Siklus pengeluaran melibatkan berbagai aktivitas terkait pembelian barang dan jasa, menerima barang, menyetujui tagihan, dan membayar hutang. Tujuannya adalah mengatur pertukaran kas dengan pemasok dan memastikan barang dan jasa yang dibeli sesuai kebutuhan. Siklus ini melibatkan berbagai departemen seperti pembelian, gudang, akuntansi, dan keuangan.

1. SIKLUS PENGELUARAN
Nama : PUTRI RIANA
NPM : ED1115112054
INSTITUT STIAMI JAKARTA KAMPUS KOTA TANGERANG 2017

2. Dalam melakukan kegiatan sehari–hari, perusahaan memerlukan berbagai aktiva atau
perangkat, barang atau supplies dan jasa yang berasal dari pihak atau perusahaan lain. Untuk
memperoleh barang atau jasa dari pihak lain, perusahaan perlu memiliki siklus pengeluaran.
Di dalam siklus pengeluaran ini terdapat berbagai keputusan penting yang diambil oleh manajemen,
misalnya adalah banyaknya unit barang yang harus dibeli, pemilihan pemasok yang baik, penentuan
waktu pembayaran agar perusahaan mendapat potongan penjualan yang menguntungkan, dan
penentuan waktu pembelian. Apabila manajemen salah dalam membuat keputusan –keputusan tersebut,
perusahaan akan mudah mengalami kerugian karena siklus pengeluaran merupakan siklus yang
mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan uang kas kepada pihak lain.
Siklus pengeluaran juga digunakan oleh perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan
para pemasok, karena harga murah saja dan kualitas bagus saja tidak menjadi jaminan lancarnya
kegiatan perusahaan, tetapi diperlukan juga hubungan baik dengan para pemasok. Dengan adanya
hubungan baik, perusahaan dapat membeli barang dengan lebih percaya pada kuliatas dan lebih yakin
dengan kecukupan barang yang dibutuhkan perusahaan. Tanpa hubungan baik, bisa jadi perusahaan
mendapat harga murah dan barangnya relatif baik, tapi mungkin tidak dapat dijamin kapan barang
tersebut ada persediaannya.
Demikian juga dengan pembelian barang atau supplies, perusahaan harus
memperhitungkan ketersediaan barang di pemasok, harga beli dan biaya pembelian yang paling
ekonomis serta waktu penyimpanan yang tidak terlalu lama sehingga barang tidak rusak. Hal ini juga
harus ditangani dengan baik oleh siklus pengeluaran.
Latar Belakang Siklus Pengeluaran

3. Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure
cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.
Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang
berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-
barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan
mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order
pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.
Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran
kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang
terkandung didalamnya meliputi :
 Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan
 Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid
dan benar.
 Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
 Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar
 Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
 Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam
buku besar utang usaha
 Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah
diotorisasi
 Menyiapakan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan
dengan barang atau jasa yang diperoleh
Pengertian dan Tujuan
Siklus Pengeluaran

4. Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :
 Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut
 Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan
barang
 Memastikan validitas kewajiban pembayaran
 Menyiapkan pengeluaran kas
 Mengelola utang usaha
 Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
 Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen
yang diperlukan
Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu
sebagai berikut :
 Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.
Ativitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli
 Aktivitas persetujuan faktur dari supplier
Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa
Aktivitas Dal
am Siklus
Pengeluaran

5. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli
Aktivitas permintaan pembelian barang dan jasa
dilakukan dengna menggunakan dokumen Purchase Requisition.
Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan
pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan
kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen
diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas
persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase
Requisitiondiserahkan ke departemen pembelian barang untuk
dipesankan.
Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen
dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar
dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier.
Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan
atas barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah
departemen pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada
yang memiliki harga terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem
pengiriman yang tepat, depertemen pembelian akan melakukan pemesanan
dengan mengirimkan Purchase Order. Hal ini juga merupakan pengendalian
perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jas yang
dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition.

6. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan
penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan
kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase
Order.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase
Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai
dengan yang dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah
pengiriman, maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan
kepada Supplier yang bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya
retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.
Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk
mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui
pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-
barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang
tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar
dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim
oleh Supplier.
Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

7. Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka
pembayaran atas pembelian. Dilakukan dengan menggunakan
dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal
pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang
dan jasa yang telah diterima berdasarkan Source Document yang
ada meliputi Faktur, Purchase Order, dan Receiving Report.
Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving
Report denganPurchase Order dengan tujuan untuk mengetahui
apakah semua barang yang dipesan sedah diterima/dikirim semua.
Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah
harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah
yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah
diterima sesuai dengan kenyataannya
Aktivitas
Persetujuan Faktur
dari Supplier

8. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang
dan jasa yang telah dilakukan dengan menggunakan
dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal
pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta
nomor Faktur.
Pada saat jatuh tempo pembayaran,
pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan
dokumen voucher Package. Hal ini merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah
pengeluaran kas perusahaan
Aktivitas
Pembayaran
Atas Pembelian
Barang dan
Jasa
Pemrosesan dan Bagan
Arus (Flowchart) Siklus
Pengeluaran
Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini
terbagi atas tiga yaitu :
o Sistem Pembelian
o Sistem Pengeluaran Kas
o Sistem Pembayaran Gaji

9. Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :
· Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke
komputer
· Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke
pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat
layanan pemasok.
· Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan
kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.
· Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
· Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai
dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan
pencatatan atas pembayaran.
Sistem Pembelian
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :
1. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang
atau jasa.
2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang
dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang
atau jasa yang hendak dibeli.
4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama
barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas
5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk
ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

10. Prosedur transaksi pembelian mencangkup (Flowchart yang
terlampir) :
1. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian
2. Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai
pemasok
3. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai
pemasok dan melakukan pemilihan pemasok
4. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok
yang dipilih
5. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim
oleh pemasok
6. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada
fungsi gudang untuk disimpan
7. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian
akuntansi
8. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas
dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

11. Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem
pembelian.
Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima
jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan
pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana
tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau
dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek
Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :
1. Bagian yang memerlukan pengeluaran kas
2. Bagian kas
3. Bagian akuntansi
4. Bagian pemeriksaan intern
Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah (Flowchart terlampir) :
 Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap item dan mengotorisasi
proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran
 Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok. Salinan cek-cek tersebut
dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya
diperbaharui untuk memindahkan kewajiban tersebut
 Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang mengirimkan
rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan sdiposkan ke akun kontorl kas dan
utang dagang
Sistem Pengeluaran
Kas

12. Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :
1. Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan
3. Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji dan upah
4. Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya
dengan pembayaran gaji dan upa karyawan
5. Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan
menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke amplop gaji dan upah karyawan
dan selanjutnya untuk dibagikan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukungan perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap gaji dan rekap upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Sistem penggajian

13. Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan (flowchart terlampir) :
a. Pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan
kartu hadir (clock card). Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi
karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau
tidak, menentukan apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur sehingga dapat digunakan
untuk menentukan apakah karyawan akan meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.
b. Pencatatn waktu kerja
Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pada pesanan. Pencatatan
waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan
kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini akan dipakai
sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langusng kepada produk yang diproduksi.
c. Pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai dan upah karyawan. Data yang dipakai
sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan pangkat,
pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir.
d. Distrubusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati
manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan penghitungan harga
pokok produk.
e. Pembayaran gaji dan upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian l=keuangan. Bagian akuntansi membuat
perintah pengeluran kas kepada bagian keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan
kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji
dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek dan upah.
E. Resiko dan Sistem Pengendalian
Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam perusahaan maupun dari
luar perusahaan. Risiko – risiko dan ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan.
Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.

14. · Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi
yang dirancang bersama dan dikoordinasikan dengan pihak-
pihak atau bagian-bagian terkait.
· Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya
menggunakan sistem komputer) dengan menerapkan berbagai
teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar
(barcode)
· Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan
barang (atau juga jasa) harus disetujui oleh atasan nya
· Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan
menangani persediaan
· Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga
apabila ada masalah segera dapat diatasi bersama.

15. DAFTAR PUSTAKA
Minarno, Wing, Wahyu, Sistem Informasi
Akuntansi, Edisi2, Cetakan 1, Yogyakarta, 2006
http://himasi.blogspot.com/2008/08/sistem-
akuntansi-penggajian-pengupahan.html
http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?submit.x=5&
submit.y=23&page=14&qual=high&submitval=prev
&fname=%2Fjiunkpe%2Fs1%2Feakt%2F2007%2Fjiu
nkpe-ns-s1-2007-32403104-8815-paulina_snack-
chapter2.pdf
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/967
2/1/990503058.pdf
http://ahmatyudiansyah90.blogspot.co.id/2012/08/m
odul-sia-siklus-pengeluaran.html