Dokumen dapat dikelompokkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu: (1) pemakaiannya sebagai dokumen pribadi, niaga, sejarah, dan pemerintah; (2) nilai kegunaannya seperti penerangan, perdagangan, yuridis, dan historis; (3) sumbernya seperti pemerintah, swasta, dan kontrak; (4) fungsinya sebagai dokumen dinamis dan statis; (5) penelitiannya sebagai dokumen primer

1. Mengelola Sistem KearsipanMengelola Sistem Kearsipan
By : AISYAH SAFITRI HAYATI S.Pd, MM

2. Pengertian Dokumen
Dokumen adalah surat berharga yang tertulis atau tercetak yang
dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan

3. Penggolongan dokumen
• Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
• Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
• Dilihat dari segi sumbernya dokumen
• Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
• Ditinjau dari segi penelitian
• Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya

4. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
1. Dokumen pribadi
Dokumen pribadi, adalah surat-surat berharga yang
dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting
yang terjadi pada diri seseorang.

5. Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya• Contoh Dokumen pribadi

6. 2. Dokumen Niaga
surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai
pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada
peristiwa jual beli/ dunia perdagangan.
Bisnis dan Manajemen

7. • contoh dokumen niaga

8. 3. Dokumen sejarah
surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu.
Bisnis dan Manajemen

9. • Contoh Dokumen Sejarah
Bisnis dan Manajemen

10. 4. Dokumen pemerintah
surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam
pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45,
keputusan presiden, peraturan daerah, dll
Bisnis dan Manajemen

11. Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
1. Nilai penerangan
surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam
memberikan informasi pada masyarakat.
2.Nilai perdagangan
surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi
jual beli dalam dunia perdagangan
Bisnis dan Manajemen

12. 3.Nilai yuridis
surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara
hukum dimuka pengadilan.
4. Nilai historis
surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat
pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
Bisnis dan Manajemen

13. Dokumen ditinjau dari segi sumbernya
1.Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU
pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan
pemerintah ,dll
2.Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai
kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
3. Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang . seperti
surat perjanjian, surat kontrak, dll
Bisnis dan Manajemen

14. 4. Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan,
seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
5. Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik,
koleksi lukisan Afandi, dll
Bisnis dan Manajemen

15. Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
1. Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara
langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
a) Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus
dalam proses penyelesaian pekerjaan.
b) Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya
sudah menurun
Bisnis dan Manajemen

16. c)Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah
sangat jarang digunakan.
2. Dokumen statis adalah dokumen yang tidak
dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor
Bisnis dan Manajemen

17. Dokumen ditinjau dari segi penelitian
1. Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi
penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian,
laporan, disertasi, dll
2. Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan
informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
3. Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan
informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks,
buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
Bisnis dan Manajemen

18. Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya
1. Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat
dicetak, ditulis, digambar, atau direkam . seperti : buku,
majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen
literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen
literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan
2. Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda
sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno
yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata
uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum
dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman
Bisnis dan Manajemen

19. 3. Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud
surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat
menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
Bisnis dan Manajemen