SlideShare a Scribd company logo
1 of 34
EVENT /MICE
MANAGEMENT
R. J. Sumabrata
PENDAHULUAN
• Event:
– Kegiatan / Acara
• Management:
– Planning, organizing, allocating, directing, creating &
controlling resources to achieves goals & objectives.
Pendahuluan (lanjutan)
Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis:
• Routine Event (Acara Rutin)
– Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi
rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll
• Special Event (Acara Khusus)
– Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan &
sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.
Pendahuluan (lanjutan)
• Special Event (Acara Khusus)
– Special event dibagi menjadi 3 jenis event:
• Scheduled Special Event
– Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah
ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu
masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala
Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)
– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk
event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
Pendahuluan (lanjutan)
• Un-Scheduled Special Event
– Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu
pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.
– Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event –
event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan
lain – lain
– Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk
event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
Pendahuluan (lanjutan)
• Spontaneous Special Event
– Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa
persiapannya sangat pendek sekali
– Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun
harus tetap dilakukan agar event tetap segar)
– Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE /
TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara
sumber yang digunakan.
Definisi
• Special Event:
– Act of human assembly for the purpose of celebration,
education, marketing, and/or reunion
Event Management
Process
Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event
The Process
• RESEARCH : Determine Expectation
• DESIGN : Design the Concept
• PLANNING : Develop the Experience
• COORDINATION : Deliver the Dream
• EVALUATION : Describe the Result
The Process Cycle
(the Goldblatt event management cycle)
Phase 1
RESEARCH
Phase 2
DESIGN
Phase 3
PLANNING
Phase 4
COORDINATION
Phase 5
EVALUATION
Phase 1
RESEARCH
• Pengumpulan sejarah dari
event sebelumnya.
• Identifikasi Event sejenis.
• Observasi “baik & buruk” dari
pelaksanaannya.
• Analisa data yang terkumpul.
• Pertahankan data yang telah
ditemukan.
PENILAIAN EVENT
Dibutuhkan penilaian (tentukan
“nilai”) untuk:
 Study Kelayakan Event
 Sumber – sumber yang
digunakan.
 Penggunaan waktu &
pembatasannya.
 Pemilihan Lokasi (Site /
Venue).
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
WHY…
Compelling Reason
WHO…
DemographicsWHEN…
Best Date & Time
WHERE…
Best Location
WHAT…
Resources & Outcomes
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
Verify the purpose (pengujian tujuan)
Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)
Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)
Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)
List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)
Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
SWOT analysis dalam Event:
STRENGTH
are those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well
Funded, Experienced Staff, Good Venue”.
WEAKNESSES
are those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not
enough volunteers”.
OPPORTUNITIES
are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such
as sharing resources.
THREATS
are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
GOALS & OBJECTIVES
Penentuan tujuan & sasaran
Event harus memperhatikan:
• Identifikasi Tujuan & Sasaran
yang diharapkan
• Prioritas Tujuan & Sasaran
• SMART Objectives
• Perangkat pengukuran
SMART OBJECTIVES
Specific
Measurable
Acceptance
Realistic
Time Sensitive
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
IMPORTANT…
 DETERMINE TARGET MARKET
 ( Menentukan target pasar)
 EXAMINE EXPECTATION
 ( Menguji tujuan yang diharapkan)
 FINANCIAL FRAMEWORK
 ( Kerangka Keuangan)
 INTERVIEW STAKEHOLDER
 (Wawancara pemilik kegiatan)
 NEGOTIATE PRIORITIES
 (Negosiasikan prioritas)
 EXCEED EXPECTATION
 (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)
Phase 1
RESEARCH (lanjutan)
(Goals & Objectives types)
Beberapa Tipe tujuan dan sasaran
 Edukasi
Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi
 Motivasi
Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus
atau kebijakan/keputusan
 Perayaan
Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah
 Penghargaan
Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi
 Sirkulasi
Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian kedatangan
Phase 2
DESIGN
Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara:
• Tujuan & Sasaran kegiatan
• Demografi peserta / Partsipan
• Psikografi peserta / Partisipan
• Logistik
Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi.
Yang perlu diperhatikan :
Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )
Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)
Analyze the Site (analisa lokasi)
Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)
Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)
Phase 2
DESIGN (lanjutan)
1. Antisipasi Kegiatan
• Persiapan rencana cadangan &
cepat mengambil keputusan saat
menghadapi masalah.
2. Kedatangan Peserta
• Penyambutan, registrasi dan lain
– lain.
3. Atmosfir / Suasana Event
• Suasana event yang menunjang
tema event
4. Selera Peserta
• Penyesuaian dengan segmen
pasar.
5. Aktivitas Event / Peserta
• Adanya kegiatan interaktif
6. Amenities / Souvenir
• Pemberian souvenir / kenang -
kenangan
6 Layer of an Event Experiences
(6 Lapis Pengalaman Event)
Phase 2
DESIGN (lanjutan)
Tema Design
• Mulai dengan yang familiar
• Gunakan Ikon Budaya
• Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera
• Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)
• Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain:
• Entertainment / Hiburan
– Film / Televisi
– Musik, buku / Literatur
– Teater, Sport
• Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung
• Manusia / tempat
• Musim / Kegiatan Keagamaan
Phase 2
DESIGN (lanjutan)
BRAIN STORMING
Include Your Experts
sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer).
Develop Exercises
Bangun latihan – latihan dalam mendesign Event.
Encourage Creativity
Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event.
Accept All Suggestions
Terima semua masukan – masukan dari pihak lain.
Select the Best Components
Pilih dan tentukan komponen terbaik
Phase 2
DESIGN (lanjutan)
Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain:
PROGRAM TAMBAHAN
– Program bagi pendamping
– Optional Side Trip
– Mini Event
PROTOKOLER
– Identifikasi lingkup kerja
– Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan
dilakukan.
– Siapkan rencana Protokoler
– Integrasikan rencana Protokoler
Phase 3
PLANNING
Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:
 Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara
spesifik.
 Fokus pada hasil yang dapat diukur.
 Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal.
 Identifikasikan peranan Stake Holder.
 Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.
Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:
 Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities)
 Struktur organisasi (organizational chart)
 Garis wewenang (Lines of Authority)
 Jalur – jalur komunikasi (communication channels)
Phase 3
PLANNING (lanjutan)
IMPORTANT…
Show Rules on Chart
 Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.
Think Relationship
 Pikirkan hubungan yang terbentuk.
Assign & Prioritize
 Penugasan dan prioritas.
Find Natural Linkage
 Temukan hubungan alami.
Final approval & Distribution
 Persetujuan akhir dan distribusikan.
Phase 3
PLANNING (lanjutan)
Event Time Lines (batas waktu event)
• Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).
• Performance Chart (Tabel Kinerja)
• Production Schedule (Jadwal Produksi)
DEVELOP SITE PLAN
Transportation
Parking
Registration
Support Staff
VIP Services
Communication
Support Services
Handicap Services
Medical Services
Emergency Services
Security
Décor
Design
Seating
Equipment
Catering
Power Services
Water Management
Recycling
Storage
Set – Up & Tear Down
Phase 3
PLANNING (lanjutan)
UNIQUE VENUES
• Venue yang unik akan menambah pengalaman event
• Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar
venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).
• Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan
meringankan biaya.
• Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut,
atau…
• Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga
mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.
Phase 3
PLANNING (lanjutan)
Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah:
• PRODUKSI
• Staging / Panggung
• Entertainment / Hiburan
• Lighting
• Special Effect
• Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga
SUPPORT SERVICES
– Speakers / Artist
– Master of Ceremony
– Presenters
– Prizes
– Gift & Amenities
Phase 4
COORDINATION
Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan
event antara lain:
KOMUNIKASI
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
• Committee / Panitia
• Client / Stakeholder
• Vendor / Supplier
• Sponsor
Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier:
• Pemilihan vendor
• Kontrak dengan vendor
• Monitor jasa pengantaran
• Damage Control
Phase 4
COORDINATION (lanjutan)
MEETINGS / RAPAT KOORDINASI
• Staff & Volunteers
• Temp. & Tech. Personnel
• Providers
• Performers
• Orientation
• Rehearsal
• Pre Con – Post Con
HOSPITALITY
Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:
• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)
• Client & Sponsor
• Personnel dan Performers
• Participants
Phase 4
COORDINATION (lanjutan)
PENTING…
Identify Reporting Procedures
– Identifikasi prosedur pelaporan
Notify & Update Clients
– Informasikan setiap perkembangan kepada klien
Follow Up on Communication
– Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up
Obtain Confirmation
– Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat
Require Meeting Agendas
– Agendakan seluruh hasil meeting / rapat
Monitor All Communication
– Monitor seluruh jalur komunikasi
Phase 5
EVALUATION
Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan
adalah:
– Hubungan langsung dengan research.
– Butuh Baseline / Pondasi.
– Butuh Specific Plan.
– Butuh Sumber yang dapat dipercaya.
– Sumber – sumber dari laporan proses.
Lakukan kegiatan:
– Analisa Proses kegiatan.
– Evaluasi Proses kegiatan.
– Evaluasi Instrument / Perangkat kerja.
– Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).
Phase 5
EVALUATION (lanjutan)
BRAIN STORMING…
Document
• Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event
Review
• Review semua kegiatan yang telah dilakukan
Evaluate
• Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan
Analyze
• Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event
Make Recommendation
• Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event
Phase 5
EVALUATION (lanjutan)
EVALUATION PROCESS
Review Each Phase
– Review setiap phase yang telah dilakukan
Examine & Measure Element
– Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan
View Objectively
– Lakukan secara objektif
Interview Stakeholder
– Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event
Establish New Goal
– Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru
Write it Down
– Semua harus dalam bentuk tertulis!
BUSINESS
Professional Event Manager
Our obligation as a
Professional Event Manager
PACKAGE & MANAGE
THE EXPERIENCE

More Related Content

What's hot

Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media Marketing
Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media MarketingMateri Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media Marketing
Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media MarketingYodhia Antariksa
 
Contoh pelatihan karyawan di perusahaan
Contoh pelatihan karyawan di perusahaanContoh pelatihan karyawan di perusahaan
Contoh pelatihan karyawan di perusahaanPTFokusKualitasUtama
 
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016Jobdesk panitia ospek ft uny 2016
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016M Abdul Rochim
 
Presentasi action plan
Presentasi action planPresentasi action plan
Presentasi action planErmana
 
Presentasi digital marketing media 1111
Presentasi digital marketing media   1111Presentasi digital marketing media   1111
Presentasi digital marketing media 1111sofia pasha
 
Event management
Event managementEvent management
Event managementIchan32
 
Marketing Plan Rencana Pemasaran
Marketing Plan Rencana PemasaranMarketing Plan Rencana Pemasaran
Marketing Plan Rencana PemasaranYodhia Antariksa
 
1. Manajemen Pemasaran.ppt
1. Manajemen Pemasaran.ppt1. Manajemen Pemasaran.ppt
1. Manajemen Pemasaran.pptRahmadFebianto1
 
dasar-manajemen-event2.ppt
dasar-manajemen-event2.pptdasar-manajemen-event2.ppt
dasar-manajemen-event2.pptssuserad26f0
 
presentasi digital marketing media1111- (1).pptx
presentasi digital marketing media1111- (1).pptxpresentasi digital marketing media1111- (1).pptx
presentasi digital marketing media1111- (1).pptxIanArwani
 
proposal event sampoerna
proposal event sampoernaproposal event sampoerna
proposal event sampoernaTarik Ulur
 
Perencanaan pemasaran
Perencanaan pemasaranPerencanaan pemasaran
Perencanaan pemasaranapriltyo
 

What's hot (20)

Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media Marketing
Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media MarketingMateri Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media Marketing
Materi Pelatihan tentang Digital Marketing dan Social Media Marketing
 
Contoh pelatihan karyawan di perusahaan
Contoh pelatihan karyawan di perusahaanContoh pelatihan karyawan di perusahaan
Contoh pelatihan karyawan di perusahaan
 
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016Jobdesk panitia ospek ft uny 2016
Jobdesk panitia ospek ft uny 2016
 
Presentasi action plan
Presentasi action planPresentasi action plan
Presentasi action plan
 
Presentasi digital marketing media 1111
Presentasi digital marketing media   1111Presentasi digital marketing media   1111
Presentasi digital marketing media 1111
 
3.1 4.1 mice
3.1 4.1 mice3.1 4.1 mice
3.1 4.1 mice
 
Event management
Event managementEvent management
Event management
 
Materi public speaking
Materi public speakingMateri public speaking
Materi public speaking
 
Marketing Plan Rencana Pemasaran
Marketing Plan Rencana PemasaranMarketing Plan Rencana Pemasaran
Marketing Plan Rencana Pemasaran
 
Pengantar Produktivitas
Pengantar Produktivitas Pengantar Produktivitas
Pengantar Produktivitas
 
Manajemen proyek
Manajemen proyekManajemen proyek
Manajemen proyek
 
1. Manajemen Pemasaran.ppt
1. Manajemen Pemasaran.ppt1. Manajemen Pemasaran.ppt
1. Manajemen Pemasaran.ppt
 
Kampanye
KampanyeKampanye
Kampanye
 
dasar-manajemen-event2.ppt
dasar-manajemen-event2.pptdasar-manajemen-event2.ppt
dasar-manajemen-event2.ppt
 
Evaluasi kinerja (18 1-07)
Evaluasi kinerja (18 1-07)Evaluasi kinerja (18 1-07)
Evaluasi kinerja (18 1-07)
 
presentasi digital marketing media1111- (1).pptx
presentasi digital marketing media1111- (1).pptxpresentasi digital marketing media1111- (1).pptx
presentasi digital marketing media1111- (1).pptx
 
CONTOH TOR WORKSHOP
CONTOH TOR WORKSHOPCONTOH TOR WORKSHOP
CONTOH TOR WORKSHOP
 
proposal event sampoerna
proposal event sampoernaproposal event sampoerna
proposal event sampoerna
 
Perencanaan pemasaran
Perencanaan pemasaranPerencanaan pemasaran
Perencanaan pemasaran
 
Materi Kepemimpinan
Materi KepemimpinanMateri Kepemimpinan
Materi Kepemimpinan
 

Viewers also liked

Corporate Event Management (general)
Corporate Event Management (general)Corporate Event Management (general)
Corporate Event Management (general)J.L. Nawan
 
Contoh Laporan Kegiatan Event Management
Contoh Laporan Kegiatan Event ManagementContoh Laporan Kegiatan Event Management
Contoh Laporan Kegiatan Event ManagementAbdau Qur'ani
 
Seputar event organizer
Seputar event organizerSeputar event organizer
Seputar event organizerAri Wahyu
 
Struktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoStruktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoQku Zeth
 
Contoh penulisan laporan hasil kegiatan
Contoh penulisan laporan hasil kegiatanContoh penulisan laporan hasil kegiatan
Contoh penulisan laporan hasil kegiatanAmaq Kangkung
 
Event management process v21
Event management process v21Event management process v21
Event management process v21Azil Sumabrata
 
Struktur Organisasi
Struktur OrganisasiStruktur Organisasi
Struktur Organisasivirmannsyah
 
Contoh proposal sponsorship
Contoh proposal sponsorshipContoh proposal sponsorship
Contoh proposal sponsorshipFahreza Azhar
 
Cek list seminar & training
Cek list seminar & trainingCek list seminar & training
Cek list seminar & trainingimecommunity
 
Event planning powerpoint
Event planning powerpointEvent planning powerpoint
Event planning powerpointkatelandturner
 
Konvensi 1-
Konvensi 1-Konvensi 1-
Konvensi 1-derinta7
 
Rencana Kerja Pemerintah
Rencana Kerja Pemerintah Rencana Kerja Pemerintah
Rencana Kerja Pemerintah Dadang Solihin
 
Paradigma Pembangunan
Paradigma Pembangunan Paradigma Pembangunan
Paradigma Pembangunan Dadang Solihin
 
Proposal konferensi internasional
Proposal konferensi internasionalProposal konferensi internasional
Proposal konferensi internasionalPebri Nurhayati
 
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopo
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopoPelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopo
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopoAnjang Kusuma Netra
 
Event Organisation, Coorporation & Project Management
Event Organisation, Coorporation & Project ManagementEvent Organisation, Coorporation & Project Management
Event Organisation, Coorporation & Project Managementrlabsza
 

Viewers also liked (20)

Corporate Event Management (general)
Corporate Event Management (general)Corporate Event Management (general)
Corporate Event Management (general)
 
Contoh Laporan Kegiatan Event Management
Contoh Laporan Kegiatan Event ManagementContoh Laporan Kegiatan Event Management
Contoh Laporan Kegiatan Event Management
 
Seputar event organizer
Seputar event organizerSeputar event organizer
Seputar event organizer
 
Struktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eoStruktur organisasi bfr eo
Struktur organisasi bfr eo
 
Contoh penulisan laporan hasil kegiatan
Contoh penulisan laporan hasil kegiatanContoh penulisan laporan hasil kegiatan
Contoh penulisan laporan hasil kegiatan
 
Event management process v21
Event management process v21Event management process v21
Event management process v21
 
PROPOSAL PASAR MODAL " MICE "
PROPOSAL PASAR MODAL " MICE "PROPOSAL PASAR MODAL " MICE "
PROPOSAL PASAR MODAL " MICE "
 
PROPOSAL FAMILY GATHERING PERUSAHAAN
PROPOSAL FAMILY GATHERING PERUSAHAANPROPOSAL FAMILY GATHERING PERUSAHAAN
PROPOSAL FAMILY GATHERING PERUSAHAAN
 
INSERT ORGANIZER COMPANY PROFILE
INSERT ORGANIZER COMPANY PROFILEINSERT ORGANIZER COMPANY PROFILE
INSERT ORGANIZER COMPANY PROFILE
 
Struktur Organisasi
Struktur OrganisasiStruktur Organisasi
Struktur Organisasi
 
Contoh proposal sponsorship
Contoh proposal sponsorshipContoh proposal sponsorship
Contoh proposal sponsorship
 
Cek list seminar & training
Cek list seminar & trainingCek list seminar & training
Cek list seminar & training
 
Event planning powerpoint
Event planning powerpointEvent planning powerpoint
Event planning powerpoint
 
Event management
Event managementEvent management
Event management
 
Konvensi 1-
Konvensi 1-Konvensi 1-
Konvensi 1-
 
Rencana Kerja Pemerintah
Rencana Kerja Pemerintah Rencana Kerja Pemerintah
Rencana Kerja Pemerintah
 
Paradigma Pembangunan
Paradigma Pembangunan Paradigma Pembangunan
Paradigma Pembangunan
 
Proposal konferensi internasional
Proposal konferensi internasionalProposal konferensi internasional
Proposal konferensi internasional
 
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopo
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopoPelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopo
Pelayanan kesehatan pada kegiatan olahraga multi event dr arie sutopo
 
Event Organisation, Coorporation & Project Management
Event Organisation, Coorporation & Project ManagementEvent Organisation, Coorporation & Project Management
Event Organisation, Coorporation & Project Management
 

Similar to EVENT MANAGEMENT

Materi MICE Pertemuan 9.ppt
Materi MICE Pertemuan 9.pptMateri MICE Pertemuan 9.ppt
Materi MICE Pertemuan 9.pptSitiRomelah18
 
Tahapan penyusunan desain pelatihan
Tahapan penyusunan desain pelatihanTahapan penyusunan desain pelatihan
Tahapan penyusunan desain pelatihankecamatanlawa
 
Event management business
Event management businessEvent management business
Event management businessAzil Sumabrata
 
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptII.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptAndiPutraPrasetiya1
 
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"Kanaidi ken
 
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)Awaludin Zakaria
 
Manajemen masjid
Manajemen masjidManajemen masjid
Manajemen masjidfkwa
 
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptII.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptSujaiDepok
 
Kokurikulum berkredit edisi 1 Topik Pengelolaan Aktiviti
Kokurikulum berkredit edisi 1  Topik Pengelolaan AktivitiKokurikulum berkredit edisi 1  Topik Pengelolaan Aktiviti
Kokurikulum berkredit edisi 1 Topik Pengelolaan Aktivitinoorhayati78
 
Teknik pembuatan-proposal
Teknik pembuatan-proposalTeknik pembuatan-proposal
Teknik pembuatan-proposalfeni19
 
PROSES PERENCANAAN.pptx
PROSES PERENCANAAN.pptxPROSES PERENCANAAN.pptx
PROSES PERENCANAAN.pptxmitrafotocopy4
 
dasmen Perencanaan kelautan
dasmen Perencanaan kelautandasmen Perencanaan kelautan
dasmen Perencanaan kelautanDek Pande
 
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptx
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptxPresentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptx
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptxDwianyCahya
 
Software Project Management - Proses Manajemen Proyek
Software Project Management - Proses Manajemen ProyekSoftware Project Management - Proses Manajemen Proyek
Software Project Management - Proses Manajemen ProyekDudy Ali
 
Mpu24011 Sukan Berkredit- Topik Pengelolaan Aktiviti
Mpu24011 Sukan Berkredit-  Topik Pengelolaan AktivitiMpu24011 Sukan Berkredit-  Topik Pengelolaan Aktiviti
Mpu24011 Sukan Berkredit- Topik Pengelolaan Aktivitinoorhayati78
 
Return On Investment untuk Human Resouces
Return On Investment untuk Human ResoucesReturn On Investment untuk Human Resouces
Return On Investment untuk Human Resoucesssuserb41382
 
PDCA AWERENESS TRAINING
PDCA AWERENESS TRAININGPDCA AWERENESS TRAINING
PDCA AWERENESS TRAININGGistya
 
teknik-pembuatan-proposal.ppt
teknik-pembuatan-proposal.pptteknik-pembuatan-proposal.ppt
teknik-pembuatan-proposal.pptSNEBAHebat
 

Similar to EVENT MANAGEMENT (20)

Event Management
Event ManagementEvent Management
Event Management
 
Desain Event.pdf
Desain Event.pdfDesain Event.pdf
Desain Event.pdf
 
Materi MICE Pertemuan 9.ppt
Materi MICE Pertemuan 9.pptMateri MICE Pertemuan 9.ppt
Materi MICE Pertemuan 9.ppt
 
Tahapan penyusunan desain pelatihan
Tahapan penyusunan desain pelatihanTahapan penyusunan desain pelatihan
Tahapan penyusunan desain pelatihan
 
Event management business
Event management businessEvent management business
Event management business
 
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptII.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
 
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"
Penentuan Target Kerja & Perencanaan _"Training QC & QA"
 
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)
PMBOK 6 Summary: Module 2 (Planning Processes)
 
Manajemen masjid
Manajemen masjidManajemen masjid
Manajemen masjid
 
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.pptII.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
II.1-TEKNIK-PEMBUATAN-PROPOSAL-PROYEK.ppt
 
Kokurikulum berkredit edisi 1 Topik Pengelolaan Aktiviti
Kokurikulum berkredit edisi 1  Topik Pengelolaan AktivitiKokurikulum berkredit edisi 1  Topik Pengelolaan Aktiviti
Kokurikulum berkredit edisi 1 Topik Pengelolaan Aktiviti
 
Teknik pembuatan-proposal
Teknik pembuatan-proposalTeknik pembuatan-proposal
Teknik pembuatan-proposal
 
PROSES PERENCANAAN.pptx
PROSES PERENCANAAN.pptxPROSES PERENCANAAN.pptx
PROSES PERENCANAAN.pptx
 
dasmen Perencanaan kelautan
dasmen Perencanaan kelautandasmen Perencanaan kelautan
dasmen Perencanaan kelautan
 
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptx
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptxPresentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptx
Presentasi_Pembuatan_Proposal_dan_Lapora.pptx
 
Software Project Management - Proses Manajemen Proyek
Software Project Management - Proses Manajemen ProyekSoftware Project Management - Proses Manajemen Proyek
Software Project Management - Proses Manajemen Proyek
 
Mpu24011 Sukan Berkredit- Topik Pengelolaan Aktiviti
Mpu24011 Sukan Berkredit-  Topik Pengelolaan AktivitiMpu24011 Sukan Berkredit-  Topik Pengelolaan Aktiviti
Mpu24011 Sukan Berkredit- Topik Pengelolaan Aktiviti
 
Return On Investment untuk Human Resouces
Return On Investment untuk Human ResoucesReturn On Investment untuk Human Resouces
Return On Investment untuk Human Resouces
 
PDCA AWERENESS TRAINING
PDCA AWERENESS TRAININGPDCA AWERENESS TRAINING
PDCA AWERENESS TRAINING
 
teknik-pembuatan-proposal.ppt
teknik-pembuatan-proposal.pptteknik-pembuatan-proposal.ppt
teknik-pembuatan-proposal.ppt
 

Recently uploaded

PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi Online
PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi OnlinePPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi Online
PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi OnlineMMario4
 
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum Merdeka
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum MerdekaModul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum Merdeka
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum MerdekaAbdiera
 
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptx
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptxppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptx
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptxUlyaSaadah
 
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfAPRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfVenyHandayani2
 
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfPelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfEmeldaSpd
 
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...Kanaidi ken
 
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaDinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaEzraCalva
 
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptx
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptxTina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptx
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptxTINAFITRIYAH
 
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024MALISAAININOORBINTIA
 
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfslide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfNURAFIFAHBINTIJAMALU
 
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran Hadits
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran HaditsHakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran Hadits
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran HaditsBismaAdinata
 
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian KasihTeks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasihssuserfcb9e3
 
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxKISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxjohan effendi
 
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxUNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxFranxisca Kurniawati
 
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdf
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdfrpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdf
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdfGugunGunawan93
 
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxKAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxjohan effendi
 
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaModul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaAbdiera
 
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdf
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdfProgram Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdf
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdfwaktinisayunw93
 
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.ppt
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.pptSejarah Perkembangan Teori Manajemen.ppt
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.pptssuser940815
 
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxAksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxdonny761155
 

Recently uploaded (20)

PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi Online
PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi OnlinePPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi Online
PPT PERLINDUNGAN KONSUMEN .Pengertian Transaksi Online
 
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum Merdeka
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum MerdekaModul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum Merdeka
Modul Ajar Matematika Kelas 2 Fase A Kurikulum Merdeka
 
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptx
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptxppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptx
ppt MTeaching Pertidaksamaan Linier.pptx
 
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdfAPRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
APRESIASI SURAT DAN MASUKAN CGP ANGKATAN X.pdf
 
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdfPelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN  MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
Pelatihan Asesor 2024_KEBIJAKAN DAN MEKANISME AKREDITASI PAUD TAHUN 2024 .pdf
 
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...
RENCANA + Link2 Materi Pelatihan/BimTek "Teknik Perhitungan & Verifikasi TKDN...
 
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup BangsaDinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
Dinamika perwujudan Pancasila sebagai Dasar Negara dan Pandangan Hidup Bangsa
 
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptx
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptxTina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptx
Tina fitriyah - Uji Sampel statistik.pptx
 
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024
PAMPHLET PENGAKAP aktiviti pengakap 2024
 
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdfslide presentation bab 2 sain form 2.pdf
slide presentation bab 2 sain form 2.pdf
 
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran Hadits
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran HaditsHakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran Hadits
Hakikat Penciptaan Manusia - Al-Quran Hadits
 
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian KasihTeks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
Teks ucapan Majlis Perpisahan Lambaian Kasih
 
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docxKISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
KISI-KISI Soal PAS Geografi Kelas XII.docx
 
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptxUNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
UNSUR - UNSUR, LUAS, KELILING LINGKARAN.pptx
 
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdf
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdfrpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdf
rpp bangun-ruang-sisi-datar kelas 8 smp.pdf
 
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocxKAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
KAMUS SOSIOLOGI LENGKAP.untuk sma umumdocx
 
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum MerdekaModul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
Modul Ajar IPA Kelas 7 Fase D Kurikulum Merdeka
 
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdf
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdfProgram Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdf
Program Roots Indonesia/Aksi Nyata AAP.pdf
 
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.ppt
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.pptSejarah Perkembangan Teori Manajemen.ppt
Sejarah Perkembangan Teori Manajemen.ppt
 
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptxAksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
Aksi Nyata PERENCANAAN BERBASIS DATA.pptx
 

EVENT MANAGEMENT

  • 2. PENDAHULUAN • Event: – Kegiatan / Acara • Management: – Planning, organizing, allocating, directing, creating & controlling resources to achieves goals & objectives.
  • 3. Pendahuluan (lanjutan) Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis: • Routine Event (Acara Rutin) – Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll • Special Event (Acara Khusus) – Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.
  • 4. Pendahuluan (lanjutan) • Special Event (Acara Khusus) – Special event dibagi menjadi 3 jenis event: • Scheduled Special Event – Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll) – Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
  • 5. Pendahuluan (lanjutan) • Un-Scheduled Special Event – Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu. – Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain – Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
  • 6. Pendahuluan (lanjutan) • Spontaneous Special Event – Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa persiapannya sangat pendek sekali – Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar) – Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE / TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.
  • 7. Definisi • Special Event: – Act of human assembly for the purpose of celebration, education, marketing, and/or reunion
  • 8. Event Management Process Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event
  • 9. The Process • RESEARCH : Determine Expectation • DESIGN : Design the Concept • PLANNING : Develop the Experience • COORDINATION : Deliver the Dream • EVALUATION : Describe the Result
  • 10. The Process Cycle (the Goldblatt event management cycle) Phase 1 RESEARCH Phase 2 DESIGN Phase 3 PLANNING Phase 4 COORDINATION Phase 5 EVALUATION
  • 11. Phase 1 RESEARCH • Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya. • Identifikasi Event sejenis. • Observasi “baik & buruk” dari pelaksanaannya. • Analisa data yang terkumpul. • Pertahankan data yang telah ditemukan. PENILAIAN EVENT Dibutuhkan penilaian (tentukan “nilai”) untuk:  Study Kelayakan Event  Sumber – sumber yang digunakan.  Penggunaan waktu & pembatasannya.  Pemilihan Lokasi (Site / Venue).
  • 12. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) WHY… Compelling Reason WHO… DemographicsWHEN… Best Date & Time WHERE… Best Location WHAT… Resources & Outcomes
  • 13. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) Verify the purpose (pengujian tujuan) Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan) Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT) Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo) List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis) Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)
  • 14. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) SWOT analysis dalam Event: STRENGTH are those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well Funded, Experienced Staff, Good Venue”. WEAKNESSES are those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not enough volunteers”. OPPORTUNITIES are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such as sharing resources. THREATS are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.
  • 15. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) GOALS & OBJECTIVES Penentuan tujuan & sasaran Event harus memperhatikan: • Identifikasi Tujuan & Sasaran yang diharapkan • Prioritas Tujuan & Sasaran • SMART Objectives • Perangkat pengukuran SMART OBJECTIVES Specific Measurable Acceptance Realistic Time Sensitive
  • 16. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) IMPORTANT…  DETERMINE TARGET MARKET  ( Menentukan target pasar)  EXAMINE EXPECTATION  ( Menguji tujuan yang diharapkan)  FINANCIAL FRAMEWORK  ( Kerangka Keuangan)  INTERVIEW STAKEHOLDER  (Wawancara pemilik kegiatan)  NEGOTIATE PRIORITIES  (Negosiasikan prioritas)  EXCEED EXPECTATION  (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)
  • 17. Phase 1 RESEARCH (lanjutan) (Goals & Objectives types) Beberapa Tipe tujuan dan sasaran  Edukasi Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang berkorelasi  Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung sebuah kasus atau kebijakan/keputusan  Perayaan Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah  Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi  Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian kedatangan
  • 18. Phase 2 DESIGN Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara: • Tujuan & Sasaran kegiatan • Demografi peserta / Partsipan • Psikografi peserta / Partisipan • Logistik Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi. Yang perlu diperhatikan : Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya ) Tantalize The Sense (menggoda cita rasa) Analyze the Site (analisa lokasi) Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu) Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)
  • 19. Phase 2 DESIGN (lanjutan) 1. Antisipasi Kegiatan • Persiapan rencana cadangan & cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah. 2. Kedatangan Peserta • Penyambutan, registrasi dan lain – lain. 3. Atmosfir / Suasana Event • Suasana event yang menunjang tema event 4. Selera Peserta • Penyesuaian dengan segmen pasar. 5. Aktivitas Event / Peserta • Adanya kegiatan interaktif 6. Amenities / Souvenir • Pemberian souvenir / kenang - kenangan 6 Layer of an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event)
  • 20. Phase 2 DESIGN (lanjutan) Tema Design • Mulai dengan yang familiar • Gunakan Ikon Budaya • Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera • Usahakan untuk simpel (Keep it Simple) • Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain: • Entertainment / Hiburan – Film / Televisi – Musik, buku / Literatur – Teater, Sport • Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung • Manusia / tempat • Musim / Kegiatan Keagamaan
  • 21. Phase 2 DESIGN (lanjutan) BRAIN STORMING Include Your Experts sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer). Develop Exercises Bangun latihan – latihan dalam mendesign Event. Encourage Creativity Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event. Accept All Suggestions Terima semua masukan – masukan dari pihak lain. Select the Best Components Pilih dan tentukan komponen terbaik
  • 22. Phase 2 DESIGN (lanjutan) Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain: PROGRAM TAMBAHAN – Program bagi pendamping – Optional Side Trip – Mini Event PROTOKOLER – Identifikasi lingkup kerja – Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan dilakukan. – Siapkan rencana Protokoler – Integrasikan rencana Protokoler
  • 23. Phase 3 PLANNING Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:  Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.  Fokus pada hasil yang dapat diukur.  Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal.  Identifikasikan peranan Stake Holder.  Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan. Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:  Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities)  Struktur organisasi (organizational chart)  Garis wewenang (Lines of Authority)  Jalur – jalur komunikasi (communication channels)
  • 24. Phase 3 PLANNING (lanjutan) IMPORTANT… Show Rules on Chart  Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel. Think Relationship  Pikirkan hubungan yang terbentuk. Assign & Prioritize  Penugasan dan prioritas. Find Natural Linkage  Temukan hubungan alami. Final approval & Distribution  Persetujuan akhir dan distribusikan.
  • 25. Phase 3 PLANNING (lanjutan) Event Time Lines (batas waktu event) • Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu). • Performance Chart (Tabel Kinerja) • Production Schedule (Jadwal Produksi) DEVELOP SITE PLAN Transportation Parking Registration Support Staff VIP Services Communication Support Services Handicap Services Medical Services Emergency Services Security Décor Design Seating Equipment Catering Power Services Water Management Recycling Storage Set – Up & Tear Down
  • 26. Phase 3 PLANNING (lanjutan) UNIQUE VENUES • Venue yang unik akan menambah pengalaman event • Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event). • Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya. • Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau… • Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.
  • 27. Phase 3 PLANNING (lanjutan) Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah: • PRODUKSI • Staging / Panggung • Entertainment / Hiburan • Lighting • Special Effect • Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga SUPPORT SERVICES – Speakers / Artist – Master of Ceremony – Presenters – Prizes – Gift & Amenities
  • 28. Phase 4 COORDINATION Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain: KOMUNIKASI Komunikasi aktif harus dibentuk dengan: • Committee / Panitia • Client / Stakeholder • Vendor / Supplier • Sponsor Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier: • Pemilihan vendor • Kontrak dengan vendor • Monitor jasa pengantaran • Damage Control
  • 29. Phase 4 COORDINATION (lanjutan) MEETINGS / RAPAT KOORDINASI • Staff & Volunteers • Temp. & Tech. Personnel • Providers • Performers • Orientation • Rehearsal • Pre Con – Post Con HOSPITALITY Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan: • Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs) • Client & Sponsor • Personnel dan Performers • Participants
  • 30. Phase 4 COORDINATION (lanjutan) PENTING… Identify Reporting Procedures – Identifikasi prosedur pelaporan Notify & Update Clients – Informasikan setiap perkembangan kepada klien Follow Up on Communication – Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up Obtain Confirmation – Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat Require Meeting Agendas – Agendakan seluruh hasil meeting / rapat Monitor All Communication – Monitor seluruh jalur komunikasi
  • 31. Phase 5 EVALUATION Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah: – Hubungan langsung dengan research. – Butuh Baseline / Pondasi. – Butuh Specific Plan. – Butuh Sumber yang dapat dipercaya. – Sumber – sumber dari laporan proses. Lakukan kegiatan: – Analisa Proses kegiatan. – Evaluasi Proses kegiatan. – Evaluasi Instrument / Perangkat kerja. – Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).
  • 32. Phase 5 EVALUATION (lanjutan) BRAIN STORMING… Document • Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event Review • Review semua kegiatan yang telah dilakukan Evaluate • Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan Analyze • Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event Make Recommendation • Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event
  • 33. Phase 5 EVALUATION (lanjutan) EVALUATION PROCESS Review Each Phase – Review setiap phase yang telah dilakukan Examine & Measure Element – Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan View Objectively – Lakukan secara objektif Interview Stakeholder – Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event Establish New Goal – Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru Write it Down – Semua harus dalam bentuk tertulis! BUSINESS
  • 34. Professional Event Manager Our obligation as a Professional Event Manager PACKAGE & MANAGE THE EXPERIENCE