Ringkasan dokumen tersebut adalah: 1. Dokumen tersebut membahas konsep dasar manajemen event, termasuk pengertian, prinsip perencanaan, jenis-jenis event organizer, dan tahapan penyelenggaraan event. 2. Ada beberapa prinsip penting dalam perencanaan event seperti 5W+1H dan unsur-unsur yang terlibat dalam suatu event. 3. Dokumen ini juga membedah jenis-jenis event berdasarkan ukuran, k

1. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
KONSEP DASAR MANAJEMEN EVEN
Compiled by Saeful Anwar, M.Par, MM in ITM
1. Pengertian Event Management
Event management dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara
professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan)
sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam event management, semua orang harus
bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan.
Sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain,
Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam
menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain. Pada dasarnya, tugas dari
EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan.
Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu yang dimiliki klien, namun
penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional
sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer" ditulis oleh professional
Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi
sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga
evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat
acara.
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom ( ٦
:
٦
٢٠٠ )
Mengatakan bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang
baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau
kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi pembentukan dan
pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara organisasi dengan public
sebagai basis moral danetis.
2. Prinsip dalam membuat event (5W +1H)
o Why : alasan event tersebut dibuat
o What : apa bentuk dari event tersebut
o Where : dimana event tersebut diilaksanakan
o When : kapan dan berapa lama event utersebut dilaksanakan
o Who : siapa yang akan terlibat dalam event tersebut
o How : bagaimmana cara untuk melaksanakannya
3. Dasar Pengelolaan event
o Menjalakan ide yang diwujudkan kedalam konsep event.
o Konsep itu harus dapat ditanyakan dan mampu dijalankan dengan baik.
o Konsep tersebut harus dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.

2. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
4. Perencanaan sebuah event
o Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan suatu event termasuk dalam mengenai
besarnya anggaran dann minat masyarakat mengenai event tersebut.
o Sesuai target konsummen dari event yang digelar dan mampu berinteraksi dengan audience
o Harus dapat menciptakan experience
o Berbasis kreativitas, innovasi dan original
5. Jenis-jenis Event Organizer
Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
o One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara
hingga skala internasional sekalipun.
o MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang khusus bergerak
di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
o Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan
dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen,
dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
o Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
o Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta
pernikahan.
o Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-
anak.
o Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi
terutama bagi orang kaya.
o Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.
6. Media, pemasaran dan promosi event
Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau peserta dari event
tersebut. Tentu saja orang yang tergabunng dalam tim inni dapat dan mampu menjelaskan latar
belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga benefit yang akan di peroleh dari keikut
sertaan mereka dalam event tersebut. Selain itu tim pemasaran event juga dapat memberikan
bahan pertimbangan atau masukan yang positif pada para costumer bila terjadi keragu-raguan.
Media promosi untuk sebuah event
o Above the line (media cetak dan elektroik termasuk didalamnya dengan menggunakan jaringan
internet)
o Bellow the lne (brosur, leaflet, spanduk, banner, promo disuatu acara atau event yang berbeda,
dsb)
o Bekerja sama dengan organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakatan maupun
organisasi keagamaan atau bisa juga dengann asosiasi profesi yang memiliki sejumlah anggota
yang ddapat berperan sebagai alat promosi event tersebut/

3. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
7. Sistemm kerja Event Organization (EO)
Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif profesi yang dapat
menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama
dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi
program tersebut yang dapat diukur dari cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana
anggaran dan SDM yang terlibat. Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :
Posisi EO di antara 5 P
Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini menyangkut lingkup
tanggung jawab yang melekat dan menyertainya. Urutan posisi para pihak yang sesuai dengan
lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab adalah sebagai berikut :
1. Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang mempunyai
‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana untuk pelaksanaan
suatu program.
2. Pelaksana. Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus bekerja keras
untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh
pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.
3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis program
sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola tingkat regional,
bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik.
4. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi sangat
penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat lomba
formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita sendiri, atau
siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita laksanakan. Para pengamat
6. atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai humas atau public relation(PR) kita secara
tak lansung.
7. Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan menjadi
sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai dengan tingkat
lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.
Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS, yang bisa tercapai
berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana yang EO. Ilmu EO tidak semata-mata dapat
kita peroleh di bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah. Ia adalah ilmu lapangan, yang
dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan. Walaupun tergolong ilmu lapangan,
tetapi juga perlu didasari dengan prinsip berpikir metodologi dan manajerial professional.
Tanpa didasari hal tersebut hasilnya tentu kurang memuaskan.

4. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
8. Tahapan Menyelenggarakan Event
Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan
konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan
sebuah event:
o Konsep yang menarik dan kreatif
o Proses tahapan pembuatan event
o Eksekusi event yang significant
a) Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di
lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). Setelah tema tercipta, maka kita
harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. Kita harus
berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu
sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif. Kita tidak ingin
membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah baiknya jika acara tersebut
dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,”
(Williem Hasli, Direktur Apple Advertising & Event Organizer).
b) Proses Tahapan Pembuatan Event
1) Mencari konsep yang kreatif.
2) Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis.
3) Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4) Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (Kerangka Pikiran),
kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5) Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar
tujuan proposal.
6) Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7) Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada calon
sponsor.
8) Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan dll.
9) Melakukan kontrak kepada semua pihak
10) Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11) Jika diperlukan melakukan konferensi pers
12) Melakukan publikasi
13) Merekruit sesuai dengan kebutuhan
14) Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
c) Eksekusi Event Yang Significant
1) Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di
event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi
konsumsi, dll..

5. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
2) Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,
konsumsi, dll.
3) Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4) Tepat waktu.
5) Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada klien.
6) Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan terima
kasih.
7) Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8) Hasil acara diliput di media cetak / elektronik
Jenis-jenis manajemen even
Jenis-Jenis event berdasarkan jenis ukuran dan besarnya Berdasarkan jenis ukuran besarnya sebuah
acara, event dibedakan menjadi 3, yaitu:
1. Mega Event, adalah event yang sangat besar, memberikan dampak ekonomi yang besar pada
masyarakat sekitar atau bahkan pada negara penyelenggara dan diinformasikan serta diliput
melalui tayangan berbagai media. Biasanya event ini terselenggara setelah dilakukan Bidding
(kompetisi antara beberapa organizer untuk menjadi penyelenggara). Contoh : Piala Dunia
2. Hallmark Event, identik dengan karakter atau etos dari suatu wilayah, kota atau daerah di suatu
tempat. Bersifat regional di suatu daerah tertentu. Contoh : Rio Karnaval, yang dikenal sebagai
ekspresi dari Amerika Latin, yang memberikan energi pada kota Rio de Jeneiro.
3. Major Event, merupakan event yang secara ukuran mampu menarik media untuk meliput, menarik
sejumlah pengunjung yang besar dalam kurun waktu periode tertentu untuk menghadiri event
tersebut dan memberikan dampak peningkatan ekonomi secara signifikan. Contoh : PRJ (Pekan
Raya Jakarta)
Gambar Jenis event berdasarkan kategori special event

6. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
Jenis event berdasarkan kategori special event :
1. Leisure Event Leisure Event telah berkembang sejak bangsa Roma menyelenggarakan kegiatan
gladiator. Bentuk leisure event yang ada saat itu adalah berupa pertandingan yang
diselenggarakan di Coloseum, Roma, Italia. Pada saat ini, leisure event yang berkembang banyak
berdasarkan pada kegiatan keolahragaan. Kegiatan yang sama memiliki unsur pertandingan
didalamnya dan mendatangkan banyak pengunjung pada event tersebut.Jenis leisure event
antara lain olimpiade, world cup, formula one dan tour deFrance.
2. Personal Event Personal event adalah segala bentuk kegiatan yang di dalamnya terlibat anggota
keluarga atau teman. Banyak aspek kehidupan masa kini telah merubah bentuk asli kegiatan
personal event, misalnya pesta ulang tahun, resepsi sunatan, reuni keluarga, arisan dan pesta
pernikahan.
3. Cultural Event Salah satu contoh event budaya yang menjadi ciri khas Kabupaten Demak dalam
bentuk festival atau karnaval adalah diadakannya acara “Grebeg Besar” setiap tanggal 10
Dzulhijah yang dimeriahkan dengan beberapa prosesi adat, antara lain ziarah ke makam Sultan-
Sultan Demak dan Sunan Kalijaga,Pasar Malam Rakyat di Tembiring Jogo Indah,Prosesi Selamatan
Tumpeng Sanga (9 tumpeng yang menggambarkan Wali Songo), Sholat Idhul Adha dan juga
Penjamasan Pusaka Peninggalan Sunan Kalijaga (Kutang Ontokusuma dan Keris Kyai Cubruk).
Menurut Any Noor (2013:24) penjabaran mengenai MICE adalah sebagai berikut:
a. Meeting Pertemuan atau rapat merupakan kegiatan rutin perusahaan, namun dengan adanya
perusahaan tingkat korporasi , kebutuhan meeting akan lebih beragam sehingga kegiatannya
perlu mendapat perhatian yang lebih baik dari seorang meeting planner (organisasi atau orang
yang melakukan perencanaan untuk penyelenggaraan rapat perusahaan).
b. Perjalanan Insentif Unsur yang terdapat dalam perjalanan insentif adalah bisnis dan wisata. Pada
perjalan insentif, kegiatan bisnis dan pariwisata dilakukan bersama untuk mencapai tujuan
perusahaan. Perjalanan insentif sering diberikan untuk pegawai di satu perusahaan karena
mereka berprestasi. Dalam perjalanan insentif, unsur wisatanya adalah perjalanan ke destinasi
yang memiliki daya tarik untuk dikunjungi, sementara unsur bisnis nya adalah menghadiri
kegiatan seperti seminar, workshop atau konferensi. Perjalanan insentif tidak hanya dilakukan
oleh perusahaan, tetapi banyak institusi pendidikan melakukan perjanan insentif dengan format
yang sama, misalnya kunjungan industri, kuliah lapangan, atau wisata studi yang dikemas seperti
perjalanan insentif.
c. Conference
Konferensi adalah merupakan bisnis yang mempertemukan orang secara langsung dalam jumlah
yang besar untuk berdiskusi mengenai suatu masalah, kasus, negosiasi, membangun hubungan
dan jaringan bisnis, meningkatkan performa baik individu ataupun perusahaan. Konferensi biasa
diselenggarakan dengan nama lain, seperti summit, assembly, convention, congress, briefing, dan
training. Konferensi merupakan event bisnis yang mengedepankan komunikasi baik komunikasi
internal (dalam bentuk pertemuan untuk penjualan, seminar, pelatihan, konferensi tahunan)
maupun komunikasi dengan audience seperti konferensi pers atau product launching.
d. Exhibition Eksibisi merupakan event yang tumbuh dan berkembang sangat cepat. Eksibisi biasanya
menampilkan beragam jenis produk perusahaan yang dihadiri oleh banyak pengunjung untuk

7. Term 2 Konsep Dasar Managemen Event by Saeful Anwar, M.Par
membeli produk. Event ini mempertemukan penyedia produk dan jasa dengan pembeli dalam
satu tempat. Tujuan dari eksibisi adalah untuk memperkenalkan produk baru perusahaan kepada
masyarakat luas. Dengan demikian dampak diselenggarakannya eksibisi adalah masyarakat
mengetahui produk baru perusahaan. Walaupun tujuannya hanya ingin memperkenalkan produk,
tapi perusahaan juga menghendaki adanya peningkatan penjualan pada perusahaan. Jenis
eksibisi menurut Any Noor (2013:23) terdiri dari: - Pameran dagang, bertujuan untuk
memperkenalkan produk-produk perdagangan pada masyarakat umum. Saat ini pameran.
Banyak perusahaan yang memperkenalkan produknya melalui pameran dan liputan khusus di
televisi, misalnya motor show, informasi produk layanan perbankan di televisi seperti welcome to
BCA. - Pameran dagang khusus dan ekshibisi, berisi pameran produk atau jasa untuk jenis
pengunjung tertentu dan dilakukan oleh event organizer yang sudah disewa. Misalnya World
Travel Market menyelenggarakan kegiatan yang mengkhususkan pada program pariwisata
Negara-negara di lima benua yang di fokuskan pada penjualan prooduk pariwisata diseluruh
dunia. - Eksibisi khusus, berupa pengenalan produk baru perusahaan. Dapat diselenggrakan di
dalam atau luar perusahaan seperti exhibition hall atau ballroom hotel. Biasanya pengunjung
hanya terdiri dari tamu undangan saja.
References
1. https://managementeventorganizer.wordpress.com/event-organizer/
2. http://managementevents.com
3. http://pengertianmanage-ment.blogspot.co.id/2014/08/pengertian-event-management.html?m=1
4. http://carlomeyners.blogspot.co.id/2014/07/makalah-event-organizer.html?m=1
5. https://id.wikipedia.org/wiki/Penyelenggara_acara
6. http://evioproductions.com/jenis-jenis-event-organizer/
7. https://petiusang.wordpress.com/category/artikel/event-organizer/
8. staffnew.uny.ac.id/upload/197912032015042001/pendidikan/MODUL%20MANAJEMEN%20EVENT.Chusnu
.pdf