تتناول الوثيقة إدارة الوقت وتعريفاتها وأهميتها، حيث تسلط الضوء على كيفية تحديد الأهداف وتجنب مضيعات الوقت. تعرض بعض المفاهيم الخاطئة حول إدارة الزمن وطرق تنظيمه بفعالية، مع تقديم أدوات واستراتيجيات لتحسين الكفاءة الشخصية في التعامل مع المهام اليومية.

1. إدارة الوقـــت د . غياث محمد عباس اختصاصي الأخلاقيات الحيوية - نائب اختصاصي طب المجتمع وزارة الصحة الاتحادية - الإدارة العامة للتخطيط والسياسات والبحوث

2. ممكن سؤالين بايخين قبل أن نبدأ؟ هل حددت هدفك في الحياة ومن الحياة؟ ماذا وأين تريد أن تكون بعد 5 سنوات؟ ما هو الشيء الذي تخطط لانجازه بنهاية هذا العام؟ هذا الشهر؟ هذا الأسبوع؟ هذا اليوم؟ هل تنتهي من تكاليفك في الزمن المحدد؟ إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

3. أهداف هذه الجلسة مناقشة قيمة الوقت تعريف إدارة الوقت تقييمك كمستثمر لوقتك مفاهيم خاطئة عن إدارة الوقت .. مفاهيم أساسية في إدارة الوقت التعرف على مضيعات الوقت حلول مقترحة لبعض المضيعات أدوات تعينك على ترتيب زمنك إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

4. قالوا عن الوقت يمكن لأي شيء في حياتنا أن ينتظر إلا الوقت فإنه يمضي قدماً، وعندما يذهب لا يعود ابداً . الوقت هو أنفس الموارد على الإطلاق فلا يمكن شراؤه، ولا يتجدد ولا يمكن إعادة استعماله ولا يمكن تعويضه إذا ضاع إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

5. مفهوم إدارة الوقت المقصود بإدارة الزمن هو أن تنجز أكبر قدر من المهام المخطط لها في الزمن المقرر لها بالطريقة المخطط لها قبل بداية التنفيذ . إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

6. عبارات شائعة ومفاهيم خاطئة إدارة الزمن تضييع للزمن إذا كان الكل يتأخر لماذا التزم بمواعيدي؟ إذا كان وقتي يسير بلا مشاكل لماذا احتاج أن افكر في الطريقة التي أقضيه بها؟ الزمن لا يكفي !! ما عندي زمن؟ لا احتاج أن اكتب برنامجي فذاكرتي قوية إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

7. مفاهيم أساسية في إدارة الوقت الوقت الذي لديك هو نفس الوقت الذي لدى الجميع أكثر أسباب فشلك في إدارة الوقت سببها أنت ! إذا لم تخطط لوقتك فإن آخرين سيخططونه لك تختلف أساليب ادارتنا لأوقاتنا باختلاف شخصياتنا لا توجد طريقة واحدة تنفع لنا جميعا فاختر ما يناسبك إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

8. إدارة الوقت خطوة ... خطوة حدد أين يذهب زمنك الآن؟ تعرف على مضيعات الزمن كيف تتسبب في تضييع زمنك ( المضيعات الداخلية ) كيف تتغلب على من يحاولون تضييع زمنك؟ خطط لوقتك إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م من أين نبدأ؟

9. أين يذهب الزمن؟ إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

10. إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

11. كيف تتسبب في تضييع زمنك؟ عدم القدرة على قول ( لا ) التردد، والتسويف، والتأجيل عدم وجود خطط، أو غياب سقف زمني محدد لتسليم العمل . أهدافك غير واضحة أو غير واقعية سوء تقدير الزمن المطلوب لتحقيق الأهداف محاولة انجاز عدد كبير من النشاطات بسرعة عدم ترتيب مكان عملك عدم الاهتمام بترتيب زمنك إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

12. من غيرك يضيع زمنك؟ المهام المؤجلة المكالمات الهاتفية الزوار غير المتوقعين الاجتماعات ( المجدولة وغير المجدولة ) البحث عن الملفات في المكاتب سيئة التنظيم الزملاء ( رؤساء، زملاء، أو مرؤوسين ) إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

13. إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م لا تيأس

14. ابدأ بهدوء لا يوجد وقت كافي لعمل كل شئ ، تقبل هذه الحقيقة ببساطه صفى ذهنك . اهدأ . وركز على مهمتك . تجاهل أي شئ آخر . فالتوتر الزائد يجعل مهمتك تبدو أصعب مما هى عليه . لا تحاول أن تنشد الكمال . فمن السهل أن تقع فى فخ المحاولات لجعل العمل أفضل قليلاً تقبل عيوب إنتاجك لأنها طبيعة بشرية تعامل مع مكان عملك كموقع للإنتاج إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

15. كن ايجابياً تذكر أنه في كل عملية تنظيمية سوف تبدوا الأشياء سيئة قبل أن تبدأ في التحسن . تقبل حقيقة أنك لا تستطيع أن تتبع نفس الطريقة التي يتبعها غيرك . إذا توفرت الإرادة .. فهناك دائما طريق تغيير السلوك عملية بطيئة، وتحتاج إلى وقت .. لا تحبط كن ايجابياً !!... واليك بعض الأفكار للسيطرة على زمنك إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

16. أفكار ” شريرة“ للتخلص من لصوص الزمن الزوار : حدد مواعيد للزيارات اعتذر عن ضيق وقتك مقابلة الزائر ما أمكن خارج المكتب قابل زائرك وقوفاً، فلا تجلس بعد أن تحييه ضع ساعة حائط وخطة عملك في مكان واضح تحاشى التعليقات أو الاعتذارات الطويلة، ودرّب نفسك على الرد بأقصر عبارات ممكنة إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

17. التخلص من لصوص الزمن ... تابع الهواتف تكليف غيرك بالرد على الهاتف . قصّر زمن التحية وعرِّف نفسك بلطف ووضوح، وقلل المجاملات . وفِّر قائمة بأسماء وأرقام الهواتف الأكثر استعمالا حدد موضوعات المكالمة مسبقا في ورقة جوار الهاتف، وراجعها بعينك أثناء المكالمة . انهِ المكالمة بمجرد انتهاء غرضها . إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م فضلا لا تكذب تحت أي ظرف

18. أنت ورئيسك حافظ على زمنك ... ووظيفتك ! اطلب بوضوح في بداية العمل أن يكون لديك وصف وظيفي واضح حدد معه مسبقا المهام المطلوبة منك وزمنها ابق رئيسك على اطلاع بما تقوم به ساعد في إعداد وإنجاح الاجتماعات ساعد رئيسك في بناء فريق ناجح إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

19. إدارة الأوراق ... اكسب نصف عمرك مفاهيم تحتاج إلى تصحيح الاتجاه نحو المكاتب غير الورقية يقلل من أهمية إدارة الأوراق . الأوراق المكدسة على المكتب توحي بالأهمية وكثرة العمل . على المدير مراجعة أي وكل ورقة ترد أو تخرج من الإدارة . ليس لدي الوقت الآن . ضع هذه الورقة في أي مكان، وسأعود إليها لاحقاً . إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

20. مقترحات لإدارة أوراقك قبل أن تفكر في المكان الذي يتعين عليك حفظ ورقة ما فيه .. فكر فيما إذا كان من الضروري أن تحتفظ بها أصلا . كلما قل عدد الأماكن التي تبحث فيها عن أشيائك .. قل عدد الأشياء التي تضيع لديك . أتقن فن استخدام سلة المهملات . أول خطوة لحل مشكلات إدارة الأوراق هي تحديد موقع ثابت لك للتعامل فيه مع الأوراق . إذا لم تكن تدري أين وضعت الورقة؟ أو لا تستطيع أن تجدها، فهي عديمة القيمة بالنسبة لك . إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

21. إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

22. مهارات ضرورية لإدارة الوقت التخطيط ( بعيد، متوسط، وقصير المدى ) إدارة المشاريع ( انسب الطرق لانجاز التكاليف ) تحديد الأولويات التواصل التفويض ( توزيع المهام، تسليم الاعمال ) اتخاذ القرارات إدارة الوقت الشخصي إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

23. خطوات عملية ... حدد أهدافك . اكتبها واجعلها أمامك ضع تسلسل زمنى منطقى لإنجاز كل هدف جهز قائمة بالمهام التى يجب إنجازها حدد خطوات عملك لكل مهمة قبل أن تبدأ احسب الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

24. خطوات عملية توقف وفكر فيما تخطط له طور عادة تدوين خططك على الورق أفسح وقتاً إضافياً لبعض التأخيرات الروتينية مؤكدة الحدوث توقع ما لا يتوقع . انتبه للتأخيرات عندما يشترك معك آخرون بمشروعك فى نهاية اليوم اقضي 10 دقائق للتحضير لعمل الغد إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

25. حددنا المهام ... بأيها أبدأ؟ مهم أم عاجل؟ إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

26. مهم أم عاجل؟ مهم وعاجل : تحاشى التأخير، ابدا فورا مستعجل وغير مهم : اتممه الآن أتممه بسرعة غير مهم وغير عاجل : أجِّل، فوِّض، تجاهل مهم وغير عاجل : خطط له وضع له سقفا زمنياً إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

27. قبل أن تبدأ ... تذكر نظرية السجق !! إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م لن تستطيع أن تتعامل مع زمنك ما لم تقسمه سنة =12 شهر =4 فصول =52 اسبوع أسبوع =7 أيام =168 ساعة

28. قسِّم زمنك ... ضعها على الورق يمكنك استعمال أدوات التخطيط للسنة والشهور ( مثل مخطط قانت ) إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

29. ماذا تريد أن تفعل بنهاية هذا الأسبوع؟ إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

30. خطط ليومك ... ولكن تذكر !! ( ولا تقولن لشيءٍ إني فاعلُُ ذلك غداََ إلا أن يشاء الله واذكر ربَّك إذا نسيت ) بداية يومك بالبكور . ضع جدولك في مكان ظاهر يمكنك رؤيته بشكل واضح طوال وقت العمل . انظر لجدولك اليومي كجزء من الجدول الأسبوعي، والأسبوعي كجزء من الجدول الشهري، وهكذا . امنح لنفسك وقتاً كافياً للراحة . حدد زمن الأعمال المكتبية المتكررة إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

31. خطط ليومك ... ولكن تذكر !! لا تفرط في تقدير عدد المهام التي يمكن أن تؤديها خصِّص زمن في بداية ونهاية اليوم للمراجعة والترتيب حدّد الأوقات الأكثر إنتاجا واجعل لها المهام الأصعب أو الأثقل راجع أداءك كل يوم، وقدر نسبة تنفيذك لما وضعته لا تنهزم أو تشعر بالإحباط إذا أحرزت نسبة تنفيذ ضئيلة . إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

32. أدوات تساعدك لتخطيط يومك قائمة المهام اليومية : استعمل مذكرة أو تقويم السنة إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

33. أدوات تنظيم وقت الكترونية الجوال برنامج MS Outlook تقويم البريد الالكتروني إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

34. مصادر وقراءات إضافية : إدارة الوقت . د . شيخ الدين يوسف من الله . الطبعة الثالثة 2004 م . Lecture notes on time management. By Dr. Siddigi, WHO. Management Training Manual. Prepared by: Dr. Walid A. Abubaker, Technical Advisor, WHO. www.academictips.org/acad/timemanagement.html www.enterpreneur.com www.fehredsudan.org/training http://www.ifmsa.org/training/materials.html إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م

35. إدارة الوقت . د . غياث محمد عباس يناير 2009 م دقات قلبِ المرءِ قائلة له إن الحياة دقائق وثواني