Materi KD. 3.5 Menerapkan Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar dan KD 4.5 Melakukan Prosedur Pencatatan Surat/Dokumen Masuk Dan Keluar, Mata Pelajaran Administrasi Umum Kelas XII TKJ

1. INDAH MAWARNI, SE., MM.
KD 3.5 Menerapkan Prosedur Pe
ncatatan Surat/Dokumen Masuk
Dan Keluar
KD 4.5 Melakukan Prosedur Penc
atatan Surat/Dokumen Masuk D
an Keluar
ADMINISTRASI UMUM
KELAS XI I TKJ

3.  Surat masuk adalah surat-surat yang diterima
oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal
dari seseorang atau dari suatu organisasi
 Surat keluar adalah surat-surat yang
dikeluarkan / dibuat suatu organisasi /
perusahaan maupun kelompok

4. Dalam penyelenggaraan kegiatan
administrasi, ada dua pola yang
digunakan, yaitu :
• Pola Sentralisasi
• Pola Desentralisasi

5. • Pola Sentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan
secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha
atau sekretariat dalam kantor yang
bertugas menangani surat keluar/masuk.
• Pola ini banyak dipakai pada lembaga
pemerintahan atau BUMN

6.  Pola Desentralisasi merupakan pola
penanganan berkas yang dilakukan
disetiap bagian dari unit yang ada pada
kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha
atau sekretaris di lingkungan kantor ini.
Semua kegiatan administrasi dilakukan
oleh seorang sekretaris pada unit masing-
masing.
 Pola ini banyak di anut oleh perusahaan
swasta

7.  Baki Surat (Tray)
 Buku Agenda surat masuk dan keluar
 Kartu kendali, lembar pengantar surat
masuk dan rahasia
 Secretaries Desk File (Odner)
 Alat tulis
 Kertas dan amplop
 Alat pembuka surat
 Stempel
 Formulir tanda terima/buku ekspedisi
 Lembar disposisi

8.  Baki Surat (Tray) berguna sebagai tempat dari berkas
surat yang ada.
 Buku Agenda surat masuk dan keluar
digunakan untuk pengurusan surat jika
memakai sistem buku agenda yaitu mencatat
data surat yang masuk dan keluar
 Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk
dan rahasia digunakan untuk pengurusan surat
jika memakai sistem kartu kendali yaitu
mencatat data surat yang masuk dan keluar
 Secretaries Desk File (Odner) berguna untuk
pengumpulan map dengan kode dan kalsifikasi
pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang
ditangani

9.  Alat tulis seperti pulpen, pensil, penggaris,
kertas catatan, stapler, dan penjepit kertas
 Kertas dan amplop untuk membuat surat dan
sebagai tempat surat sebelum di kirim
 Alat pembuka surat seperti pisau atau
gunting
 Stempel gunanya untuk mensahkan sebuah
surat dan dokumen
 Formulir tanda terima/buku ekspedisi
digunakan pada pola desentralisasi dan buku
ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi
 Lembar disposisi digunakan untuk mencatat
instruksi dari pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut dari surat yang diterima
dari pihak lain. Digunakan pada pola
sentralisasi. Pada pola desentralisasi, disposisi
langsung pada suratnya

10.  Sistem Buku Agenda (Sistem
Tradisional)
 Sistem Kartu Kendali (Sistem pola
Modern)
 Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan
di lingkungan TNI

11.  Hal ini merupakan kekurangan dari sistem tsb,
karena apabila dalam satu hari harus mencatat
surat dalam jumlah yang sangat banyak yang
jumlahya mencapai ratusan bahkan bisa ribuan
Sistem buku agenda yaitu sistem yang
pertama kali muncul yaitu
sezak pemerintahan Hindia Belanda
dimana pencatatan hanya bisa dilakukan
oleh satu orang saja.

12. • Sistem kartu kendali merupakan sistem yang
diciptakan untuk mengatasi kekurangan yang ada
pada sistem buku agenda, dimana pada sistem
buku agenda sistem pencatatan hanya bisa
dilakukan oleh satu orang saja.
• Hal ini tentunya akan memakan waktu yang lama
dalam pencatatannya apabila dalam satu hari
suatu kantor harus mencatat surat dalam jumlah
yang sangat banyak hingga mencapai ratusan
bahkan ribuan.
• Jika menggunakan sistem kartu kendali hal ini
bisa dilakukan oleh beberapa orang sekaligus,
sehingga dapat mempercepat dalam penanganan
surat, dan pelayanan kepada masyarakat pun akan
semakin cepat.

13.  Penerimaan Surat
 Penyortiran Surat
 Pencatatan Surat
 Pengarahan Surat
 Penyampaian Surat
 Penyimpanan Surat

14.  Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
 Meneliti ketepatan alamat
 Menandatangani bukti penerimaan bahwa
surat telah diterima

15.  Memisahkan surat kedalam
surat dinas (biasa, penting,
rahasia) maupun surat pribadi

16.  Membaca surat (dinas, biasa, penting)
 Memeriksa lampiran-lampiran
 Membubuhkan stempel Agenda
 Mencatat surat dalam Buku Agenda Masuk

17. Tanggal Diterima : 5 Januari 2009
No. Agenda : 2
Tanggal Diteruskan: 5 Januari 2009
Tanda Tangan : (diisi dengan tanda tangan
agendaris)

18.  Buku Agenda Surat Masuk
 Buku Agenda Verbal (Surat
keluar)
 Buku Agenda Berpasangan

19.  Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat masuk yang diterima.
Contoh :
No
Tanggal
Terima
Terima Dari
Tanggal dan
No. Surat
Perihal Lampiran
Diteruskan
Kepada
Keterangan
PT. Sejahtera 2 Januari 2009
Jl. Raya Bogor, 002/A/I/09
KM.29 Jakarta
Bank BCA 9 Januari 2009
Jl. Margonda Raya,12/U/I/09
Depok
Pesanan 1 lembar
Direktur
Pemasaran
-
2
10 Januari
2009
Penawaran
Layanan
1 Berkas
Kepala
Bagian
Keuangan
Brosur
1 5 Januari 2009

20.  Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
 Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor Pajak
Jl. TMP Kalibata
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,
Jl. Raya Bogor,
KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan dengan
surat masuk
No.002/A/I/09
1 001/B/I/09

21.  Buku ini digunakan untuk mencatat semua
surat yang masuk maupun surat keluar yang
digabungkan menjadi satu
 Contoh :
No
Tanggal
Terima/Kirim
Tanggal dan
Nomor Surat
M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Keterangan
2 Januari 2009 PT. Sejahtera
002/A/I/09 Jl. Raya Bogor, 1 Lembar
KM. 29 Jakarta
6 Januari 2009 Kantor Pajak,
001/B/I/09 Jl. TMP Kalibata, -
Jakarta
1 5 Januari 2009
2 6 Januari 2009 NPWP -K
M Pesanan -

22.  Pengarahan surat adalah menentukan
siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan
permasalahan surat.
 Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, karena dia yang bertanggung
jawab thd penanganan surat
 Pimpinan dapat menuliskan instruksinya
pada lembar disposisi, dan menuliskan
siapa yang harus memproses surat
tersebut.

23.  Lembar Disposisi adalah lembar isian
untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut
dari surat yang diterima dari pihak lain.

24. DISPOSISI
Indeks : Sejahtera, PT Rahasia :
Penting :√
Biasa :
Kode : Se Tgl Penyelesaian : 6 Januari 2009
Tgl/No : 2 Januari 2009/002/B/I/09
Asal : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM. 29, Jakarta
Isi Ringkas : Pesanan alat-alat elektronik
Instruksi : Diteruskan kepada :
1. Ardian, Se
Segera proses !
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali :
Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 15 Januari 2009
Diisi oleh
Sekretaris
Diisi oleh
Pimpinan
Diisi oleh
Sekretaris

25.  Menyampaikan surat kepada pejabat /
karyawan berdasarkan disposisi pimpinan,
dan mencatat dalam buku Ekspedisi Intern
 Ada 2 macam buku Ekspedisi, yaitu :
1. Buku Ekspedisi intern
2. Buku Ekspedisi Ekstern

26.  Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat
yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.

27.  Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang
digunakan untuk mencatat penyampaian /
pengiriman / distribusi surat kepada pihak lain
dari luar organisasi / perusahaan.

28. No Tanggal Kirin
Tanggal dan
NomorSurat
Perihal
Ditujukan
kepada
Nama
Penerima
TandaTangan
2Januari 2009
002/B/I/09 Ardian, Se MetyPesanan
(Tandatagan
penerima)
1 6Januari 2009

29.  Menyimpan surat dengan menggunakan
sistem tertentu seperti Sistem Abjad, sistem
Subjek, Sistem Wilayah, Sistem Tanggal, Sistem
Nomor.

30.  Definisi Kartu kendali adalah
lembar isian untuk
pencatatan, penyampaian,
dan penyimpanan surat,
sehingga bila diperlukan
dapat ditemukan kembali
dengan mudah.

31.  Sebagai alat pengendali surat masuk
dan surat keluar
 Sebagai alat pelacak surat
 Sebagai arsip pengganti bagi surat-
surat yang masih dalam proses
 Sebagai pengganti buku agenda dan
ekspedisi

32.  Lebih Efisien
 Dapat membedakan sifat surat (penting,
biasa, dan rahasia) karena lembarannya
berbeda
 Menghilangkan pencatatan yang berulang
 Mudah melacak lokasi surat yang sedang
diproses
 Memudahkan penyusunan arsip
 Memudahkan inventarisasi dan penilaian
arsip

33.  Jika Surat tersebut hilang atau terlambat akan
mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang
bersangkutan
 Surat tersebut mempunyai proses lanjutan
yang segera harus dilaksanakan
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut tidak terdapat pada surat lain,
sehingga kalau informasi tidak sampai
kepada pimpinan atau unit pengolah akan
menimbulkan kesulitan

34.  Kalau surat tersebut hilang atau terlambat
tidak akan menimbulkan kesulitan bagi
instansi yang bersangkutan
 Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya
 Informasi yang terkandung dalam surat
tersebut terdapat pula dalam surat lain.

35.  Surat bersampul lebih dari sampul surat
 Pada sampul surat terdapat kode RHS atau
SRHS

36. • Penerimaan Surat
• Pencatatan Surat
• Pengarahan atau pengendali surat
• Penyampaian surat ke unit pengolah
• Penyimpanan atau penataan arsip

37.  Menerima Surat masuk dari instansi lain dan
menandatangani surat pengantarnya, serta
membubuhi cap tanggal pada sampul surat
 Menyortir surat masuk tersebut berdasarkan
tanda yang terdapat pada sampul antara lain
surat kilat, surat segera, surat pribadi, surat
salah alamat, surat rahasia
 Menyerahkan surat tersebut kepada pencatat
surat
 Menerima surat keluar dari instansi sendiri
untuk dikirimkan melalui pos atau kurir

38.  Surat yang diterima oleh pencatat surat dinilai
dengan 3 kategori yaitu : surat penting, biasa
dan rahasia
 Untuk surat penting maka dicatat dengan
menggunakan kartu kendali
 Untuk surat biasa menggunakan lembar
pengantar surat biasa
 Untuk surat rahasia menggunakan lembar
pengantar surat rahasia

39.  Mencatat surat penting menggunakan kartu
kendali, surat biasa dengan lembar pengatar
surat biasa, surat rahasia dengan
menggunakan surat rahasia
 Menyatukan kartu kendali dengan surat
menggunakan paper clip dan meneruskan ke
pengarah surat

40. Tgl : 5 Januari 2009
No. Urut : 1 M/K : M Kode : Se
Isi Ringkas : Pesanan barang
10 Unit Komputer Merek Toshiba
10 Unit Laptop Merek Toshiba
Lampiran : 1 lembar Tgl Surat : 2 Januari 2009 No. Surat : 02/A/I09
Dari : PT Sejahtera, Jl. Raya Bogor, KM 29 Jakarta
Kepada : PT Genta Nusa, Jl. Arteri Pondok Indah No.5 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemsaran Paraf : -
Catatan : -
Indeks : Sejahtera, PT

41.  Kolom Indeks
Pada umumnya yang menggunakan kartu kendali
adalah kantor yang volume suratnya banyak.
Untuk kantor yang demikian akan lebih cocok
menggunakan sistem subjek yaitu diisi dengan
masalah surat
 Kolom Tgl, No. Urut, M/K
Di isi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
M = untuk surat masuk, K = Keluar
 Kolom Kode
Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan
indeks yang digunakan

42.  Kolom Isi Ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat
 Kolom Lampiran
Diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang
terdapat pada surat tersebut
 Kolom Dari
Diisi dari instansi mana surat itu berasal
 Kolom Kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
 Kolom Tanggal surat
Diisi dengan tanggal surat masuk/keluar tersebut

43.  Kolom Nomor Surat
Diisi dengan nomor surat masuk /keluar tersebut
 Kolom Pengolah
Diisi dengan unit kerja di instansi yang
bersangkutan yang akan menangani surat
tersebut

44.  Kolom Paraf
Yang menerima surat harus memberikan
parafnya sebagai tanda bahwa surat sudah
diterima. Jadi dalam sistem kartu kendali tidak
perlu lagi menggunakan buku ekspedisi karena
kartu kendali dapat berfungsi juga sebagai buku
ekspedisi
 Kolom Catatan diisi apakah ada lampiran atau
tidak.

45.  Menerima surat yang telah dilampiri tiga
lembar kartu kendali
 Menentukan arah surat, kepada siapa atau
ke unit mana surat diteruskan

46.  Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah
pda kartu kendali
 Mengambil kartu kendali 1 (putih) dan
disimpan di kotak kartu kendali yang
berfungsi sebagai alat pengendali surat dan
setelah 1 tahun di jilid
 Meneruskan kartu kendali 2 dan 3 kepada unit
pengolah

47.  Unit Pengolah terdiri dari bagian-bagian
berikut :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
2. Pimpinan Unit Pengolah
3. Pelaksana

48.  Menerima surat dan kartu kendali 2 dan 3 serta
memarafnya sebagai bukti bahwa surat telah
diterima
 Mengembalikan kartu kendali 2 kepada
pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip (arsiparis), kartu kendali 3 tetap
melekat pada surat

49.  Membuat 2 lembar disposisi, kemudian melampirkan
surat berikut lembar disposisi 1 dan 2 untuk
disampaikan kepada pimpinan unit pengolah
 Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar
disposisi 1 dan 2 yang telah di isi oleh pimpinan unit
pengolah
 Menyimpan kartu kendali 3 dan meneruskan surat
berikut dengan lembar disposisi kepada pelaksana
sesuai instruksi yang ada didisposisi

50.  Menerima surat dan lembar disposisi 1 kembali
dari pelaksana, jika surat tersebut telah selesai
diproses, untuk kemudian disimpan berapa
lama. Jika surat tersebut sudah menurun nilai
gunanya (in-aktif), maka surat berikut kartu
kendali 3 diserahkan kepada penata arsip dan
ditukar dengan kartu kendali 2, sebagai bukti
bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh
penata arsip

51.  Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar
disposisi 1 dan 2 dari TU Unit Pengolah
 Mengisi lembar disposisi untuk
menindaklanjuti surat yang masuk
 Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3,
dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU Unit
pengolah

52.  Menerima surat berikut lembar disposisi 1
pimpinan dari tata usaha unit pengolah
 Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis
di lembar disposisi
 Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1
kepada tata usaha unit pengolah jika surat
selesai diproses/ditindaklanjuti

53.  Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf
tata usaha unit pengolah dan disimpan dikotak
kartu kendali sebagai bukti bahwa surat
sedang diproses di unit pengolah.
 Menerima surat yang sudah selesai diproses
oleh unit pengolah dan menukar kartu kendali
2 dengan kartu kendali 3
 Menyimpan surat dengan menggunakan
sistem tertentu

54. Penerima
Surat
Pencatat
Surat
Pengarah
Surat
Penata Arsip TU/Sekretaris Pimpinan Pelaksana
1 2 3 4 5
6
8
7
Catatan :
KK = Kartu Kendali
LD = Lembar Disposisi
Unit Kearsipan Unit Pengolah
KK 1
KK 2
KK 3
KK 1
KK 2
KK 3
Kotak
KK 1
KK 2
KK 3
LD 1
LD 2
Kotak
KK 2
Kotak
KK 3 dan
LD 2
KK 3
LD 1
LD 2
LD 1
LD 1

55. 1. Petugas Pos/kurir menyerahkan surat kepada
penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada
pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam
KK rangkap 3
3. Pencatat surat menyerahkan surat beserta 3
lembar KK kepada Pengarah Surat untuk
diperiksa

56. 4. Pengarah Surat memeriksa pengisian KK,
menyimpan KK1 sebagai kartu kontrol, dan
menyerahkan surat, beserta KK2 dan KK3 kepada
unit pengolah melalui TU unit
pengolah/Sekretaris
5. TU Unit pengolah/Sekretaris memberi paraf
pada kolom pengolah kemudoan menyerahkan
surat, KK3, dan 2 LD kpd pimpinan.Jika sudah,
KK3 dan LD2 disimpan, surat dan LD1
diserahkan kepada Pelaksana sesuai dengan
disposisi pimpinan

57. 6. TU Unit pengolah mengembalikan KK2 kepada
Pengarah Surat untuk selanjutnya diteruskan
kepada penata arsip.
7. Jika Pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai
dengan disposisi pimpinan, surat dan LD1
diserahkan kepada TU/Sekretaris untuk
disimpan.
8. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-
aktif, surat dan KK3 ditukar dengan KK2 pada
penata arsip

58.  Tidak perlu dicatat dalam kartu kendali
 Menggunakan lembar pengantar surat biasa
 Alur kerja pendek
 Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke
unit pengolah, dpaat ditunggu 1-2 hari
lamanya

59.  Pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk
beberapa surat dalam 1 lembar pengatar surat
biasa
 Penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan
cukup disimpan di unit pengolah saja
 Tidak perlu diserahkan ke penata arsip
 Penghapusan arsip dilakukan di unit pengolah

60. LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 5 Januari 2009 10.00 WIB
No. Urut
1
2
3
Jumlah : 3 Surat
Tanggal : 5 Januari Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD
Jakarta Gd. Diklat
Jl. MT. Haryono 2/AD/I/09 1 - 10 Feb 2009
Depnaker 2 Januari 2009 Diklat Pegawai 10 orang
No.3, Bogor
Griya Bilabong Permai
Rizki Amalia 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Sekretaris
Jakarta
Jl. Raya Pejaten, No. 102
Gita Gustriani 3 Januari 2009 Lamaran Kerja Resepsionis
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan

61.  Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari,
setelah banyak baru dicatat dalam lembar
pengantar surat biasa rangkap 2

62.  Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut
disampaikan ke unit pengolah bersama lembar
pengantarnya
 Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar
pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pencatat

63. Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2
LP 1
LP 2
LP 2LP 1

64.  Hanya pimpinan yang boleh membaca
surat
 Penyampaian surat kepada pimpinan
dalam keadaan tertutup atau masih
bersampul

65. LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
Bagian Kepegawaian 20 Februari 2009 10.20 WIB
No. Urut
3
Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
Depnaker 19 Februari 2009 Daftar Nama Diklat 10 orang
Jl. MT. Haryono 135/NAD/I/09
Jakarta
Jumlah : 1 Surat
Tanggal : 20 Februari 2009 Pukul : 10.30
Diterima : Donita TTD

66.  Surat rahasia diterima oleh
penerima surat dan menyerahkan
kepada pencatat surat
 Pencatat mencatat surat tanpa membuka
sampul kedalam lembar pengatar surat
rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan
kepada pengarah surat

67.  Pengarah surat memeriksa pengisian lembar
pengantar dan meneruskan kepada
pimpinan unit pengolah
 Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada
lembar pengatar 1 dan 2
 Pimpinan unit pengolah menyimpan surat
dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1
dikembalikan kepada pengarah surat untuk
diteruskan kepada penata arsip

68. Penerima Surat Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Catatan :
LP = Lembar Pengantar
Unit Kearsipan
Unit Pengolah
LP 1
LP 2
LP 1
LP 2
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2

69.  Surat Keluar dapat disebabkan tiga faktor antara
lain sebagai berikut :
1. Surat keluar merupakan jawaban dari adanya
surat masuk yang diterima
2. Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya
kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat
surat undangan rapat
3. Surat keluar memberikan informasi, misalnya
surat pemberitahuan, surat edaran

70. 1. Pembuatan konsep
2. Persetujuan konsep
3. Pencatatan surat
4. Pengetikan konsep surat
5. Pemeriksaan pengetikan
6. Penandatanganan surat
7. Pemberian Cap Dinas
8. Melipat Surat
9. Penyampulan surat
10. Pengiriman surat
11. Penyimpanan surat

71.  Dilakukan oleh pimpinan yang
menantangani surat pada lembaran konsep
surat
 Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh
Sekretaris/asisten
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
a. Sentralisasi
b. Desentralisasi

72. 1. Atasan atau pimpinan
 Konsep dibuat dan diketik sendiri secara
lengkap. Biasanya untuk surat rahasia
 Konsep dibuat sendiri dan diserahkan
kepada juru tik
 Konsep dibuat secara garis besar,
diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris
 Konsep didiktekan langsung kepada
sekretaris atau pembantunya

73. 2. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
 Pimpinan dapat menunjuk
langsung orang yang dipercaya
untuk membuat konsep surat

74. Nomor : '003/B/I/09 Alamat yang dituju :
Lampiran : - Kepada
Hal : Konfirmasi Surat Lamaran Yth. Gita Gustriani
Jl. Raya Pejaten No.102 Jakarta
Isi Surat :
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat lamaran Saudara tanggal 3 Januari 2009 yang mengajukan permohonan kerja untuk posisi
reseptionis, maka dengan ini kami berikan tanggapan sebagai berikut.
1 Kami sangat berterima kasih kepada Saudara yang bermaksud bekerja di perusahaan kami, namun dengan sangat
menyesal kami belum bisa memenuhi permohonan Saudara tersebut, karena posisi untuk jabatan tersebut telah
terisi sejak beberapa waktu lalu
2 Surat lamaran Saudara akan kami simpan dalam dokumen kami, dan jika dikemudian hari tersedia posisi untuk
jabatan tersebut atau posisi lainnya, Saudara akan menjadi perhatian kami untuk ikut serta dalam proses rekuritmen.
Demikian surat ini kami sampaikan, dengan harapan Saudara segera mendapatkan apa yang diinginkan. Atas perhatian
Saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Kepala Bagian Kepegawaian
M. Aryo Wibisono, SH
Disusun oleh : Adinda Nur Aisyah Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Disetujui oleh : M. Aryo Wibisono Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Dikirim oleh : Teguh Arifianto Tgl 5 Januari 2009 Paraf ………………………
Keterangan : ………………………………………………………………………

75.  Tujuan dari persetujuan konsep surat adalah
memeriksa apakah konsep surat tersebut
sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau
dikoreksi
 Bila konsep surat sudah mendapat persetujuan
dari pimpinan maka pimpinan akan
memberikan tanda/paraf (acc) pada konsep
tsb.

76.  Konsep surat yang sudah di acc oleh pimpinan
selanjutnya akan di catat ke dalam buku
agenda surat keluar untuk diregistrasi atau
didaftarkan
 Tujuannya untuk mendapatkan nomor surat
yang berlaku di kantor tsb.

77.  Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang
dibuat dan dikirimkan kepada pihak lain.
 Contoh :
No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirimkan Kepada Perihal Lampiran Keterangan
6 Januari 2009 Kantor Pajak
Jl. TMP Kalibata
Jakarta
6 Januari 2009 PT. Sejahtera,
Jl. Raya Bogor,
KM.29, Jakarta
NPWP - -
2 002/A/I/09
Pengiriman
Barang
1 Berkas
Berhubungan dengan
surat masuk
No.002/A/I/09
1 001/B/I/09

78.  Konsep surat yang telah di acc dan telah
mendapatkan nomor surat untuk selanjutnya
akan diketik dengan rapi

79. 5. Pemeriksaan pengetikan
 Konsep surat yang telah diketik dan dipri
nt, konseptor harus memeriksa juga penge
tikan tersebut, sehingga benar-benar sesua
i dengan konsepnya dengan memberi para
f menggunakan pensil pertanda sesuai de
ngan konsep

80.  Pejabat yang berwenang atau bertanggung
jawab terhadap surat tersebut dan
membubuhkan tanda tangan di atas nama
terang

81. 7. Pemberian Cap Dinas
 Arti stempel pada surat yaitu sebagai tand
a syahnya surat.
 Pemberian stempel dinas dibubuhkan dise
belah kiri tanda tangan dengan menyingg
ung sedikit dari tanda tangan tersebut

82. Tata cara melipat surat :
1. Berdasarkan tradisi, ada 2 macam lipatan :
 Lipatan Prancis = mulanya dipakai oleh
orang Prancis terutama dikalangan raja-raja.
Sekarang dipakai dikalangan dunia usaha
 Lipatan Baron = banyak dipakai di Inggris,
sekarang banyak dipakai untuk surat dinas
yang memakai sampul panjang

83. 2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga
bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian luar
lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan
baku. Bedanya terletak pada kertas bagian atas
dilipat lebih kecil dengan tujuan utk
menampakkan bagian kepala surat

84. 2. Berdasarkan lipatan teknis
* Lipatan Baku = melipat kertas surat menjadi tiga
bagian yang sama.
• Lipatan Akordion = variasi dari lipatan baku
bedanya terletak pada ujung atas dan ujung
bawah surat yang diletakkan pada bagian luar
lipatan(lebih mudah dibuka)
• Lipatan baku rendah = sama dengan lipatan
baku. Bedanya terletak pada kertas bagian atas
dilipat lebih kecil dengan tujuan utk
menampakkan bagian kepala surat

85.  Lipatan Akordian rendah = sama dengan lipatan
akordion, bedanya terletak pada lipatan kertas
bagian atas yang hanya dilipat setengahnya dari
lipatan yang dibuat pada jenis akordion dengan
tujuan untuk memisahkan bagian kepala surat dari
tubuh surat
 Lipatan ganda sejajar = dengan cara melipat kertas
menjadi 2 bagian yang sama panjang
 Lipatan Tunggal = Lipatan tunggal kertas hanya
dilipat satu kali, biasanya pada kertas ukuran folio
atau kuarto, tetapi sampul suratnya berukuran
besar.

86. Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Gunakan kop surat juga untuk sampul surat
2. Cantumkan nomor surat bila diperlukan
3. Jika sampul tidak menggunakan kop surat,
harus dibubuhkan stempel pada sampul
disebelah kiri
4. Perangko secukupnya

87. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam
menggunakan jasa pengiriman surat :
1. Jenis surat
2. Informasi yang tercantum dalam surat
3. Tujuan/alamat surat
4. Volume/banyaknya surat

88. Pengiriman surat dapat dilakukan dengan
empat cara :
1. Kurir
2. Melalui Pos
3. Melalu perusahaan Jasa (DHL, TIKI, FEDEX)
4. Melalui Internet (Email)

89.  Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang
dituju
 Sedangkan tembusan atau lembar ke-2
disimpan sebagai arsip.
 Penyimpanan dilakukan menggunakan sistem
penyimpanan (Misalnya Sistem abjad, sistem
subjek, sistem tanggal, sistem nomor)

90. a. Unit Pengolah
1) Surat keluar berasal dari unit pengolah.
2) Pencatatan kartu kendali dapat dilakukan di
unit kearsipan dapat juga dilakukan di unit
pengolah asalkan KK 1 dan 2 diserahkan ke
unit kearsipan, sehingga unit kerasipan
mengetahui apa yang telah diproses di unit
pengolah.

91. 3) TU Unit pengolah mengisi 3 kartu kendali,
setelah itu surat asli beserta tembusannya dan
KK 1 dan 2 diteruskan ke unit kearsipan
4) KK 3 disimpan di unit pengolah.
5) Tembusan yang telah diproses di pencatat
surat, selanjutnya disimpan di unit pengolah

92.  Tugas Pencatatan Surat :
• Menerima surat berserta tembusannya
dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah
• Memberikan stempel pada surat

93. • KK 1 diteruskan ke pengarah surat untuk
disimpan dan sebagai kartu kontrol
• Memberikan paraf pada KK 2, kemudian
mengembalikan KK 3 dan tembusan kepada unit
pengolah
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi
untuk dikirimkan kepada alamat instansi

94.  Tugas pengarah surat dalam menangani surat
keluar adalah :
Menerima KK 1 dari pencatat surat dan
menyimpannya kedalam kotak KK sebagai
Kartu Kontrol

95.  Tugas penata arsip adalah menerima KK2
dari unit pengolah dan menyimpannya
dalam kotak KK sebagai pengganti arsip
yang ada pada unit pengolah.
 Jika arsip yang berada di unit pengolah
sudah in-aktif, KK 2 di penata arsip ditukar
dengan KK3 dan tembusan di unit pengolah

96. Tugasnya menerima surat-surat yang akan
dikirim kepada pihak lain dan
mengirimkannya dengan cara-cara tertentu
yang telah menjadi aturan kantor

97. No Sistem BukuAgenda Sistem KartuKendali
1 Sistem pola lama Sistem pola baru
2 Pencatatan menggunakan buku agenda
Pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar
pengatar
3
Penyampaian surat menggunakan buku
ekspedisi
Penyampaian surat menggunakan kartu kendali
4
Pencatatan hanya bisa dilakuak satu orang
karena hanya menggunakan satu buku
yang sama
Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang
dalam waktu yang bersamaan karena
menggunakan lembaran-lembaran terpisah

98. Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
Kotak
KK 3 dan
tembusan
KK 1
KK 2
KK 3
T T
KK 1
KK 2
KK 1
Kotak
KK 1
Kotak
KK 2

99. 1.TU unit pengolah mengisi 3 KK, kemudian
menyerahkan surat, tembusan serta KK 2 dan 3
kepada pencatat surat. KK 3 langsung disimpan
dan tembusan yang telah diproses di pencatat
surat juga disimpan di unit pengolah

100. 2. Pencatat surat menyerahkan KK1 ke pengarah
surat untuk selanjutnya disimpan sebagai kartu
kontrol dan surat diserahkan kepada petugas
ekspedisi untuk dikirimkan ke alamat instansi
3. Pencatat surat mengembalikan KK2 ke unit
pengolah untuk selanjutnya diteruskan kepada
penata arsip untuk disimpan
4. Jika surat sudah in-aktif, tembusan dan KK3 di
unit pengolah ditukar dengan KK2 di penata
arsip

101. a. Unit Pengolah
1) Unit pengolah mencatat surat keluar biasa atau
rutin dalam dua lembar pengantar surat biasa
2) Surat asli, Lembar pengantar 1 dan 2, tembusan
diteruskan ke pencatat surat di unit kearsipan
3) Menerima kembali tembusan surat yang sudah
diberi stempel tanggal oleh pencatat surat lembar
pengantar surat biasa 2 untuk disimpan. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah dikirimkan ke
alamat yang dituju

102. b. Pencatatan Surat
1) Pencatat surat menerima surat, tembusan dan
lembar pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2)
2) Memberi stempel tanggal pada tembusan surat
dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar
pengantar 2 kepada unit pengolah. Hal ini
sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan
dikirimkan
3) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju
melalui ekspeditor

103. Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
T
LP 2
LP 1
LP 1
LP 2
T

104.  Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan
atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya.
Surat ini dicatat langsung dalam lembar
pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
 Surat tertutup dan lembar pengantar surat
rahasia (1 dan 2) diserahkan ke pengarah surat.
Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor
untuk dikirim dan LP 1 diserahkan kepada
penata arsip dan LP 2 kepada unit pengolah.

105. Pencatat Surat Pengarah Surat Penata Arsip
Unit Pengolah
Unit Kearsipan
Ekspedisi
LP 2
LP 1
T
LP 2
LP 1
LP 2
T
LP 1