoleh, memajukan, dan memelihara kecakapan serta kekuatan
kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan
organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa administrasi kepegawaian
sebagai suatu tata cara atau prosedur mengorganisasi dan memperlakukan
orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka mendapatkan hasil
yang sebesar-besarnya dari sesuai kemampuan yang dimilikinya.
Apabila kita rumusan tersebut maka dapat disimpulkan bahwa
pengertian ini lebih menekankan dua hal, yaitu:
1. Administrasi kepegawaian didasarkan sudut pandang dan teknik-teknik
mengawasi orang-orang yang sedang bekerja;
2. Administrasi kepegawaian adalah upaya untuk membantu individu
untuk bekerja dengan sebaik-baiknya dan tidak hanya untuk

10. Ruang Lingkup Kepegawaian
110
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
mendapatkan kepuasan individu yang maksimum dari pekerjaannya,
tetapi juga kepuasan sebagai bagian dari suatu kelompok pekerjaan.
Dalam rumusan tersebut, terkandung anggapan bahwa jika orang
diperlakukan sebagai individu yang mempunyai tanggung jawab dan juga
sebagai anggota kelompok yang bekerja sama, mereka akan memberikan
kontraprestasi dengan jalan melaksanakan pekerjaan sebaik-baiknya untuk
organisasi, tempat mereka menjadi bagian yang penting. Pegawai-pegawai
akan lebih bahagia dan akan bekerja lebih efektif daripada selalu disodori
aturan-aturan (ditekankan pada pekerjaan atau tidak bebas bekerja).
Manajer yang berhasil mendapatkan orang-orang untuk diajak
bekerja sama, bukan karena ia mempunyai kekuasaan dan dapat
memerintahkan mereka untuk melaksanakan pekerjaan yang
dikehendakinya, tetapi karena ia seorang pemimpin yang dicintai oleh
bawahannya sehingga orang-orang ini suka bekerja dengan giat dan baik.
Mendapatkan kerja sama yang ikhlas dari bawahan merupakan
persoalan manajemen. Manajemen memberikan instruksi-instruksi yang
jelas dan latihan-latihan yang efektif sehingga orang-orang tersebut
mengetahui dan cakap serta terampil mengerjakan apa yang diharapkan.
Manajemen mengawasi hasil-hasil pekerjaan dari bawahan secara terus-
menerus dan memberitahukan bagaimana sebaiknya mereka bekerja.
Manajemen harus terus-menerus berusaha mencapai hasil pekerjaan yang
lebih baik dengan jalan mendorong, mengajak, memberi semangat, dan
motivasi. Dari uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa manajemen
kepegawaian sesungguhnya sama dengan administrasi kepegawaian.
Selanjutnya, administrasi kepegawaian dirumuskan sebagai
segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan
tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu. Aktivitas administrasi kepegawaian terutama berkisar pada
penerimaan, pengembangan, pemberian balas jasa, dan pemberhentian.

11. 111
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
Untuk memantapkan pandangan dan pengertian lebih luas
mengenai administrasi kepegawaian, beberapa pendapat tentang
administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli, sebagai beriktu:
Jika ditelaah lebih lanjut pendapat para ahli seperti
dikemukakanoleh paraahli, maka inti dari pengertin administrasi
kepegawaian pada dasarnya tujuan mereka adalah sama. Walaupun
berbeda gaya bahasanya, yang ditekankan adalah masalah kepegawaian.
Administrasi kepegawaian melakukan aktivitas merekrut pegawai, setelah
itu perlu diseleksi dan dikembangkan untuk keperluan organisasi.
Administrasi kepegawaian adalah merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, dan mengendalikan pegawai untuk berbagai tujuan.
Atau dapat pula dikatakan bahwa administrasi kepegawaian
mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi
operatif (yang bersifat teknis). Fungsi manajerial administrasi
kepegawaian meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian. Fungsi operatif administrasi kepegawaian meliputi
pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan, dan
pensiun.
B. Regulasi Kepegawaian
Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang
terdiri ata unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan ke arah sasaran agar
mencapai hasil-hasil yang optimal. Untuk itu, sistem mendapat input berupa
informasi tentang kebutuhan pegawai yang diperlukan, keadaan pasar
tenaga kerja, anggaran belanja pegawai, dan lain-lain. Input diproses dalam
sistem untuk menghasilkan output.
Proses yang terjadi dalam sistem adalah interaksi unsur yang
berhubungan secara seri, yaitu suatu kegiatan merupakan kelanjutan dari
kegiatan sebelumnya. Keseluruhan input dianalisis ketika melakukan
kegiatan perencanaan untuk menentukan jumlah dan jenis pegawai yang
dibutuhkan. Hasil perencanaan kemudian ditindaklanjuti dengan kegiatan

12. Ruang Lingkup Kepegawaian
112
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
pengadaan yang terdiri atas seleksi, pengangkatan, dan penempatan.
Kegiatan berikutnya adalah pembinaan karier, seperti kenaikan pangkat,
pengangkatan dalam jabatan, serta perpindahan wilayah atau tempat kerja.
Dalam kaitan dengan pembinaan ini, pegawai sudah selayaknya
mendapatkan pendidikan dan pelatihan sehingga kemampuannya
meningkat. Dalam sistem administrasi kepegawaian, terdapat kebijaksanaan
penggajian dan pengaturan kesejahteraan serta kegiatan pengendalian,
seperti pengawasan, pemeriksaan terhadap bahan-bahan administrasi,
disiplin pegawai, dan prestasi kerja pegawai.
Sistem administrasi kepegawaian negara merupakan bagian dari
administrasi negara yang kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang
ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang
dianut suatu negara, apakah federal atau kesatuan. Pada negara yang
pemerintahannya berbentuk federal, terdapat pemisahan yang tajam antara
pegawai negara bagian dan pusat.
Pegawai negara bagian menerima gaji, tunjangan, serta fasilitas-
fasilitas lain dari anggaran belanja negara bagian. Perpindahan pegawai
antarnegara bagian tidak mungkin dilakukan karena setiap negara bagian
membayar gaji yang berasal dari sumber pendapatannya masing-masing.
Pegawai yang akan pindah wajib mengajukan permintaan berhenti untuk
mengajukan lamaran baru pada pemerintah negara bagian yang diminati.
Dengan demikian, pengembangan kariernya terbatas dalam satu
wilayah tertentu. Sementara itu, pegawai pusat lebih terbuka kariernya
karena dapat ditugaskan dari satu negara bagian ke negara bagian lain untuk
mengurus kepentingan pusat. Pengadaan pegawai dalam negara bagian tidak
tergantung subsidi dari pusat.
Bagi pegawai pusat atau negara bagian, terdapat satu perundangan
yang bersifat umum yang mengatur standar kecakapan, standar gaji
minimum, kode etik, dan lain-lain. Peraturan tersebut merupakan pedoman
umum untuk melindungi hak-hak pegawai. Jenis kepegawaiannya pun tidak
terikat pada jenis pegawai yang permanen, tetapi untuk menampung beban

13. 113
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
kerja yang meningkat, diangkat pegawai yang berikatan kerja (kontrak
kerja).
Adanya pegawai berikatan kerja ini memungkinkan pemerintah untuk
mengendalikan besar dan jumlah pegawainya. Apabila beban kerja
meningkat, direkrut lebih banyak tenaga berikatan kerja. Sebaliknya, apabila
beban kerja menurun, ikatan kerja dihentikan. Mengenai pembayaran gaji
bagi pegawai berikatan kerja, pemerintah negara bagian sering mendapat
bantuan dari pusat yang besarnya tergantung keadaan keuangan pemerintah
pusat.
Oleh karena itu, dapat pula terjadi pemberhentian ikatan kerja karena
menurunnya subsidi pemerintah pusat kepada negara bagian. Pada negara
kesatuan, setiap pegawai apa pun jenisnya (pegawai pusat dan daerah)
adalah pegawai negeri yang mengacu pada peraturan perundangan yang
sama. Kebijaksanaan didasarkan pada tujuan untuk menggalang persatuan
dan kesatuan di antara pegawai sehingga pembinaannya tidak terkotak-kotak
karena faktor politik.
Pembinaannya terpusat sehingga memungkinkan pegawai daerah dan
pusat dapat dipindahpindahkan dari satu daerah ke daerah lainnya, tanpa
kehilangan status kepegawaiannya. Dengan demikian, pengembangan
kariernya lebih terbuka. Gaji pegawai pada negara kesatuan dibayar oleh
pemerintah pusat sehingga tidak ada kebebasan bagi pemerintah daerah
untuk mengangkat sendiri pegawainya dengan dana yang bersumber dari
anggaran pendapatan dan belanja daerah. Apabila hal ini terjadi, pemerintah
daerah harus memperhitungkan kemampuan keuangannya untuk menjamin
pensiun serta pembayaran kenaikan gaji dan tunjangan. Ini berarti
pengadaan pegawai daerah tergantung dari alokasi formasi yang diberikan
oleh pemerintah pusat.
Dari kedua bentuk sistem kepegawaian negara tersebut, tidak ada yang
lebih unggul karena keduanya memiliki keuntungan dan kerugian. Namun,
yang terpenting adalah memanfaatkan kelemahan-kelemahannya untuk
mengusahakan sistem berfungsi secara optimal. Sebagaimana telah

14. Ruang Lingkup Kepegawaian
114
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
diuraikan di atas bahwa sistem kepegawaian memiliki pengertian yang lebih
luas, bukan hanya berkaitan dengan sistem pengangkatan pegawai, tetapi
juga meliputi perencanaan, pembinaan karier, pengendalian, dan
sebagainya.
Secara umum, kita mengenal beberapa sistem kepegawaian negara
sebagai berikut:
1. Integrated system
Intergratid system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen
kepegawaian mulai dari rekrutmen, penempatan, pengembangan,
penilaian sampai dengan penggajian dan pensiun ditentukan oleh pusat.
Umumnya, sistem ini dipergunakan di negara-negara berkembang karena
ketidakmampuan daerah untuk menggaji pegawai, sedangkan pegawai
difungsikan juga sebagai alat perekat bangsa dan negara.
2. Separated system
Separated system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen
kepegawaian dari rekrutmen sampai penggajian dan pensiun dilakukan
oleh masing-masing daerah. Umumnya, sistem ini dipergunakan di
negara negara maju karena pemerintah daerah mampu menggaji
pegawainya. Pegawai sebagai alat perekat bangsa bukan merupakan isu
karena yang lebih ditekankan adalah profesionalisme pegawai.
3. Unified system
Unified system adalah suatu sistem kepegawaian ketika manajemen
kepegawaian dilakukan oleh suatu lembaga di tingkat nasional yang
khusus dibentuk untuk keperluan itu.
Sementara itu, sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat
dibedakan sebagai berikut:
a. Spoils System
Sistem ini merupakan sistem kepegawaian yang paling tua dan
sudah banyak negara yang tidak menggunakannya karena kurang
memperhatikan faktor kecakapan yang sangat penting bagi tercapainya

15. 115
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
efisiensi kerja. Sistem ini tidak memberi manfaat besar terhadap bangsa
dan negara karena pegawaipegawai akan berisi orang-orang yang kurang
cakap.
Dalam sistem kepegawaian ini, pengangkatan pegawai didasarkan
atas keanggotaan partai. Jabatan-jabatan penting dalam organisasi
diberikan oleh pejabat yang berwenang mengangkat pegawai kepada
teman-teman separtai dengan tujuan terdapat kerja sama yang baik
sehingga prestasi pun meningkat.
b. Nepotism System
Dalam sistem ini, pengangkatan pegawai didasarkan atas hubungan
keluarga, termasuk saudara, dan teman dekat. Sistem ini mempunyai
kebaikan dan kelemahan yang sama dengan spoils system, yaitu
administrasi kepegawaian kemungkinan diperoleh kerja sama yang baik
di antara pegawai karena mereka saling mengenal. Kelemahannya adalah
kemungkinan diperoleh pegawai yang tidak memenuhi syarat.
c. Patronage System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas keinginan
untuk membantu pegawai tersebut. Usaha untuk membantu pegawai
tersebut dapat berdasar hubungan politik atau hubungan keluarga.
d. Merit System
Pengangkatan pegawai dalam sistem ini didasarkan atas
kecakapan. Sistem ini beranggapan bahwa negara akan maju apabila
pegawai-pegawainya terdiri atas orang-orang yang cakap. Oleh karena
itu, pegawai perlu diberikan pendidikan dan pelatihan untuk
meningkatkan efisiensi kerja. Kelemahan sistem ini adalah terlalu
menekankan pada pekerjaan rutin, barang-barang, atau benda-benda dan
menganggap manusia sebagai mesin.
e. Career System
Sistem ini menekankan bahwa pengangkatan pertama pegawai
didasarkan kecakapan. Sementara itu, dalam pengembangan lebih lanjut,

16. Ruang Lingkup Kepegawaian
116
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
masa kerja pegawai diperhitungkan dan ikut menentukan. Dalam
perkembangannya, di samping masa kerja, unsur kesetiaan, pengabdian,
dan syarat-syarat objektif lain juga menentukan.
C. Perencanaan Kebutuhan Pegawai
Dalam rangaka penyelenggaraan tata kelola pegawai di lingkungan
pemerintahan yang efektif dan efisien, pegawai dituntut untuk bekerja
secara profesional. Namun, pada kenyataannya, profesionalisme yang
diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya karena
terjadi ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang
didudukinya. Ketidaksesuaian tersebut, disebabkan oleh komposisi
keahlian atau keterampilan pegawai yang belum proporsional. Demikian
pula pendistribusian pegawai saat ini masih belum mengacu pada
kebutuhan organisasi yang sebenarnya, dalam arti belum didasarkan pada
beban kerja yang ada. Menumpuknya pegawai di satu unit lain tanpa
pekerjaan yang jelas dan kurangnya pegawai di unit lain merupakan suatu
contoh yang nyata dari permasalahan tersebut.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan perbaikan
dalam pelaksanaan manajemen kepegawaian kearah yang lebih baik,
terarah, mempunyai pola yang jelas, serta berkesinambungan
(sustainable). Salah satu komponen yang sifatnya mendesak untuk ditata
saat ini adalah perencanaan pegawai, utamanya perencanaan untuk formasi
pegawai. Selama ini perencanaan formasi pegawai khususnya Pegawai
Negeri Sipil (PNS) sebagai bagian manajemen kepegawaian belum
sepenuhnya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan
dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas
pokok dalam jangka waktu tertentu. Penetapan formasi perlu dilakukan
melalui analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan pegawai yang
dimaksud adalah adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur, dan

17. 117
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang
diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki
pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan
tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah
ditetapkan.
Kebutuhan pegawai di lingkungan instansi pemerintahan akan
selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi.
Perkembangan institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang
mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru,
ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis
kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
1. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan
oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya,
misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian,
perawatan orang sakit, dan lain-lain.
2. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaanpekerjaan yang cukup
dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha,
tetapi ada pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh,
misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di
rumahrumah sakit pemerintah.
3. Perkiraan Beban Kerja
Beban kerja frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu.
4. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan
suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban

18. Ruang Lingkup Kepegawaian
118
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing
jenis pekerjaan.
5. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi
harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per
unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat
mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
6. Analisis jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan
untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan.
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
7. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat
pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada
pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan
itu.
8. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi
jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin
tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

19. 119
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
9. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu
harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil.
Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan
berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu,
akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka
penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan
negara yang tersedia. Meskipun formasi telah disusun secara rasional
berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya
tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia. Lalu
bagaimana penyusunan formasi pegawai untuk swasta?, hal apasajakah
yang harus dipertimbangkan?. Untuk perusahaan swasta berukuran
kecil perekrutan pegawai baru lebih ditekankan pada kebutuhan
perusahaan dan dana yang tersedia, namun untuk perusahaan berskala
besar, prinsip diatas juga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan
selain prinsip-prinsip yang tentunya dimiliki perusaan sendiri.
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut:
1. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban
kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi
atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
3. Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
juga tidak berubah.
Ada beberapa sistem yang digunakan dalam rangka penyusunan
formasi yaitu system sama dan system ruang ligkup. Sistem sama
merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang
sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya
beban kerja. Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system

20. Ruang Lingkup Kepegawaian
120
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan
beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan.
Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana
yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi
menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang
diidentifikasi dari :
1. Hasil kerja
2. Objek kerja
3. Peralatan kerja
4. Tugas per tugas jabatan
D. Pengadaan Pegawai (Rekruitmen)
Instansi pemerintah maupun swasta memerlukan tenaga kerja baru,
maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di
harapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Oleh karena itu
diperlukan proses rekruitmen yang transparan dan obyektif sesuai peraturan
yeng telah ditetapkan.
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah
perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka
lowongan sampai mendapatkan calon pegawai. Sebelum mencari pegawai
baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi
pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsippenyusunan
formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada
anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harusdicermati dengan baik.
Dalam proses pengadaan pegawai ada beberapa prinsip yang harus
diperhatikan, antara lain:
1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan,
2. Biaya yang diperlukan diminimalkan.
3. Flexibility.

21. 121
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
Proses seleksi adalah langkah-langkah yang harus dilalui oleh para
pelamar. Proses ini berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan
lainnya. Proses tersebut pada umumnya meliputi evaluasi persyaratan,
testing, Wawancara, ujian fisik.
Jenis-Jenis Seleksi yang dapat digunakan dalam proses pengadaan
pegawai, yaitu:
1. Seleksi Administrasi
Yaitu seleksi berupa surat-surat yang dimiliki pelamar untuk
menentukan apakah sudah sesuai dengan persyaratan yang diminta
organisasi perusahaan, antara lain:
a. Ijazah
b. Riwayat hidup
c. Domisili/keberadaan status yang bersangkutan
d. Surat Lamaran
e. Sertifikat keahlian misalnya: komputer
f. Pas foto
g. Copy Identitas (KTP. Pasport, SIM, dan lain-Iain)
h. Jenis kelamin
i. StatusPerkawinan
j. Surat Keterangan kesehatan dari dokter
2. Seleksi secara tertulis, terdiri dari:
a. Tes kecerdasan (Intelegensi test)
b. Tes kepribadian (Personal test)
c. Tes bakat (Aptitude test)
d. Tes minat (Interest test)
e. Tes prestasi (Achievment test)
3. Seleksi tidak tertulis terdiri dari:
a. Wawancara
b. Praktek
c. Kesehatan/Medis

22. Ruang Lingkup Kepegawaian
122
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Rekrutmen dan seleksi mempunyai peranan strategis dalam
mempersiapkan dan menyediakan sumber daya manusia yang sesuai
dengan kebutuhan pekerjaan sebagaimana ditetapkan dalam analisis
pekerjaan khususnya deskripsi dan spesifikasi.
Pelaksanaan fungsi rekrutmen dan seleksi sepenuhnya adalah
tanggung jawab dari departemen/bagian yang menangani SDM dalam suatu
instansi secara manajerial. Pelaksanaan berbagai tes yang belum tentu
dimiliki oleh suatu instansi sehingga membutuhkan bantuan dari luar.
E. Penilaian Kinerja Pegawai
1. Pengertian
Penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai adalah proses kegiatan yang
dilakukan untuk mengevaluasi tingkat pelaksanaan pekerjaan atau unjuk
kerja (perfomance appraisal) seorang pegawai. Dengan cara
membandingkan sasaran (hasil kerjanya) dengan persyaratan deskripsi
pekerjaan yaitu standar pekerjaan yang telah ditetapkan selama periode
tertentu. Standar kerja tersebut dapat dibuat baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli mengenai pengertian penilaian
kinerja, terdapat benang merah yang dapat digunakan untuk menarik
kesimpulan bahwa penilaian kinerja merupakan suatu sistem penilaian
secara berkala terhadap kinerja pegawai yang mendukung kesuksesan
organisasi atau yang terkait dengan pelaksanaan tugasnya.
2. Elemen Penilaian Kinerja Pegawai
Penilaian kinerja yang baik adalah yang mampu untuk menciptakan
gambaran yang tepat mengenai kinerja pegawai yang dinilai, yang tidak
hanya ditujukan untuk menilai dan memperbaiki kinerja yang buruk, namun
juga untuk mendorong para pegawai untuk bekerja lebih baik lagi. Elemen-
elemen utama dalam sistem penilaian kinerja Werther dan Davis (1996:344)
adalah:

23. 123
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
a. Performance Standard.
Standar yang jelas sebagai tolok ukur atau patokan terhadap kinerja yang
akan diukur dan berhubungan dengan jenis pekerjaan yang akan diukur
sehingga hasil yang diharapkan akan terlihat.
b. Criteria for Managerial Performance
Kriteria penilaian kinerja dapat dilihat melalui beberapa dimensi, yaitu:
1) Kegunaan fungsional bersifat krusial, karena hasil penilaian kinerja
dapat digunakan untuk melakukan seleksi, kompensasi, dan
pengembangan pegawai, maka hasil penilaian kinerja harus valid, adil,
dan berguna sehingga dapat diterima oleh pengambil keputusan.
2) Valid atau mengukur apa yang sebenarnya hendak diukur dari
penilaian kinerja tersebut.
3) Bersifat empiris, bukan berdasarkan perasaan semata.
4) Sensitivitas kriteria, menunjukkan hasil yang relevan saja, yaitu
kinerja, bukan hal-hal lainnya yang tidak berhubungan dengan kinerja.
5) Sistematika kriteria, tergantung dari kebutuhan organisasi dan
lingkungan organisasi. Kriteria yang sistematis tidak selalu baik.
Organisasi yang berada pada lingkungan yang cepat berubah mungkin
justru lebih baik menggunakan kriteria yang kurang sistematis untuk
cepat menyesuaikan diri dan begitu juga sebaliknya.
c. Performance Measures
Pengukuran kinerja dapat dilakukan dengan menggunakan sistem
penilaian (rating) yang relevan, mudah digunakan sesuai dengan yang
akan diukur, dan mencerminkan hal-hal yang memang menentukan
kinerja. Pengukuran kinerja dapat bersifat subyektif, artinya berdasarkan
pendapat pribadi atau standar pribadi orang yang melakukan penilaian
dan sulit untuk diverifikasi oleh orang lain atau obyektif,.artinyadapat
diterima, diukur oleh pihak lain selain yang melakukan penilaian dan
bersifat kuantitatif.

24. Ruang Lingkup Kepegawaian
124
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
3. Bias dan Tantangan dalam Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja harus bebas dari diskriminasi, karena penilaian
kinerja ini tidak hanya berkaitan dengan masalah prestasi semata, namun
juga menyangkut masalah gaji, hubungan kerja, promosi/demosi, dan
penempatan pegawaiMetode Penilaian Kinerja Pegawai.
Berdasarkan aspek yang diukur, Kreitner dan Kinicki
mengklasifikasikan penilaian kinerja menjadi tiga, yaitu: pendekatan
trait, pendekatan perilaku dan pendekatan hasil.
a. Pendekatan trait adalah pendekatan penilaian kinerja yang lebih fokus
pada orang. Pendekatan ini melakukan perankingan terhadap trait atau
karakteristik individu seperti inisiatif, loyalitas dan kemampuan
pengambilan keputusan.
b. Pendekatan perilaku, pendekatan ini lebih fokus pada proses dengan
melakukan penilaian kinerja berdasarkan perilaku yang tampak dan
mendukung kinerja seseorang.
c. Pendekatan hasil adalah pendekatan yang lebih fokus pada capaian
atau produk. Metode penilaian kinerja yang menggunakan pendekatan
hasil seperti metode management by objective (MBO), (Kreitner dan
Kinicki, 2000:303-304).
Metode-metode penilaian kinerja yang sesuai dengan
pengkategorian dua tokoh di atas yang paling banyak digunakan menurut
Mondy dan Noe (1993:402-414) adalah:
Dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil, dijelaskan bahwa yang
dimaksud dengan Penilaian Prestasi Kerja PNS adalah suatu proses
penilaian secara sistematis yang dilakukan oleh Pejabat Penilai terhadap
sasaran kerja pegawai dan perilaku kerja PNS. Penilaian prestasi kerja
PNS secara strategis diarahkan sebagai pengendalian perilaku kerja

25. 125
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
produktif yang disyaratkan untuk mencapai hasil kerja yang disepakati dan
bukan penilaian atas kepribadian seseorang Pegawai Negeri Sipil.
Penilaian prestasi kerja pegawai, khususnya Pegawai Negeri Sipil
(PNS), dilakukan berdasarkan Sasaran Kerja Pegawai Negeri Sipil (SKP)
yang sudah disusun. Setiap PNS wajib menyusun SKP sebagai rancangan
pelaksanaan kegiatan tugas pokok jabatan sesuai dengan rincian tugas,
tanggung jawab dan wewenangnya sesuai dengan struktur dan tata kerja
organisasi.
Penilaian prestasi kerja PNS bertujuan untuk menjamin
objektivitas pembinaan PNS yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi
kerja dan sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.
Penilaian prestasi kerja PNS dilakukan berdasarkan prinsip:
a. Objektif
b. Terukur
c. Akuntabel
d. Partisipatif
e. Transparan
4. Sasaran Kerja Pegawai (SKP)
Sasaran Kerja Pegawai yang selanjutnya disingkat SKP adalah
rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang PNS. Dalam
menyusun SKP harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Jelas Kegiatan yang dilakukan harus dapat diuraikan secara jelas.
b. Dapat diukur Kegiatan yang dilakukan harus dapat diukur secara
kuantitas dalam bentuk angka seperti jumlah satuan, jumlah hasil, dan
lain-lain maupun secara kualitas seperti hasil kerja sempurna, Kegiatan
yang dilakukan harus berdasarkan lingkup tugas jabatan masing-
masing.
c. Dapat dicapai Kegiatan yang dilakukan harus disesuaikan dengan
kemampuan PNS.

26. Ruang Lingkup Kepegawaian
126
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
d. Memiliki target waktu Kegiatan yang dilakukan harus dapat ditentukan
waktunya. SKP memuat kegiatan tugas jabatan dan target yang harus
dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat
diukur.
a. Kegiatan Tugas Jabatan
Tugas jabatan yang dilakukan harus didasarkan pada rincian tugas,
tanggung jawab dan wewenang jabatan sesuai yang ditetapkan dalam
struktur dan tata kerja organisasi.
b. Angka Kredit
Angka kredit adalah satuan nilai dari tiap butir kegiatan dan/atau
akumulasi nilai butir-butir.
c. Target
Setiap pelaksanaan kegiatan tugas jabatan harus ditetapkan target
yang diwujudkan dengan jelas sebagai ukuran prestasi kerja, baik dari
aspek kuantitas, kualitas, waktu dan/atau biaya.
Penilaian SKP dilakukan dengan cara membandingkan antara
realisasi kerja dengan target. Dalam hal realisasi kerja melebihi target,
maka penilaian capaian SKP dapat lebih dari 100 (seratus).
Penandatanganan hasil penilaian capaian SKP dilakukan oleh pejabat
penilai pada formulir Penilaian SKP.
5. Pejabat Penilai Prestasi Kerja Pegawai
Pejabat Penilai wajib melakukan penilaian prestasi kerja terhadap setiap
PNS di lingkungan unit kerjanya.. Penilaian prestasi kerja PNS
dilakukan dengan cara menggabungkan antara unsur SKP dan unsur
perilaku kerja. Ketentuan lebih lanjut yang berkaitan dengan Pejabat
Penilai sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor
46 Tahun 2011 sebagai berikut:
a. Pejabat Penilai adalah atasan langsung PNS yang dinilai, dengan
ketentuan paling rendah pejabat struktural eselon V atau pejabat lain
yang ditentukan.

27. 127
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
b. Atasan Pejabat Penilai adalah atasan langsung dari Pejabat Penilai
atau pejabat lain yang ditentukan.
c. Pejabat Pembina Kepegawaian yang selanjutnya disingkat PPK
adalah PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, dan PPK Daerah
Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam peraturan
perundang-undangan yang mengatur wewenang pengangkatan,
pemindahan, dan pemberhentian PNS.
d. Penilaian dilakukan pada bulan Desember tiap-tiap tahun,
jangka waktu penilaian mulai bulan Januari sampai dengan
Desember dalam tahun yang bersangkutan.
e. Hasil penilaian prestasi kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15
diberikan secara langsung oleh pejabat penilai kepada PNS yang
dinilai.
f. PNS yang dinilai dan telah menerima hasil penilaian prestasi kerja
wajib menandatangani serta mengembalikan kepada pejabat penilai
paling lama 14 (empat belas) hari sejak tanggal diterimanya hasil
penilaian prestasi kerja.
g. Dalam hal PNS yang dinilai dan/atau pejabat penilai tidak
menandatangani hasil penilaian prestasi kerja maka hasil penilaian
prestasi kerja ditetapkan oleh Atasan Pejabat Penilai.
h. Pejabat penilai wajib menyampaikan hasil penilaian prestasi kerja
kepada atasan pejabat penilai paling lama 14 (empat belas) hari
sejak tanggal diterimanya penilaian prestasi kerja.
i. Hasil penilaian prestasi kerja mulai berlaku sesudah ada pengesahan
dari atasan pejabat penilai.
j. Penilaian prestasi kerja PNS terdiri atas unsur SKP dengan bobot
nilai 60% (enam puluh persen) dan perilaku kerja dengan bobot
nilai 40% (empat puluh persen)

28. Ruang Lingkup Kepegawaian
128
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
1. Carilah regulasi yang menjelaskan tentang kepegawaian!
Diskusikan
a. Regulasi mengenai kepegawaian!
b. Penanganan dokumen tersebut berdasarkan penanganan
dokumen administrasi!
2. Buatlah penilaian terhadap pegawai dengan menggunakan prinsip
prestasi kerja!
Diskusikan
a. Klasifikasikan jenis penilaian!
b. Penilaian menggunakan prinsip prestasi kerja
Pengertian administrasi kepegawaian menurut Widjaja (1986: 16) dapat
dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai “ILMU” Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia
sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.
b. Sebagai “PROSES” Proses penyelenggaraan politik kepegawaian
(kebijaksanaan politik kepegawaian = personnel policy) atau program
kerja/ tujuan berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakaan
dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c. Sebagai “FUNGSI” Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja
manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok manusia untuk
4. Forum Diskusi
C. PENUTUP
1. Rangkuman

29. 129
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
mencapai tujuan.
d. Sebagai “SENI” Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai
pegawai lama dengan cara sedemikian rupa, sehingga dari segenap tenaga
kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai
jumlah maupun mutunya.
Administrasi kepegawaian merupakan suatu sistem terbuka yang terdiri
ata unsur-unsur (komponen) yang dikendalikan ke arah sasaran agar
mencapai hasil-hasil yang optimal. Untuk itu, sistem mendapat input
berupa informasi tentang kebutuhan pegawai yang diperlukan, keadaan
pasar tenaga kerja, anggaran belanja pegawai, dan lain-lain. Input
diproses dalam sistem untuk menghasilkan output.
Secara umum, kita mengenal beberapa sistem kepegawaian negara
sebagai berikut:
a. Integrated system
b. Separated system
c. Unified system
Sementara itu, sistem pengangkatan pegawai secara umum dapat
dibedakan sebagai berikut:
a. Spoils System
b. Nepotism System
c. Patronage System
d. Merit System
e. Career System
Data Fisik Untuk penyimpanan dokumen berupa fisik artinya penyimpanan
dokumen atau file tersebut berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Data Digital Pada penyimpanan dokumen berupa data digital, hal ini
merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data komputer atau hasil
scanning dari file data fisik.
Administrsi kepegawaian tidak lain adalah adiministrasi dalam bidang

30. Ruang Lingkup Kepegawaian
130
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
administrasi kepegawaian, yaitu administrasi atau managemen yang
menangani masalah kepegawaian yang menangani masalah-masalah
kepegawaian dalam satu badan usaha, lembaga atau sekolah, manajemen itu
sendiri adalah usaha pencapaian suatu tujuan melalui orang lain dengan
memanfaatkan sumber daya yang ada secara maksimal
Analisis kebutuhan dilakukan berdasarkan:
a. Jenis Pekerjaan
b. Sifat Pekerjaan
c. Perkiraan Beban Kerja
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, Analisis jabatan
f. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
g. Peralatan yang tersedia
h. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system
ruang ligkup.
Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan
Pengertian dan Tujuan Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Rekrutmen adalah serangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah
perusahaan atau organisasi memerlukan tenaga kerja dan membuka
lowongan sampai mendapatkan calon karyawan yang diinginkan /kualified

31. 131
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada.
Prosedur pengadaan pegawai adalah sebagai berikut:
a. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian;
b. Menentukan penarikan pegawai;
c. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,
gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan;
d. Penerimaan surat lamaran pekerjaan;
e. Menyiapkan segala perangkat seleksi;
f. Mengadakan seleksi pegawai;
g. Memanggil calon pegawai yang lulus dan mengangkatnya dengan Surat
Keputusan;
h. Mengikutsertakan calon pegawai dalam orientasi masa percobaan;
i. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai
tetap dan menempatkan pegawai;
j. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai.
Proses dan Sumber Pengadaan Pegawai (Rekrutmen)
Adapun sumber-sumber pengadaan pegawai adalah, sebagai berikut:
Proses, dan Tahapan Seleksi
Seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah
proses rekrutmen selesai dilaksanakan. Proses seleksi adalah langkah
langkah yang harus dilalui oleh para pelamar sampai akhirnya
memperoleh keputusan ia diterima atau ditolak sebagai Karyawan baru.
Jenis-Jenis Seleksi
a. Seleksi Administrasi
Yang menjadi objek pemeriksaan dalam seleksi administrasi yang

32. Ruang Lingkup Kepegawaian
132
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
diperlukan sebagai berikut:
1) Ijazah,
2) Riwayat hidup,
3) Surat Lamaran.
4) Sertifikat keahlian misalnya: komputer,
5) Pas foto,
6) Copy domisili/keberadaan status yang bersangkutan,
7) Identitas (KTP. Pasport, SIM)
8) Pengalaman kerja,
9) Umur,
10) Jenis kelamin,
11) Surat Keterangan kesehatan dari dokter,
12) Akte Kelahiran.
b. Seleksi secara tertulis, terdiri dari:
1) Tes kecerdasan (Intelegensi test)
2) Tes kepribadian (Personal test)
3) Tes bakat (Aptitude test)
4) Tes minat (Interest test)
5) Tes prestasi (Achievment test)
c. Seleksi tidak tertulis terdiri dari:
1) Wawancara
2) Praktek
3) Kesehatan/Medis

33. 133
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Ruang Lingkup Kepegawaian
Peranan Rekrutmen Dan Seleksi
Penataan seleksi dan rekrutmen yang lebih baik juga mempunyai dampak
yang besar terhadap pelaksanaan fungsi-fungsi pegawai lainnya, seperti
orientasi dan penempatan, latihan dan pengembangan, perencanaan dan
pengembangan karier, evaluasi kinerja, kompensasi.
Penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai adalah proses kegiatan yang
dilakukan untuk mengevaluasi tingkat pelaksanaan pekerjaan atau unjuk
kerja (perfomance appraisal) seorang pegawai. Dengan cara
membandingkan sasaran (hasil kerjanya) dengan persyaratan deskripsi
pekerjaan yaitu standar pekerjaan yang telah ditetapkan selama periode
tertentu. Standar kerja tersebut dapat dibuat baik secara kualitatif maupun
kuantitatif.
Penilaian kinerja yang baik adalah yang mampu untuk menciptakan
gambaran yang tepat mengenai kinerja pegawai yang dinilai, yang tidak
hanya ditujukan untuk menilai dan memperbaiki kinerja yang buruk,
namun juga untuk mendorong para pegawai untuk bekerja lebih baik lagi.
Elemen-elemen utama dalam sistem penilaian kinerja Werther dan Davis
(1996:344) adalah:
a. Performance Standard.
b. Criteria for Managerial Performance
c. Performance Measures
Penilaian prestasi kerja PNS bertujuan untuk menjamin objektivitas
pembinaan PNS yang dilakukan berdasarkan sistem prestasi kerja dan
sistem karier yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Penilaian
prestasi kerja PNS dilakukan berdasarkan prinsip:
a. Objektif
b. Terukur
c. Akuntabel
d. Partisipatif
e. Transparan

34. Ruang Lingkup Kepegawaian
134
Modul Manajemen Sumber Daya Manusia
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran