event organizing

1. DOSEN: DRA. LIDIA EVELINA MM
PERTEMUAN KE 6
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
1
TM 7
Event Budeting

2. Menghindari kesalahan dalam
penyusunan anggaran
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
2
1. Melupakan tujuan event
2. Menentukan harga tiket sebelum diketahui dengan pasti beberapa total biaya
yang akan dikeluarkan untuk keseluruhan event.
3. Tidak melibatkan pihak-pihak yang mengetahui keuangan secara pasti
sehingga penyususunan anggaran tidak sesuai dan tidak akurat.
4. Merasa sangat optimis bisa mendapatkan tempat penyelenggaraan, padahal
sulit untuk mendapatkan tempat sesuai harapan.
5. Melupakan komponen biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap
yang harus dikeluarkan, misalnya tidak memperhitungkan biaya keselamatan,
keamanan, asuransi dan penambahan biaya pajak.
6. Tidak memiliki dana yang cukup sebagai modal awal, biasanya banyak uang
muka yang harus dikeluarkan dari awal untuk pemesanan di muka seperti uang
muka sewa tempat penyelenggaraan.
7. Pengeluaran yang tidak disertai tanda bukti atau bon yang mengakibatkan
control terhadap pengeluaran berkurang.

3. Pedoman penyusunan anggaran
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
3
 Selalu berpedoman pada tujuan event.
 Selalu melakukan pengecekan terhadap harga terkini dari setiap
komponen yang menjadi biaya event.
 Jika event akan diselenggarakan masih dalam hitungan bulan atau
tahun, musim High season sebaiknya ditambahkan biaya untuk
menghindari kenaikan harga pada saat event diselenggarakan.
 Menetapkan harga tiket setelah seluruh komponen biaya dihitung
ditambah dengan beberapa keuntungan yang diharapkan.
 Mempertimbangkan apakah event yang ditetapkan akan dihadiri oleh
jumlah pengunjung sesuai dengan target yang telah ditetapkan atau
tidak. Bagaimana jika yang menghadiri event hanya 70 %, 50 % atau
kurang dari 50 %.

4. Perbandingan antara pemasukan dan pengeluaran
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
4
Pemasukan cenderung tidak pasti sedangkan
Pengeluaran cenderung pasti.
Untuk mengatasi kerugian maka perlu
1. Sponsor
2.Donatur
3.Usaha pre event (Cari dana)
4.Berusaha meminimalkan pengeluaran atau
mengatur keuangan. (menggunakan Plan B)

5. Pedoman Mengelola Keuangan Event
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
5
Mengatur jadwal pemasukan dan pengeluaran
Menjalankan fungsi melakukan penagihan dan
menyisihkan pengeluaran pada pos-pos yang
dianggarkan dan waktu pembayaran yang telah
dijadwalkan.

6. Pembagian pembiayaan Event
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
6
 Before Event (Pemasukan dan pengeluaran
sebelum event dilaksanakan).
 During Event (Pemasukan dan pengeluaran pada
saat event dilaksanakan).
 After Event ( pemasukan dan pengeluaran sesudah
event dilaksanakan).

7. Sumber pemasukan:
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
7
 Modal Organizer (Ini dihitung pinjaman dan segera dikembalikan)
 Karcis pengunjung
 Pendaftaran peserta (untuk lomba, seminar, workshop)
 Penjualan stand pameran
 Pemasangan display promosi di area pameran
 Penyebaran barang-barang promosi brosur, leaflet dan sebagai pada
area promosi
 Promosi dalam bentuk presentasi sederhana di ruang seminar
 Sponsor (pemerintah, lembaga, organisasi, institusi, perusahaan,
perorangan)
 Donatur
 Iklan bersama
 Merchandise
 Liputan (Filler artis, press conference)
 Beverage

8. Bila pemasukan beberapa hari menjelang hari H
tidak sesuai dengan rencana
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
8
 Mencari Alternatif ide pemasukan lain
 Bekerja lebih keras untuk memastikan jumlah
audience yang sesuai dengan target
 Memperkecil pengeluaran dengan penghematan,
perubahan format namun yang tidak terikat ketentuan
dengan sponsor atau mengubah inti acara.
 Menjadwalkan ulang pembayaran

9. Pembayaran lunas During Event
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
9
1. Honor pengisi acara (bisa juga pada saat mereka selesai
tampil)
2. Biaya transport termasuk uang bensin, tol, parkir dan tip
supir.
3. Honor petugas keamanan
4. Honor petugas lapangan atau tenaga part time
5. Tip untuk petugas engineering (untuk pengurusan
masalah listrik)
6. Biaya sewa tempat (tergantung negosiasi)
7. Biaya konsumsi langsung di luar paket catering (bisa pada
saat selesai makan)
8. Biaya publikasi pers

10. Pembayaran lunas After Event
maksimal 3 hari
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
10
1. Honor petugas operasional (panitia dan Tim produksi dan
petugas penerima tamu)
2. Biaya dokumentasi foto dan video (setelah hasil
diserahkan)
3. Pelunasan kepada event kontraktor.
4. Biaya pemberitaan di media mengenai liputan seputar
event.
5. Penambahan fasilitas yang dipakai selama event.
6. Biaya kerusakan yang terjadi pada event
7. Biaya-biaya tidak terduga

11. Mengatur Pembayaran
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
11
1. Pembayaran harus disesuaikan dengan kondisi keuangan
yang ada. Jangan sampai terjadi pembengkakan
pengeluaran. Apabila pengeluaran melebihi atau di luar
anggaran, maka ada plan A, B dan C.
2. Pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang
dari sponsor atau peserta
3. Pembayaran tahap awal diantaranya uang muka sewa
tempat, pengisi acara, perlengkapan, perijinan,
operasional panitia dan tim marketing misalnya:
transportasi, penggandaan proposal dan penyebaran
proposal, biaya komunikasi seluler, meeting, entertain
dsb).

12. Tahap Pembayaran
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
12
 Dalam melakukan pembayaran, event organizer
biasanya melakukannya dalam 2 (dua) sampai 3
(tiga) tahapan, yaitu:
1. Pembayaran saat kontrak ditandatangani. Besar
jumlahnya berkisar 30 hingga 50 % tergantung
kesepakatan.
2. Bila pembayaran pertama hanya 30 % berarti
pembayaran dibagi 3 tahap dan tahap kedua 20 %
dibayarkan sekitar 3-7 hari menjelang hari H.
3. Sisa 50 % dibayarkan pada saat pekerjaan selesai.

13. Model 1 Model 2
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
1. 50 % saat MOU
ditandatangani
2. 50 % pelunasan
sesudah pekerjaan
selesai
1. 30 % saat MOU
ditandatangani
2. 20 % menjelang
Pelaksanaan event
3. 50 % pelunasan
sesudah pekerjaan
selesai.
13
Model Pembayaran

14. Program Barter
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
14
1. Dalam program barter ini, pada kenyataannya sponsor
akan jauh lebih mudah memberikan dana sponsor dalam
bentuk produk dibanding dengan uang tunai.
2. Barter tempat. Pihak penyelenggara menggunakan
tempat tersebut untuk penyelenggaraan event dan sebagai
kompensasinya pihak penyelengara turut
mempromosikan tempat tersebut ke dalam berbagai
materi promosi.
3. Selain itu, juga dapat pula dilakukan kompensasi dengan
pemberian sejumlah kompensasi karcis atau tiket masuk
untuk peserta yang berasal dari tempat tersebut sebagai
contoh untuk event musik. Sedangkan untuk event
Seminar atau workshop diberikan fasilitas diskon (sesuai
dengan kesepakatan) untuk peserta yang berasal dari
tempat tersebut.

15. 4 (empat) hal yang mempengaruhi
Keuangan Event
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
15
1. Penyusunan kontrol Keuangan kurang ketat. Contoh:
Buatlah perbandingan yang rinci bila kita mendapat
penawaran tempat gratis yang belum lengkap fasilitas
dengan gedung yang memang khusus untuk
menyelenggarakan event.
2. Pemasukan sponsor/donatur tidak mencapai target.
3. Perkiraan hasil dari pengunjung atau peserta yang tidak
mencapai target.
4. Adanya biaya yang tidak diperkirakan (biaya tak terduga),
yaitu biaya yang sama sekali tidak bisa diperkirakan sama
sekali. Contohnya: Kita tidak tahu bahwa event yang kita
buat tersebut sepi pengunjung karena ada kegiatan lain
yang menyedot perhatian seperti pertandingan sepak
bola.

16. Terima Kasih
Lidia Evelina MMEvent Organizing, Jurusan PR, Esa Unggul
16