Materi ini merupakan KD 1 dari Standar Kompetensi Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat, SMK Administrasi Perkantoran.

1. M e n g e l o l a P e r t e m u a n / R a p a tKD.1

2. Adakah di antara kalian
yang belum pernah
mengikuti rapat?
Apa yang dimaksud
dengan rapat?

3. Pengertian Rapat
• Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu
organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam
situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
• Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai
sebuah pertemuan yang dihadiri oleh beberapa kumpulan
orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang
menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi
ataupun kepentingan bersama dengan pihak internal
lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.

5. Guna Rapat
 Menyebarkan informasi.
 Mendapatkan feedback yang diharapkan.
 Melahirkan gagasan-gagasan baru yang
inovatif dan kreatif.
 Memberi solusi bagi permasalahan yang ada.
 Membangun kesepakatan terhadap suatu
keputusan dan alur tindakan.

6. Tujuan Rapat
 Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat
dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.
 Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan
keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang
berkepentingan.
 Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.
 Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.
 Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta
rapat).

8. 1. Tujuan rapat
2. Masalah rapat
3. Pemimpin rapat
4. Notulis atau sekretaris rapat
5. Peserta rapat

9. Syarat pemimpin rapat:
 Tidak memonopoli jalannya acara.
 Tidak memberi komentar dan memberikan mimik
yang jengkel dan tidak simpati.
 Tidak mengumpat.
 Terkendali.
 Tidak melawah sehingga arah dan tujuan acara
menjadi hilang, kecuali hanya sesekali saja untuk
memberi penyegaran agar suasana tidak
membosankan dan membuat kantuk.
 Dapat berbicara seperti selayaknya seorang
public relation (PR).

10. Tipe pemimpin rapat:
a. Tipe otoriter
b. Tipe demokratis
c. Tipe laissez-faire
Bapak SBY memimpin rapat
Kabinet Indonesia Bersatu II

11. Tugas pemimpin rapat:
• Menginformasikan
• Menyakinkan
• Membujuk
• Mengispirasi
• Memberi tauladan/
soko guru
• Menghibur

12. Fungsi/kegunaan peserta rapat adalah
sebagai berikut:
 Sebagai penyumbang pendapat
 Sebagai penyimpul
 Sebagai penyumbang data
 Sebagai penerima hasil keputusan
 Sebagai pembantu pemimpin

13. Tipe peserta rapat:
• Tipe agresif
• Tipe inisiatif
• Tipe supportif
• Tipe pasif
• Tipe oratif
• Tipe akomodatif
• Tipe netral

15. BERDASARKAN TUJUAN
1. Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu
perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan
kedua belah pihak.
2. Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan
penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa saja yang sudah
ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai pedoman bagi
langkah kerja selanjutnya.
3. Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
4. Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama
antara kedua belah pihak, khususnya dalam berniaga
sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling
memberikan laba yang optimum.

16. BERDASARKAN SIFAT
1. Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat
formal, yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan
semua peserta rapat memperoleh undangan.
2. Rapat informal (informal meeting); Rapat yang
dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan
suatu rencana yang bersifat resmi.
3. Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua
kalangan yang berkepentingan, baik internal maupun
eksternal.
4. Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk
kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang
dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya
rahasia.

17. BERDASARKAN JANGKA WAKTU
1. Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan
secara rutin, waktunya sudah tertentu atau
biasa.
2. Rapat insidental; rapat yang
diselenggarakan sesekali waktu saja dan
umumnya tanpa perencanaan yang detail
jauh-jauh hari.

18. BERDASARKAN SASARAN/JUMLAH PESERTA
Jika peserta
berjumlah
sedikit dan
bersifat
formal, maka
disebut
sebagai rapat
tertutup atau
rahasia.
Jika peserta berjumlah banyak dan
bersifat formal, maka jenis
pertemuan tersebut dapat meliputi:
rapat pleno, rapat kerja, rapat
komite, konggres, symposium,
debat diskusi, temu wicara,
lokakarya, sarasehan, open house,
resepsi, penataran, penlok
(penataran lokakarya), konferensi,
seminar, atau diskusi panel.

20. 1. Media Rapat
Contoh media rapat:
• white board
• sound system
• hand out
• flip charts
• Transparansi
• OHP
• LCD proyektor
• ATK, dll.

21. 2. Dokumen Rapat
• Berbagai draft surat penjanjian
di-save di flash disk
• Company profile
• Press release
• Legalisasi surat kuasa
• Surat notariat
• Akta tanah, akta gedung, STNK
kendaraan
• Akta pendirian perusahaan
• Laporan keuangan
• Dokumen niaga
• Asuransi
• Atribut promosi
• Identitas perusahaan
• Giro
• Invoice (faktur)
• Kuitansi
• Surat setoran pajak
• Surat PBB
• Surat referensi bank
• Surat referensi kolega
• Polis pertanggungan
• Convernote

22. 3. Akomodasi
Akomodasi (penginapan) yang aman, nyaman,
dan bersih adalah kriteria yang harus dijunjung
tinggi agar dapat menjaga image perusahaan
sebagai tuan rumah.
Macam-macam akomodasi dapat disesuaikan
dengan materi rapat yang akan dibicarakan,
anggaran, serta peserta rapatnya. Beberapa pilihan
akomodasi yang dapat disediakan antara lain hotel,
motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel,
bunga low, pension, dan iinn (hergerg).

23. 4. Tempat Rapat
Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam
memilih tempat rapat:
−Akustik
−Ukuran ruangan
−Ventilasi
−Polusi lingkungan
−Jalur pintu utama dan alternatif
−Pintu akses ke berbagai ruang sentral
dan vital
−Pencahayaan

24. 5. Tata Ruang (Lay Out)
Tata ruang kantor adalah penentuan dan
penyusunan perabot dan alat-alat kantor
pada tempat yang tersedia dengan letak
yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang
dapat memberikan kepuasan bagi para
karyawan.
Faktor penting yang harus mendapat
perhatian dalam perencanaan gedung atau
fisik kantor adalah lokasi dan lingkungan serta
cahaya, warna, udara, dan suara.

25. Pengaturan tempat duduk:
Ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat.
 Gaya klasik/kelas; cocok untuk jumlah peserta
yang banyak
 Gaya konferensi; dimaksudkan agar semua
peserta merasa dihargai dan untuk
menimbulkan semangat team work
 Gaya huruf U; cocok untuk rapat informal
 Gaya workshop; cocok untuk diskusi kelompok

26. Gaya Klasik/Kelas
Gaya Konferensi
Gaya Workshop
Gaya Huruf U

28. • Adanya tim yang solid
• Adanya tujuan rapat yang jelas
• Adanya akomodasi yang lengkap
• Adanya kesamaan visi dan misi
• Adanya keterbukaan
• Adanya sikap penghormatan terhadap
kolega

30. Menyusun Peraturan Rapat
 Pembuatan draft pasal-pasal dan ayat-ayatnya.
 Setiap pasal dan ayat diuraikan secara jelas dan detail sehingga
tidak menimbulkan kesalahpahaman dan pertikaian.
 Pasal dan ayat yang dibuat harus mewakili dari kebutuhan semua
pihak.
 Semua ketentuan yang tercantum di dalam peraturan harus
dapat melindungi segala hak dan kewajiban semua peserta rapat.
 Peraturan ditulis sesuai dengan kaidah sistematika yang berlaku
(ada kepala/pembukaan, isi pasal/batang tubuh, dan
penutup/kaki).
 Bahasa yang digunakan harus jelas dan baku sesuai dengan EYD.

31. Menyusun Konsep Waktu Sebuah Rapat
Seorang sekretaris harus
pintar menyiasati waktu
dengan cara melihat jadwal
hari dan jam yang kosong
sehingga pimpinan dapat
mengikuti pertemuan/ rapat
dengan kolega.

32. Menyusun Proposal Rapat
 Menggunakan kertas berukuran A4 atau F4.
 Berat kertas adalah 80 gram.
 Memiliki lembar pembatas untuk memisahkan antar bab.
 Isi proposal terdiri atas:
Proposal adalah
dokumen yang digunakan
untuk mengajukan suatu
proyek kerja sama
kepada pihak kolega
dengan paparan materi
1. Kata pengantar/pendahuluan;
2. Latar belakang;
3. Tujuan;
4. Jenis kegiatan;
5. Rencana kerja;
6. Waktu pelaksanaan;
7. Tempat;
8. Personel;
9. Anggaran dana;
10.Penutup; dan
11.Lampiran.

33. Membuat Undangan
Undangan Berjudul Undangan Berperihal

34. KD 1 selesai…
Selamat melanjutkan ke
KD berikutnya…