Dokumen tersebut membahas tentang pentingnya memilih peralatan dan mesin kantor yang tepat, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti kebutuhan pekerjaan, kemampuan pegawai, dan biaya. Dokumen ini juga menjelaskan prosedur pengadaan peralatan kantor serta manfaat dan kerugian penggunaan mesin-mesin kantor.

1. ANUGERAH DINO BHAVATI, S.Pd
Mengelola Peralatan Kantor
MODUL

2. A. PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan
kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan
kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga
pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Jenis-jenis perlengkapan kantor, meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin
kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor atau perhiasan kantor.
Kegunaan perlengkapan kantor
1. untuk menunjang aktivitas pekerjaan kantor
2. mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan keg. Kantor
3. memperoleh hasil yang lebih maksimal
4. sebagai aset dan pelengkap kantor
BAB 1 PERLENGKAPAN KANTOR

3. B. JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR
1. BARANG BERGERAK dibagi menjadi dua jenis
• BARANG HABIS PAKAI Adalah barang yang hanya digunakan satu kali pakai,
Misalnya kertas, pensil, karbon, map, tinta, banko surat dan lain sebagainya.
• BARANG TIDAK HABIS PAKAI Adalah barang-barang yang dapat
digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misal mesin tik, pelubang kertas,
gunting, lemari arsip dan sebagainya
2. BARANG TIDAK BERGERAKmisalnya tanah,
gedung dan bangunan

4. C. ISTILAH-ISTILAH PERLENGKAPAN KANTOR
1. PERBEKALAN TATA USAHA
adalah semua perbekalan ataupun peralatan yang berupa
barang-barang kantor yang diperlukan untuk menunjang
lancarnya pekerjaan kantor.
2. MESIN-MESIN KANTOR
1. Mesin tik
2. Mesin Hitung
3. Mesin Komunikasi
4. Mesin pengganda
5. Mesin keperluan surat menyurat
6. Komputer

5. 3. PERALATAN KANTOR
MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR
Peralatan kantor terdiri atas mesin-mesin kantor dan alat-alat bukan mesin
PERALATAN KANTOR BUKAN MESIN
PERALATAN KANTOR YANG TERMASUK MESIN

6. Macam-macam peralatan kantor
1. Bak surat
2. Kalender
3. Mistar
4. Pena
5. Tangkai pena
6. Penghapus
7. Kertas hisap
8. Gunting
9. Dll.
1. Komputer
2. Laptop
3. OHP
4. Mesin Foto copy
5. Stensil
6. Dll.
Peralatan kantor bukan mesin Mesin-mesin kantor

7. • Drs. The liang Gie mengemukakan bahwa perbekalan
kantor merupakan jenis perbekalan tata usaha yang terbuat
dari kayu atau metal, yang mempunyai susunan (misal pintu
atau laci) dan diam di tempat.
4. PERABOT KANTOR

8. SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR
The liang Gie. Membuat Syarat untuk meja kerja
Sebagai berikut
1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak
sepenuhnya tertutup, bagian bawahnya memiliki
kaki yang cukup lebar
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat, agar tidak
menyilaukan mata
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena
menjadi tidak praktis.

9. 1) Meja besar atau satu biro, dengan ukuran
panjang: 121 cm atau 130 cm
Lebar: 71 cm atau 80 cm
Tinggi: 74 cm
Meja ini digunakan oleh seorang direktur
2) Meja sedang atau meja ½ biro
Panjang: 96.5 cm
Lebar: 71 cm
Tinggi: 74 cm
Meja tersebut digunakan oleh kepala bagian
Ukuran meja dan fungsinya

10. 3. Meja biasa, yaitu meja yang biasa dipakai oleh pegawai
biasa. Dengan ukuran
panjang: 120 cm
lebar 70 cm atau 72 cm
tinggi 75 cm
4. Meja khusus, yaitu meja
yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu.
5. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, meja
rapat pengaturannya didasarkan pada.
1. Jumlah peserta yang akan ikut rapat
2. Besar ruangan yang tersedia
Sambungan…

11. Menurut Prof. Ralph Barnes, kursi yang baik adalah
Sebagai berikut.
1. Kursi dapat diatur tinggi rendahnya, cocok bagi
pemakai
2. Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan
rangka baja serta tempat duduk terbuat dari
kayu
3. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
4. Kursi mempunyai penyangga belakang,
sehingga dapat menunjang punggung
pemakainya
SYARAT-SYARAT PERABOT KANTOR (KURSI)

13. Interior kantor dapat menciptakan suasana kantor yang
nyaman, indah dan serasi. Lingkungan atau rangan
kantor yang dihiasi dengan hiasan yang menarik dan
ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik
dan betah berada di kantor. Interior tersebut yakni.
5. INTERIOR KANTOR

14. Pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang
berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik
dilingkungan sendiri maupun dengan lingkungan di luar
kantor
6. PESAWAT KANTOR
1. INTERKOM
2. TELEPON
3. HANDPONE
4. TELEX
5. FAXIMILE
6. INTERNET

15. 7. ALAT BANTU PERAGA
FUNGSI ALAT BANTU
PERAGA
1. Membantu penyaji presentase
2. Menanamkan ide lebih baik
3. Menghindari boros kata
4. Menimbulkan perhatian
5. Mendorong berfikir/bertindak
6. Menghemat waktu

17. BAB 2
PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR

18. A. Pengertian Pengadaan perlengkapan kantor
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan
Untuk menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan
Perbekalan setiap kantor mungkin tidak akan sama. Hal ini
Tergantung pada kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan
Masing-masing kantor.
Pada umumnya dalam
Mengadakan perlengkapan
Kantor, selalu diawali
Perencanaan.
Perencanaan di bidang
Perbekalan lebih ditekankan
Pada rencana kebutuhan per
bekalan, rencana biaya, keadaan
Inventaris pada tahun sebelumnya,
Dan memperhitungkan biaya yang
ada

19. Pada waktu menyusun perencanaan perbekalan, perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan
2. Menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas perbekalan kantor yang
diperlukan
3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan
anggaran yang disediakan
4. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam
kegiatan operasional
5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor
6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor
7. Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku

20. LANGKAH-LANGKAH PENGADAAN PERALATAN KANTOR
Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke gudang1
Petugas memeriksa stock barang di gudang2
Surat diserahkan kepada bendahara3
Meminta persetujuan kepada pimpinan4
Apabila disetujui, serahkan pada bagian logistik untuk dibeli5
Periksa barang sebelum diterima6
Terima menggunakan buku serah terima7
Selesai dicatat simpan barang tersebut di gudang.8

21. PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR
SESUAI RENCANA KEBUTUHAN
Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi
rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana
tahunan
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk
pengadaan barang tersebut tiap bulan
Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
PENGADAAN BARANG HABIS PAKAI

22. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia,
urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan
tahunan
Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan
dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
Menyusun analisis dan menganalisis keperluan
perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memerhatikan perlengkapan yang masih ada dan masih
dapat dipakai
PENGADAAN BARANG TAK HABIS PAKAI

23. PENTING !

24. 1. PENYIMPANAN
Penyimpanan harus dikelola sebaik-baiknya agar
tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan
tenaga, biaya, alat-alat dan tata kerja
2. PEMELIHARAAN
Kegiatan terus-menerus, agar barang tetap dalam
keadaan baik atau siap pakai. Pemeliharaan dapat
dilakukan secara berkala
3. ADM. PERLENGKAPAN
Kegiatan terakhir dari administrasi perlengkapan
adalah penghapusan.

25. Pak… Saya
Mau tanya…

26. BAB 3
MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

27. A. Pentingnya peralatan dan mesin-mesin kantor

28. Menurut Drs, Moekijat, dalam bukunya Tata Laksana
Kantor, pemilihan mesin-mesin kantor perlu
memperhatikan hal-hal berikut.
1. Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
2. Jenis mesin hendaknya praktis
3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pekerjaan
4. Mesin dapat mempercepat pekerjaan
5. Mutu mesin harus benar-benar baik
6. Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
7. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam
pekerjaan
8. Pemerliharaan dapat dilakukan dengan mudah
B. Memilih peralatan dan mesin-mesin kantor

29. 9. Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat
dilaksanakan dengan mudah.
10. Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
11. Mesin harus cocok dengan pekerjaan yang akan dilakukan
12. Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut

30. C. Faktor-faktor untuk memilih perlengkapan
dan mesin-mesin kantor
Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
Kebutuhan pegawai perseorangan
Penghematan jumlah dan nilai waktu
secara keseluruhan
Fleksibilitas penggunaan

31. Harga dan penanaman modal
Kemampuan kesatuan
Nilai keindahan
Preferensi pegawai

32. Pengaruh terhadap syarat-syarat
pegawai
Ramalan mengenai beban pekerjaan
Kualitas pekerjaan tata usaha
Keperluan untuk salinan-salinan dan
data statistik

33. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot
kantor antara lain.
1. Harus menghemat ruang lantai
2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindahkan
4. Harus ada ruangan cukup dibawah meja untuk dibersihkan
5. Fungsinya harus berhubunga dengan pekerjaan
6. Keawetan prabot dari logam relatif lebih tinggi dari kayu
7. Resiko kebakaran perabota dari kayu lebih besar dari
perabot yang terbuat dari logam.
D. Perabot Kantor

34. Perencanaan manajemen perkantoran meliputi apa,
dimana, dan kapan mesin-mesin kantor digunakan untuk
merumuskan pekerjaan yang dilakukan.
Bagi perencanaan yang efektif, dengan sendirinya perlu
mengetahui mesin-mesin apakah yang tersedia dan apa
yang dapat dilakukan dengan mesin-mesin tersebut.
Prosedur dan metode mempengaruhi mesin yang akan
digunakan, dan sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur
dan metode yang akan diikuti. Begitu pula pertimbangan
orang yang melakukan pekerjaan, mempengaruhi mesin
dan metode yang dipergunakan
E. Mesin-mesin kantor dan perencanaan

35. Keuntungan
1. Menghemat tenaga kerja
2. Menghemat waktu
3. Meningkatkan ketelitian
4. Mengurangi rasa bosan
5. Pekerjaan tampak lebih baik
6. Mencegah adanya
penggelapan
7. Mengurangi kelelahan
pegawai kantor
8. Memberi informasi lebih
banyak dan lebih cepat
Kerugian
1. Tidak dapat menyelesaikan
pekerjaan yang memerlukan
kecerdasan tinggi
2. Tingkat penyusutan beberapa
mesin menjadi tinggi
3. Sulit mendapatkan pegawai
yang terlatih
4. Pengaruh mesin terhadap
sistem perkantoran
5. Suara gaduh
6. Mahal
7. Sulit pemeliharaanya
F. Keuntungan dan kerugian mesin-mesin kantor