2. Definisi Sekretaris
Sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum yang berarti rahasia.
• Menurut M.G. Hartini Hendarto dan F.X. Tulusharyono, M.M. sekretaris adalah
orang yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan.
• Menurut Saiman, sekretaris adalah seorang yang mempunyai tugas yang sangat
berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat mencatat dari suatu kegiatan
perkantoran perusahaan.
• Menurut Alvina Treut Burvows CS bahwa sekretaris adalah orang yang bekerja
dalam menulis surat dan mengarsipkan surat untuk orang lain, perusahaan dll.
• Menurut M. Braum dan Ramon C sekretaris adalah seorang pembantu yang
menerima pendiktean, menyiapkan surat menyurat, menerima tamu-tamu,
memeriksa atau mengingatkan pimpinan mengenai kewajibannya yang sesuai atau
perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berguna bagi
meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.
3. Peran dan Tugas Sekretaris
• Penjaga/beranda perusahaan.
• Filter dan pengelola informasi
• Asisten pribadi/tangan kanan pimpinan.
• Secret keeper/pemegang rahasia.
• Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat.
• Penghubung atau humas.
• Perawat/pelindung.
4. Fungsi Sekretaris
• Sekretaris ingin memastikan kelancaran kegiatan organisasi / perusahaan
dan bertanggung jawab untuk kegiatan rutin dalam perusahaan / organisasi
dan menyalurkan pengetahuan yang ada.
• Sebagai referensi utama untuk membahas masalah kepemimpinan dalam
meningkatkan peran dan fungsi organisasi atau perusahaan.
• Dukungan dalam kegiatan manajemen memimpin, terutama dalam kegiatan
administrasi.
• Optimalisasi kegiatan administrasi di organisasi, mis. B. Masukkan,
kompilasi, arsipkan dan salin dokumen yang diperlukan oleh organisasi.
• Memperkuat hubungan antara atasan dan bawahan dalam hal komunikasi
atau dengan kata lain sebagai media koneksi antara atasan dan bawahan di
organisasi.
• Rekaman media, penyimpanan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk
pembuatan rencana kerja harian di organisasi.
5. Meliputi apa saja yang dikerjakan
sekretaris organisasi
• Menjadi Notulensi disetiap agenda organisasi
• Membuat dan mengatur yang berhubungan dengan
korespodensi/surat menyurat termasuk sirkulasi surat.
• Membuat proposal kegiatan
• Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ): Pasca Kegiatan
dan/atau Mubes
• Inventarisir benda kepunyaan organisasi
6. Korespodensi/Surat Menyurat
Surat-surat Organsasi adalah termasuk surat resmi/dinas, sehingga bentuk dan isinya
harus menuruti ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan tersebut
meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan
isi surat.
• Surat–surat organisasi ditulis dalam kertas HVS putih
• Ukuran kertas yang dipakai adalah kertas ukuran F4
• Mengingat segi praktisnya, kertas ukuran A4 dapat pula dipergunakan.
8. Sirkulasi Surat
No Tanggal Pengeluaran Pengirim Nomor Surat Isi Surat Tujuan Keterangan
1 5/02/1947 Andri 1/A/Sek/2/1974
9. Proposal
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis
dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal.
Proposal adalah suatu usulan kegiatan perlu dukungan atau
persetujuan pihak lain. Proposal adalah suatu bentuk
rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan
standar.
10. Sistematika Penulisan Proposal
• PENDAHULUAN
• LANDASAN KEGIATAN
• TUJUAN KEGIATAN
• NAMA KEGIATAN
• TEMA KEGIATAaN
• BENTUK KEGIATAN
• WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANA
• SASARAN KEGIATAN
• SUSUNAN KEPANITIAAN Terlampir
• SUSUNAN ACARA Terlampir
• ANGGARAN DANA Terlampir
• SUMBER DANA
• PENUTUP
11. Lampiran Proposal
• SUSUNAN KEPANITIAAN
• SUSUNAN ACARA
• ANGGARAN DANA
• SPONSORSHIP
• SURAT KESEDIAAN MENJADI SEPONSOR
12. Standarisasi Penulisan Proposal
• Dalam penulisan judul (Pendahuluan, dsb…), menggunakan Bold.
Penulisan point judul menggunakan huruf kapital bold (A. Pendahuluan,
B. Landasan Kegiatan, dst……….), sub judul menggunakan angka (1.
………., 2. ……….,dst)
• Menggunakan Kertas A4
• Selama Proposal Sesuai dengan sistematika penulisan yang tertera pada
poin satu maka proposal diperbolehkan untuk dikreasikan semenarik
mungkin tanpa memperhatikan sistematika penulisan yang tertera pada
poin 2 huruf a sampai dengan d.
13. Laporan Pertanggung Jawaban
Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan
memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit
organisasi yang lebih tinggi atau sederajat. Laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban
dapat dikatakan juga yaitu suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan yang harus
disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban
kegiatan yang berlangsung. Selain itu, laporan pertanggungjawaban juga memiliki definisi
sebagai suatu dokumen tertulis yang disusun dengan tujuan memberikan laporan tentang
pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi kepada unit organisasi yang lebih tinggi
derajatnya. Laporan pertanggung jawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh
proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan tersebut, yang
selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi perbaikan-perbaikan dan
peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.
14. Sistematika Penulisan LPJ
• Pendahuluan
• Sistematika Laporan
• Landasan Kegiatan
• Nama Kegiatan
• Tema Kegiatan
• Tujuan Kegiatan
• Sasaran Kegiatan
• Waktu dan Tempat Kegiatan
• Hasil Kegiatan (Output) Terlampir
• Susunan Kepanitiaanu Terlampir
• Rekapitulasi Keuangan Terlampir
• Dokumentasi Kegiatan Terlampir
• Penutup dan Halaman Pengesahan
15. Lampiran LPJ
• Hasil Kegiatan (Daftar Hadir Peserta, Daftar Kelulusan Peserta, dll)
• Susunan Kegiatan
• Rekapitulasi Keuangan (Pemasukan dan Pengeluaran)
• Dokumentasi Kegiatan
16. Prof. Drs. Lafran Pane
“Perbedaan paham hanyalah kesalahpahaman yang sifatnya
temporer, dan perbedaan paham itu diperlukan. Karena sebuah
organisasi bisa maju dan dinamis kalau ada perbedaan paham
diantara para anggotanya.”
Pahlawan Indonesia
