FORUM CHALLENGE - Progetto SIAP

1. Documentazione di progetto della soluzione: PROGETTO S.I.A.P. (Sistema Informativo Aziendale
per la Prevenzione)
INDICE
1. Descrizione progetto;
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;
4. Descrizione dei destinatari della misura;
5. Descrizione della tecnologia adottata;
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);
7. Tempi di progetto.
1. Descrizione progetto
L'obiettivo principale del progetto S.I.A.P. Sistema Informativo Aziendale per la Prevenzione
nasce dall’esigenza di effettuare delle analisi epidemiologiche, la verifica dei risultati per
l’ottimizzazione delle procedure, il contenimento degli incidenti sul lavoro e la valutazione
delle performance ai sensi del d.lgs. 27/10/2009, n° 150. Questo lo si è ottenuto attraverso
uno Sportello Unico della Prevenzione per offrire, attraverso il canale Web, il punto di
accesso privilegiato per il disbrigo delle pratiche, per la comunicazione ed interazione dei
cittadini e degli operatori dei diversi Enti con tutti i servizi del Dipartimento di Prevenzione.
Il portale unico di accesso è collettore per agevolare la fruizione dei servizi previsti, lo
Sportello Unico della Prevenzione integra strumenti avanzati per la promozione delle
aggregazioni spontanee d'interesse (Comunità virtuali) per una partecipazione attiva degli
utenti (e-democracy), realizzando la massima trasparenza sull'operato
dell'amministrazione e garantisce il diritto alla Pubblica Amministrazione Digitale
semplificando le procedure per cittadini e imprese (e-government).
La struttura del progetto S.I.A.P. rappresenta lo snodo centrale che completa l'evoluzione
dell’attuale sistema informativo in ambito della prevenzione, da sistema meramente
gestionale e confinato all'interno delle strutture di prevenzione territoriali delle ASP, in
piattaforma di comparto dell'amministrazione digitale, atteso che le funzionalità proprie del

2. portale e l'interazione dello stesso con gli strumenti informativi di back-office
rappresentano un tassello importante dell'amministrazione digitale in ambito aziendale.
2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze
Il Servizio Informativo Aziendale facente parte dell’Azienda Sanitaria si è posto il problema
di utilizzare dei dati gestionali prodotti da un sistema informativo disponibile come
piattaforma completa per la informatizzazione delle attività dei Dipartimenti di
Prevenzione per il supporto tecnico operativo del Servizio per la prevenzione nei luoghi di
lavoro. Il prodotto SW suddetto raccoglie e gestisce le informazioni di tutto il processo di
prevenzione nei luoghi di lavoro e produce, attraverso un sottosistema di reporting dei dati
rilevanti sulla gestione tecnico-amministrativa e operativa, un set di informazioni aggregate
da utilizzare come elementi valutativi della gestione. In sintesi il sistema garantisce
appieno, oltre al supporto gestionale avanzato della totalità delle funzioni di prevenzione, la
definizione delle priorità; la programmazione e la definizione di piani e programmi mirati o
generali, per comparti o settori di rischio. Alla luce delle incombenze, che gravano sulle
strutture del Sistema Sanitario Nazionale, in quanto Pubblica Amministrazione e in quanto
settore preposto alla prevenzione dei rischi per la salute, dando attuazione pratica
adattando, integrando e, comunque, mettendo in atto quanto previsto dal “Patto per la
Salute” razionalizzando gli interventi che già sono effettuati a legislazione vigente, al fine di
pervenire ad un utilizzo efficace, efficiente ed appropriato delle risorse.
Implementazione delle attività o strumenti di cui sopra, sommati alle funzionalità
applicative allo stato disponibili, sono strumenti fondamentali per l'attuazione del D.Lgs.
150/2009 sulla ottimizzazione della produttività del lavoro e di valutazione e misurazione
delle performance nella pubblica amministrazione, sempre che le attività stesse siano
coordinate agli obiettivi proposti dal decreto. Va tenuto presente, a tal proposito, che la
logica del decreto è particolarmente sistemica e complessa e deve garantire che l'output
finale cioè gli indicatori che misurano le performance, e quindi l'efficienza e l'efficacia,
3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
La realizzazione e il completamento di alcuni degli interventi già effettuati con il progetto
SIAP sarà dato pieno avvio di tutte le funzionalità e le procedure sviluppando e
parametrizzando le nuove funzionalità. Questo lo si ottiene attraverso la realizzazione di
un insieme di protocolli operativi e linee guida di indirizzo per la realizzazione dei piani e
delle attività finalizzate alla prevenzione sanitaria nell’ottica attuativa: del D.Lgs 81/2008 e

3. s.m.i.; dell’attuazione della produttività del lavoro, della efficienza ed efficacia e della
valutazione delle performance; attuazione dei contenuti del “Patto per la Salute”.
Il progetto SIAP permette il completamento e l’adeguamento della piattaforma oggi
esistente mediante evoluzione/parametrizzazione delle funzionalità per renderla
funzionale agli obiettivi discussi prima. Occorre omogenizzazione dei risultati di cui sopra,
anche attraverso interventi formativi per il change management nell’ambito dell’ASP di
Catanzaro e la diffusione delle rivenienze nell’ambito del Sistema Sanitario Regionale anche
con l’istituto del riuso.
4. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare
Il progetto S.I.A.P. è in grado di coordinare e sostenere le attività di tutti gli operatori
coinvolti in un generico procedimento amministrativo che sia stato opportunamente
modellato a livello amministrativo/sanitario. Attraverso una “orchestrazione automatica”,
valorizza tutti i dati parametrici (cioè quelle informazioni previste nel modello ma il cui
valore è noto solo al momento in cui il procedimento viene istruito), genera i piani di lavoro,
propone la prossima azione, registra i compiti svolti, compila automaticamente i documenti,
esegue automaticamente le attività di back-office intesa come popolamento automatico
delle informazioni anagrafiche negli opportuni repertori, permette ai responsabili di
controllare l’andamento dei flussi operativi, rilevare le criticità, operare in tempo le azioni
correttive, contabilizzare lo sforzo operativo, ricercare qualsiasi informazione, produrre
statistiche per evidenziare il reale carico di lavoro degli operatori coinvolti, genera alert e
appuntamenti per tenere sotto controllo le scadenze pianificate.
In definitiva il S.I.A.P. permette di annullare la “dispersione patologica” di tempo e risorse
dovuta alla difficoltà di monitorare, coordinare, organizzare, distribuire e condividere
attività e compiti fra funzionari ed operatori in una organizzazione complessa e fortemente
gerarchica qual'è quella della Pubblica Amministrazione e soprattutto il Dipartimento di
Prevenzione. Con l'aiuto del progetto S.I.A.P., il risultato finale, il completamento della
pratica nei tempi stabiliti, il perfetto monitoraggio, l'ottimizzazione dei carichi di lavoro, il
rispetto del programma operativo, la condivisione dello standard ed il mantenimento del
livello di qualità del servizio rientrano nella quotidianità lavorativa.
5. Descrizione della tecnologia adottata
Il progetto S.I.A.P. è stato articolato in due momenti:
Il primo è quello sanitario che vede il Dipartimento di Prevenzione, le articolazioni
distrettuali ed i livelli operativi degli uffici decentrati sul territorio di competenza

4. dell’Azienda Sanitaria di Catanzaro (basti pensare agli uffici di vaccinazione diffusi sui
comuni) che si occupa delle problematiche legate alla gestione sanitaria della prevenzione.
Il secondo è quello della Gestione dei Procedimenti Autorizzativi attraverso una soluzione
di promozione della Cooperazione Applicativa per la Gestione ed il Monitoraggio di tutte le
attività connesse ad una pratica afferente i servizi di Prevenzione durante tutto il suo ciclo
di vita, consentendo un pieno controllo di tutte le fasi amministrative che intercorrono dal
momento della proposizione fino a quello della sua definizione ed archiviazione.
Queste suddivisione in fasi consente di dare attuazione alla Legge 241/90 che impone
responsabilità e trasparenza, garantendo in ogni momento la reperibilità di una pratica,
l'identificazione del responsabile del procedimento fornendo le informazioni sulle fasi
operative svolte e su quelle ancora da completare (la tracciabilità procedimentale).
L’automatismo e il supporto all’intero ciclo di lavorazione nei procedimento autorizzativi e
amministrativi in generale è garantito dall’utilizzo della tecnologia del WorkFlow
Management System.
In generale, il procedimento amministrativo è scomponibile funzionalmente in attività che
possono essere raggruppate nelle varie fasi operative: fase propositiva, compilativa,
emissione degli avvisi, esame della proposta, verifica ed istruttoria, decisoria, ecc. In tutti i
casi è possibile isolare partecipanti, ruoli, attività, regole, eccezioni, documenti, avvisi,
scadenze, fra questi elementi, identificare i processi automatizzabili, la parte operativa
routinaria, prevedibile, che non richiede l'intervento di un operatore. In questo modo è
possibile rappresentare secondo un formalismo comprensibile al sistema software l'intero
flusso di lavoro e quindi delegare il controllo, il monitoraggio e la erogazione dei compiti
agli operatori preposti.
Una volta definito ciò si è proceduto con le seguenti fasi:
a)Disegno del workflow, per mezzo dei tool messi a disposizione dal Workflow Management
System. In funzione della complessità, è stato necessario “scomporre” i processi in
sottoprocessi, che vengono inseriti nei processi di livello superiore come “macro attività”.
b)Inserimento degli utenti/ruoli nel sistema. Gli utenti che partecipano al workflow sono
censiti e/o inseriti nella security del sistema.
c)Stesura e inserimento dei documenti/modelli previsti. I documenti e i modelli sono resi
disponibili agli utenti che partecipano ai processi e vanno, pertanto, inseriti sul sistema
documentale.
d)Sviluppo funzioni automatiche. E’ previsto lo sviluppo degli strumenti informatici
utilizzati dal workflow per l’esecuzione delle attività che possono essere automatizzate e
integrazione con strumenti di Office Automation
e)Test e tuning. Consiste nell’individuazione dei malfunzionamenti e dei punti critici dei
workflow per correggernee migliorarne il disegno, attraverso approssimazioni successive.

5. 6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti
necessari)
La struttura organizzatoria dei flussi informativi che connoteranno la base di conoscenza
del Sistema Informativo Aziendale per la Prevenzione (SIAP) alla fine dell’intervento
rispecchierà in pieno le necessità di trasparenza ed integrità per gli stakeholder esterni che
si rivolgono alla prevenzione sanitaria. L’organizzazione logica del Sistema avverrà con
l’applicazione, anche per la Prevenzione Sanitaria sui luoghi di lavoro, applicando il
paradigma di causa-effetto DPSIR definito dall’Agenzia Europea per l’Ambiente (EEA) per la
prevenzione Ambientale.
I costi per l’avvio e messa a regime si possono riassumere in:
 Personale (medici, infermieri e dirigenti ICT) € 24.500
 Beni e servizi (tecnologia, sviluppo ICT ect.) € 56.910
 Formazione € 8.600
 Campagne di comunicazione € 2.350.
7. Tempi del progetto
I tempi previsti per l’obiettivo del progetto specifico sono di circa 12-14 mesi. Si realizza da
una parte evolvendo l’attuale sottosistenma informativo di reporting in un più completo
sottosistema basato sul Modello Multidimensionale Data Warehouse (MMDW) capace di
fornire rilevazioni di tipo “Snapshot” sincrone dello stato della realtà valutativa ricavabile
dai dati forniti dal sistema gestionale (cioè un sistema di supporto alla valutazione) per
produrre gli indici, indicatori e parametri richiesti dalla normativa richiamata. Occorre
riparametrizzare , in relazione alle specifiche esigenze, dei nuovi protocolli gestionali. In ciò,
particolare peso acquisisce il processo di riparametrizzazione del Sottosistema Gestione dei
processi e dei procedimenti della piattaforma, determinato dal risultato dell’intervento
consistente in un vero e proprio Business Proces Reengenering (B.P.R.) dell’attuale assetto e
organizzazione procedimentale nelle attività di prevenzione. Infine, occorre realizzare un
piano di formazione di supporto al change management per garantire l’applicabilità delle
innovazioni rivenienti dall’intervento.