Manajemen & Sustainable MICE

1. Week 10:
Manajemen &
Sustainable MICE
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr Par

2. Mengidentifikasi & Mengelola Resiko

3. Lima langkah mengidentifikasi resiko
Langkah 2
Penetapan: Siapa dan bagaimana yang
akan terkena resiko/bahaya
Langkah 1
Identifikasi: Mengidentifikasi bahaya
yang mungkin timbul
Identifikasi resiko
Banyak event yang diselenggarakan
berpotensi menimbulkan resiko, tetapi
resiko yang timbul tidak selalu
berbahaya. Salah satu alasan mengapa
perusahaan/ event organizer
memenangkan pekerjaannya adalah
karena event organizer lain menilai event
yang diselanggarakan memiliki resiko
yang tinggi.
Resiko merupakan peluang bisnis yang
tepat, karena tanpa adanya resiko, tidak
akan muncul keunggulan bersaing
diantara pengelola event organizer.
Langkah 5
Analisa: Menganalisa penemuan resiko
dan dilakukan perbaikan
Langkah 3
Evaluasi/Kontrol: Mengevaluasi resiko dan
memutuskan langkah pencegahan yang
diperlukan sudah tepat atau langkah lainnya
Langkah 4
Mendata: Penemuan resiko harus dicatat
secara terperinci dan benar

4. Identifikasi resiko pada tahap perencanaan, penyelenggaraan & tahap berakhirnya event
01
02
Lorem Ipsum Lorem Ipsum Lorem Ipsum
Load-out
Kegiatan load out merupakan kegiatan
yang berhubungan dengan kondisi
peralatan. Diperlukan perencanaan
untuk membongkar peralatan yang telah
digunakan.
Load-in
Memuat perencanaan untuk pengiriman
barang-barang yang dibutuhkan secara
aman, pemasangan (instalasi) peralatan
yang akan digunakan, misalnya
pemasangan listrik, tata cahaya, tata
suara, audio visual yang akan digunakan
dalam kegiatan MICE.
Breakdown
Perencanaan untuk mengkontrol resiko
setelah event selesai, setelah infrastuktur
digunakan, misalnya pengelolaan sampah
dan limbah.
Build-up
Memuat perencanaan desain tempat
penyelenggaraan, pemilihan karyawan
yang kompeten dan kontraktor yang
akan disewa, sewa konstruksi, misalnya
pada tahap pembuatan stand/panggung
perlu dilakukan kajian
Show
Memuat strategi perencanaan akan
keramaian kegiatan MICE berlangsung,
misalnya dengan menyusun strategi
transportasi dan keselamatan, maupun
pemadam kebakaran kota, kesehatan dan
keselamatan dan rumah sakit untuk
kecelakaan yang mungkin timbul.
Build-up Load-in Show Load-out Breakdown

5. Check List Identifikasi Resiko
Perencanaan dan pengelolaan Camping
Tempat dan desain Fasilitas khusus (untuk orang cacat)
Pemadam kebakaran Pengelolaan medis, pertolongan
Bahaya besar (rencana darurat) pertama
Komunikasi Informasi dan keselamatan
Pengelolaan pengunjung/peserta Anak-anak
Pengelolaan transportasi Artis
Struktur TV dan Media
Penghalang Event besar
Sistem listrik dan tata cahaya Event kecil
Makanan, minuman, air Event diudara terbuka
Barang lisensi khusus Liputan langsung
Hiburan, atraksi dan penataan promosi Event yang dilaksanakan sepanjang
Fasilitas kebersihan malam
Pengelolaan limbah Event yang tidak memiliki ijin
Suara: kebisingan Tanggung jawab kesehatan & keselamatan
Efek khusus, kembang api
Sumber: HSE, 1999 dalam Bowdin dick, 2003) dalam Noor (2019)

6. Manajemen Keuangan

7. Penetapan Tujuan & Rencana Keuangan
Jenis Kegiatan Tujuan Kegiatan Target Keuangan
Eksibisi: Pameran produk baru
perusahaan
• Menyelenggarakan pengenalan
produk secara periodic
(tahunan)
• Mencapai break even point biaya
penyelenggaraan
• Meningkatkan penjualan pada saat
kegiatan berlangsung
Kegiatan Organisasi: Team
Building
• Meningkatkan keterampilan tim
bagian sales
• Menjaga biaya ada pada biaya yang
telah ditetapkan perusahaan
Kegiatan pertemuan Asosiasi • Sosilisasi kegiatan tahunan • Menjaga biaya tidak lebih dari Rp.
50 juta
Sumber: Shone dan Parry (2002), Noor (2019)

8. Contoh Format Penyusunan Anggaran
Jenis Event :
Tanggal hari ini :
Tanggal pelaksanaan event :
Jumlah ke hari H :
Rencana jumlah pengunjung/peserta :
Kapasitas tempat :
Daftar Biaya
Sewa tempat :
Deposit yang haris dibayar :
Dibayar oleh :
Jumlah sukarelawan yang dibutuhkan :
Jumlah pegawai tetap :
Total biaya pegawai :
Total biaya dibagi dengan jumlah pengunjung/peserta yang akan hadir dan membayar tiket masuk/biaya:
(biaya per orang)
Keuntungan yang diharapkan: (keuntungan dari setiap orang)
Daftar biaya yang harus dikeluarkan dimuka:

9. 9
Detailed Budget
Income & Cost
Breakdown

10. Paket Produk MICE

11. Prosedur Pengembangan Paket MICE
Accessibility
Tourism Industry
Attractions
Accomodation
Ancillary Services
MICE

12. Paket Produk MICE
Paket Produk MICE Paket yang ditawarkan:
1. Ready Made Package adalah suatu produk paket di mana komponen-komponennya sudah
ditetapkan, tidak dapat diubah ubah dan dapat langsung dibeli oleh konsumen, dengan
kata lain produk sewaktu -waktu dapat diselenggarakan
2. Tailor Made Package. Paket dapat dirubah komponen-komponennya sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan konsumen.
Khusus untuk paket Meeting atau Convention dapat dibedakan atas :
1) Fullboard merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar
kantor sehari penuh dan menginap.
2) Fullday merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor
minimal 8 (delapan) jam tanpa menginap.
3) Halfday merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor
minimal 5 (lima) jam tanpa menginap.
12

13. Contoh RAB Paket MICE

14. Rekanan Produk MICE
Hotel
Rooms
Hotel Restaurants
Other Items
Other Restaurants
Hospitality Suites
Retail Stores
Entertaiment
Local Transportations
Sektor yang terlibat langsung dengan industri
MICE
Secara umum dalam penyelenggaraan kegiatan
MICE, dibutuhkan 6 sarana penunjang, seperti: (1)
Akomodasi (2) Food and Beverage Service (3)
Entertainment (4) Shopping (5) Transportation; (6)
Pre, During and Post Conference Tours (Tourist
Attractions).

15. Proses Kegiatan MICE
• Pameran Dagang Internasional
• Bidding Assistance
• Media Campaign
• Promosi Destinasi
Program MICE untuk:
• PCO/PEO
• Tuan rumah penyelenggaraan
konvensi
• Key-Contacts
• Koordinasi Pemeritahan dan Institusi
• Help-desk di pintu masuk
International (bandara/pelabuhan)
• Pre-post tur/ Program pasangan
• Receptions
• Pertunjukan Budaya
• Souvernir
• Pembelajaran
• Review & Evaluasi Event
• Testimonial
Post Event
Pre Event During Event
Persyaratan Kriteria mendapatkan Keuntungan
Meeting, Conventions, Exhibitions, Events
 Partisipasi Internasional:
• Minimal 500 orang partisipasi
• Terdiri 10 negara
 Menginap minimal 3 malam di Indonesia
 Konferensi Media
Proposal harus diajukan sebelum tahun anggaran dimulai
Incentive Groups
 Setidaknya 100 peserta dari luar negeri
 Menginap minimal 3 malam di Indonesia

16. 1 6
Evaluasi
Kegiatan MICE
Evaluasi mengacu pada pembelajaran
dari apa yang telah dilakukan dan
bagaimana melakukannya dengan
berfokus pada:
Efficiency
memperlihatkan suatu input (misalnya
uang, waktu, satf, peralatan) dari
pekerjaan yang sesuai dengan output.
Effectiveness
pengukuran kemajuan dari suatu
program atau project yang dicapai dari
tujuan khusus yang telah direncanakan.
Impact
memperlihatkan bagaimana mengatasi
kondisi permasalahan yang telah
diusahakan, dengan kata lain, apakah
strategi yang digunakan bermanfaat?

17. Sustainable Event

18. 1 8
• Kerangka kerja untuk mengimplementasikan
konsep berkelanjutan pada seluruh kegiatan
manajemen acara.
• Standar ini menyajikan persyaratan untuk
sistem manajemen acara berkelanjutan (ESMS)
untuk semua jenis acara (event) atau kegiatan
yang berkaitan dengan acara dan menyediakan
panduan untuk melaksanakannya.
Tentang ISO 20121

19. Tentang ISO 20121
ISO.org said,
◉ “The standard takes a management systems approach to running more sustainable events.
It provides a framework to help identify the potentially negative social, economic and
environmental impacts of events. Organizers can then remove or reduce negative impacts
through improved planning and processes.”
19

20. 2 0
Isu Sustainability
• Thomas Malthus (1788): ekspansi pertumbuhan populasi
manusia bisa melebihi kemampuan alam untuk menyediakan
bahan makanan.
• Paul R. Ehrlich (1968) dan Rachel Carson (1962): peningkatan
konsumsi sumber daya oleh manusia di dunia yang
dihadapkan pada keterbatasan sumber daya tersebut dan
keterbatasan produksinya
• World Commission on Environment and Development (1987):
“Sustainable development (SD): is development that meets the
needs of the present without compromising the ability of future
generations to meet their own needs”
Konsep dan Isu Sustainability
Economy
Social
Environmental
Sustainability

21. Teori Sustainable Event/Green Event
Henderson (2011)
◉ Konsep Sustainable Event merupakan proses perencanaan Event yang tidak hanya mementingkan sisi
komersial saja, tetapi menyangkut unsur seperti responsible, greening, environmentally friendly, corporate
social responsibility, ecology, eco-friendly, social & culture, dan economic. Tentunya penerapan konsep ini
akan membantu mengurangi dampak negatif dari penyelenggaraan Event.
Astawa et al., (2018), Liu, et al., (2017).
◉ Astawa (2019)“Green Event or Sustainable Event can be explained as an Event that includes a sustainability
element in its management practices and operation”. Maksudnya Event berkelanjutan dapat dijelaskan
sebagai event yang memasukkan elemen keberlanjutan dalam praktik dan operasinya.
◉ Astawa et al., (2018), Liu, et al., (2017): Konsep Green Toursim lebih menekankan pada aspek lingkungan,
manusia dan ketuhanan (Believe in God) serta Tiga tanggung jawab adalah pondasi dalam
mengembangkan Green Tourism dan mengharuskan semua pelaku industri pariwisata, seperti turis,
perusahaan, masyarakat, dan pemerintah, untuk memainkan peran secara aktif.
21

22. 2 2
Implementasi konsep sustainability atau
SD dalam manajemen acara.
• SE: “Suatu acara yang bertujuan untuk
memenuhi kebutuhan masa kini tanpa
mengorbankan kemampuan generasi
mendatang untuk memenuhi kebutuhan
mereka sendiri, yaitu dengan cara
memberikan perhatian khusus terkait
dampak acara tersebut pada lingkungan,
ekonomi dan social”
Sustainable Event (SE)

23. Manfaat Implementasi ISO 20121
Menurut The British Standards Institution:
◉ Mampu mengidentifikasi cara untuk meningkatkan perencanaan suatu acara,
◉ Menghasilkan tingkatan terbaik dalam efisiensi dan kinerja penyelenggaraan acara,
◉ Memperjelas peran dan tanggung jawab staf, kontraktor, hingga supplier yang terlibat
dalam penyelenggaraan acara,
◉ Mengurangi biaya melalui manajemen energi dan pengelolaan limbah yang baik,
◉ Dapat diintegrasikan dengan ISO 9001 (sistem manajemen mutu) dan ISO 14001 (sistem
manajemen lingkungan) untuk hasil yang lebih baik.
23

24. Sumber: ISO 20121:2012, hlm. Vi
• Terdiri atas 10 klausul --> 12 rangkaian
proses yang berurutan yang mengikuti
model Deming Cycle yaitu Plan, Do,
Check, Act (PDCA).
• ISO 20121 bukan checklist tetapi
framework (kerangka kerja) terstruktur
Event Sustainability Management System Model
Menurut ISO 20121

25. Siapa saja yang mendapatkan manfaat?
Supply chain
Tenaga kerja
Peserta
Pemerintah
Masyarakat
Event organizer
Event owner
ISO 20121

26. 2 6
Fin
Email:
restuaristu4@gmail.com

27. Sumber: ISO 20121:2012, hlm.
Vi
• Terdiri atas 10 klausul --> 12
rangkaian proses yang
berurutan yang mengikuti
model Deming Cycle yaitu
Plan, Do, Check, Act (PDCA).
• ISO 20121 bukan checklist
tetapi framework (kerangka
kerja) terstruktur
Event Sustainability Management System Model
Menurut ISO 20121
Plan
Check
Do
Act

28. Sumber: ISO 20121:2012, hlm.
Vi
• Terdiri atas 10 klausul --> 12
rangkaian proses yang
berurutan yang mengikuti
model Deming Cycle yaitu
Plan, Do, Check, Act (PDCA).
• ISO 20121 bukan checklist
tetapi framework (kerangka
kerja) terstruktur
Event Sustainability Management System Model
Menurut ISO 20121
Mengidentifikasi dan melibatkan pihak yang berkepentingan (4.2)
Menentukan ruang lingkup sistem manajemen (4.3)
Mendefinisikan prinsip-prinsip yang mengatur pembangunan
berkelanjutan (4.5)
Menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan (5.2)
Tetapkan dan komunikasikan peran dan tanggung jawab (5.3)
Mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah. Tetapkan tujuan dan
rencana untuk mencapainya (6)
Sediakan sumber daya dan pastikan kompetensi dan kesadaran yang
memadai (7.1-7.3)
Memelihara komunikasi internal dan eksternal (7.4)
Membuat dan memelihara dokumentasi dan prosedur yang diperlukan
untuk efektivitas sistem (7.5)
Menetapkan dan menerapkan proses untuk pengendalian operasional
dan manajemen rantai pasokan (8)
Memantau dan evaluasi kinerja sistem, termasuk audit internal dan
tinjauan manajemen (9)
Mengidentifikasi ketidaksesuaian dan mengambil tindakan korektif
(10.1)
Plan
Check
Do
Act