Il documento discute le esigenze e le soluzioni per la gestione efficiente dei processi nel settore del materiale elettrico, evidenziando l'importanza della dematerializzazione e dell'integrazione dei flussi informativi. Include vari processi come l'acquisizione della firma biometrica, la gestione delle non conformità, l'aggiornamento dei listini e la gestione delle richieste di fido e offerte da parte dei clienti. Infine, sottolinea come l'automazione e l'informatizzazione della rete vendita possano migliorare l'efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.

1. Verticalizzazione Materiale Elettrico

2. Il settore del Materiale Elettrico e delle Elettroforniture
rappresenta una delle aree della distribuzione più evolute e
complesse, anche perché caratterizzato da un forte
dinamismo dei mercati e dei prodotti.
Richiede quindi soluzioni con specifiche funzionalità
applicative in grado di rispondere velocemente ai
cambiamenti funzionali e strategici.
Con la soluzione di Information & Process Management
ARXivar, è possibile gestire e monitorare i processi
specifici di questo mercato, veicolare e facilitare lo scambio
informativo dentro e fuori l’azienda.
Verticalizzazione Materiale Elettrico

3. Acquisizione firma biometrica a banco
Gestione Non Conformità
Aggiornamento e condivisione listini
Gestione trattative commerciali spot
Interfacciamento rete vendita
Dematerializzazione processo di archiviazione
scheda anagrafica cliente
Gestione richiesta fido da cliente
Gestione richiesta offerta da cliente
Invio automatico DDT
e molto altro ancora…
Alcuni dei Processi che coinvolgono il settore del Materiale
Elettrico e che possono essere dematerializzati sono:
Verticalizzazione Materiale Elettrico

4. Acquisizione firma biometrica
per ritiro merce a banco
I rivenditori di materiale elettrico presentano
solitamente diverse postazioni a banco.
Al fine di eliminare i documenti cartacei all’interno
dell’azienda è possibile acquisire la firma
biometrica del cliente/vettore che ritira la
merce, per la firma del documento elettronico.

5. Wacom STU 520
Color LCD
160.0mm x 177.3mm x 15.5mm
Acquisizione Firma biometrica
Wacom PL 1600
Display LCD 15,6”
Visualizzazione del documento
Acquisizione Firma biometrica
Tra i vari dispositivi disponibili, abbiamo selezionato due device che
meglio soddisfano le esigenze dei nostri clienti
Dispositivi utilizzati
Acquisizione Firma biometrica
per ritiro merce a Banco

6. Abilitazione del dispositivo esterno
condiviso con il monitor del banconista/cassiere
Acquisizione Firma biometrica Visualizzazione del documento
Acquisizione firma biometrica
Stampa cartacea del documento
firmato in un’unica copia
per il cliente
Archiviazione automatica del documento firmato
Il processo di Acquisizione Firma
Acquisizione Firma biometrica
per ritiro merce a Banco

7. L’integrazione ci garantisce:
 Acquisizione dei dati biometrici con
salvataggio delle caratteristiche della firma
che identificano univocamente il firmatario
del documento.
 Connessione univoca del documento al
firmatario
È uno strumento che un perito calligrafico
può utilizzare per la verifica in sede legale
della autenticità di una firma.
Acquisizione Firma biometrica
per ritiro merce a Banco

8. I principali Vantaggi
Acquisizione Firma biometrica
per ritiro merce a Banco
Viene stampata solo la copia per il cliente/vettore già firmata, a titolo
di giustificativo di trasporto, quindi si riduce la carta e i relativi costi
di gestione
Il documento digitale viene automaticamente archiviato con la firma
biometrica e potrà essere ricercato, consultato ed utilizzato da tutti gli
utenti con un click.
Aumentando la velocità di esecuzione dei processi cresce anche la
qualità del servizio fornito al cliente finale
La firma sul DDT non avviene sulle copie cartacee, ma si appone una
firma biometrica con piena validità legale
Grazie al «touch screen», il cliente firma direttamente sul monitor in
modo veloce ed immediato.

9. Gestione Non Conformità
Una problematica tipica del settore del Materiale Elettrico è la gestione
delle Non Conformità, ovvero di articoli che non soddisfano i requisiti e le
caratteristiche richieste.
Tramite un flusso approvativo e decisionale dedicato, la Non Conformità
può essere gestita e conclusa con il completamento della fornitura o con il
ricevimento della nota di accredito.

10. Al verificarsi di una Non
Conformità viene compilato un
modello che riporta
annotazioni sul problema e
permette di allegare eventuali
altri documenti collegati
(ordine di acquisto, DDT
Fornitore, ma anche foto di
prodotti danneggiati, o schede
tecniche di articoli non
conformi con quanto
effettivamente richiesto).
Gestione Non Conformità

11. Con l’archiviazione di tale documento si attiva
un flusso informativo che coinvolge diverse
funzioni all’interno dell’azienda.
Dopo una prima verifica del responsabile
logistico, che ha tutte le informazioni per poter
valutare la Non Conformità, l’attività passa in
carico all’ufficio Acquisti che contatterà il
fornitore, ed eventualmente
all’Amministrazione per la scelta tra:
Gestione Non Conformità
Completamento della Fornitura
Richiesta della Nota di Accredito

12. Aggiornamento e Condivisione Listini
In molte realtà aziendali è fondamentale il flusso informativo tra
l’ufficio Acquisti e l’ufficio Commerciale, per l’aggiornamento
puntuale delle condizioni di acquisto e quindi delle
condizioni di vendita.
È molto frequente l’aggiornamento dei listini: tale
operazione deve essere automatizzata e condivisa, perché tutti
siano aggiornati all’ultima versione del documento, in azienda
ma anche all’esterno, qualora si voglia condividere con partner
o clienti.

13. Aggiornamento e Condivisione Listini
Grazie a workflow per la gestione dei
processi aziendali, si possono ottenere
notevoli vantaggi:
Informazioni scambiate puntualmente
Documenti condivisi, facilmente
ricercabili nel tempo
Tracciabilità dei dati e della
comunicazione
I listini dei fornitori arrivano in azienda con
diverse modalità (e-mail, Portali Fornitori,
EDI, ecc.), e potenzialmente anche a diversi
utenti. Tali informazioni devono poi essere
condivise con le diverse funzioni coinvolte.

14. Aggiornamento e Condivisione Listini
Nel momento in cui viene rilasciato
l’aggiornamento di un listino si
possono automatizzare una serie di
attività quali ad esempio:
Notifica ad ufficio Commerciale per
comunicazioni clienti o
adeguamento campagne
Attivazione promozioni per smaltire
eventuali giacenze a magazzino di
prodotti obsoleti
Condivisione listini con
partner/clienti

15. Aggiornamento e Condivisione Listini
A fronte di un aggiornamento di listino, il cliente può ricevere una email in
formato “avanzato”: il documento non viene allegato alla email in formato
DOC o PDF, ma incorporato in un link http o https.
Cliccando sul link, il cliente sarà reindirizzato ad una landing page
personalizzata, da cui potrà scaricare i documenti inviati.
E’ possibile effettuare dei controlli
sul numero e le tempistiche di
aperture delle email, o
riprogrammare ulteriori invii qualora
il cliente, trascorso un certo lasso di
tempo, non abbia aperto la email o
cliccato sul link.
E’ inoltre possibile rendere disponibile la consultazione del documento
per un intervallo di tempo definito, ad esempio per i listini di offerta.

16. Trattative Commerciali Spot
In fase di definizione di condizioni commerciali spot,
pensate ad hoc per singole trattative, può essere attivato un
processo da parte del commerciale per richiedere l’approvazione
delle condizioni proposte al cliente e, quindi, per attivare
eventuali policy di acquisto differenti nei confronti del fornitore.

17. L’attività di valutazione della richiesta fatta
dal commerciale è assegnata al buyer che si
occupa della categoria merceologica oggetto
della trattativa.
La decisione può essere presa dal buyer o
quest’ultimo può richiedere un’ulteriore
valutazione al responsabile dell’ufficio
acquisti. La conclusione è l’approvazione o
la richiesta di modifica delle policy di
acquisto al fornitore.
Il commerciale viene informato di tutte le
considerazioni effettuate e degli accordi
presi. Tutto il flusso è tracciato per
giustificare le condizioni commerciali
effettivamente applicate nelle singola
trattativa spot.
Trattative Commerciali Spot

18. Informatizzazione Rete Vendita
Il momento in cui un Agente si reca a visitare un Cliente è
fondamentale per questo settore.
L’obiettivo è fornire uno strumento alla rete vendita per
consultare la documentazione dei clienti/fornitori (fatture, ddt,
ordini, contratti, listini, …) direttamente da strumenti tablet e
smartphone.
Ogni informazione deve essere fruibile come dall’azienda.

19. Informatizzazione Rete Vendita
Tramite una interfaccia utente
mobile oriented, ottimizzata per
l’utilizzo da smartphone e tablet,
l’Agente ha la possibilità di:
Compilare form per raccolta informazioni
Consultare informazioni e documenti
riferiti al Cliente
Fissare appuntamenti
Verificare lo stato di avanzamento di trattative spot
Annotare nuove richieste fatte dal cliente
Verificare lo stato di avanzamento di richieste già in essere
ecc.

20. Dematerializzazione processo
archiviazione scheda anagrafica cliente
Nell’ambito della medesima procedura con cui si registra la firma
biometrica del cliente, può essere inclusa la firma della scheda
anagrafica, unitamente all’accettazione delle condizioni di
vendita e al modulo di gestione della privacy.
E’ possibile archiviare digitalmente anche le vecchie schede
anagrafiche, fino ad ottenere un archivio totalmente digitale
e consultabile anche attraverso il software gestionale.

21. Sviluppo del processo che permette di gestire in automatico
e monitorare le seguenti operazioni:
un nuovo cliente appone la propria firma in fase di registrazione
della scheda anagrafica, mediante tablet, per sottoscrivere anche
condizioni di vendita e modulo privacy
il documento viene stampato già firmato in singola copia e
consegnato al cliente
la versione digitale viene immediatamente archiviata in ARXivar
gestendo un particolare stato nella scheda anagrafica del cliente
sul gestionale (per esempio Elettrix), è possibile attivare una
segnalazione che ricorda all’operatore di registrare l’anagrafica
digitale del cliente, che si presenta al banco, ancora non presente
in archivio
Dematerializzazione processo
archiviazione scheda anagrafica cliente

22. Gestione richiesta fido da cliente
Processo automatico che, partendo dall’operatore di filiale che
registra la richiesta del cliente, permette il recupero di
informazioni di approfondimento da parte dell’addetto
amministrativo, fino ad arrivare sulla “scrivania”
della Direzione.
In caso di concessione, può essere automaticamente
aggiornato il gestionale con le informazioni riguardanti il fido.

23. Il processo di valutazione e concessione del fido richiede la
partecipazione e lo scambio di informazioni trasversalmente
all’organigramma aziendale, fino all’approvazione da parte della
Direzione:
il cliente compila un modulo cartaceo di richiesta fido
l’operatore di filiale archivia il documento mediante scansione in ARXivar
l'addetto amministrativo riceve la richiesta del cliente, unitamente alla
sua scheda anagrafica in formato digitale
l’addetto amministrativo compie l'analisi del cliente attraverso un sw di
Credit Risk Management (ad esempio Fox&Parker)
tutte le informazioni arrivano alla Direzione, la quale può
• richiedere ulteriori chiarimenti all'amministrazione
• approvare il fido e le condizioni di pagamento richieste dal cliente
• concedere un fido con riserva, ovvero richiedere un colloquio col cliente o proporre
determinate condizioni di pagamento
in caso di concessione, viene automaticamente aggiornato il gestionale
con gli estremi del fido stesso: data di validità, indirizzo mail
comunicato dal cliente per la spedizione delle fatture differite
Gestione richiesta fido da cliente

24. Gestione richiesta offerta da cliente
Un workflow automatico può verificare costantemente
lo stato del cliente, a seconda delle informazioni inserite dai
venditori nel gestionale, con il coinvolgimento automatico
di magazzino e/o ufficio acquisti.
L’offerta emessa tramite gestionale, viene archiviata
automaticamente, consentendo di tracciare l’intero processo
di gestione.

25. Gestione richiesta offerta da cliente
Il processo di gestione delle richieste di offerta da cliente, richiede la
partecipazione delle diverse funzioni aziendali:
il responsabile delle vendite archivia le RdO dei clienti, assegna il
venditore di riferimento, specificando anche la priorità dell’offerta
(urgente, normale o capitolato) ed eventuali note
dopo la valutazione dello stato del cliente (bloccato o valido)
il venditore riceve il task e procede ad inserire l'offerta nel gestionale,
richiedendo eventualmente
• informazioni per la codifica di alcuni articoli, all’ufficio preposto
• informazioni riguardanti il prezzo di acquisto di una fornitura, la disponibilità a magazzino, la
possibilità di ritiri/spedizioni particolari o voluminose, all’ufficio acquisti
• materiale tecnico, data sheets, ecc., da allegare all’offerta
recuperate tutte le informazioni necessarie alla redazione dell’offerta, il
venditore procede all’invio della stessa al cliente

26. Invio automatico ddt via mail
Invio via email di DDT, comunque stampati in forma cartacea,
per merce consegnata al vettore del Cliente.
Archiviazione automatica tramite workflow dei DDT generati
dal gestionale e invio del documento al relativo indirizzo email.
Servizio ulteriormente avanzato, grazie ad ArxLink, con
invio di email “strutturate e personalizzate” e la
possibilità di tracciare l’eventuale download del
documento da parte del Cliente, per tenere sotto controllo
l’intero processo.

27. E tanti altri esempi si possono
costruire …. in altre Aree aziendali

28. Talea Consulting Srl
Via R.Ossani 18 - 48018 faenza (RA) – (+39) 0546 689555
www.taleaconsulting.it - talea@taleaconsulting.it