Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. TUGAS
SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat Oleh :
SASI NGATININGRUM
55517120031
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MAGISTER AKUNTANSI
JAKARTA
2018

2. Contoh Pengaplikasian system Informasi Pengeluaran pada PT. Daya
Muda Agung cabang Medan.
Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data
yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas
dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang
terkandung didalamnya meliputi :
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut
adalah valid dan benar
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan
benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di
dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang
sudah diotorisasi
8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh
Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang
3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
4. Menyiapkan pengeluaran kas
5. Mengelola utang usaha
6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

3. Penjelasan
Profil Perusahaan :
PT. Daya Muda Agung cabang Medan adalah perusahaan yang bergerak di bidang farmasi dan
pedagang barang konsumsi. Perusahaan ini didiriakn berdasarkan Keputusan Mentri Kehakiman
Republik Indonesia tanggal 07 April 1976 Y.A.5/170/19 dan di buat Akte pendiriannya dihadapan
Notaris Gde Ngurah Rai,SH Selanjutnya dimasukan ke dalam Tambahan Berita Republik Indonesia
tanggal 24 Juni 1977 No. 05 dimana perusahaan ini bergerak di bidang :
1. Farmasi
2. Perdagangan Umum
3. Pengangkutan Darat
4. Pemborong Umum
Aktivitas Siklus Pengeluaran ada 3 tahapan, yaitu :
1. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase
Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal
pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap
departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari
manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian
barang untuk dipesankan. Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi
dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan
barang ke supplier.

4. Prosedur kerja dari sistem pembelian :
1. Dimulai dari fungsi logistik yang mengadakan perhitungan terhadap barang yang akan dipesan.
Kemudian data pesanan dimasukan ke dalam komputer setelah itu barulah dikeluarkan surat
pesanan pembelian yang di buat rangkap, dimana setiap rankapnya akan di serahkan kepada bagian
prisipal, financial, dan bagian penjual kantor pusat.
2. DO yang masuk ke bagian gudang dan adminstrasi persediaan bersama dengan barang kemudian
diperiksa kesesuaian antara dokumen yang ada dengan barang yang masuk di bantu pihak ekspedisi.
Setelah pemeriksaan selesai dokmen itu ditandatangani dan diberikan catatan telah selesai
dilakukan. Setelah itu data penerimaan barang dimassukan ke dalam kommputer dan diterbitkan
laporan penerimaan barang yang di buat rangkap, dimana masing-masing laporan di serahkan ke
bagian gudang, financial, dan arsip.
3. Laporan penerimaan barang yang masuk ke bagian pemebelian bersama dengan kopian surat
pesanan pembelian (SPP) dan nomor laporan penerimaan barang (LPB). Data yang masuk
merupakan informasi di dalam penyusunan laporan pembelian.
4. Surat pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan nota retur pembeelian yang masuk ke
bagian financial merupakan dokumen untuk permohonan melakukan pembayaran atas pembelian
yang dilakukan dan dokumen ini harus menunggu persetujuan untuk dibayar.
Catatan akuntansi yang digunakan untuk transaksi pembelian yang terjadi di dalam perusahaan :
1. Voucher Register
2. Jurnal Pembelian
3. Kartu Persediaan
4. Buku harian pembelian.

5. 2. Aktivitas Penerimaan dan Penyimpanan Barang dan Jasa
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan menggunakan dokumen
Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan penerimaan barang dan jasa, yang
meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan kuantitas barang yang telah diterima, asal
pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase Order. Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur
dengan Purchase Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai
dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman,
maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang bersangkutan.
Pada aktivitas ini juga. mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian atas barang yang rusak saat
diterima. Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk mengakui
pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui pertambahan
persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-barang yang terdapat dalam
Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan
yang belum dikirim oleh Supplier.
Prosedur yang membentuk retur pembelian di dalam perusahaan adalah :
1. Dimulai dari fungsi gudang yang membuat berita acara retur barang berupa dokumen rangkap,
yang masing-masing dokummen tersebet akan diberikan kepada bagian penjualan, bagian
pembelian, finanace dan sebagai arsip.
2. Di bagian penjualan, berita acara retur barang dimasukan ke dalam komputer sebadai data DO
dan dicatat dalam buku register DO. Kemudian data tersebut diserahkan untuk menunggu
persetujuan dari kepala divisi (Manajer). Setelah disetujui barulah DO dibuat retur pembelian yang
dokumen dibuat rangkap untuk bagian logistik, bagian pembelian, dan arsip perusahaan dengan
terlebih dahulu menunggu Credit Nota (CN) dari principal.

6. 3. Berita retur barang dan DO retur pembelian kemudian diperiksa oleh bagian logistik bersamaan
dengan barang yang akan dikembalikan tersebut dan setelah diseetuji oleh kepala divisi (Manajer)
maka bagian ekspedisi akan segera mengirimkan DO retur pembelian tersebut kepada principal.
4. Setelah CN dari pricipal diterrim, data tersebut kemudian dimasukan ke komputer yang di
lanjutkan dengan penerbitan nota retur pembelian.
5. Di bagian pembelian, dokumen-dokumen seperti berita acara retur barang, DO retur pembelian,
CN dari principal, dan nota retur pembelian akan dicatat ke dalam buku pembelian. Pelunasan utang
dagang dilakukan berdasarkan Debet Nota (DN) dari kantor pusat.
Dokumen – dokumen yang digunakan perusahaan dalam sistem Retur Pembelian ini adalah :
- Nota Retur Pembelian
- Nota Retur Pajak
- Nota Debet (DN)
Catatan akuntasi yang digunakan oleh pihak perusahaan yaitu :
- Jurnal
- Mutasi Perseediaan.
3. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan
dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah harga yang harus
dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih
perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan
agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

7. Prosedur dari sistem pembayaran :
1. Setelah laporan pemebelian disetujui oleh kepala divisi (Manajer), maka bagian administrasi
pemebelian harus memasukkan data permohonan pemebyaran ke komputer dan di buat rangkap,
untuk bagian pembelian dan arsip perusahaan.
2. Data tersebut merupakan informasi dalam pembuatan laporan pembayaran. Dari laporan
pembayan ini kemudian dilakukan rekonsiliasi antara laporan analisa hutang, rekening (Jumlah
dana yang tersedia) dan buku pembelian.