Dokumen tersebut membahas konsep-konsep penting dalam penyelenggaraan event seperti 5C (Context, Content, Connection, Capital, Commitment), manajemen administrasi, sumber daya manusia, kepemimpinan, manajemen risiko, dan konsep pemasaran event."

1. Event Business
Kiat penyelenggaraan Event
R. J. Sumabrata
=======================[ 1 ]

2. 5 C in Event Operation5 C in Event Operation
Kesulitan terkadang timbul ketika kita merancang sebuah Event, Terutama
ketika kita mempersiapkan sebuah event adalah bagaimana memulai dan
berlaku saat kita merancangnya terutama jika kita masih amatir.
Dalam mempersiapkan event ada beberapa konsep yang bisa kita terapkan
sebagai acuan dalam mempersiapkan event.
Untuk memudahkan bagaimana kita memulai memikirkan untuk
mempersiapkan Event perlu kita perhatikan sebuah konsep dasar antara
lain:

3. 5 C in Event Operation5 C in Event Operation
5 C Concept adalah salah satu konsep yang dapat digunakan sebagai acuan
seberapa jauh Event yang akan kita kerjakan itu Visible san bahkan
Saleable sehingga resiko – resiko yang mungkin terjadi dapt di
minimalisasi atau bahkan di eliminasi.
5 C concept adalah:
1. CONTEXT
2. CONTENT
3. CONNECTION
4. CAPITAL
5. COMMITMENT

4. CONTEXTCONTEXT
Yang dimaksud dalam Context adalah bagaimana event tersebut telah sesuai dengan
isu – isu yang berkembang dimasyarakat dan bagaimana “keinginan” masyarakat
tersebut untuk membahas isu tersebut.
Selain itu, dalam CONTEXT juga diperhatikan Segmen maupun target market yang
dituju dari konteks permasalahan / kondisi sehingga tidak terjadi kesalahan dalam
mentargetkan potensial partisipan maupun audiens.
Cari isu yang sedang berkembang / trend di masyarakat sehingga orang akan merasa
“harus” hadir agar tidak ketinggalan informasi dari isu yang diangkat tersebut.
Gunakan Judul dan Tema yang singkat dan Padat ingat konsep KISS…

5. CONTENTCONTENT
Content adalah isi dari event tersebut
Bagaimana kita mendesign event tersebut sesuai dengan context yang telah kita
/ host tetapkan.
Dalam aplikasinya adalah dalam bentuk Run Down dan susunan acara.
PENTING…
Terkadang Context bagus tapi saat menyangkut Content dari acara tersebut
berantakan… jadi hati – hati saat membuat content acara

6. CONNECTIONCONNECTION
Connection = Koneksi = Hubungan
Dari context dan content yang telah ditetapkan kita juga harus melihat hubungan
yang dapat kita ajak terlibat untuk ikut dalam event kita tersebut.
Apa dan siapa yang terkoneksi dengan event:
• Instansi Pemerintah (Pusat / Daerah)
• BUMN / BUMD
• Korporasi swasta (Sponsor)
• LSM – NGO
Ini diperlukan untuk membantu event kita berjalan dengan baik dengan mendapat
dukungan dari mereka.

7. CAPITALCAPITAL
Permodalan merupakan hal yang penting dalam membuat suatu event, karena
tanpa modal kita akan sulit atau bahkan tidak dapat bergerak.
Istilah dalam event biasa disebut BRIDGING karena merupakan dana talangan
sebelum kita mendapat dana baik dari sponsor maupun penjualan tiket.
Bridging biasa digunakan untuk seluruh kegiatan awal seperti antara lain:
• Pembuatan Proposal
• Biaya kepesertaan Tender / Bidding
• Garansi / Jaminan, dan lain – lain.
Sumber capital dapat diperoleh dari:
• Dana Cadangan Event Perusahaan
• Pinjaman dari Investor
• Pinjaman Bank?

8. COMMITMENTCOMMITMENT
Komitmen merupakan bagian penting dari suatu penyelenggaraan event, karena
tanpa komitmen dari seluruh unsur yang terlibat maka dapat dipastikan event
tersebut akan gagal.
Komitmen siapa saja yang dibutuhkan:
• Steering Committee dan Organizing Committee
• Event Organizer / Manangement
• Team yang bekerja baik yang Tetap maupun temporer
• Pihak – pihak yang mendukung acara (pengisi acara, Vendor, Venue)
• Pihak - pihak yang terkoneksi dengan event (Lihat Connection)
• Pihak Investor event (jika ada)
• Dan lain – lain yang terkait secara langsung maupun tidak langsung dengan
penyelenggaraan event tersebut.

9. Business Practices
in Event Industry
Hal – hal yang harus diperhatikan dalam menjalankan
bisnis di Industri Event:
Benchmarking
– Lakukan perbandingan-perbandingan dalam Strategi,
operasional, proses serta prosedur.
Quality Management
– Ciptakan / kreasikan suatu sistem & team yang berkomitmen kuat
dan konsisten terhadap kinerja mutu berkualitas.
=======================[ 2 ]

10. Administration in
Event Business
Financial Management
• Budget (anggaran event)
 Expenses Budget
 Revenue Budget
• Chart of Account (Daftar account yang digunakan)
• Cash Flow Statement (Laporan Perputaran Dana)
• Profit Statement (Laporan Laba)
 Prediksi Laba yang diperoleh
 Laba yang diperoleh (sesungguhnya)

11. Administration in
Event Business
Financial Management
– Identifikasi Filosofi keuangan
– Perputaran dana yang sebaiknya
– Lihat anggaran sebagai Kerangka Kerja
– Bangun Kebijakan & Prosedur baku
– Tentukan sistem akuntansi yang digunakan
Record Keeping
– Procedures
– Systems
– Reports
– Production Book
Pelajari seluruh dokumen
Komputer & Software akan menghemat waktu
Buang dokumen yang tidak terpakai/digunakan
Bangun sistem arsip yang baik sehingga mudah
untuk ditemukan
INGAT ANDA YANG BERTANGGUNG JAWAB

12. Administration in
Event Business
Peraturan – peraturan yang harus diketahui dan dipahami dalam
menjalankan bisnis Event:
– Peraturan – peraturan pemerintah seperti:
– Peraturan perpajakan
– Peraturan Badan Hukum
– Peraturan ketenaga kerjaan
– Dan lain – lain.
Selain itu juga harus dipahami:
– Lisensi Musik (penggunaan musik diarea publik)
– Penggunaan Logo – logo
– Dan lain – lain.
Perhatikan:
•Persiapkan buku / kumpulan Peraturan
•Penuhi syarat – syarat yang dibutuhkan
•Penuhi persyaratan bagi vendor / supplier
•Buat Meeting Kalender
•Sertakan perjanjian secara tertulis
•Siapkan klausa khusus (wan prestasi)

13. Business Transaction in Event
PROPOSAL UNGGUL (The Winning Proposal)
Syarat – syarat sebuah proposal yang unggul:
– Spesifikasi Event
– Deskripsi Event
– Tidak ada Kejutan (No Surprises Later)
– Proposal Delivery
7 Komponen Penting Proposal Unggul:
– Packaging
– Cover Letter
– Specifications
– Event Descriptions
– Investment Option
– Capabilities Profile
– Term & Condition
Proposal yang baik adalah:
•Ditulis secara jelas
•Adanya verifikasi yang terpercaya
•Mengidentifikasi seluruh biaya
•Adanya Terms & Conditions
•Menggambarkan visi anda
=======================[ 3 ]

14. Business Transaction in Event
NEGOSIASI
Yang harus dilakukan ketika kita bernegosiasi antara lain:
• Do Your Home Work
– Pekerjaan rumah kita saat bernegosiasi adalah mempelajari antara
lain:
– Dengan siapa kita bernegosiasi
– Apa yang akan kita negosiasikan
– Dan lain - lain
• Expect Give & Take
– Siapkan materi yang dapat kita berikan (jangan buang peluru).
• Analyze Gap in Agreement
– Analisa celah yang ada di perjanjian/kesepakatan.
• Limit Decision Time
– Jangan biarkan berlarut – larut.

15. Business Transaction in Event
KONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU
Dalam Kontrak harus mencakup:
• Pihak – pihak (Parties)
• Penawaran (Offer)
• Pertimbangan (Consideration)
• Persetujuan (Acceptance)
Apa saja harus diperhatikan:
• Analisa apa saja yang disyaratkan di Perjanjian
• Gunakan Tenaga Profesional (Lawyer/Notaris)
• Perhatikan Klausa Manajemen Resiko
• Ciptakan Tracking System
• Evaluasi perjanjian setiap tahun
CONTRACT

16. Business Transaction in Event
KONTRAK / PERJANJIAN / KESEPAKATAN / AGREEMENT / MOU
Apa saja yang harus dibuatkan kontrak:
Venues / Sites
Vendors
Entertainment
Dan lainnya.
Basic Event Agreement
Broadcast Agreement Purchase Order
Client Agreement Sponsorship Agreement
Employee Agreement Vendor Agreement
Entertainer Engagement Agreement Venue Agreement
Independent Contractor Agreement

17. Human Resources in Event
Yang dilakukan ketika kita melakukan fungsi HR antara lain:
• Recruit
• Train
• Motivate
• Retain
• Release
HR EVALUASI
• Buat Kriteria Evaluasi
• Lakukan Review Kinerja
Perhatikan:
Position Support Objectives
Estimate Requirements
Orientation & Training
Publish Policies & Procedures
Learn Past Experience
Express Appreciation PENTING:
Clarity is critical
Open door Policy
Note action Required
Variety Improves Retention
Establish Consensus
Set the Standard
=======================[ 4 ]

18. Leadership in Event
Yang dimaksud dengan Kepemimpinan:
– Menunjukan Visi
– Implementasikan Kebijakan & Prosedur
– Pecahkan Permasalahan dengan Konsensus
– Berikan kesempatan untuk memberikan opini
– Percaya Diri menunjukan Komitmen
– Berani mengambil keputusan berat
GOOD COMMUNICATION IS 80 % LISTENING
• Undang Stakeholder untuk menjadi Event Consultant anda.
• Ajukan pertanyaan ke Stakeholder untuk mendapatkan informasi yang baik untuk
me manage Event anda.
• Gunakan metode pertanyaan untuk mengidentifikasi masalah yang tidak
terpecahkan dan mencari pemecahannya secara pendekatan pribadi
• Bangun Konsensus dengan menghilangkan sentimen pribadi

19. Leadership in Event
PENYELESAIAN KONFLIK
– Spesifikasikan prosedur Keluhan
– Pendapat secara objektif sangat dibutuhkan (Kritikal)
– Gunakan Mediasi (Pihak ke 3 yang netral)
– Dokumentasikan semua
– Ber empati tapi tetap fokus pada permasalahan

20. Risk Management in Event
Dalam Risk Management (Manajemen Resiko) yang harus
dilakukan antara lain:
– Menilai Resiko yang mungkin terjadi
– Analisa Resiko yang mungkin terjadi
– Rencanakan Resiko yang mungkin terjadi
– Kontrol Resiko yang mungkin terjadi
Rencana Darurat (Contingency Plans)
– Analisa celah (gab) yang memungkinkan resiko tersebut terjadi
– Buat rencana terpisah jika terjadi sesuatu hal.
– Implementasi rencana tersebut

21. Risk Management in Event
PENTING:
– Lakukan Penilaian Resiko dengan matang
– susun Liabilites (tanggung jawab) yang dapat dialihkan
– Diskusikan dengan Under Writer (asuransi)
– Bangun Level Coverage
– Review Asuransi setiap tahunnya
ASURANSI
– Evaluasi Pertanggungan Event
– Terbuka atas kemungkinan Resiko lainnya
– Lakukan tender / Bidding
– Laksanakan dengan nilai pertanggungan yang masuk akal.

22. Risk Management in Event
3 THINGS YOU CAN DO WITH RISK
--- AVOID ---
Don’t do it
--- REDUCE ---
Control potential losses and increase potential gains
--- TRANSFER ---
Assign certain responsibility, either to other experts or through
insurance coverage

23. KONSEP PEMASARAN EVENT
Dalam memasarkan event, ada beberapa jenis
pemasaran yang dilakukan. Antara lain:
• Pemasaran event ke Potensial Sponsorship
• Pemasaran event ke masyarakat.
=======================[ 5 ]

24. PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL
SPONSORSHIP
Dalam memasarkan event kita ke sponsor ada beberapa
persyaratan yang harus kita penuhi
Antara lain:
– Keterkaitan event dengan segment sponsor
– Keterkaitan event dengan Image sponsor
– Bentuk kerjasama yang ditawarkan
– Potensial Benefit yang akan diperoleh sponsor
– Kemampuan bernegosiasi.

25. PEMASARAN EVENT KE POTENSIAL
SPONSORSHIP
Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan organizer
dalam bentuk pemasaran ini, antara lain:
• Langsung menghubungi perusahaan sponsor
• Menggunakan jasa perantara seperti:
– Perusahaan Advertising / agency dimana perusahaan sponsor
tersebut bernaung.
– Perusahaan jasa Marketing lainnya.

26. PEMASARAN EVENT KE
MASYARAKAT
Masyarakat dalam hal ini adalah potensial pengunjung yang
kita harapkan akan datang ke event kita tersebut.
Untuk itu tentukan segment pasar yang akan kita incar.
Seperti
– High End (spesifikasikan)
– Middle End (spesifikasikan)
– Low End (spesifikasikan)

27. PEMASARAN EVENT KE
MASYARAKAT
Pengklasifikasian tersebut sangat penting terutama terkait dengan
pemasaran ke Sponsor jangan salah dalam pengklasifikasian karena
nantinya akan bermasalah.
Selain itu tentukan juga menurut Demografinya seperti:
• Usia
• Pekerjaan
• Tempat tinggal / Domisili
• Penghasilan, dan lain – lain.
Setelah dapat diperoleh pasar yang dituju tentukan media
pemasarannya.

28. PENTING
Masyarakat sekarang dalam memilih event yang ingin didatanginya
sudah sangat kritis.
Mereka menganggap event yang dihadirinya akan mencerminkan siapa
dia, stratanya bagaimana dia berinteraksi dengan lingkungan dan
masyarakat sekitarnya.
Untuk itu media yang dipakai untuk berpromosi / bermarketing juga
harus kita rencanakan dengan baik termasuk CONTEXT dan
CONTENT event tersebut

29. MEETING ROOM SET - UP
THEATRE STYLE

30. MEETING ROOM SET - UP
CLASSROOM STYLE
=======================[ 6 ]

31. MEETING ROOM SET - UP
U - SHAPE STYLE

32. MEETING ROOM SET - UP
HOLLOW SQUARE STYLE

33. MEETING ROOM SET - UP
OBLONG BOARD OF DIRECTOR STYLE

34. MEETING ROOM SET - UP
T SHAPE STYLE

35. MEETING ROOM SET - UP
HORSE SHOE STYLE

36. TERIMA KASIH
R. J. Sumabrata
zbarata@justice .com
azsuma70@gmail.com
ozsuma70@gmail.com

37. Sumber Pustaka
1. MEETING AND CONVENTIONS MANAGEMENT, MAEGUERITE L. WEIRICH, 1992
2. MANUAL PENGOPERASIAN USAHA JASA KONVENSI, DIWOROPUTRO,LIEK
3. MARKETING & MANAGEMENT ICCA (ICCA,2ND IAPCO NATIONAL SEMINAR ON
MANAGEMNT AND MARKETING, CASTEX,JORGE, 1995
4. CONCISE OXFORD DICTIONARY
5. KULIAH UMUM ADMINISTRASI NIAGA, HIMPUNAN MAHASISWA ADMINISTRASI
BISNIS, POLITEKNIK NEGERI JAKARTA, SUMABRATA, JACHZILARAFAT.R.,
2002
6. MATERI PELATIHAN “BASIC TRAINING” OVERVIEW MICE INDUSTRY,
ABDULLAH, IQBAL ALAN, 2007
7. CSEP Preparation Test, ISES, 2007