1. TATA RUANG KANTOR
Pengertian dan Tujuan
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :
 Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan “Tata ruang kantor
adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci
dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak”.
 Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan “Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia”.
 Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak
yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para
karyawannya”.
Tujuan tataruang kantor tersebut adalah :
1. Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin.
2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar.
3. Segenap ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan.
4. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5. Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6. Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi atau instansi tersebut.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang
sunyi.
8. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan
lainnya.
9. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu bila diperlukan.
Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor
1. Asas mengenai jarak terpendek
Dalam asas ini suatu tataruang yang baik ialah tataruang yang memungkinkan proses
penyelenggaraan suatu pekerjaan dapat ditempuh dengan jarak sependek mungkin.

2. 2. Asas mengenai rangkaian kerja
Dalam asas ini tataruang yang baik ialah menempatkan para pegawai dan alat-alat
kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang
bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan daripada asas jarak terpendek. Jarak
terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan
proses penyelesaian pekerjaan tersebut. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa
bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai selesai, tidak ada gerak mundur atau
menyilang.Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis
lurus. Yang terpenting ialah proses itu selalu mengarah maju ke muka menuju ke
penyelesaian.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Suatu tataruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang
ada.Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang
yang vertikal ke atas maupun ke bawah sehingga kemungkinan ruang yang tidak terpakai itu
kecil.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Suatu tataruang yang baik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak
terlampau sukar atau tidak memakan biaya yang besar.
Prinsip Tata Ruang Kantor :
1. Menganalisis hubungan antara peraalatan, informasi, dan pegawai dalam arus kerja,
2. Mengondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan meminimalisir
kemungkinan terjadinya crisscossing dan backtracking,
3. Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus ditempatkan dalam
area yang berdekatan,
4. Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus ditempatkan berdekatan
dengan pintu masuk kantor,
5. Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsenterasi harus ditempatkan di ruang
kerja yang suasananya lebih tenang,
6. Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan, dan peralatan khusus
yang diperlukan masing-masing individu,
7. Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan,
8. Lorong ahrus nyaman dan lebaruntuk mengantisipasi pergerakan yang efisien dari pekerja,
9. Pertimbangan keamanan harus diberikan prioritas tinggi,
10. Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil yang tertutup,
11. Provisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban dan kontrol suara,
12. Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang,
13. Pekerjaan harus datang pada pegawai, bukan sebaliknya.

3. Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor
1. Tataruang Kantor Terbuka
Ruang pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa
adanya sekat pemisah.
Keuntungannya:
1. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
2. Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
3. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus
mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
4. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
5. Mudah merubah ruangan.
6. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat
dan luwes.
7. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya,
karena ruangan terbatas.
Kelemahannya:
1. Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
2. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
3. Pekerja akan kehilangan kepribadian.
4. Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
menggangu yang lain.
5. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya
yang membutuhkan ketenangan.
6. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.
2. Tata Ruang Kantor Tertutup
Susunan tataruang ini dibagi dalam kamar-kamar atau ruangan terpisah.Kamar atau
ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi atau
bagian.
Keuntungannya:
1. Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
2. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
3. Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
4. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh
kegiatan para karyawan.
Kelemahannya:
1. Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.Cahaya sulit masuk dan
udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

4. 2. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit
dilakukan dan sulit merubah ruangan.
3. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai
proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.
3. Tata Ruang Kantor Gabungan
Kombinasi antara tataruang terbuka dan tertutup.Untuk tetap menjaga wibawa
pimpinan maka dibuatlah satu ruang kerja untuk seorang pimpinan.Adapun para pegawai
ditempatkan dalam satu ruang kerja sehingga sistem pengawasan lebih mudah untuk
dilakukan.
4. Lingkungan Fisik Kantor
Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor
adalah lokasi. Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor
lingkungan, apabila kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat
maka kantor tersebut tidak dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula
faktor lain yang harus diperhatikan, diantaranya:
o Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
o Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
o Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
o Udara yang bersih dan segar.
o Ongkos pemeliharaan yang rendah.Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
Faktor-faktor yang mempengaruhi Tata Ruang Kantor
 Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah
efisiensi kerja para pegawai. Karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit
membuat kesalahan, dan matanya tidak lekas menjadi lelah.Banyak ketidakberesan pekerjaan
tatausaha disebabkan oleh penerangan yang buruk, misalnya ruangan terlampau gelap atau
pegawai-pegawai harus bekerja dibawah penerangan yang menyilaukan.
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
o Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
o Kualitas pekerjaan lebih baik.
o Kesalahan-kesalahan berkurang.
o Semangat kerja pegawai lebih baik.
o Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
o Prestise lebih baik untuk perusahaan.

5.  Warna
Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk
memperbesar efisiensi kerja para pegawai. Khususnya warna akan mempengaruhi keadaan
jiwa mereka. Dengan memakai warna yang tepat pada dinding ruangan dan alat-alat lainya,
kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai akan terpelihara. Selain itu warna yang
tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebihan.
Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu :
o Merah : warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja.
o Kuning : warna yang menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan saraf,
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.
o Biru : warna adem yang menggambarkan keluasan dan ketentraman.
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
o Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
o Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
o Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
o Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
o Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
 Udara
Mengenai faktor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap
air pada udara itu. Adapun untuk mengatasi suhu udara dapat dilakukan dengan :
o Memasang AC (AirConditioning)
o Membuat ventilasi udara
o Pakaian kerja dari bahan dingin dan mudah menyerap keringat.
Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-
keuntungan, diantaranya:
o Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
o Produktivitas kerja yang lebih tinggi
o Kualitas pekerjaan yang lebih baik
o Semangat kerja yang lebih tinggi
o Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
o Kesan yang lebih baik dari para tamu
 Suara
Ruangan kantor sejauh mungkin dijauhkan dari sumber kebisingan.
Dengan suara gaduh berakibat pada:
o Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
o Kesulitan mengadakan konsentrasi
o Kesalahan yang lebih banyak
o Kelelahan yang bertambah

6. o Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai,
hendaknya diperhatikan hal berikut:
 Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
 Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
 Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
 Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak
banyak meneruskan suara.
Pedoman Penyusunan Tata Ruang Kantor
1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama.
2. Pada tata ruang terbuka, susunanan meja-meja kerja dapat terdiri dari beberapa baris.
3. Diantara beberapa baris disediakan (lorong ) untuk lalu lintas pegawai yang lebarnya 80 cm.
Bila ruangan itu cukup luas, disediakan lorong utama yang lebarnya 120 cm.
4. Jarak antara meja dimuka dengan meja dibelakangnya disediakan jarak 80 cm.
5. Menempatkan meja pimpinan didepan para pegawai adalah cara yang selama ini dipakai di
Indonesia, agar pimpinan dapat mengawasi staf dengan baik. Atau sebaliknya, dengan
maksud agar pegawai tidak tertekan karena merasa diawasi.
6. Pada tata ruang terbuka dimana ditempatkan beberapa unit kerja, kepada masing-masing unit
harus berdekatan dengan kelompok pegawainya.
7. Bagi pimpinan yang sifatnya kerjaannya, sering membahas pekerjaan-pekerjaan yang
sifatnya rahasia, sering menerima tamu, perlu dibuatkan ruangan tersendiri dilengkapi
dengan meja pertemuan dan ruangan tamu. Ruangan ini disebut kantor pribadi. Ukuran
kantor peribadi disesuikan dengan kebutuhan, tetapi paling kecil berukuran 2,5 m x 3,5 m. 8)
8. Pegawai yang mengerjakan pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-angka, menggambar,
dan harus disediakan ruangan dengan penerangan yang cukup.
9. Pegawai yang melakukan pekerjaan yang mempunyai resiko tinggi, misalnya kasir, harus
ditempatkan diruangan yang aman.
10. Pegawai yang tugasnya mengadakan hubungan dengan pihak luar, harus ditempatkan
dibidang ruangan dekat pintu.
11. Pegawai yang tugasnya berhubungan dengan lemari, rak-rak atau filling tempat surat, harus
ditempatkan berdekatan dengan peralatan tersebut, contoh petugas arsip/arsiparis
ditempatkan tidak jauh dari tempat bekerja.
12. Alat-alat yang menimbulkan suara, sebaiknya, ditempatkan diruangan tersendiri.Bila hal ini
tidak memungkinkan, alat-alat tersebut ditempatkan didekat jendela agar sebagian suaranya
terbuang keluar.
13. Lemari yang berat atau lemari besi, sebaiknya ditempatkan menempel ketembok atau tiang
agar dapat menyangga.

7. Langkah-Langkah Merancang Tata Ruang Kantor
1. Langkah pertama adalah mempelajari jenis-jenis pekerjaan yang akan dilakukan dalam
ruanganitu, dan prosedur dalam pekerjaan tersebut. Dengan cara ini akan dapat diketahui
urutan-urutanpelaksanaan pekerjaan mulai langkah pertama pekerjaan itu dilakukan sampai
pekerjaan itu selesai.Dari urutan-urutan pelaksanaan pekerjaan itu dapat diketahui juga
jumlah pegawai yang diperlukandan sekaligus dapat diketahui jumlah meja kerja yang
diperlukan.
2. Bedasarkan hasil kajian tentang prosedur penyelesaian pekerjaan, maka langkah selanjutnya,
yaitu membuat denah ruangan yang akan ditata sekaligus ditata dengan skala tertentu. Pada
denahini harus dicantumkan juga dimana letak pintu, jendela, tiang, tangga, penerangan, air
conditioning(AC), dan sebagainya.
3. Setelah diketahui semua, untuk menentukan letak meja-meja kerja dan peralatan lainya
secarabaik, terlebih dahulu harus dibuat guntingguntingan kertas/karton dengan skala tertentu
yangmenggambarkan luas meja, kursi, lemari dan perlengkapan lainnya.
4. Selanjutnya tata ruang dirancang dengan cara menjejerkan guntinganguntingan kertas
tersebutpada denah ruangan. Guntingan-guntingan kertas/karton itu sedemikian rupa
hinggamenggambarkan susunan yang paling baik yaitu semua syarat-syarat dalam teknik tata
ruang sepertidiuraikan diatas udah dipenuhi, dan disesuaikan dengan arus pekerjaan yang
harus dilaksanakan.Setelah susunan terbaik dapat diketahui, kemudian gunting-gunting kertas
itu di rekatkankepadadenah ruangan.Rancangan ini merupakan pola bagi langkah berikutnya.
5. Selanjutnya anda menempatkan meja-meja kerja dan peralatan lainnya, tinggal
menempatkanperalatan tersebut dengan berpedoman kepada rancangan/pola yang
sudah dibuat
Merancang Tata Ruang Kantor Berbagai Macam Bentuk
Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a. Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b. Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c. Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d. Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan
tersebut.
e. Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f. Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.
g. Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan
ruangan.