1. TUGAS ANALISIS SISTEM & PROSEDUR KERJA
“PENYEDERHANAAN KERJA’’
Semester 6 Tahun Akademik 2015/2016
Disusun oleh :
Dori Novita Listyaningrum
162012023
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
2015
1

2. DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL 1
DAFTAR ISI 2
BAB 1 – PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 3
1.2 Tujuan 3
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan 4
BAB 2 – ISI
2.1 Peta Konsep 5
2.2 Rumusan Masalah 6
2.3 Pembahasan 6
• Definisi Penyederhanaan Kerja 6
• Penyebab Pemborosan 7
• Tujuan Penyederhanaan Kerja 7
• Asas Penyederhanaan 7
• Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja 7
• Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor 8
• Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian 8
• Contoh Penyederhanaan Kerja 9
BAB 3 – PENUTUP
3.1 Simpulan 11
3.2 Saran 11
DAFTAR PUSTAKA 12
BAB 1
2

3. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sesuai dengan yang ditulis Drs. Malayu Hasibuan dalam bukunya “Manajemen
Sumber Daya Manusia” mengatakan: “Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan
logika untuk mencari mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia,
materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik serta paling
mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan”. Prinsip penyederhanaan ialah
untuk membantu para karyawan, terutama para karyawan kantor untuk membantu
melaksanakan tugasnya lebih baik dan menghilangkan/mengurangi pemborosan-
pemborosan.
Penyederhanaan pekerjaan/kerja pengertian lain ialah penerapan yang terorganisasi
daripada akal sehat untuk menemukan cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah untuk
menjalankan sesuatu tugas/pekerjaan. Atau penerapan yang terorganisasi daripada akal
sehat oleh setiap orang untuk menghilangkan pemborosan-pemborosan dalam bentuk
waktu, tenaga, uang, kerja, material, alat dan sebagainya.
Menghilangkan pemborosan berarti mencapai sesuatu hasil yang maksimal dengan
pengorbanan yang minimal. Oleh karena itu penyederhanaan pekerjaan ini harus dipahami
oleh setiap pelaksana oleh karena hanya dengan jalan demikianlah pelaksanaan yang
baiklah dapat tercapainya tujuan perusahaan/ organisasi maupun pribadi karyawan.
Penyederhanaan kerja ini terjadi jarena spesialisasi yang lebih terperinci/ detail
diterapkan dalam perusahaan tersenut. Dengan demikian pekerjaan dapat disederhanakan.
Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi menjadi dua.
1.2 Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi tugas dari mata kuliah Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.
2. Memperluas pengetahuan dan wawasan tentang Analisis Sistem dan Prosedur Kerja.
3. Melatih kemampuan menulis ilmiah.
1.3 Ruang Lingkup Pembahasan
3

4. Ruang lingkup pembahasan dalam makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Definisi Penyederhanaan Kerja
2. Penyebab Pemborosan
3. Tujuan dari Penyederhanaan Kerja
4. Asas Penyederhanaan
5. Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja
6. Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor
7. Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian
8. Contoh Penyederhanaan Kerja
4

5. BAB 2
ISI
5
PENYEDERHANA
AN
KERJA
?ASASASAS
CARA ATASI
FLUKTUASI
CARA ATASI
FLUKTUASI
DEFINISIDEFINISI
TUJUANTUJUAN
LANGKAHLANGKAH
PENGUKURAN &
PENYEDERHANAAN
ARUS KERJA
PENGUKURAN &
PENYEDERHANAAN
ARUS KERJA
CONTOHCONTOH

6. 2.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan penyederhanaan kerja?
2. Apa sajakah yang menjadi penyebab pemborosan?
3. Apakah tujuan dari penyederhanaan kerja?
4. Mengapa ada asas penyederhanaan?
5. Bagaimana langkah-langkah penyederhanaan kerja?
6. Bagaimana mengukur dan menyederhanakan arus kerja di kantor?
7. Bagaimana cara untuk mengatasi fluktuasi pegawaian?
8. Bagaimana contoh penyederhanaan kerja?
2.3 Pembahasan
Definisi Penyederhanaan Kerja
Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar manjadi lebih mudah atau ringan. Model penyederhanaan kerja menggambarkan
seperangkat pedoman umum untuk menganalisis sistem. Konsep penyederhanaan kerja
adalah filosofi dasar bahwa semua operasi kerja dapat menjadi cara yang lebih baik untuk
melakukan setiap tugas.
Dasar model penyederhanaan kerja dapat dinyatakan dalam bentuk pertanyaan
dengan kata-kata kunci dikapitalisasi, Ketika program penyederhanaan kerja dimulai di
kantor, urutan logis dari langkah ini diikuti dalam rangka untuk memfasilitasi analis
mengumpulkan informasi tentang apa pekerjaan yang sedang dilakukan. satu set langkah-
langkah berurutan berikut, selama waktu pertanyaan analis di mana dan kapan pekerjaan
dilakukan, yang melakukan pekerjaan, dan bagaimana itu dilakukan. Setiap langkah dalam
urutan adalah diikuti oleh permintaan untuk alasan eksplisit mengapa pekerjaan dilakukan
dengan cara tertentu serta bagaimana hal itu harus dilakukan. Pertanyaan-pertanyaan ini
bermaksud untuk mengungkap fakta-fakta yang memiliki bantalan yang paling untuk studi
sistem ke diidentifikasi, langkah-langkah teratur, yang membuat masalah pemecahan
tugas-tugas lebih mudah untuk menyelesaikan.
Dengan waktu yang cukup, kesabaran, dan perhatian terhadap detail, analis dapat
mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan dasar yang memerlukan jawaban jika sistem ini
adalah untuk ditingkatkan. Seperti peningkatan hasil yang lebih baik, lebih cepat, lebih
nyaman, lebih sederhana, dan metode yang kurang mahal dari melakukan
pekerjaan.Sebuah diskusi tentang teknik yang digunakan dalam pekerjaan.
6

7. Penyebab Pemborosan
Pemborosan itu dapat disebabkan :
1. Prosedur yang terlalu berbelit-belit.
2. Sistem duplikasi yang kuran efisien.
3. Sistem kerja yang kurang rapi/mantap atau kabur.
4. Produktivitas yang tidak tepat dan rendah pada aspek-aspek tertentu daripada suatu
system dan yang terakhir ialah kurang adanya hubungan kemanusiaan (human
relation) yang baik dalam perusahaan tersebut.
Tujuan dari Penyederhanaan Kerja
Mencari cara kerja yang terbaik (lebih mudah, lebih cepat, efisien, efektif, dan
menghindari pemborosan material, waktu, tenaga dll).
Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar manjadi lebih mudah atau ringan, palaksanaan asas ini sebagai berikut :
a) Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu karaja perkantoran hendaknya
memiliki yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang
termurah.
b) Pedoman tentang perlengkapan tata usaha.
c) Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor
sejauh mungkin hendaknya di usahakan standardisasi untuk memudahkan
pengadaan.
d) Pedoman tentang pengorganisasian tatausaha. Berbagai kerja perkantoran yang
bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan di pusatkan pada suatu bagian tatausaha
yang melayani semua operatif,misalnya pekerjaan penyambungan telepon.
Langkah-Langkah Penyederhanaan Kerja
1. Memilih kegiatan kerja : yaitu kegiatan yang tdk efisien atau kegiatan yang
penyelesaiannya lambat dan ingin diperbaiki.
2. Pengumpulan dan pencatatan data / fakta Yang berkaitan dengan metode kerja yang
selama ini dilaksanakan : informasi yang berkaitan dg urutan kegiatan, gerakan-
gerakan kerja, layout dll.
7

8. 3. Analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah2 yg tdk efisien dicari sebab-
sebabnya.
4. Usulan altrnatif metode kerja yang lebih baik Diusulkan MK yg dianggap efisien dan
efektif, sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu di uji coba.
5. Aplikasi dan evaluasi metode kerja baru. Mengaplikasikan alternatif MK yang lebih
baik untuk menggantikan metode yang lama, evaluasi.
Mengukur dan Menyederhanakan Arus Kerja di Kantor
Sebagai salah satu teknik pengukuran kerja, penggunaan catatan produksi lebih cepat
dan sederhana. Dalam menggunanakan catatan produksi pegawai dapat menentukan
sejumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah pegawaian tertentu, jumlah
halaman yang dikerjakan, jumlah baris dan lainnya. Prinsip pencatatan historis adalah
menggunakan catatan yang ada pada masa sebelumnya untuk mengukur kinerja pegawai,
baik menggunakan criteria waktu, jumlah halaman, baris ataupun jumlah orang yang telah
dilayani untuk seorang resepsionis. Pada pengumpulan catatan produksi dari semua
pegawai, suatu perhitungan dibuat dari total unit yang mereka hasilkan dan total jumlah
waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu. Dengan pembagian total unit yang
diproduksi oleh total waktu yang diambil untuk menghasilkan unit itu, suatu standard
keluaran unit dapat ditentukan.
Contoh dalam pembagian kerja dalam suatu perusahaan. Missal dengan
menggunakan flow chart atau menggambar diagram struktur organisasi dan pembagian
serta jabatan yang akan dirotasi.
Yang paling banyak digunakan dalam perusahaan yaitu pola gabungan adalah
membagi pegawaian pada sebagian lagi dengan pola parallel. Artinya sebagian orang
tergantung pada hasil yang dikerjakan oleh orang lain, sedang sebagian lagi tidak
tergantung oleh hasil kerja orang lain, sedang sebagian lagi tidak tergantung oleh hasil
kerja orang lain.
Cara untuk Mengatasi Fluktuasi Pegawaian
a. Mobile Unit (unit-unit bergerak)
Perusahaan membentuk dan mendata orang-orang yang sewaktu-waktu dapat
membantu unit lainnya bila unit tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang
tinggi. Contohnya, apabila bagian produksi membutuhkan tenaga kerja dan kebetulan pada
bagian marketing para karyawan tidak memiliki kerja yang terlalu berat. Kemudian
sebagian para karyawan marketing membentuk mobile unit untuk membantu bagian
produksi sampai permasalahannya terselesaikan, dan kemudian mobile unit membubarkan
diri dan kembali ke bagian marketing.
8

9. b. Sentralisasi kegiatan kantor
Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawaian, efek dari spesialisasi
timbulnya kecakapan dan kesepakatan pegawai berkerja. Contoh, bagian administrasi.
c. Cyling (penebaran menurut waktu)
Pegawai kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Contoh, pegawai PLN
yang biasa menerima pembayaran listrik berdasarkan daerah.
d. Back Log
Sistem ini membagi pegawaian ke dalam criteria : urgent (penting), segera dan biasa.
Contoh, Dokter UGD, Dokter Spesialis.
e. Lembur
Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pegawai di luar jam normal.
Contohnya, karyawan pabrik.
f. Partime
Cara ini cukup fleksibel, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga
kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. Contohnya, mahasiswa partime di Restoran
siap saji.
g. Scheduling
Adalah menjadwal kegiatan pegawai tentang penentuan waktu urutan pegawaian
kapan dimulai dan kapan berakhir. Contohnya, pegawai pabrik yang dibagi ke dalam shift.
Contoh Penyederhanaan Kerja
Contoh dari kegiatan penyederhanaan kerja adalah sebagai berikut:
¶ Langkah 1 : Ambil Data
Surveylah secara menyeluruh tentang sistem kerja yang ada, termasuk sub-sub sistem
pendukungnya, siapa yang terkait, arus kerja seperti apa,…Catatlah semua fakta yang ada.
¶ Langkah 2 : Analisa
Analisalah data dan fakta yang ada, bila mengkin gunakan symbol-simbol yang ada pada
flow chart, gunakan juga metode-metode lain seperti : Diagram pohon, organization da
method, data flow diagram, dsb, sehingga diketahui akar permasalahan.
¶ Langkah 3 : Tentuka Metode
9

10. Tentukanlah metode yang tepat, alat dan mesin yang digunakan, prosedur baru yang akan
diterapkan dan form-form baru (bila memeng berubah agar sesuai dengan metode baru)
dsb.
¶ Langkah 4 : Implementasikan
Sosialisasikan cara baru tersebut dan terapkan secara perlahan-lahan tahap demi tahap,
sehingga dapat diterima oleh semua pihak.
¶ Langkah 5 : Evaluasi
Secara periodic lakukan evaluasi terhadap metode baru tersebut bersama-sama dengan tim
dan sesuaikan dengan kondisi yang ada tanpa merubah tujuan penyederhanaan arus kerja.
10

11. BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Penyederhanaan pekerjaan/kerja pengertian lain ialah penerapan yang terorganisasi
daripada akal sehat untuk menemukan cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah untuk
menjalankan sesuatu tugas/pekerjaan. Atau penerapan yang terorganisasi daripada akal
sehat oleh setiap orang untuk menghilangkan pemborosan-pemborosan dalam bentuk
waktu, tenaga, uang, kerja, material, alat dan sebagainya. Penyederhanaan kerja ini terjadi
jarena spesialisasi yang lebih terperinci/ detail diterapkan dalam perusahaan tersenut.
Dengan demikian pekerjaan dapat disederhanakan. Tugas-tugas suatu pekerjaan bisa dibagi
menjadi dua.
Tujuan dari penyederhanaan kerja adalah mencari cara kerja yang terbaik (lebih
mudah, lebih cepat, efisien, efektif, dan menghindari pemborosan material, waktu, tenaga
dll). Menyederhanakan berarti membuat suatu system yang ruwet atau pekerjaan yang
sukar manjadi lebih mudah atau ringan.
Langkah-langkah dalam penyederhanaan kerja yaitu memilih kegiatan kerja : yaitu
kegiatan yang tdk efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya lambat dan ingin diperbaiki.
Kemudian pengumpulan dan pencatatan data / fakta yang berkaitan dengan metode kerja
yang selama ini dilaksanakan : informasi yang berkaitan dg urutan kegiatan, gerakan-
gerakan kerja, layout dll. Selanjutnya, analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah2
yg tdk efisien dicari sebab-sebabnya. Usulan altrnatif metode kerja yang lebih baik
Diusulkan MK yg dianggap efisien dan efektif, sebelum usulan diputuskan terlebih dahulu
di uji coba. Mengaplikasikan alternatif MK yang lebih baik untuk menggantikan metode
yang lama, evaluasi.
3.2 Saran
Penyederhanaan kerja sangat penting bagi berlangsungnya kegiatan di sebuah kantor
karena dengan adanya penyederhanaan berarti membuat suatu system yang ruwet atau
pekerjaan yang sukar manjadi lebih mudah atau ringan. Dengan begitu maka penyelesaian
pekerjaan pun menjadi lebih efektif dan efisien.
11

12. DAFTAR PUSTAKA
http://contohdanfungsi.blogspot.com/2013/02/penyederhanaan-kerja-kantor.html#
http://wel-firman.blogspot.com/2010/04/pengadaan-tenaga-kerja-karyawan-5.html
http://marlindaid.blogspot.com/2008/12/pengukuran-dan-penyederhanaan-arus.html
http://edohwulandari14.blogspot.com/2008/12/pengukuran-dan-penyederhanaan-arus.html
http://harisok.blogspot.com/2010/04/lima-langkah-penyederhanaan-kerja.html
12